Conţinut

• A calca
• Partea 1 din 3: Comunicați clar
• Partea 2 din 3: Fii un bun ascultător
• Partea 3 din 3: Comunicarea electronică
• sfaturi

Miscomunicația poate fi atât amuzantă, cât și frustrantă. Dacă doriți să reduceți greșelile de comunicare, vorbiți clar și nu presupuneți nimic. Verificați cu persoana respectivă pentru a vă asigura că sunteți înțeles. Când comunicați electronic, fiți clar, concis și informativ. A fi un bun ascultător poate ajuta, de asemenea, la evitarea comunicării greșite. Dacă vă păstrați atenția asupra conversațiilor, puteți reduce șansa de comunicare greșită.

A calca

Partea 1 din 3: Comunicați clar

1. Gândește-te înainte de a vorbi. Gândirea la ceea ce trebuie spus mai întâi vă poate ajuta să vă organizați gândurile și să vă pregătiți să spuneți ceva semnificativ. Mai ales dacă sunteți pe punctul de a purta o conversație importantă, asigurați-vă că cuvintele dvs. sunt organizate astfel încât să puteți spune la ce vă referiți.
   • Amintiți-vă că atitudinea și tonul dvs. pot transmite multe. Limitați-vă atenția asupra subiectului și încercați să nu vă abateți de la el.
   • Dacă aveți probleme în a spune ce doriți să spuneți, scrieți câteva puncte pentru a vă asigura că nu uitați nimic din ceea ce doriți să spuneți.
   • Faceți o pauză conștientă înainte de a vorbi. Adesea avem tendința de a ne arunca cu capul într-o conversație, dar oprindu-ne în mod deliberat și luând un moment pentru a ne organiza gândurile înainte de a vorbi crește probabilitatea ca comunicarea noastră să fie clară, iar spectatorii sunt dispuși să asculte.
2. Atrage atentia. A avea atenția unei persoane înseamnă să vă asigurați că ascultă și înțelege ceea ce spuneți. Faceți contact vizual și asigurați-vă că persoana ascultă. Dacă cealaltă persoană este distrasă sau ocupată cu altceva, cereți-i atenția sau încercați altă dată. Dacă cealaltă persoană pare distrasă de altceva, cereți atenție spunând: „Vreau să mă asigur că înțelegeți” sau „Aș aprecia toată atenția voastră”.
   • Dacă persoana pare distrasă, spuneți-i că veți vorbi mai târziu când va fi mai disponibil.
   • De exemplu, dacă trebuie să vorbești cu cineva, dar acesta face altceva, spune-i că trebuie să vorbești și că vrei atenția lor.
   • Nu strigați și nu chemați pe cineva pentru a atrage atenția - mergeți la persoana respectivă și adresați-vă personal atunci când este posibil.
3. Verifică-ți ipotezele. Puteți presupune că toată lumea înțelege ceea ce spuneți sau ce le cereți să facă, dar doar pentru a fi în siguranță, clarificați orice persoană despre care s-ar putea să nu fie sigur. De exemplu, dacă dați instrucțiuni, explicați ce altceva trebuie să facă persoana pentru a se pregăti. Puteți supraestima sau subestima cunoștințele sau abilitățile cuiva, așa că mai bine întrebați.
   • Acest lucru este valabil mai ales atunci când vorbești cu cineva dintr-o altă cultură decât a ta. Puteți presupune că înțeleg jargonul sau alte limbi, dar nu este rău să întrebați. Dacă cineva pare confuz, încearcă să-l explice mai bine.
4. Fi politicos. A fi politicos în comunicare înseamnă a fi deschis, cinstit și bun. Nu spui nimic care ar putea fi pasiv-agresiv, sarcastic sau dureros pentru sau despre persoana cu care vorbești. Concentrați-vă pe a fi amabili și a spune ce vrei să spui într-un mod ușor de înțeles. Dacă întrerupeți, fiți nepoliticos sau lipsiți de respect față de alte persoane, nu veți comunica eficient.
   • Sarcasmul poate fi ușor înțeles greșit. Deși poate fi amuzant, totuși poate duce la neînțelegeri dacă spui opusul a ceea ce vrei să spui cu adevărat. Oamenii se pot confunda cu ceea ce vrei să spui de fapt. Sarcasmul poate fi, de asemenea, neintenționat.
5. Verifică dacă ai înțeles. Asigură-te că persoana te-a înțeles. Faceți acest lucru întrebând pur și simplu „Este clar?” Sau „Aveți întrebări?” Acest lucru oferă persoanei posibilitatea de a-și exprima orice îndoieli sau îngrijorări.
   • Acest lucru îi poate ajuta pe oameni să se simtă confortabil punând întrebări sau cerând clarificări.
   • Când dați indicații, rugați persoana să le repete, astfel încât să știți că el sau ea înțelege.
   • În unele cazuri, este adecvat să se furnizeze un scurt rezumat.
     • De exemplu: „Deci, pentru a fi clar, vom aborda mai întâi contul Ramaker și apoi vom avea o întâlnire rapidă despre cum să rezolvăm problemele de comunicare. Ați înțeles?
6. Urmare. Contactați persoana cu care comunicați pentru a vă asigura că ați comunicat clar. De exemplu, dacă ați trimis un e-mail, trimiteți o altă întrebare: „Ce mai faci?” Aveți întrebări? "Dacă ați vorbit cu cineva, întrebați-l câteva zile mai târziu," Vă rugăm să verificați. Totul bine?'
   • Dacă credeți că ați comunicat incorect, folosiți acest moment pentru a transmite totul clar și a clarifica ceea ce ar putea fi confuz.

Partea 2 din 3: Fii un bun ascultător

1. Înțelegeți limbajul corpului. O mare parte din comunicare este non-verbală. Fii atent la ea; poate fi foarte important. Păstrați contactul vizual și urmăriți orice modificare a propriului contact vizual sau a contactului vizual al altei persoane. Acordați atenție posturii și expresiilor faciale ale unei persoane și vedeți dacă există neconcordanțe. Dacă observați diferențe, întrebați din nou sau cereți clarificări.
2. Asculta cu atentie. Acordați-vă toată atenția atunci când cineva vorbește. Mulți oameni încearcă să se gândească la ce să spună în continuare, dar rămân implicați cu persoana care vorbește. Oamenii o apreciază atunci când se simt auzite și înțelese și una dintre cele mai bune modalități de a face acest lucru este ascultând activ. Întoarce-ți corpul spre ele și apleacă-te spre ele. Nu vă distrageți atenția (cum ar fi prin intermediul telefoanelor mobile) și rămâneți prezent cu persoana respectivă.
   • Nu ascultați doar cuvintele pe care le spune persoana respectivă, ci și ascultați informațiile și modul în care comunică. De exemplu, vocea persoanei se poate schimba atunci când vorbește despre ceva emoțional sau se simte inconfortabil.
3. Nu-l întrerupe pe celălalt. Dacă altcineva vorbește, fă tot posibilul să nu-l întrerupi. Lasă persoana să-și termine gândurile înainte de a adăuga sau a spune altceva. În acest fel arăți că asculti și că prețuiești ceea ce spune persoana respectivă. Dacă ai tendința de a întrerupe oamenii des, aceștia se pot simți frustrați și nu vor spune tot ce vor să spună.
   • A lăsa pe cineva să-și termine gândurile înseamnă că ascultați complet și nu sunteți preocupat de propriile cuvinte. În acest fel, persoana se va simți mai confortabilă împărtășind totul și nu va uita ceva ce a vrut să spună, deoarece conversația a fost distrusă.
4. Întreabă întrebări. Dacă ceva nu este clar sau dacă nu înțelegeți ceva, asigurați-vă că puneți o întrebare despre asta. Încercați să spuneți ceva de genul „Ați dori să clarificați ce înțelegeți prin ___?” Sau „Nu sunt sigur că înțeleg ___. Poți explica asta?
   • Dacă persoana încă vorbește și nu doriți să o întrerupeți, scrieți întrebarea pentru a nu uita să o întrebați.

Partea 3 din 3: Comunicarea electronică

1. Organizați informațiile. Dacă încercați să transmiteți informații, trebuie să vă asigurați că informațiile ajung la persoana în mod eficient. De exemplu, dacă planificați un eveniment, trebuie să furnizați detalii importante: locul, ora și ceea ce ar trebui să aducă oamenii. Oferiți indicații sau pași clari pe care oamenii trebuie să le ia și asigurați-vă că informațiile sunt clare.
   • Înainte de a trimite informațiile sau invitația, asigurați-vă că conține toate informațiile necesare.
2. Folosiți mai puține cuvinte. Când comunicați prin mesaje text sau e-mail, ajungeți la subiect. Un e-mail lung poate confunda ceea ce doriți să transmiteți. De exemplu, dacă faceți o cerere, treceți direct la subiect și faceți solicitarea. Puteți spune de ce trebuie făcută solicitarea, dar nu continuați la nesfârșit. Spuneți doar de ce aveți nevoie și terminați e-mailul la scurt timp.
   • Dacă aveți tendința de a scrie e-mailuri sau texte lungi, probabil că oamenii vor răsfoi prin ele în loc să le citească cu atenție. Dacă nu puteți scăpa de scrisorile dvs. lungi, luați în considerare plasarea celor mai importante lucruri în partea de sus.
   • Rețineți că e-mailurile nu trimit semnale sociale precum expresiile faciale și tonul vocii. Prin urmare, folosiți un limbaj clar și evitați sarcasmul.
     • Emoji-urile sunt utile în e-mailurile sociale, dar nu în majoritatea e-mailurilor de afaceri.
3. Concentrați-vă pe un subiect. Păstrați mesajul cât mai simplu posibil. Nu zburați sau intrați în multe detalii suplimentare și nu tratați mai multe subiecte într-un singur e-mail. Este mai bine să vă concentrați pe un singur articol sau subiect la un moment dat decât multe lucruri dintr-un singur e-mail. Dacă aveți mai multe lucruri de discutat, discutați unul câte unul prin e-mail. În acest fel, persoana poate șterge fiecare e-mail când a terminat fiecare subiect și nu poate uita să facă ceva sau să adreseze ceva.
   • Dacă doriți absolut să abordați mai multe subiecte în același timp, dați o delimitare clară. Utilizați punctele glonț sau rearanjați-le pentru a clarifica conținutul.
4. Treci direct la subiect. Deși este în regulă să-ți începi e-mailurile cu „Cum te simți?” Sau un alt fel de distracție, nu petrece prea mult timp vorbind despre ceva care nu are nimic de-a face cu ceea ce vrei să transmiti. Concentrați-vă asupra cererii dvs. sau a informațiilor pe care doriți să le împărtășiți cu persoana respectivă. Nu bateți în jurul tufișului și nu dați o introducere lungă. În schimb, ajungeți la inima a ceea ce doriți sau trebuie să spuneți.

sfaturi

• Evitați să folosiți sarcasmul în chat-uri, mesaje instantanee sau e-mailuri fără emoji. Sarcasmul nu este adesea comunicat corect prin text, deci este mai bine să îl faceți personal.