Scrieți o scrisoare de afaceri clienților

Video: Reguli pentru a scrie corect o scrisoare în Germania

Conţinut

A calca
Partea 1 din 2: Întocmirea unei scrisori de afaceri
Partea 2 din 2: Scrierea scrisorii de afaceri
sfaturi

Când conduceți o afacere, probabil că trebuie să scrieți scrisori clienților dvs. Este posibil să trebuiască să le spuneți despre evenimente noi sau oferte speciale sau poate fi necesar să răspundeți unui client care are o reclamație în numele companiei dvs. Oricare ar fi motivul scrisorii dvs., folosiți întotdeauna un ton profesional.

A calca

Partea 1 din 2: Întocmirea unei scrisori de afaceri

Folosiți un antet profesional. O scrisoare de afaceri reprezintă compania dvs. Deci, trebuie să arate distinctiv și să fie de înaltă calitate. Sigla sau marca companiei trebuie să fie, de asemenea, pe ea.
- Puteți crea un antet cu aspectele din Microsoft Word. Asigurați-vă că utilizați sigla sau marca existentă în antet.
Deschideți un program de procesare a textului. Ar trebui să creați întotdeauna o scrisoare de afaceri pe un computer.
- Creați un document nou și setați marginile documentului la 1 inch.
- Utilizați un font serif, cum ar fi Times New Roman, Georgia sau Ariel. Asigurați-vă că utilizați o dimensiune de font nu mai mare de 12, dar nu mai mică de 10. Litera nu ar trebui să fie greu de citit din cauza fontului sau a dimensiunii incorecte.
- Asigurați-vă că utilizați o singură distanță.
Utilizați forma blocului. Formularul bloc este cel mai comun format pentru scrisorile comerciale. Este, de asemenea, cel mai ușor de lucrat. Fiecare titlu trebuie să fie împotriva marginii din stânga și va exista un spațiu după fiecare titlu. Începând de sus în jos, scrisoarea dvs. de afaceri ar trebui să aibă următoarele titluri:
- Data curentă sau data la care trimiteți scrisoarea. Data este importantă, deoarece poate fi utilizată pentru înregistrările dvs. și pentru cele ale destinatarului. Apoi poate fi, de asemenea, utilizat legal. Deci, asigurați-vă că data este corectă.
- Adresa expeditorului. Aceasta este adresa dvs., formatată într-un format de adresă standard. Dacă adresa dvs. este deja pe antet, puteți sări peste acest pas.
- Adresa destinatarului. Aceasta constă în numele și adresa persoanei căreia îi scrieți scrisoarea. Utilizarea domnului / doamnei este opțională. Deci, dacă îi scrieți Ninei de Vries, de exemplu, puteți omite partea Mevrouw.
- Preambulul. Acesta poate fi „Dragă doamnă de Vries” sau „Dragă Nina de Vries”. Dacă nu sunteți sigur cine va citi scrisoarea, utilizați „Stimate domn sau doamnă”. Puteți utiliza, de asemenea, „L.S.”, dar numai în ultimă instanță, dacă nu aveți idee cine vă va citi scrisoarea.
- Corpul scrisorii. Ne vom concentra asupra acestui aspect mai târziu în acest articol.
- Închiderea scrisorii, cu semnătură. Aceasta poate fi „Sincer” sau „Sincer”.

Partea 2 din 2: Scrierea scrisorii de afaceri

Stabiliți cine este publicul dvs. țintă. Tonul scrisorii trebuie să fie întotdeauna profesional, indiferent de publicul țintă. Dar poate fi necesar să vă schimbați limba sau alegerea cuvintelor în funcție de destinatar. Dacă scrieți către departamentul de resurse umane al unei alte companii, ar trebui să fiți mai formal în limba dvs. Dar dacă scrieți unui anumit client, puteți folosi un limbaj puțin mai casual sau mai casual.
- Determinarea grupului țintă înseamnă, de asemenea, că puteți fi clar față de grupul țintă. Evitați să folosiți o terminologie pe care cititorul dvs. nu o înțelege. De exemplu, un client probabil nu cunoaște abrevierile utilizate pentru programul spațial al companiei dvs., așa că nu le folosiți pe cele din scrisoare.
- Regula de aur a scrierii unei scrisori de afaceri bune este să fie clar, concis și politicos.
Indicați scopul scrisorii în prima teză. Luați în considerare scopul scrisorii. Este pentru a vă informa clienții despre noua dvs. locație? Este pentru a reaminti unui client despre o factură neplătită sau un sold restant? Sau pentru a răspunde la reclamația unui client? Având în vedere acest obiectiv, creați o schiță pentru prima teză, care va informa imediat cititorul despre ce este scrisoarea. Nu fi vagi cu privire la scopul scrisorii tale. Fii direct.
- Începeți cu „Eu” dacă doriți să vă exprimați opinia ca proprietar de afacere. Folosiți „Noi” atunci când scrieți în numele unei companii sau organizații.
- Concentrați-vă pe o declarație directă precum: „Cu această scrisoare dorim să vă informăm” sau „Cu această scrisoare dorim să vă solicităm”. De asemenea, puteți utiliza o declarație „Eu” dacă scrieți scrisoarea în calitate de proprietar de afacere. De exemplu: „Vă contactez din cauza” sau „Am auzit recent asta ... și aș dori să aflu mai multe despre ...”
- De exemplu, dacă tu (în calitate de proprietar de afacere) îi scrii lui Nina de Vries o scrisoare despre un cont neplătit din luna trecută, ai putea începe cu: „Vă contactez prin această scrisoare din cauza unui sold restant pe contul dvs. din martie 2015 . "
- Sau, ca angajat al unei companii, dacă răspundeți la reclamația unui client cu privire la programul spațial al companiei, puteți începe scrisoarea cu „Am primit reclamația dvs. despre programul nostru spațial către Marte”.
- Poate scrieți scrisoarea pentru a anunța un client că a câștigat o competiție sau un loc într-un curs de formare. Începeți cu o propoziție precum: „Mă bucur să vă informez ...” sau „Am dori să vă informăm că ...”
- Dacă trebuie să transmiteți vești proaste, începeți cu o propoziție precum „Ne pare rău să vă informăm că ...” sau „După o analiză atentă, am decis să nu ...”
Folosiți vocea activă în locul vocii pasive. În limbajul general folosim adesea forma pasivă. Dar forma pasivă face ceea ce scrii plictisitor și confuz. Forma activă este mult mai eficientă într-o scrisoare de afaceri, deoarece dă un ton mai afirmativ.
- Un exemplu de formă pasivă este, de exemplu: „Ce reclamații specifice pot rezolva pentru dvs.?” Subiectul propoziției, clientul („dvs.”) se află la sfârșitul propoziției, în loc de la început a sentinței.
- Un exemplu de formă activă este, de exemplu, „Ce pot face pentru a rezolva reclamațiile dvs.?” Această versiune a propoziției, în forma activă, este mult mai clară și mai ușor de înțeles de către cititor.
- Utilizarea formularului pasiv poate fi o modalitate excelentă de a vă transmite mesajul fără a fi atenți la o greșeală sau la un punct discutabil. Dar folosiți-l doar atunci. În general, forma activă este mult mai eficientă în scrisorile comerciale.
Indicați un eveniment sau o conversație anterioară cu cititorul, dacă este cazul. Este posibil să fi contactat Nina de Vries la începutul acestei luni cu un avertisment cu privire la factura ei neplătită. Sau poate un client și-a exprimat frustrarea față de programul spațial la o conferință luna trecută. Dacă ați interacționat deja cu cititorul, recunoașteți acest lucru. Acesta amintește cititorului de contactul dvs. anterior și face ca scrisoarea de afaceri să pară mai urgentă și mai importantă.
- Folosiți o expresie precum: „Continuând din scrisoarea mea despre factura dvs. neplătită” sau „Vă mulțumim pentru plata dvs. din martie”. Sau „A fost foarte util să aud despre poziția dumneavoastră în cadrul programului spațial la conferința din mai”.
Faceți o cerere sau oferiți ajutor. Setați un ton pozitiv cu cititorul făcând o cerere politicoasă sau oferindu-i ajutor sub forma unei relații de colaborare.
- Spuneți că sunteți proprietarul unei companii care cere unui client să plătească o factură. Folosiți o frază precum „Apreciez dacă vă decontați factura neplătită cât mai curând posibil”.
- Spuneți că scrieți în numele companiei dvs. Folosiți o propoziție precum: „Ne-ar face plăcere să organizăm o întâlnire față în față între dvs. și responsabilul nostru cu resurse umane”.
- De asemenea, vă puteți oferi să răspundeți la orice întrebări sau preocupări pe care cititorii dvs. le pot avea. Folosiți o frază precum: „Voi răspunde cu plăcere la orice întrebări sau nelămuriri cu privire la contul dvs.” Sau „Ați dori să vă oferim mai multe detalii despre program?”
Închideți scrisoarea. Adăugați un apel la acțiune, pentru dvs. și pentru cititor. Aceasta ar putea fi o cerere de plată înainte de o anumită dată sau o notă despre stabilirea unei întâlniri oficiale cu cititorul.
- Adăugați o propoziție unde vă adresați destinatarului în viitor. „Aștept cu nerăbdare să ne vedem la ședința de buget săptămâna viitoare.” Sau „Aștept cu nerăbdare să discutăm mai departe acest lucru cu dvs. în timpul vizitei noastre la sediul central”.
- Acordați atenție oricăror documente pe care doriți să le adăugați la scrisoare. Adăugați o propoziție precum „În anexe veți găsi factura restantă” sau „Atașat veți găsi o copie a programului nostru spațial”.
- Încheiați scrisoarea cu o propoziție de încheiere. Folosiți „Cu stimă” pentru clienți sau clienți.
- Folosiți „Cu stimă” în scrisori oficiale către persoane pe care nu le cunoașteți.
- Folosiți „Salutări” sau „Salutări” numai atunci când scrieți cuiva pe care îl cunoașteți bine sau cu care lucrați.
Citește din nou scrisoarea. Toate formatările și cuvintele dvs. exacte vor fi în zadar dacă scrisoarea este plină de greșeli de ortografie!
- Rețineți orice utilizare a formei pasive și încercați să schimbați propoziția în forma activă.
- Acordați atenție oricărei propoziții lungi, neclare și complicate. Într-o scrisoare de afaceri, mai puțin este de obicei mai mult, deci scurtați durata propozițiilor, dacă este posibil.