Conţinut

• A calca
• Partea 1 din 3: Identificarea ta
• Partea 2 din 3: Spune-ți cuvântul
• Partea 3 din 3: Încheiați
• sfaturi
• Avertizări

Dacă de multe ori trebuie să apelați clienții pentru slujba dvs., există șanse mari să fiți nevoit să lăsați adesea un mesaj vocal. Dar ce anume ar trebui să spui după bip? Poate fi nervos să vă amintiți toate informațiile pertinente pe care să le comunicați, ceea ce poate împiedica rostirea unor detalii importante. Folosind un sistem de mesagerie vocală, nu va mai trebui să înregistrați niciodată mesaje vocale confuze și improvizate. Trecând rapid printr-o listă de verificare din cap, vă puteți asigura că ați furnizat toate informațiile necesare și că aveți șanse mai mari de a fi chemat înapoi.

A calca

Partea 1 din 3: Identificarea ta

1. Folosiți intonația corectă. Odată ce începe înregistrarea mesajului dvs., ar trebui să vorbiți clar și inteligibil. Nu încercați să bombăniți sau să vorbiți prea repede. Faceți tot posibilul pentru a părea interesat și vesel, astfel încât să atrageți atenția ascultătorului. Deși receptorul nu vă poate vedea, intonația dvs. generală va fi preluată de telefon, deci asigurați-vă că transmiteți cea corectă.
   • Articulează tot ce spui. Recepția slabă vă poate distorsiona vocea și vă poate determina să renunțați. Chiar și o voce normală poate suna ca un murmur prin telefon.
   • Vocea dvs. ar trebui să fie în ton cu tipul de apel pe care îl efectuați. De exemplu, este în regulă să suni vesel atunci când lași un mesaj vocal pentru a-l felicita pe nepotul tău pentru absolvirea liceului. Cu toate acestea, dacă doriți să vă exprimați condoleanțele unui prieten îndurerat, trebuie să vă asigurați că vocea dvs. este solemnă și respectuoasă.
2. Vă rugăm să includeți numele dvs. Primul lucru pe care trebuie să-l faci este să-ți spui numele. În acest fel, persoana pe care o sunați va ști imediat cu cine are de-a face. Un simplu „acesta este (numele tău)” este suficient pentru majoritatea situațiilor. Dacă nu ați întâlnit încă pe cineva, puteți alege „numele meu este (numele dvs. complet)”. Prietenii și rudele vă vor recunoaște fără a fi nevoie să vă identificați. Dacă este un apel de afaceri, cealaltă persoană are imediat un nume de asociat cu vocea și mesajul, permițând probabil o formă de comunicare mai personalizată.
   • Acest pas pare evident, dar este adesea uitat de apelanți.
   • Dacă aveți un anumit titlu de post sau o descriere a dvs. care poate fi utilă destinatarului pentru urmărire, vă rugăm să o includeți după numele dvs. De exemplu, „Numele meu este Dr. Versluis, radiolog la Spitalul Universitar din Amsterdam ”sau„ Aceasta este Ariane Janssens, mama lui Chloe care este în clasă cu fiica ta ”.
3. Lasă-ți numărul de telefon. Vă rugăm să includeți numărul dvs. de telefon imediat după afișarea numelui dvs. Majoritatea apelanților așteaptă până la sfârșitul mesageriei vocale pentru a furniza informațiile de contact, dar dacă destinatarul nu le poate scrie corect prima dată, sunt obligați să asculte din nou mesajul complet. Nu uitați să vorbiți încet și să articulați totul atunci când comunicați numărul dvs. de telefon, astfel încât să fie de înțeles.
   • O modalitate simplă de a include numărul dvs. de telefon la începutul unui mesaj este să spuneți ceva de genul „Acesta este (numele dvs.), numărul meu este (numărul dvs. de telefon)” sau „numele meu este (numele) și voi apela (numărul ) '.
   • În ciuda faptului că funcțiile de identificare a apelantului sunt omniprezente, este întotdeauna recomandat să vă lăsați numărul de telefon în cazul în care persoana care vă apelează nu a salvat numărul dvs. sau în cazul în care solicitați un apel invers către un alt număr.
4. Furnizați un punct de conectare. Atunci când ascultă mesaje vocale de afaceri sau mesaje de la expeditori necunoscuți, oamenii vor deveni rapid suspiciuni sau își vor pierde interesul dacă nu știu cine ești și de ce apelezi. Liniștește-i menționând un prieten comun sau referință care ți-a dat numărul lor. Acest lucru asigură din nou că apelul telefonic vine mai profesional. Mesageria vocală va suna mai puțin intruzivă și veți avea mai multe șanse să primiți un apel înapoi.
   • Încercați să includeți o scurtă introducere care stârnește interesul ascultătorului, cum ar fi „Am primit numărul dvs. de la Patrick, care mi-a spus că vă gândiți să vă vindeți barca”.
   • Chiar dacă nu efectuați un apel de afaceri, este important să găsiți un punct de contact pentru a liniști destinatarul. „Acesta este Bob, vecinul tău chiar vizavi de tine” este mai personal decât „Acesta este Bob Vermeersch”.

Partea 2 din 3: Spune-ți cuvântul

1. Gândește-te la ce vei spune în prealabil. Înainte de a părăsi un mesaj vocal, asigurați-vă că aveți o idee clară despre ceea ce veți spune. Aceasta nu ar trebui să fie o problemă dacă sunăți dintr-un motiv special, dar auzind un bip la celălalt capăt și realizând că vi se răspunde vă poate face să vă pierdeți modul de a ști ce să spuneți. Împărțiți informațiile în puncte separate și acoperiți-le pe toate înainte de a închide telefonul.
   • Pentru mesaje vocale foarte urgente sau importante, vă recomandăm să scrieți în avans o versiune brută a scriptului.
   • Dacă vă pierdeți frecvent firul, concentrați-vă pe includerea numelui dvs., a unui număr pe care îl puteți apela înapoi și a motivului pentru care apelați în câteva cuvinte.
   • Imaginați-vă că trimiteți un mesaj vocal pentru a urmări seara romantică de ieri. Redactarea mentală a mesajului înainte de a-l înregistra poate face o mare diferență în apariția rece, calmă și colectată sau bâlbâială și nervoasă.
2. Păstrați mesajul concis. Limitați-vă mesajele vocale la 20-30 de secunde. Nu sunt multe situații în care un mesaj vocal trebuie să fie mai lung. Nu trebuie să plictisești destinatarul cu o introducere sau o poveste foarte lungă. Păstrați-l concis. Apropo, un mesaj scurt poate stârni mai multă curiozitate și poate convinge pe cineva să se întoarcă, atunci când altfel s-ar putea să nu fie.
   • Pe de altă parte, un mesaj de mesagerie vocală care este prea scurt poate face ca destinatarul să se simtă lipsit de importanță, permițându-i să-l șteargă fără să-l asculte. Acest lucru este valabil mai ales atunci când apelați cu un număr privat.
   • Scopul părăsirii unui mesaj vocal este de a determina pe cineva să vă sune înapoi. Nu este intenția de a furniza toate informațiile, deoarece acesta a fost scopul conversației telefonice.
3. Începeți cu cele mai importante informații. Mergeți drept înainte și indicați clar motivul pentru care ați apelat. Dacă verificați doar, de exemplu, atunci când aveți o propunere de a cumpăra ceva sau dacă urmați o tranzacție sau doriți să confirmați o întâlnire, trebuie să faceți acest lucru clar destinatarului. Ascultătorul dvs. își va pierde rapid interesul dacă nu le spuneți de la început de ce îi contactați.
   • Nu ai prea mult timp să-ți transmiți punctul de vedere. Dacă nu sunteți direct, ascultătorul dvs. va șterge mesajul înainte ca acesta să audă informațiile cruciale.
   • Mai bine să primim vești proaste de genul „Tata este în spital”. Utilizați restul mesajului pentru a vă reconforta și a oferi explicații. În orice caz, este mai bine decât să ocolești subiectul și să-ți lași ascultătorul să-și facă griji.
4. Fii personal și autentic. Rezistați tentației de a lua o „voce telefonică” artizanală, cu sunete comune. Doar fii bun, fii tu însuți și vorbește natural. Oamenii știu când încearcă să vândă ceva într-un anumit fel și sunt mai predispuși să-ți ofere o șansă dacă simt că le adresezi egal.
   • Când sună ca și cum ai citi un scenariu, ascultătorul tău va simți că faci doar un alt telefon, pentru că trebuie.

Partea 3 din 3: Încheiați

1. Puneți o întrebare specifică sau solicitați ceva. Pe măsură ce completați mesajul, ar trebui să specificați în mod specific de ce doriți ca destinatarul să vă sune înapoi. Puneți o întrebare precisă sau solicitați ceva care îi va determina să răspundă la telefon. Dacă după ce ascultă mesageria vocală, se simt confuzi sau nesiguri cu privire exact la ceea ce doriți, atunci mesageria vocală nu și-a pierdut amprenta.
   • Încercați fraze precum „Spuneți-mi dacă v-a plăcut rețeta pe care v-am trimis-o” sau „Mi-ar plăcea să vă aud gândurile despre această propunere”.
   • Oamenii sunt mai motivați să ia legătura atunci când aveți o solicitare specifică în loc să spuneți pur și simplu „apel înapoi”.
2. Includeți în mod normal numele și informațiile de contact. Completați mesajul menționându-vă din nou numele și informațiile de contact. Repetați melodia de două ori, astfel încât ascultătorul să o scrie corect și să nu înțeleagă greșit un număr. Asigurați-vă că includeți orice detalii care ar putea fi utile pentru ca ascultătorul dvs. să vă apeleze, cum ar fi când sunteți disponibil și indisponibil și cel mai bun moment al zilei pentru a apela.
   • Menționarea numărului dvs. de telefon de mai multe ori la sfârșitul unui apel este o exagerare și poate fi chiar interpretată ca nepoliticoasă.
   • Dacă este un mesaj de zi cu zi către un prieten sau membru al familiei, nu vă faceți griji cu privire la acest pas.
3. Evitați un final cu vânt lung. Când este timpul să închideți, nu întindeți mesajul inutil. Cu excepția cazului în care este vorba de un apel personal cu o persoană dragă, nu este nevoie să îi urați cuiva o altă zi plăcută. Atenția destinatarului va dispărea pe măsură ce mesajul continuă, așa că încercați să nu vă pierdeți atenția la final. Mulțumiți-le pentru timpul acordat și lăsați-le următoarea etapă de comunicare.
   • Vă rog, completarea cu ceva de genul „Aștept cu nerăbdare să aud de la dvs.” este mai caldă și, prin urmare, mai eficientă decât frazele comerciale generice, precum „Vă doresc o zi bună”.
   • Nu puteți recapitula sau rezuma postarea dvs. la final. Dacă destinatarul trebuie să audă din nou un anumit detaliu, poate reda mesajul mai târziu.

sfaturi

• Gândiți-vă o clipă la mesajele vocale pe care le-ați primit care v-au făcut să vă gândiți „ce vrea această persoană de la mine?”. Lăsați un mesaj vocal pe care doriți să îl primiți.
• Dacă este relevant pentru destinatar, puteți indica adresa de e-mail sau o altă metodă de contact pe lângă numărul dvs. de telefon.
• Nu uitați să includeți data dacă partajați informații sensibile la timp.
• Zâmbet! Acest lucru se simte chiar și prin telefon.
• Dacă sunați despre un subiect sensibil, ar trebui să limitați informațiile pe care le furnizați în mesageria vocală în cazul în care acestea sunt auzite de alte persoane.
• În caz de urgență sau dezastru natural, puteți utiliza un mesaj vocal trimis pentru a informa oamenii că sunteți bine.

Avertizări

• Dacă încercați să determinați pe cineva să vă sune înapoi, nu vorbiți despre apelurile anterioare nereușite. Acest lucru poate părea enervat, făcând ascultătorul mai puțin confortabil să vorbească cu tine.
• În circumstanțe comerciale, ar trebui să lăsați întotdeauna un mesaj vocal dacă persoana pe care o sunați nu răspunde. Vizualizarea mai multor apeluri pierdute fără mesaje vocale va submina importanța afacerii dvs.