Conţinut

• A calca
• Partea 1 din 3: Configurarea SOP
• Partea 2 din 3: Scrierea SOP
• Partea 3 din 3: Asigurarea succesului și preciziei
• sfaturi

O procedură operațională standard (SOP) conține informații despre cum să efectuați o sarcină pas cu pas. Un SOP existent trebuie să fie modificat și actualizat doar, dar te-ai putea afla și într-o situație în care trebuie să le configurezi complet.

A calca

Partea 1 din 3: Configurarea SOP

1. Alegeți formatul. Nu există o modalitate corectă și greșită de a scrie un SOP. Dar compania dvs. are probabil deja o serie de SOP-uri pe care le puteți privi pentru a vă face o idee despre setul dorit. Utilizați SOP-urile existente - dacă există - ca exemplu. Dacă nu există, aveți câteva opțiuni:
   • Configurarea cu pașii simpli. Acest lucru este bun pentru procedurile de rutină, care sunt scurte, produc puține rezultate posibile și sunt rezonabile de concrete. De fapt, dincolo de documentația și măsurile de siguranță necesare, nu este altceva decât o listă de puncte, care îi spune cititorului în propoziții simple ce trebuie să facă.
   • Configurarea cu pașii ierarhici. Acest lucru funcționează bine pentru proceduri mai lungi - cu mai mult de zece pași, care necesită luarea deciziilor, clarificarea și explicarea terminologiei. Aceasta este, în general, o listă cu pașii principali și sub-pașii lor într-o anumită ordine.
   • Configurarea cu diagramele de flux. Dacă o procedură seamănă mai mult cu o hartă, cu multe rezultate posibile diferite, o diagramă de flux este cea mai bună soluție. Ar trebui să alegeți această configurație atunci când rezultatele nu pot fi prezise corect.
2. Gândește-te la publicul tău. Există trei lucruri importante de luat în considerare înainte de a scrie un SOP:
   • Ce știe deja publicul tău? Publicul dvs. este familiarizat cu organizația și procedurile sale? Știu ei terminologia? Limba pe care o utilizați trebuie să corespundă cunoștințelor și contribuției cititorului.
   • Abilitățile lingvistice ale publicului tău. Este posibil să existe oameni care nu vă vorbesc limba dacă vă citesc SOP ""? Dacă da, este o idee bună să includeți imagini cu subtitrări și diagrame.
   • Mărimea publicului dvs. Dacă SOP-ul dvs. este citit de mulți oameni (în diferite roluri) în același timp, trebuie să configurați documentul ca dialog într-o piesă: utilizatorul 1 face ceva, apoi utilizatorul 2 și așa mai departe. În acest fel, fiecare utilizator poate vedea cum este un roți dințate într-o mașină care funcționează fără probleme.
3. Gândește-te la cunoștințele „tale”. Concluzia este următoarea: Ești persoana potrivită pentru a scrie acest lucru? Înțelegi despre ce este vorba? Cum ar putea merge prost? Cum ar trebui să fie sigur? Dacă nu, este mai bine să predai munca altcuiva. Un SOP slab scris - sau mai rău, scris incorect - nu numai că duce la scăderea productivității și a eșecului organizațional, dar poate fi, de asemenea, nesigur și poate afecta totul, de la echipa dvs. la mediu. Pe scurt, nu este un risc pe care vrei să-l asumi.
   • Dacă este un proiect pe care vă simțiți obligat să-l finalizați, nu vă fie teamă să cereți ajutor celor care se ocupă cu procedura în fiecare zi. Realizarea interviurilor este o parte comună a procesului de creare a POS.
4. Alegeți între un SOP scurt sau lung. Dacă scrieți sau actualizați un SOP pentru un grup de oameni care sunt familiarizați cu protocolul, terminologia etc. și doresc doar un SOP scurt și concis, cum ar fi o listă de verificare, îl puteți menține scurt.
   • Pe lângă obiectivul general și alte informații relevante (data, autorul, numărul de identificare etc.), acesta conține doar o listă de pași. Dacă nu sunt necesare alte detalii sau clarificări, acest lucru este suficient.
5. Păstrați în minte scopul SOP. Este clar că aveți de-a face cu o procedură care se repetă mereu în organizația dvs. Dar există vreun motiv specific pentru care acest SOP este atât de valoros? Ar trebui subliniată siguranța în ea? Măsuri de conformitate? Se folosește pentru antrenament sau zilnic? Iată câteva motive pentru care SOP-ul dvs. este necesar pentru succesul echipei dvs.:
   • Pentru a asigura respectarea standardelor de conformitate
   • Pentru a maximiza cerințele de producție
   • pentru a se asigura că procedura nu afectează negativ mediul
   • Pentru a asigura siguranța
   • Pentru a vă asigura că totul merge conform programului
   • Pentru a evita defectele de fabricație
   • Pentru a fi folosit ca document de instruire
     • Știind ce să subliniați în SOP-ul dvs. va facilita structurarea documentului în jurul acelor puncte. De asemenea, este mai ușor să vedeți cât de importantă este SOP-ul dvs.

Partea 2 din 3: Scrierea SOP

1. Descrieți materialul necesar. SOP-urile tehnice, în general, „pe lângă” procedura în sine, constau din patru elemente:
   • Pagina titlu. Aceasta include 1) titlul procedurii, 2) un număr de identificare al POS, 3) data emiterii sau modificării, 4) numele companiei, diviziei sau departamentului la care se referă POS și 5) semnăturile dintre cei care au pregătit și aprobat POS. Puteți configura această pagină oricum doriți, atâta timp cât aceste informații sunt clare.
   • Index. Acest lucru este necesar numai dacă SOP-ul dvs. este lung, astfel încât să îl puteți căuta cu ușurință. O configurare standard simplă este ceea ce aveți nevoie aici.
   • Controlul calității și calității. O procedură nu este bună dacă nu poate fi verificată. Asigurați-vă că aveți la dispoziție materialul și detaliile necesare, astfel încât cititorul să poată verifica dacă a fost atins rezultatul dorit. Aceasta poate fi sub formă de alte documente, cum ar fi, de exemplu, exemple de evaluare.
   • Referinţă. Asigurați-vă că aveți o listă cu toate cărțile de referință citate sau citate. Când vă referiți la alte SOP-uri, asigurați-vă că informațiile necesare sunt incluse în apendice.
     • Este posibil ca organizația dvs. să utilizeze alte protocoale decât acestea. Dacă vă puteți referi la SOP-uri deja existente, renunțați la această structură și rămâneți la ceea ce există deja.
2. În procedura însăși, asigurați-vă că respectați următoarele:
   • Domeniul de aplicare și aplicabilitatea. Cu alte cuvinte, descrie scopul procesului, limitele sale, dar și modul în care va fi folosit. Adăugați standarde, reglementări, roluri și responsabilități, precum și informații și rezultate.
   • Metodologie și proceduri. Aceasta este carnea de pe oase - enumerați toți pașii, inclusiv detaliile necesare și inclusiv toate echipamentele necesare. Includeți procedurile ulterioare și factorii de decizie.Identificați punctele „ce ... dacă” și orice potențiale încălcări sau probleme de securitate.
   • Clarificarea terminologiei. Identificați abrevierile și expresiile care nu sunt în limbajul obișnuit.
   • Avertismente de sănătate și siguranță. Enumerați-le într-un capitol separat și, de asemenea, enumerați-le lângă pașii la care se referă. Nu banalizați aceste lucruri.
   • Echipamente și consumabile. Enumerați ce este necesar și ce echipamente sau standarde de echipament puteți găsi când și unde.
   • Avertismente și probleme. Deci departamentul de probleme. Vorbiți despre orice poate merge prost, despre ce trebuie să aveți grijă și despre ce ar putea fi o problemă pentru produsul final perfect.
     • Oferiți fiecărui subiect propriul său capitol (de obicei numerotat) pentru a împiedica SOP-ul dvs. să devină prea lingvistic și confuz și pentru a menține lucrurile accesibile.
     • Aceasta nu este o listă exhaustivă; acesta este doar vârful aisbergului procedural. Organizația dvs. poate indica ce alte aspecte necesită atenție.
3. Păstrați-vă scrierile concise și ușor de citit. Șansele sunt ca publicul dvs. să nu le citească pentru distracție. Păstrați-l scurt și dulce - altfel veți pierde atenția sau vor găsi documentul greu de trecut și greu de înțeles. Păstrați-vă propozițiile cât mai scurte posibil.
   • Iată una rău exemplu: Asigurați-vă că îndepărtați tot praful de la intrările de aer înainte de a le utiliza.
   • Iată una bun exemplu ": Înainte de utilizare, aspirați tot praful de la intrările de aer.
   • În general, nu vorbiți despre „voi”. Vorbește de la sine. Vorbește activ și începe-ți propozițiile cu imperativul.
4. Dacă este necesar, intervievați angajații implicați în proces despre modul în care îndeplinesc munca. Ultimul lucru pe care îl doriți este să scrieți un SOP care nu are sens. Puneți în pericol siguranța, eficacitatea și timpul echipei dvs. și nu luați în considerare procedurile deja utilizate - ceva ce colegii dvs. nu vă vor mulțumi. Puneți întrebări dacă este necesar! Acest lucru trebuie făcut corect!
   • Dacă lucrurile nu sunt clare, cereți diferitelor persoane să își aducă toate rolurile și responsabilitățile. Un membru al echipei poate să nu adere la SOP și altul poate fi implicat doar în unele acțiuni.
5. Sparte bucăți mari de text în bucăți cu diagrame și diagrame. Dacă aveți de-a face cu unul sau doi pași deosebit de dificili, îl puteți ușura pentru cititori cu o diagramă sau o diagramă. Devine mai ușor de citit și oferă minții o pauză de la toate eforturile de a înțelege totul. Și pentru tine pare mai complet și bine scris.
   • Nu le folosiți doar pentru a vă condimenta sau pentru a face SOP să arate mai impresionant; faceți-o doar dacă are sens sau dacă încercați să depășiți o barieră lingvistică.
6. Asigurați-vă că fiecare pagină are codarea corectă. SOP-ul dvs. este, fără îndoială, unul dintre multele SOP-uri. Din acest motiv, organizația dvs. ar trebui să păstreze un fel de bază de date în care totul este păstrat pe baza unui anumit sistem de indexare. SOP-ul dvs. face parte din indexare și, prin urmare, are nevoie de o anumită formă de codificare pentru a fi recuperată. Acesta este motivul pentru care trebuie să fie clar declarat.
   • Fiecare pagină ar trebui să aibă un titlu scurt sau un număr de identificare, o dată și un număr de pagină. Este posibil să aveți nevoie de note de subsol; asta depinde de politica organizației dvs. cu privire la acest punct.

Partea 3 din 3: Asigurarea succesului și preciziei

1. Testați procedura. Dacă nu doriți să vă testați procedura, probabil că nu ați scris-o suficient de bine. Rugați pe cineva cu „înțelegere limitată” a procesului (sau pe cineva reprezentativ al cititorului comun) să vă utilizeze SOP-ul și să fie ghidați de acesta. Ce probleme întâmpină? Dacă există, trebuie să le abordați și să faceți ajustările necesare.
   • Cel mai bine este să vă testați SOP-ul de către câțiva oameni. Oameni diferiți se vor confrunta cu lucruri diferite, ceea ce vă va oferi multe răspunsuri (sperăm utile).
   • Asigurați-vă că procedura este testată de cineva care nu a făcut-o niciodată. Cineva cu cunoștințe premergătoare se va baza pe asta pentru a merge mai departe și nu în primul rând pe munca ta, astfel încât să rateze marca.
2. Solicitați SOP de către cei care efectuează efectiv procedura. Nu contează până la urmă adevărat ce cred șefii tăi despre SOP. Este vorba despre cele de acolo de fapt trebuie să coopereze. Așadar, înainte de a-l trimite șefilor de la etaj, arătați fructul stiloului dvs. celor care vor face sau vor face deja treaba. Gaseste ce ea din asta?
   • Implicându-i și făcându-i să facă parte din proces, este mai probabil să accepte acest POS. Și, fără îndoială, au câteva idei grozave!
3. Verificați SOP-ul dvs. de către consilierii dvs. și de către departamentul de control al calității. Odată ce echipa este OK, o puteți transmite consilierilor dvs. Este posibil să aibă mai puține lucruri de spus despre lucrarea însăși, dar vă vor anunța dacă setarea este în regulă, dacă ați uitat ceva și vă vor anunța cum să faceți totul oficial și parte a sistemului.
   • Utilizați sistemele oficiale de rutare pentru a obține aprobarea documentelor, astfel încât să puteți fi siguri că procesul de aprobare este semnat corect. Acest lucru diferă de la organizație la organizație. Vrei doar să te asiguri că toată lumea și-a spus cuvântul și că toate regulile au fost respectate.
   • Trebuie să existe semnături dedesubt. Majoritatea companiilor nu mai au probleme cu semnăturile electronice.
4. Începeți să utilizați SOP imediat ce este aprobat. Este posibil să fie necesar mai întâi să organizați instruirea pentru angajații implicați, dar poate însemna, de asemenea, că hârtia dvs. este închisă la toaletă. Oricum ar fi, asigurați-vă că munca dvs. este folosită! Tu ai făcut-o. E timpul pentru un pic de recunoaștere!
   • Asigurați-vă că SOP-ul dvs. rămâne actualizat. Dacă nu mai este cazul, aranjați imediat o actualizare, asigurați-vă că actualizările sunt aprobate și documentate și trimiteți din nou SOP. Siguranța, productivitatea și succesul echipei dvs. depind de aceasta.

sfaturi

• Pur și simplu folosiți olandeză pentru a explica pașii.
• Nu uitați să implicați părțile interesate, dacă este posibil, astfel încât procesul scris să fie în concordanță cu procesul real.
• Verificați dacă există o versiune mai veche a SOP. Poate vă puteți limita la câteva modificări rapide. Asigurați-vă că le documentați și în mod corespunzător!
• Aveți un istoric al documentelor cu fiecare nouă versiune.
• Utilizați diagrame și imagini, astfel încât cititorul să poată urmări corect procesul.
• Acordați atenție clarității. Asigurați-vă că interpretările multiple nu sunt posibile. Arată procedura cuiva necunoscut și întreabă-l ce părere are: ai putea fi confruntat cu surprize.
• Verificați documentul înainte de a-l aproba.