Autor:
Tamara Smith
Data Creației:
26 Ianuarie 2021
Data Actualizării:
2 Iulie 2024
Conţinut
Pregătirea unei propuneri de management este utilă dacă vedeți oportunități de a îmbunătăți procesele, de a crește cifra de afaceri sau de a realiza economii. De asemenea, puteți scrie o propunere dacă vedeți ceva care ar trebui sau poate fi schimbat în ochii voștri. Dacă doriți să pregătiți o propunere pentru conducerea companiei dvs., acordați-vă timp pentru a aduna informațiile necesare. Discutați propunerea cu colegii pentru a vedea dacă sunt de acord. Abordați managementul în mod corespunzător.
A calca
Partea 1 din 2: Scrierea propunerii dvs.
Identificați problema. Fie că doriți să faceți o propunere despre eficientizarea proceselor sau despre reducerea costurilor, trebuie să aveți o imagine clară a problemei. Aveți adesea o idee despre acest lucru, însă dacă doriți să faceți un punct și să rezolvați ceva, asigurați-vă că puteți descrie problema concis. 
Faceți-vă cercetările. Înainte de a începe să vă scrieți propunerea, este important să verificați toate faptele. Discutați cu părțile interesate. Ar putea fi colegi, supervizori sau clienți. Citiți despre companiile comparabile și despre ce ar putea face diferit. - De exemplu, dacă credeți că compania dvs. ar trebui să schimbe furnizorii de servicii, discutați cu angajații din bucătărie care lucrează pentru furnizorul actual. Ce cred ei? Poate că au lucrat cu alți catering în altă parte? Ce diferențe văd? Ce părere au colegii tăi despre catering? Dacă nu sunteți mulțumit de mâncare, ar putea fi doar gustul dvs. personal, în loc ca calitatea să fie sub-par.
Scrieți o descriere a problemei. Pentru a vă prezenta propunerea, descrieți care este situația actuală. Vă rugăm să precizați toate faptele relevante. De exemplu, cine sunt implicați, date și locații. Nu faceți încă o judecată de valoare în această secțiune; limitează-te la o schiță obiectivă a situației actuale. - În exemplul de catering puteți scrie de exemplu: „Compania X lucrează cu Caterer Y de 7 ani. În această perioadă, numărul de mese din care poate fi ales a scăzut de la cinci la două. Numărul de mâncăruri vegetariene a scăzut, iar în unele zile nu se oferă deloc mâncăruri vegetariene. ”
Explicați care este soluția dvs. După identificarea problemei, descrieți soluția pe care o propuneți. Dacă propunerea dvs. constă din mai multe elemente, începeți cu cel mai important element din propunerea dvs. Arătați că constatările dvs. se bazează pe cercetări. - De exemplu, puteți scrie: „Sfătuiesc Compania X să treacă la un alt furnizor. Compania X are aici mai multe opțiuni. Ambele Caterer W și Caterer Z oferă mai multe opțiuni la mese și au un nivel de cost comparabil cu cel al furnizorului actual. În plus, Cateraar Z poate satisface mai bine nevoile angajaților noștri, deoarece aceștia au o gamă largă de preparate vegetariene, vegane și fără gluten. Deși Cateraar W oferă mâncăruri mai puțin vegane, și ele ar fi o opțiune bună. Cercetările efectuate la începutul acestui an arată că 40% dintre angajații noștri sunt vegetarieni, 10% sunt vegani și 2% dintre angajații noștri urmează o dietă fără gluten. ”
Fa un plan. Descrieți fiecare pas care trebuie făcut pentru a pune în aplicare propunerea. Indicați pentru fiecare etapă care sunt costurile asociate cu acel pas și care este timpul de plumb. Fii transparent în ceea ce privește costurile și care depind de anumiți factori. Dacă doriți, puteți număra pașii. Apoi furnizați informații mai detaliate. Nu supraestimați rezultatele propunerii dvs. Indicați cât mai obiectiv posibil care sunt randamentele așteptate. - ”Pentru a schimba furnizorul de servicii de catering, este necesar să: 1. Anulați contractul actual cu Caterer Y; 2. Invitați Caterer W și Caterer Z pentru o sesiune de probă; 3. Faceți o alegere pentru unul dintre cei doi catering; 4. Încheiați un contract cu distribuitorul selectat. Se așteaptă ca costurile noului contract să fie comparabile cu costurile contractului actual cu Caterer Y. Dacă respectăm perioada de preaviz convenită în contractul curent cu Caterer Y, nu există costuri asociate cu anularea. Prin urmare, trecerea la un alt furnizor poate fi neutră din punct de vedere al costurilor, cu posibile efecte pozitive asupra satisfacției angajaților, deoarece oferta în cantină este crescută. ”
Spuneți ce obiecții ar putea exista. Arătați că vă dați seama că există obiecții posibile la propunere. De exemplu, este de așteptat rezistență de la angajați? Poate că unii colegi sunt mari fani ai curierului actual. Indicați ce se poate face pentru a elimina orice obiecții și a minimiza riscurile. 
Indicați ce este necesar pentru punerea în aplicare a propunerii. Dacă propunerea dvs. înseamnă că trebuie achiziționate articole sau trebuie implementați angajați suplimentari pentru implementare, vă rugăm să indicați acest lucru. De asemenea, indicați ce timp este necesar. Puteți face acest lucru sub forma unei liste de verificare. De exemplu: - „Obligatoriu: grup de lucru care evaluează diferiții furnizori de catering (4 angajați din diferite părți ale organizației), 2 ore pentru sesiunea de probă, 3 ore pentru pregătirea raportului de evaluare.”
Încheiați cu principalele beneficii. Orice schimbare ați propune, repetați-o la final. Rezumați cele mai importante trei puncte și încheiați cu o propoziție sumară. Gândiți-vă la acest lucru ca la rezumatul executiv. De exemplu: - După cum arată această propunere, Caterer Y a redus gama de feluri de mâncare în ultimii 7 ani. Caterer W și Caterer Z oferă o gamă mai mare la același cost. Vă recomandăm să organizați o sesiune de probă cu acești doi furnizori de servicii cu scopul de a selecta un nou furnizor de servicii pentru compania noastră. Se așteaptă ca acest lucru să crească satisfacția și păstrarea angajaților. "
- Identificați beneficiile financiare și cantitative. De exemplu, inovația dvs. are ca rezultat economii de costuri? Apoi indicați asta.
- Identificați beneficiile calitative. Uneori, avantajele unei propuneri nu pot fi indicate cu cifre dure. De exemplu, dacă propunerea dvs. sporește satisfacția angajaților, vă rugăm să indicați acest lucru. Beneficiile calitative pot fi la fel de valoroase ca cele cantitative.
Partea 2 din 2: Trimiterea propunerii dvs.
Solicitați citirea unui coleg. Rugați un coleg să vă ofere feedback cu privire la propunerea dvs. Poate colegul tău este pe deplin de acord cu propunerea ta. Dacă colegul dvs. nu este pe deplin de acord cu propunerea dvs., gândiți-vă la obiecțiile lor. Dacă credeți că obiecțiile sunt justificate, ajustați-vă propunerea. Dacă credeți că obiecțiile sunt justificate în sine, dar nu conduc la o concluzie diferită, vă rugăm să menționați obiecțiile în secțiunea în care explicați eventualele obiecții la propunere. 
Răsturnați. Odată ce propunerea dvs. este gata și ați fost corectată de altcineva, parcurgeți-o din nou temeinic. Toate propozițiile rulează bine, nu există erori de ortografie, este suficient de concisă? Nu doriți ca propunerea dvs. să fie prea lungă, deoarece este posibil ca conducerea să nu o citească. Un maxim de două pagini este o lungime frumoasă. 
Trimiteți propunerea către conducere. Odată ce propunerea dvs. este completă, stabiliți cui să o trimiteți. În unele organizații este clar cine are cuvântul de spus cu privire la un anumit subiect. Acest lucru este mai puțin clar în alte organizații. Întrebați pe cine să contactați. Deseori secretarii sunt conștienți de acest lucru. - Odată ce găsiți persoana potrivită, încercați să programați o întâlnire fizică cu aceasta pentru a discuta propunerea. În acest fel, primiți mai multă atenție pentru propunere decât atunci când o trimiteți pe hârtie sau prin e-mail.
