Conţinut

• A calca
• Metoda 1 din 3: Răspundeți la mesaje text
• Metoda 2 din 3: Vorbește cu cineva în persoană
• Metoda 3 din 3: Răspundeți cu un e-mail

Modul în care răspunzi la cineva poate afecta modul în care el sau ea și alte persoane vă privesc. Din fericire, poți afla cum și când să răspunzi pentru a te îmbunătăți. Când vorbiți cu cineva în persoană, este important să îi acordați atenție și să permiteți persoanei să își exprime gândurile înainte de a da un răspuns informat. Într-o conversație prin mesaje text, există câteva reguli nerostite pe care trebuie să le urmați pentru a comunica cu succes. E-mailul este un mod mai formal de comunicare cu eticheta profesională pe care trebuie să îl urmați pentru a transmite informații în mod eficient și a răspunde în mod adecvat.

A calca

Metoda 1 din 3: Răspundeți la mesaje text

1. Folosiți un limbaj simplu atunci când trimiteți mesaje text. E-mailurile, scrisorile și chiar conversațiile față în față pot fi structurate mult mai formal. Datorită naturii scurte și limitate a mesajelor text, un limbaj mai relaxat este adesea mai potrivit și conferă conversației o notă mai personală.
   • De exemplu, puteți utiliza „t” în loc de „it” pentru a economisi spațiu, introduceți un mesaj mai repede și transmite un ton relaxat.
   • Regulile de punctuație sunt adesea mult mai îngăduitoare în mesajele text. De exemplu, respectarea strictă a utilizării virgulelor poate face ca conversația să pară artificială și formală.
   • Nu presupuneți întotdeauna că o conversație prin mesaje text poate fi atât de întâmplătoare, dar dacă cealaltă persoană folosește un limbaj obișnuit, puteți răspunde în același mod pentru a-i face să se simtă confortabil.
2. Puneți întrebări deschise pentru a menține o conversație. Dacă doriți să mențineți conversația prin mesaje, să puneți întrebări deschise îl puteți ajuta pe celălalt să spună mai multe și să obțină opinia sa despre ceva. A pune întrebări care necesită doar un scurt da sau nu poate opri o conversație.
   • De exemplu, dacă vorbești cu cineva despre o problemă de afaceri, i-ai putea întreba ceva de genul „Ce părere ai despre noul proiect?”
   • Dacă doriți să înțelegeți ce crede cineva despre un subiect, încercați să scrieți ceva de genul „Sunt de acord, dar de ce credeți că este așa?”
3. Evitați să trimiteți răspunsuri scurte sau cu un singur cuvânt. Textele ar trebui să fie relativ scurte, dar răspunsurile scurte sau bruște te pot face să te simți supărat pe cealaltă persoană. Dacă răspundeți la un mesaj de la o altă persoană, dați-i un răspuns real care are cel puțin una sau două propoziții.
   • Uneori este perfect acceptabil să răspunzi cu „ok” dacă are sens în context. Dar evitați un singur "k" ca răspuns, deoarece acest lucru poate părea scurt și grosolan.

   Bacsis: Dacă, în general, dați răspunsuri scurte, poate avea sens să continuați să faceți acest lucru.

   
   
4. Utilizați punctuația și emoticoanele pentru a transmite un ton. Natura impersonală a mesajelor text permite oamenilor să interpreteze un ton sau o emoție prin abrevieri. Vă puteți transmite clar semnificația, incluzând punctuația și emoticoanele, dacă mesajul dvs. pare ambiguu.
   • De exemplu, puteți răspunde cu „Am înțeles, mulțumesc. :) "pentru ca mesajul să nu te facă să te simți supărat sau scurt.
   • Uneori, o perioadă la sfârșitul unui cuvânt sau frază poate părea că ești frustrat. De exemplu, poate suna mult mai relaxat să spui „Nu, nu” decât să spui „Nu”. Nu. ”
5. Citiți din nou mesajul înainte de al trimite. Înainte de a accesa trimiterea, luați un moment pentru a examina mesajul. Verificați dacă există greșeli de tipar și asigurați-vă că transmiteți informațiile în mod corespunzător și că utilizați tonul corect.
   • După ce ați trimis un mesaj, nu îl puteți prelua înapoi! Deci, este mai bine să vă verificați SMS-ul în avans.
6. Nu trimiteți mai multe mesaje la rând. Notificările multiple și o serie de mesaje text pot enerva și frustra destinatarul. În loc să trimiteți mai multe mesaje scurte, trimiteți un comentariu care include tot ce doriți să spuneți.
   • Este în regulă să adăugați un alt mesaj dacă ați uitat să menționați ceva sau dacă doriți să clarificați ceva.
   • Dacă cineva nu răspunde la două mesaje consecutive, este posibil să nu dorească să vorbească cu tine sau să nu vorbească cu telefonul. Oricum, acordați celuilalt timp și spațiu pentru a răspunde.
7. Solicitați să sunați dacă conversația devine prea complicată pentru un mesaj text. Mesajele text sunt menite să fie scurte și la obiect. Dacă un mesaj text este prea limitat pentru a-ți exprima în mod adecvat gândurile, roagă persoana să te sune, astfel încât să poți detalia despre acest subiect sau să îl discuți pe deplin.
   • Încercați să trimiteți mesaje text de genul „Acest lucru ar fi mai ușor de explicat prin telefon. Dă-mi un telefon dacă ai timp, mulțumesc! "

Metoda 2 din 3: Vorbește cu cineva în persoană

1. Ascultați cu atenție când cineva vă vorbește. Când cineva vorbește cu tine, ia contact vizual cu el și fii atent la ceea ce îți spune. Acest lucru arată că ascultați și înțelegeți ce încearcă să spună celălalt.
   • Concentrați-vă atenția pe difuzor, astfel încât acesta să se simtă confortabil.
   • Înclină-te înainte sau roagă persoana să continue să vorbească într-un loc mai liniștit dacă ai probleme cu auzul a ceea ce se spune.
2. Acordați atenție indicațiilor nonverbale. Limbajul corpului poate spune la fel de mult ca cuvintele. Când cineva vorbește cu tine, fii atent la limbajul corpului pentru a-ți face o idee mai bună despre cum să răspunzi.
   • De exemplu, dacă cineva continuă să privească în jur sau se clatină pe picioare, poate fi nervos sau speriat. Apoi, puteți întreba dacă persoana este în regulă, în loc să răspundă la ceea ce spune.
   • De asemenea, ascultați cum se spune ceva. Dacă cineva vorbește tare sau agresiv, atunci acea persoană poate reacționa furios sau agresiv la conversație. Este posibil să trebuiască să adoptați o abordare diferită atunci când răspundeți pentru a împiedica situația să se intensifice.
3. Evitați să vă planificați răspunsul în timp ce cineva vorbește. Dacă sunteți atât de entuziasmați sau dornici să răspundeți înainte ca cineva să termine de vorbit, el sau ea va observa și se poate enerva sau enerva. Așteptați până când cealaltă persoană a terminat de vorbit și ați auzit tot ceea ce persoana a vrut să spună înainte de a începe să vă planificați răspunsul.
   • Este foarte nepoliticos să întrerupi pe cineva cu propriile gânduri în timp ce vorbește.

   Bacsis: În timp ce cineva vorbește, notează mental punctele principale la care intenționezi să răspunzi, dar fii atent la restul poveștii tale, astfel încât să poți veni cu un răspuns inteligent sau lin.

   
   
4. Așteptați ca cealaltă persoană să termine de vorbit înainte de a spune ceva. Dacă vorbești cu cineva, pune-i să-și termine povestea înainte de a răspunde. În acest fel, aveți toate faptele și informațiile pe care persoana a vrut să le transmită, astfel încât să puteți da un răspuns informat și atent.
   • Uneori, oamenii vor adăuga o informație suplimentară după ce vor termina cu gândul lor. De exemplu, s-ar putea să spună ceva de genul „Oh, așteaptă, am uitat să spun ceva”. Apoi, lasă-i să termine ce au vrut să spună.
5. Gândiți-vă la răspunsul dvs., astfel încât să îl puteți transmite cu încredere. Înainte de a răspunde, acordați-vă un moment pentru a vă gândi la toate informațiile care vi s-au dat. Dacă dați un răspuns care nu este bine gândit, acesta poate arăta persoanei că nu ascultați cu adevărat ceea ce a spus el sau ea.
   • A lua un moment pentru a reflecta asupra răspunsului dvs. vă va permite, de asemenea, să oferiți un răspuns inteligent.
6. Puneți întrebări dacă aveți nevoie de clarificări sau mai multe informații. Dacă nu ai putut auzi sau înțelege ceea ce a spus cineva, încearcă să nu răspunzi cu o interpretare parțială sau incorectă. Mai degrabă întrebați ce a spus sau a vrut să spună cealaltă persoană, astfel încât să puteți da un răspuns real.
   • Dacă nu sunteți sigur la ce face cineva sau dacă doriți să îi permiteți să îi explice ce înseamnă cu adevărat înainte de a răspunde, puneți o întrebare deschisă de tipul „Ce vrei să spui cu asta?”
   • Nu este niciodată greșit să ceri cuiva să spună ceva din nou dacă nu ai înțeles pe deplin cele spuse.
7. Vorbește direct și clar atunci când răspunzi. După ce te-ai gândit la ceea ce ți-a fost spus și te-ai gândit la modul în care vrei să răspunzi, vorbește clar și încrezător. Nu folosiți un limbaj vag sau contradictoriu pentru a încerca să sunați mai inteligent sau mai inteligent. Oamenii apreciază sinceritatea, așa că dați-le un răspuns autentic care să le arate că sunteți interesat și că înțelegeți persoana respectivă.
   • Asigurați-vă că acordă atenție, astfel încât să nu trebuie să vă repetați.
   • Observați dacă altcineva vrea să spună ceva și acordați-i spațiul pentru a face acest lucru.
   • De asemenea, solicitați persoanei să răspundă la ceea ce ați spus. Nu plecați sau terminați conversația imediat după ce aveți șansa de a vorbi.
8. Rețineți că cineva nu este de acord cu dvs. Chiar dacă te-ai gândit la ceea ce ai vrut să spui, există întotdeauna posibilitatea ca cineva să nu fie de acord cu tine. Este în regulă! Fiți pregătit doar pentru ca cineva să vă conteste sau să vă disprețuiască cuvintele.
   • Păstrați-vă calmul și nu vă pierdeți cumpătul atunci când cineva încearcă să vă provoace.
   • Puneți-i pe cineva să își exprime convingerile și opiniile. Nu încercați să forțați pe nimeni să vă accepte părerea.

Metoda 3 din 3: Răspundeți cu un e-mail

1. Răspundeți la un e-mail în 48 de ore. Este important să răspundeți la un e-mail în timp util, din curtoazie și profesionalism. Nu trebuie să răspundeți imediat, ci în termen de două zile.
   • Chiar dacă e-mailul nu a avut nimic de-a face cu dvs. sau a fost trimis incorect, cel mai bine este să răspundeți expeditorului (interval exclus), astfel încât să știe că nu sunteți persoana potrivită.
2. Utilizați un mesaj de întâmpinare profesional într-un răspuns prin e-mail. E-mailurile sunt adesea mai formale decât un mesaj text sau un apel telefonic. Porniți-vă e-mailul cu „Bună ziua” sau „Bună” în fața numelui persoanei pentru a deschide corect e-mailul.
   • Dacă persoana la care răspundeți preferă un anumit salut sau cere să fie apelată pe nume, faceți acest lucru. De exemplu, dacă persoana preferă să utilizați versiunea scurtată a numelui său sau a acestuia, cum ar fi „Rob” în loc de „Robert”, faceți acest lucru.
3. Utilizați semnele de exclamare cu ușurință. Răspunsul dvs. la adresa dvs. de e-mail trebuie să fie corect în gramatică, ortografie și punctuație. Cu toate acestea, utilizarea excesivă a semnului exclamării vă poate face să păreați nesincer sau prea entuziast. Evitați utilizarea acestuia, cu excepția cazului în care este adecvat.
   • Un semn de exclamare este o modalitate excelentă de a felicita sau de a transmite entuziasm, dar dacă le folosești prea mult, își vor pierde efectul.
4. Evitați fonturile ciudate dintr-un e-mail. Păstrați selecția de font într-un font clasic, astfel încât e-mailul dvs. să pară profesional. Nu utilizați fonturi multicolore sau un font precum Comic Sans atunci când trimiteți un e-mail.
   • O alegere clasică este utilizarea unui Arial de 10 sau 12 puncte sau Times New Roman.
5. Acordați atenție cui altcineva trimiteți e-mailul ca CC (o copie). De multe ori poate fi util să copiați e-mailul către alte persoane în același timp, astfel încât să le puteți include într-o discuție. Un CC inutil pentru un supraveghetor sau coleg poate într-adevăr supăra sau supăra persoana la care răspundeți inițial.
   • Dacă este necesar să includeți pe altcineva în lanțul de e-mail, puteți utiliza opțiunea „copie oarbă” sau „BCC”, astfel încât destinatarii să nu știe cine altcineva a primit un e-mail.
6. Decideți la cine doriți să răspundeți într-un e-mail de grup. Dacă răspunsul corect este să răspundeți tuturor celor din mesajul de grup, selectați „Răspundeți tuturor” atunci când trimiteți răspunsul. Dar dacă trebuie să întrebați sau să explicați o anumită temă sau problemă unei persoane, răspundeți imediat la acea persoană.
   • Dacă există un grup mare de oameni în lanțul de e-mail, dar trebuie să răspundeți doar câtorva, alegeți acei oameni la care să răspundeți.
7. Nu trimiteți un e-mail doar pentru a spune mulțumiri decât dacă este necesar. Nu sunt necesare e-mailuri scurte care nu contribuie la o conversație. Cu excepția cazului în care expeditorul vă solicită să confirmați că ați primit și ați înțeles un e-mail, trimiterea unui e-mail cu „Mulțumesc” este inutilă și plictisitoare.

   Bacsis: Dacă expeditorul vă trimite o chitanță de citire, confirmați că ați primit e-mailul făcând clic pe opțiunea de a le trimite o chitanță de returnare.

   
   
8. Corectați-vă e-mailul și verificați e-mailul destinatarului înainte de a-l trimite. O greșeală ortografică sau gramaticală poate face ca e-mailul dvs. să pară neprofesionist. Vă rugăm să luați un moment pentru a citi răspunsul dvs. înainte de a da clic pe Trimiteți. Verificați ortografia și gramatica corectă și asigurați-vă că trimiteți mesajul persoanei corecte.
   • Nu vă bazați orbește pe verificatorul ortografic pentru a corecta totul!
   • Citiți e-mailul cu voce tare înainte de a-l trimite, pentru a putea auzi cum sună.
   • Programele de e-mail introduc adesea automat adrese de e-mail pe măsură ce tastați în bara de adrese a destinatarului, ceea ce poate duce la trimiterea accidentală a unui e-mail către persoana greșită.