Conţinut

• Pași
• Sfat
• Avertizare

Aveți nevoie să scrieți o scrisoare profesională și politicoasă? Majoritatea mesajelor de lucru sunt pre-formatate și ușor de copiat, trebuie doar să schimbați conținutul mesajului. E-mailul de afaceri trebuie să includă întotdeauna data, informațiile despre expeditor, destinatar și câteva paragrafe în corpul mesajului. Doriți să scrieți o imagine, vă rugăm să urmați pașii de mai jos și să corectați punctele necesare pentru a corespunde standardelor companiei dvs.

Pași

Partea 1 din 4: Mesajul de deschidere

1. 

   Înțelegeți formatul. Indiferent de ce este scrisoarea dvs., există câteva standarde pentru apariția scrisorii pe care trebuie să le urmați. Scrisorile de afaceri ar trebui să fie dactilografiate și scrise într-un font popular precum Arial sau Times New Roman. Trebuie să evidențiați manual paragrafele din mesaje. Asta înseamnă că începeți un nou paragraf tastând de două ori tasta „return”. Nu utilizați comanda indentare pentru a evidenția paragrafele.
   • Lăsați marginea de aproximativ 2 cm pe toate marginile.
   • E-mailul ar trebui, de asemenea, să fie scris cu fonturi populare. Nu utilizați fonturi care imită scrierea de mână sau să fie colorate, cu excepția alb-negru în poșta de serviciu.

2. 

   
   
   Alegeți tipul corect de hârtie. Scrisoarea de lucru trebuie să fie tipărită pe dimensiunea hârtiei de 22cm x 28cm („dimensiunea scrisorii”). Dacă nu vă aflați în SUA, puteți utiliza hârtie format A4. Unele contracte lungi pot fi tipărite pe hârtie de 22cm x 36cm („dimensiune legală”).
   • Dacă tipăriți pentru expediere, ar trebui să o imprimați pe antetul companiei. Acest lucru conferă scrisorii un aspect mai profesional și oferă, de asemenea, logo-ul companiei dvs. și informații de contact.

3. 

   
   
   Furnizați informații despre compania dvs. Furnizați numele și adresa companiei, în care fiecare parte a adresei este scrisă pe un rând diferit. Dacă sunteți proprietar sau lucrător independent, înlocuiți numele companiei cu propriul dvs. nume sau scrieți numele dvs. deasupra acestuia.
   • Dacă compania dvs. are un antet proiectat, îl puteți folosi în loc să introduceți numele și adresa companiei.
   • Dacă tastați adresa dvs., trebuie să aliniați la dreapta sau la stânga în partea de sus a paginii, în funcție de preferințele dvs. și ale companiei dvs.
   • Dacă trimiteți mesaje la nivel internațional, tastați numele țării cu majuscule.

4. 

   
   
   Adăugați data. Scrierea completă a datei este cea mai profesională alegere. De exemplu, puteți scrie „1 aprilie 2012” sau „1 aprilie 2012”. Data trebuie lăsată justificată, cu câteva rânduri sub adresa expeditorului.
   • Dacă scrisoarea dvs. este scrisă în câteva zile, lăsați data la care ați terminat scrisoarea.

5. 

   Furnizați informații despre destinatar. Scrieți numele complet al destinatarului, titlul (dacă există), numele companiei și adresa poștală și împărțiți aceste informații în rânduri separate. Dacă este necesar, adăugați un număr de referință. Informațiile destinatarului trebuie lăsate justificate cu câteva rânduri sub dată.
   • Cel mai bine este să trimiteți o scrisoare unei persoane identificate. Astfel, persoana către care trimiteți mesajul vă poate răspunde. Dacă nu știți numele persoanei căreia ar trebui să o trimiteți prin poștă, faceți o mică verificare. Puteți apela compania lor pentru a solicita numele și titlul exact al persoanei.

6. 

   Alegeți un salut. Un salut este un punct de respect pentru destinatarul scrisorii, iar felul în care este utilizat depinde dacă știți persoana la care trimiteți mesajul, cât de mult îi cunoașteți și cât de solemnă este scrisoarea. . Puteți lua în considerare următoarele opțiuni:
   • „Cui îi poate interesa” (Celor implicați) Doar cand Nu știți cui, mai ales cui doriți să trimiteți mesajul.
   • Dacă nu cunoașteți destinatarul e-mailului dvs., începând cu „Stimate Domn / Doamnă” (Stimate Domn / Doamnă) este o opțiune sigură.
   • De asemenea, puteți utiliza titlul și numele destinatarului, de exemplu „Draga dr. Smith” (Draga profesor Smith).
   • Dacă cunoașteți bine destinatarul e-mailului și aveți o relație strânsă cu aceștia, îi puteți apela după nume, cum ar fi „Dragă Susan”.
   • Dacă nu sunteți sigur de sexul destinatarului mesajului, pur și simplu introduceți numele complet, de ex. „Dragă Kris Smith” (Bună ziua Kris Smith).
   • Nu uitați să tastați o virgulă după salut sau două puncte după „Cui îi poate interesa”.
   publicitate

Partea 2 din 4: Compunerea conținutului mesajului

1. 

   Direct la problemă. Timpul este bani, după cum spune maximul, majoritatea antreprenorilor urăsc să piardă timpul. Prin urmare, conținutul scrisorii ar trebui prezentat pe scurt și profesional. Scrieți o scrisoare în care destinatarul o poate citi rapid ajungând direct la subiect și rezumându-vă părerea în primul paragraf. De exemplu, ați putea începe întotdeauna cu „Vă scriu despre ...” (îi scriu despre ...) și începeți de acolo.
   • Nu utilizați un limbaj texturat, mari lovituri sau propoziții lungi și rotunde - ar trebui să comunicați ceea ce trebuie să spuneți cât mai concis și clar posibil.
   • Exprimă-l convingător. Se pare că majoritatea scopului scrierii unei scrisori este de a convinge cititorul să facă ceva: să se răzgândească, să corecteze o greșeală, să trimită bani sau să ia măsuri. Încercați să convingeți destinatarul mesajului să facă ceea ce doriți.

2. 

   Folosește pronumele persoană. În mod ideal, ar trebui să utilizați pronumele persoană „eu” (eu), „noi” (noi) și „voi” (voi) în scrisoarea dvs. Descrieți-l ca „eu” (eu) și numiți-l pe cititor „voi” (prieten / bunic / bunică / frate / soră).
   • Rețineți dacă scrieți în numele unei organizații. Dacă oferiți o perspectivă de creștere pentru compania dvs., ar trebui să utilizați „noi” (noi) pentru a informa cititorii dvs. că vorbiți pentru companie. Dacă scrii despre părerea ta personală, folosește „eu” (eu).

3. 

   
   
   Scrie clar, concis și concis. Anunțați cititorii dvs. exact ce doriți să spuneți. Cititorii vor răspunde rapid la mesajul dvs. numai dacă conținutul mesajului dvs. este clar. În special, dacă doriți ca cititorii să tragă concluzii sau să ia măsuri ca răspuns la scrisoarea dvs., spuneți-le. Explicați teza în modul cel mai concis.

4. 

   
   
   Folosiți propoziții active. Când descrieți o situație sau faceți o cerere, utilizați mai degrabă activ decât pasiv. Propozițiile pasive pot face ca scrisoarea dvs. să fie întunecată sau să nu specifice persoana implicată. În plus, propoziția activă este simplificată și mai simplă. De exemplu:
   • Propoziție pasivă: Ochelarii de soare nu sunt proiectați sau fabricați în funcție de durabilitatea lor.
   • Declarație proactivă: Compania dvs. proiectează și produce ochelari de soare, indiferent de durabilitatea acestora.

5. 

   
   
   Fii în mod corespunzător cu mintea deschisă. Scrisorile sunt scrise de ființe umane și se adresează oamenilor, așa că evitați literele rigide, dacă este posibil. Nu puteți construi o nouă relație cu o scrisoare non-personală și lipsa de deschidere. Cu toate acestea, evitați să folosiți limbaj sau argou colocvial, cum ar fi expresiile „știți” (știți), „vreau să spun” (vreau să spun) sau „vrei” (vrei să faci - scurtează „vrei”). mare'). Păstrează-ți tonul serios, dar prietenos și entuziast.
   • Dacă cunoașteți bine destinatarul, ar trebui să aveți o linie de urări frumoase pentru ei în mod informal.
   • Folosiți-vă propria judecată atunci când decideți în ce măsură să vă exprimați. Uneori, un pic de umor te poate ajuta să faci o afacere reușită, dar ai grijă când o tachinezi poate fi o greșeală.

6. 

   Politicos și politicos. Chiar dacă scrieți o scrisoare pentru a vă plânge sau a vă exprima îngrijorarea, puteți fi în continuare politicos. Puneți-vă în locul receptorului și veniți cu ideile pe care le-ați venit, într-un mod sensibil pentru ca cititorii să vadă că sunteți întotdeauna entuziaști și dispuși să ajutați.
   • De exemplu, ați putea face o plângere aspră ca aceasta: „Cred că ochelarii de soare sunt răi și nu îi voi mai cumpăra niciodată.” Cu toate acestea, puteți scrie într-un mod mai curtenitor: „ Sunt dezamăgit de produsul de ochelari de soare al companiei dvs. și intenționez să cumpăr ochelari în altă parte în viitor.

7. 

   Utilizați șablonul de antet „a doua pagină” pentru pagini suplimentare. Majoritatea scrisorilor de afaceri ar trebui să fie scurte pe o singură pagină. Dar dacă problema despre care vorbiți este mai lungă, cum ar fi un contract sau o problemă juridică, este posibil să mai aveți nevoie de câteva pagini. Utilizați șablonul cu antet „a doua pagină”, care are de obicei o adresă prescurtată și același tip de hârtie ca antetul cu antet al primei pagini.
   • Numerotarea paginilor se află în partea de sus a paginii cu a doua pagină și a paginilor următoare. De asemenea, puteți adăuga nume și date destinatar.

8. 

   Rezumatul conținutului. În ultimul paragraf, rezumați principalele puncte și indicați clar pașii din planul dvs. de acțiune sau la ce să vă așteptați de la destinatarul mesajului. Rețineți că destinatarul vă poate contacta pentru a întreba sau a vorbi, mulțumiți-le pentru interesul lor față de scrisoare și problema dvs. publicitate

Partea 3 din 4: Încheierea scrisorilor

1. 

   Alegeți propoziția finală. Propoziția finală, ca un salut, arată respect față de destinatarul scrisorii și gradul de solemnitate al scrisorii. „Cu sinceritate” sau „Cu sinceritate” este de obicei o alegere sigură; S-ar putea să luați în considerare alte opțiuni, cum ar fi „Cu cordialitate”, „Cu respect” (Cu respect), „Cu respect” și „Cu adevărat” (Cu stimă). De asemenea, puteți alege un final puțin mai formal, dar profesional, precum „Toate cele bune”, „Cele mai bune urări”. , „Cu căldură” și „Mulțumesc” și „Mulțumesc”. Folosiți virgule după propoziție.

2. 

   Semn. Lăsați aproximativ patru rânduri goale, apoi semnați-l. Semnați-vă semnătura după imprimarea scrisorii sau dacă o trimiteți prin e-mail, scanați-vă imaginea semnăturii și lipiți-o în această parte a mesajului. Ar trebui să alegeți cerneală albastră sau neagră pentru semnătură.
   • Dacă semnezi o scrisoare în numele cuiva, scrie „pp:” în fața semnăturii tale. „Pp” înseamnă „per procurationem” (cum ar fi „de agenție” sau „în numele”).

3. 

   Introduceți numele dvs. și informațiile de contact. Sub semnătura dvs., introduceți numele complet, titlul, numărul de telefon, adresa de e-mail și orice metode de contact posibile. Fiecare informație este scrisă pe o linie separată.

4. 

   Adăugați abrevierea dactilografului. Dacă altcineva decât dvs. a tastat scrisoarea, ar trebui să adăugați inițialele acestei persoane sub semnătură. Uneori, erau incluse inițialele persoanei care a scris scrisoarea. Prin urmare, este important să se facă distincția între persoana care a scris scrisoarea și care a scris scrisoarea.
   • De exemplu, dacă tocmai ați adăugat inițialele dactilografului, scrieți-le cu litere mici: mj
   • Dacă adăugați inițialele scriitorului, scrieți-le cu majuscule și inițialele dactilografului cu litere mici: RW: mj. De asemenea, puteți utiliza o bară între cele două abrevieri: RW / mj.

5. 

   Notați documentele atașate. Dacă atașați un document pentru ca destinatarul să îl vadă, adnotați-l câteva rânduri sub informațiile dvs. de contact, notând numărul și tipul documentului. De exemplu, ați putea scrie: „Incinte (2): CV, broșură” („Atașament (2): CV, broșură”).
   • De asemenea, puteți abrevia „Carcase” ca „Carcase”. sau „Enc.”.

6. 

   Adăugați destinatari. Dacă trimiteți o copie a scrisorii unei alte persoane, ar trebui să includeți numele acestei persoane în scrisoare. Puteți adnota tastând „cc:” sub linia „Carcase”, „cc” înseamnă „copie de curtoazie”, cu numele și titlul persoanei („cc” pentru „Copie carbon” (copie carbon) atunci când litera este tastată pe hârtie carbon).
   • De exemplu, scrieți: „cc: Mary Smith, vicepreședinte de marketing” („Dragă: Mary Smith, director adjunct de marketing”).
   • Dacă doriți să adăugați un alt destinatar, tastați numele unei a doua persoane direct sub numele primei persoane și nu aveți nevoie de „cc:”.
   publicitate

Partea 4 din 4: Gata

1. 

   Editați-vă mesajul. Aspectul este elementul cheie pentru un scriitor profesionist. Cu siguranță cititorul va vedea cu ușurință că sunteți competent și responsabil, corectând cele mai mici defecte din scrisoare. Puteți rula comanda de ortografie pentru a verifica ortografia cuvântului, dar puteți verifica citind cu atenție scrisoarea înainte de a trimite.
   • Mă întrebam dacă scrisoarea era clară și concisă. Există un paragraf cu mai mult de trei sau patru propoziții? Dacă da, puteți șterge paragrafe inutile.
   • Dacă scrisoarea este cu adevărat importantă, puteți cere unui prieten sau coleg să o verifice rapid. Uneori, doar doar câteva secunde pentru a citi vă poate ajuta să identificați greșeli sau formulări stângace pe care poate nu le-ați văzut.

2. 

   Nu capsați corespondența. Dacă mesajul are mai multe pagini, evitați capsarea mesajului. Dacă doriți să vă asigurați că paginile sunt aliniate corect, folosiți agrafa din stânga sus.

3. 

   Mailing. Dacă trimiteți prin e-mail, utilizați un plic pentru afaceri. Dacă este disponibil plicul imprimat cu sigla companiei, utilizați plicul. Imprimați clar adresa de retur și adresa destinatarului. Îndoiți litera în trei părți, astfel încât atunci când destinatarul deschide mesajul, prima parte a mesajului se pliază în partea de sus și apoi se deschide în partea inferioară. Asigurați-vă că aveți suficiente timbre, apoi trimiteți-le.
   • Dacă simțiți că adresa scrisă de mână este murdară și nu se potrivește stilului dvs. profesional, tastați adresa în cuvânt, introduceți plicul în imprimantă și imprimați adresa pe plic.
   • Dacă scrisoarea este extrem de importantă și / sau urgentă, trebuie să o trimiteți prin curier.
   • Dacă doriți să trimiteți mesajul prin e-mail, convertiți-l în format HTML sau salvați mesajul ca PDF pentru a păstra formatul. Cu toate acestea, corespondența pe hârtie este mai bună.
   publicitate

Sfat

• Folosiți un stilou bun pentru a semna litere.
• Rapid. Dacă nu puteți răspunde la solicitarea expeditorului în decurs de o săptămână, spuneți-i despre aceasta și anunțați-i când pot primi un răspuns de la dvs.
• Concentrați-vă asupra aspectelor pozitive. Vorbește despre lucrurile pe care le poți face, nu despre lucrurile pe care nu le poți face. De exemplu, dacă nu aveți un articol în stoc, nu spuneți clientului că nu le puteți îndeplini comanda, în schimb, spuneți că produsul este popular, astfel încât partea dvs. să fie epuizată. . Apoi spuneți-le când le puteți oferi produsul.
• Dacă scrieți o scrisoare cu mult conținut, ar trebui mai întâi să enumerați aceste lucruri.
  • Enumerați toate lucrurile pe care doriți să le acoperiți. Nu vă faceți griji cu privire la comandă.
  • Pentru fiecare conținut, enumerați cuvintele cheie, exemple, argumente și fapte.
  • Examinați conținutul din schița dvs., astfel încât să fie adecvat scopului dvs. și al publicului dvs.
  • Eliminați orice problemă fără legătură.
  • Aranjați informațiile în ordinea cea mai bună pentru cititor.

Avertizare

• Nu scrie scrisori cu propoziții măgulitoare. Un compliment real este acceptabil, dar dacă îl faci în exces, cititorul va simți că lucrezi prin măgulire, nu prin abilitatea ta.
• Nu folosiți un ton prea dur și impunător. Amintiți-vă, încercați să consolidați sau să inițiați o relație profesională cu o scrisoare de afaceri.