Conţinut

• Pași
• Partea 1 din 3: Ia timp să sortezi
• Partea 2 din 3: Sortarea documentelor și fișierelor
• Partea 3 din 3: Creați fișiere lunare
• sfaturi
• De ce ai nevoie

Organizarea fișierelor de birou poate fi o sarcină dificilă, mai ales dacă aveți un număr mare de fișiere și documente. Dar nu trebuie să fie un proces dureros. Planificarea în avans și luarea deciziilor cu privire la sistemul de fișiere vă pot ajuta să vă organizați fișierele în funcție de nevoile afacerii dvs. și să vă asigurați că căutați documente importante mai eficient. Iată câțiva pași pentru a începe să vă organizați fișierele de birou.

Pași

Partea 1 din 3: Ia timp să sortezi

1. 1 Alocați suficient timp pentru a vă organiza fișierele, astfel încât să nu trebuie să porniți și să vă opriți de mai multe ori. Asigurați-vă că aveți suficiente foldere și comenzi rapide pentru a crea fișiere noi înainte de a începe.

Partea 2 din 3: Sortarea documentelor și fișierelor

1. 1 Împărțiți masa de documente și fișiere pe care doriți să le organizați în pachete mai mici și mai ușor de gestionat.
   • Parcurgeți fiecare pachet în mod individual și aruncați sau rupeți în bucăți orice documente și fișiere de care puteți scăpa pentru a reduce spațiul fișierelor și a minimiza dezordinea.
   • Împărțiți documentele și fișierele pe care doriți să le păstrați în 2 stive diferite: 1 pentru fișierele care trebuie tratate în lunile următoare și 1 pentru fișierele care pot fi arhivate și care nu necesită acces în viitorul apropiat.
2. 2 Stocați dosarele alfabetic dacă aveți fișiere client. De exemplu, dacă fiecare folder este numele unei persoane sau numele companiei, ați putea lua în considerare organizarea alfabetică după numele de familie al persoanelor. Dacă da, asigurați-vă că fiecare filă din fișier este etichetată în mod clar cu numele de persoană al persoanei, urmat de prenumele acesteia. Stocați dosarele în ordine alfabetică, apoi etichetați sertarele dulapului, astfel încât să știți care sertar conține numele de familie cu care literă.
3. 3 Stocați informații pe categorii dacă aveți fișiere pentru diferite părți ale companiei dvs. Este posibil să aveți câteva fișiere pentru facturi, servicii sau contracte, caz în care trebuie să le organizați în diferite categorii pentru a le organiza. Etichetați în mod clar fiecare fișier cu categoria sa corectă și introduceți toate documentele relevante în interior. Este posibil să fie necesar să creați subcategorii, așa că utilizați folderul de stocare suspendat pentru a desemna categoriile și folderele de fișiere pentru subcategorii.
   • Creați un fișier pentru documentele care trebuie tratate urgent, astfel încât să știți unde să găsiți rapid documente importante.
   • Așezați fișierele în dulap cu fișiere temporare în față și fișiere cu fermoar în spate. În acest fel, fișierele cu care vă ocupați mai des vor fi la îndemână imediată.

Partea 3 din 3: Creați fișiere lunare

1. 1 Pe lângă utilizarea metodelor de mai sus, adăugați un set de foldere marcate cu Lună (și An ----). Când nu aveți timp să o faceți imediat, cel puțin introduceți documentele în fișierul lunar, astfel încât să puteți lucra cu informațiile transmise în ordine cronologică. De asemenea, vă asigură că aveți indicii despre unde să începeți să căutați când aveți nevoie de ceva.
   • Fișierele lunare sunt, de asemenea, un loc bun pentru stocarea documentelor care nu se potrivesc cu adevărat în alte categorii.
2. 2 La sfârșitul anului, uitați-vă la ceea ce a mai rămas în dosarele lunare și este posibil să găsiți un model - și un nou grup de fișiere (numele categoriei) care lipsește din sistemul dvs. Creează un fișier pentru ea în noul an.
3. 3 Capsați restul informațiilor pentru luna respectivă. Stocați într-un singur fișier numit Diverse (Anul ----).

sfaturi

• Odată ce v-ați organizat fișierele de birou, rămâneți organizat. Fii consecvent cu sistemul tău de gestionare a fișierelor și pune totul acolo unde ar trebui să fie.
• Aruncați, reciclați sau rupeți în bucăți documente de care nu aveți nevoie pentru a evita confuzia în noul sistem de gestionare a fișierelor.

De ce ai nevoie

• Cabinet de dosare
• Fișiere suspendate
• Dosare
• Etichete (etichete)
• Marcatori