Conţinut

• Pași
• sfaturi
• Avertizări

Pentru organizarea corectă a muncii la birou, este foarte important să existe un sistem eficient de contabilitate și stocare a documentelor. Indiferent de numărul de persoane care au acces la documente, sistemul ar trebui să fie organizat în așa fel încât toată lumea să poată găsi documentul necesar. Dacă sistemul de înregistrare și stocare a documentelor este dificil de utilizat, atunci veți începe să lăsați toate documentele la îndemână, de teamă să nu le pierdeți în dulapul de înregistrare, drept urmare biroul dvs. va fi presărat cu mormane de hârtii.

Pași

1. 1 Alegeți un sistem de înregistrare. Orice ar fi, în primul rând, trebuie să fie logic pentru a cunoaște locația exactă a fiecărui document. Solutii posibile:
   • Alfabetic. Acest sistem funcționează cel mai bine dacă majoritatea documentelor dvs. conțin numele clienților, pacienților sau clienților.
   • Subiect sau categorii: majoritatea sistemelor sunt organizate în funcție de subiect sau categorie, funcționează excelent atunci când sunt organizate corect, dar foarte confuz atunci când nu sunt organizate corect.
   • Numerotat / cronologic. Acest sistem funcționează cel mai bine pentru documente numerotate sau datate, cum ar fi comenzi de cumpărare sau rețete.
2. 2 Utilizați foldere suspendate în dulapuri. Folderele suspendate nu sunt detașabile, acționează ca suporturi pentru plicuri pe care le veți scoate din cutii.
3. 3 Organizați documentele în stive în categorii. Dacă stiva are mai mult de 5 cm înălțime, împărțiți-o în subcategorii. Dacă stiva este prea mică, combinați-o cu o altă stivă și redenumiți-o. Numele stivelor ar trebui să vă permită să determinați cu ușurință care dintre ele doriți să trimiteți un anumit document.
4. 4 Așezați fiecare teanc într-un plic de hârtie și etichetați clar. Cel mai bine este să utilizați foldere cu file centrate, mai degrabă decât eșalonate pentru a oferi documentelor dvs. un aspect mai curat.
5. 5 Așezați plicuri în dosare suspendate. Pentru majoritatea documentelor, folderele suspendate obișnuite vor funcționa, dar pentru documentele groase sau subcategorizate, utilizați foldere cu fund plat. Puteți aranja folderele în orice ordine, dar de obicei se folosește un sistem alfabetic pentru aceasta.
6. 6 Etichetați folderele suspendate cu aceleași nume ca și plicurile. Aranjați toate filele de plastic din partea stângă a folderului dacă nu utilizați un dulap vertical. În acest din urmă caz, cu folderele de la stânga la dreapta într-un sertar deschis, mai degrabă decât din față în spate, așezați filele din dreapta.
7. 7 Folderele și plicurile de rezervă ar trebui să fie pliate în apropierea dulapului de înregistrare, astfel încât să puteți adăuga oricând rapid un folder când aveți în mână un document care nu aparține folderelor existente. Nu utilizați foldere prea groase sau subțiri. Nu uitați să schimbați numele folderelor atunci când rearanjați documentele.
8. 8 La sfârșitul anului, eliminați toate folderele, etichetați noile foldere de hârtie cu aceleași nume de categorii și plasați-le în dulapurile de înregistrare. Parcurgeți folderele vechi pentru a transfera unele dintre documentele de care aveți nevoie în folderele curente și trimiteți restul la arhivă.

sfaturi

• Poate doriți să faceți foldere cu coduri de culori prin imprimarea etichetelor colorate pe computer pentru a vă arăta dulapul de fișiere mai impresionant. Dar când trebuie să faceți modificări, de exemplu, să adăugați un dosar, puteți deveni frustrat atunci când constatați că ați epuizat folderele de culoarea potrivită și trebuie să semnați folderul manual. Simplitatea este cel mai sigur lucru.

Avertizări

• Nu creați niciodată un teanc numit „Diverse”, altfel nu veți clasifica niciodată aceste documente.
• După organizarea unui sistem de înregistrare, păstrați ordinea în dulapul de înregistrare. Luați timp în fiecare zi pentru a sorta și a elimina documentele de pe birou. Rezistați tentației de a așeza un coș de documente adânc deasupra dulapului dvs., altfel îl veți umple și veți ajunge la un depozit dezordonat.