Conţinut

• A calca
• Metoda 1 din 2: Noțiunile de bază
• Metoda 2 din 2: Conținutul
• sfaturi

Rezumatul este cea mai importantă parte a unui document de afaceri. Este prima (și adesea singura) parte pe care o vor citi alții și ultima parte pe care ar trebui să o scrieți. Este o scurtă prezentare generală a întregului document, concepută pentru a arăta persoanelor ocupate care vor citi documentul dintr-o privire cât de mult să citească și ce măsuri sunt susceptibile de a fi întreprinse.

A calca

Metoda 1 din 2: Noțiunile de bază

1. Înțelegeți că un rezumat este o scurtă prezentare generală a unei piese de afaceri. „Scurt” și „prezentare generală” sunt cuvintele de aici. Rezumatul nu este nicidecum cuprinzător și nici nu înlocuiește piesa originală. Un rezumat nu trebuie să depășească 10% din documentul original. Încercați să obțineți între 5% și 10%.
   • Un rezumat este diferit de un extras. Un extras oferă cititorului o imagine de ansamblu și o orientare, în timp ce un rezumat exprimă mai mult esența și oferă direcție. Extractele sunt utilizate mai des în lucrări academice, rezumate mai mult în scopuri comerciale.
2. Asigurați-vă că respectați liniile directoare pentru stil și structură. Cele mai influente surse rezumative sunt de acord că anumite stiluri și structuri ar trebui să fie aplicate. Acestea includ:
   • Paragrafele trebuie să fie scurte și la obiect.
   • Rezumatele trebuie să fie de înțeles fără a fi citit raportul original.
   • Rezumatele trebuie scrise într-un mod care să se potrivească publicului pentru care este scris textul.
3. Defineste problema. Un rezumat ar trebui să definească o problemă clară, indiferent dacă este vorba de gestionarea lanțului de aprovizionare sau de campanii de marketing în străinătate. Definirea clară a problemei este deosebit de importantă în rezumate, deoarece documentele care stau la baza lor sunt adesea scrise de tehnicieni care nu înțeleg puțin problemele conceptuale. Asigurați-vă că problema este scrisă în cuvinte clare, inteligibile.
4. Oferiți o soluție. O problemă are întotdeauna nevoie de o soluție. Pentru a oferi un obiectiv clar (și un motiv pentru a finanța cauza), trebuie să prezentați soluția în așa fel încât să rezolve în mod eficient problema. Dacă problema dvs. nu este clar definită, soluția dvs. probabil că nici nu are sens.
5. Utilizați imagini, gloanțe, titluri, dacă acest lucru face ca documentul să fie mai ușor de navigat. Un rezumat nu este un eseu; nu trebuie să fie blocuri lungi de text. Dacă sporesc înțelegerea, sunteți pe drumul cel bun:
   • Statuie. O imagine bine prezentată care evidențiază cu exactitate natura problemei clientului poate clarifica nucleul unui rezumat. Stimularea vizualului este adesea la fel de eficientă ca și analiza.
   • Enumerări. Bucățile lungi de informații pot fi împărțite în liste mai ușor de gestionat.
   • Capete. Dacă este necesar, organizați subiectele în rezumat sub titluri. Acest lucru îl va ajuta pe cititor să rămână pe drumul cel bun în timp ce începe rezumatul.
6. Păstrați rezumatul proaspăt și liber de jargon. Jargonul este dușmanul înțelegerii. Este destul de popular în lumea afacerilor. Cuvinte precum „interfață”, „pârghie”, „competențe de bază” și altele asemenea sunt cuvinte care ar trebui evitate. Ele ascund adevăratul sens și fac rezumatul vag și nespecificat.

Metoda 2 din 2: Conținutul

1. Începeți cu documentul original. Deoarece rezumatul rezumă un alt document, trebuie să fiți familiarizat cu piesa originală pentru a putea comprima într-o versiune ușor de gestionat și informativă. Indiferent dacă acel document original este un raport, un plan de afaceri, o propunere, un manual sau altceva, parcurgeți-l și găsiți principalele puncte.
2. Scrieți o scurtă prezentare generală Care este scopul companiei care susține documentul sau al documentului original în sine? Care este scopul?
   • Exemplu: Women World Wide este o organizație non-profit care își propune să conecteze toate femeile din lume prin soluții eficiente la violența domestică și oferind o rețea de sprijin pentru victimele violenței domestice. Operând de la sediul central din Alberta, Canada, s-au primit trimiteri de la femei din 170 de țări din întreaga lume. ”
3. Furnizați un participant sunător. Aceasta este probabil cea mai importantă parte a rezumatului. Într-una sau două propoziții, trebuie să clarificați cititorului ce este atât de special în afacerea dvs. De ce merită atenția, comerțul sau colaborarea persoanelor care citesc rezumatul?
   • Poate că Michael Jordan este un client al tău și ți-a promovat produsul pe Twitter gratuit. Poate că tocmai ați încheiat un parteneriat cu Google. Poate că tocmai vi s-a acordat un brevet sau poate că ați primit doar o comandă mare.
   • Uneori este suficient un scurt citat sau o experiență de la cineva. Este vorba de a atrage atenția publicului, de a face cazul cât mai respectabil posibil și de a atrage cititorul în restul documentului.
4. Definiți problema mai mare. Prima parte reală a unui rezumat este discutarea unei probleme, deci vă rugăm să descrieți problema care este abordată de produsul sau serviciul dvs. Asigurați-vă că problema este descrisă cât mai clar posibil. O problemă slab definită nu pare convingătoare și nu vă va oferi soluția cu cel mai mare impact.
   • Exemplu: „Los Angeles este înfundat de trafic. După centrul orașului Washington DC, traficul din Los Angeles este cel mai prost din țară. Acest lucru nu este doar enervant. Smogul și poluarea din trafic diminuează productivitatea oamenilor, crește nivelul astmului și creează încet, dar sigur o problemă gravă de sănătate. Există mai multe mașini în LA decât oameni cu vârsta suficientă pentru a conduce ”.
5. Vino cu soluția ta unică. Marea problemă este partea ușoară. Acum trebuie să-l convingi pe cititor că ai o soluție la marea problemă. Când prezentați aceste două ingrediente, sunteți pe urmele unei super idei.
   • Exemplu: „Innotech a proiectat un sistem inovator de control al traficului care reduce timpul necesar navetei prin instalarea unor„ bucle inteligente ”brevetate pe benzile de presortare pentru semafoare, care înregistrează cantitatea de mașini într-un timp dat și transformă luminile aprinse. servesc acea bază. Șoferii nu mai trebuie să stea în fața unui semafor câteva minute, în timp ce lumina verde de pe cealaltă parte este aprinsă pentru un rând de zero mașini. ”
6. Vorbind despre oportunități de piață. Extindeți marea problemă prin includerea de statistici pentru industria dvs. Asigură-te că nu te prefaci că ești mai mare decât ești! Faptul că industria dispozitivelor medicale valorează 100 de miliarde de dolari anual nu este semnificativă, deoarece noul dispozitiv medical servește doar o mică parte din această industrie. Tăiați-l în bucăți realiste de cotă de piață.
7. Denumiți propunerea dvs. de vânzări unică. Aici vă elaborați soluția dvs. unică. De ce produsul sau serviciul dvs. este mai bun decât concurența? Poate pentru că organizația dvs. de îngrijire la domiciliu trimite medici la oamenii de acasă în loc de specialiști în asistență medicală sau poate pentru că garantați că oamenii sunt deserviți în aceeași zi, astfel încât să nu trebuie să vă planificați din timp. Explicați de ce sunteți speciali.
   • Exemplu: „Intellilight are valoarea adăugată de a detecta imediat când nimeni nu este acasă. Dacă o lumină rămâne aprinsă într-o cameră goală, se va stinge automat și se va aprinde din nou de îndată ce mișcarea este detectată în cameră. Acest lucru economisește clienților bani din factura de energie electrică și risipește mai puțină energie. "
8. Vorbiți despre modelul dvs. de afaceri, dacă este necesar. Unele rezumate nu au nevoie de un model de afaceri (de exemplu, organizațiile nonprofit de obicei nu au un model de afaceri). Dar dacă afacerea dvs. are una, modelul de afaceri ar trebui să fie clar și ușor de urmat. De fapt, răspundeți la întrebarea „Cum îi faceți pe oameni să vă dea bani din portofelele lor?” Păstrați modelul simplu, mai ales în rezumat. Este nevoie doar de un rezumat rapid.
9. Vorbește despre echipa ta de management, dacă este necesar. În funcție de sectorul în care lucrați, acesta ar putea fi una dintre cele mai importante părți ale rezumatului. Investitorii sau bancherii dvs. au încredere în echipă, nu în idee. Ideile sunt ușor de elaborat, dar punerea în aplicare a acestor idei poate fi realizată doar de o echipă puternică. Arată imediat de ce echipa ta are experiența și cunoștințele necesare pentru a-ți executa planul de afaceri.
10. Oferiți asistență financiară și predicții pentru a vă susține revendicările pe baza pieței, a modelului de afaceri și a performanțelor anterioare. Trebuie să dezvoltați o imagine financiară de jos în sus. Scopul acestor predicții este să vă indicați competența și capacitatea de a picta o imagine financiară pe baza unor ipoteze solide.
    • Atunci când faceți un plan pentru un grup de investitori, nu petreceți prea mult timp pentru asta, deoarece știu că nu aveți idee câți bani puteți câștiga. În general, investitorii nu iau decizii pe baza imaginii dvs. financiare. Ei iau în cele din urmă propriile decizii financiare.
11. Răspundeți încet, dar sigur la solicitarea dvs. Acum este momentul să solicitați o investiție sau un împrumut, în funcție de scopul rezumatului. Ai putea explica din nou de ce compania ta adaugă valoare. Reamintiți-i cititorului marea problemă pe care urmează să o rezolvați și cota posibilă de piață. În cele din urmă, subliniați încă o dată echipa dvs. și capacitatea de a face treaba. Solicitați suma de bani necesară pentru a atinge următoarea etapă importantă pentru afacerea dvs. Nu arătați câte acțiuni sunteți dispus să renunțați sau ce dobândă sunteți dispus să plătiți. Acest lucru trebuie făcut mai târziu în cadrul negocierilor personale.
12. Citiți din nou rezumatul dvs. După ce ați scris elementele de bază, citiți-le cu atenție. Ar trebui să verificați cu atenție rezumatul. Pe măsură ce citești înapoi, gândește-te la publicul piesei tale. Asigurați-vă că sunt explicate referințe noi și că limba este clară pentru cineva care nu cunoaște subiectul. Rescrieți acolo unde este necesar.
    • Solicitați altcuiva să vă citească rezumatul cu o perspectivă nouă, acordând o atenție specială:
      • Claritate. Sunt cuvintele clare, ideile mai clare și rezumatul nu conține jargon?
      • Defecte. Este posibil ca greșelile de gramatică, de punctuație și de ortografie să fie încă prezente. De asemenea, poate fi o idee bună ca cineva să verifice numerele și statisticile.
      • Putere. Ideile se traduc într-o propunere interesantă? Unde eșuează propunerea, dacă este deloc?
      • Coerenţă. Ce părți nu merg bine împreună? Care?

sfaturi

• Cu cât este mai ocupat rezumatul, cu atât va fi citit mai puțin.
• Vedeți dacă puteți începe cu șabloanele de documente disponibile în majoritatea software-urilor de procesare a textului.
• Aceste patru componente pot fi, de asemenea, utilizate pentru rezumate într-o varietate de medii de afaceri.