Conţinut

• A calca
• Metoda 1 din 2: Creați un plan pentru gestionarea schimbărilor organizaționale
• Metoda 2 din 2: Urmăriți modificările unui proiect
• sfaturi

Există două tipuri de planuri de gestionare a schimbării. Unul este preocupat de impactul unei schimbări asupra unei organizații și de atenuarea tranziției. Celălalt aduce modificări unui proiect și produce o înregistrare clară a ajustărilor sau modificărilor aduse produsului la nivelul proiectului. Ambele planuri își propun să comunice clar despre ceea ce trebuie făcut corect și cu precizie.

A calca

Metoda 1 din 2: Creați un plan pentru gestionarea schimbărilor organizaționale

1. Arată motivele schimbării. Enumerați factorii care au condus la decizia de modificare, cum ar fi lacunele de performanță, tehnologia nouă sau o modificare a declarației de misiune a organizației.
   • O posibilă abordare este de a descrie situația actuală a organizației și situația viitoare pe care acest plan dorește să o aducă.
2. Stabiliți ce schimbare să faceți și magnitudinea acesteia. Descrieți pe scurt natura așteptată a planului de gestionare a schimbărilor. Specificați dacă acest lucru va afecta descrierile posturilor, procedurile, politica și / sau organizația structurală. Enumerați departamentele, grupurile de lucru, sistemele sau alte domenii care vor suferi modificări.
3. Enumerați sprijinul părților interesate. Enumerați toate părțile interesate afectate de plan, cum ar fi, de exemplu, conducerea superioară, managerii de proiect, sponsorii proiectului, utilizatorii finali și / sau angajații. Scrieți fiecărui grup dacă părțile interesate susțin schimbarea.
   • Puteți afișa un grafic pentru a comunica aceste date pe scurt și clar. Puteți împărți graficele în „Conștientizare”, „Nivel de sprijin” și „Influență” pentru fiecare părți interesate, pe baza unei evaluări ridicate / medii / scăzute.
   • Dacă este posibil, puteți purta conversații individuale pentru a solicita asistență.
4. Adunați o echipă de management al schimbărilor. Această echipă are responsabilitatea de a comunica bine cu toate părțile interesate, de a enumera preocupările și de a se asigura că procesul de schimbare este cât se poate de lin. Alegeți oameni care se bucură de o mare credibilitate în companie și care au bune abilități de comunicare.
   • Această echipă include un inițiator al procesului de schimbare de la cel mai înalt nivel de management. Subliniați că aceasta implică o muncă cu adevărat activă pentru a conduce schimbările și că nu este vorba doar de aprobarea planului.
5. Elaborați o abordare pentru a include personalul executiv al organizației la bord. Este extrem de important să obțineți sprijin din partea liderilor organizației pentru ca schimbarea să aibă succes. Solicitați fiecărui membru executiv să ofere feedback cu privire la schimbare și să colaboreze cu fiecare persoană pentru a lua un rol activ în promovarea schimbării.
6. Pregătiți un plan pentru fiecare părți interesate. Pentru fiecare acționar, inclusiv pentru cei care susțin schimbarea, evaluați riscurile și preocupările. Sarcinați echipa de management al schimbării pentru a rezolva aceste preocupări.
7. Elaborați un plan de comunicare. Comunicarea este cea mai importantă parte a planului de gestionare a schimbărilor. Comunicați în mod regulat cu oricine a cărui activitate este afectată de modificări. Subliniați motivele pentru care ați făcut modificările și beneficiile care vin cu acestea.
   • Părților interesate ar trebui să li se ofere opțiunea de comunicare bidirecțională față în față. Întâlnirile private sunt foarte importante.
   • Comunicarea ar trebui să provină de la inițiatorul principal al schimbării, de la supervizorul imediat al fiecărui angajat și de la orice purtător de cuvânt suplimentar de încredere al părții interesate. Orice comunicare trebuie să transmită un mesaj consistent.
8. Aflați de unde vine opoziția. Schimbările conduc întotdeauna la opoziție. Acest lucru se întâmplă la nivel individual, deci discutați personal cu părțile interesate pentru a afla de ce. Urmăriți reclamațiile, astfel încât echipa de gestionare a schimbărilor să le poată rezolva. Acestea includ în special:
   • oamenii nu au nicio motivație pentru schimbare sau niciun sentiment de urgență
   • oamenii nu înțeleg imaginea de ansamblu sau de ce sunt necesare schimbările
   • există o lipsă de participare la proces
   • oamenii sunt incerti cu privire la locul de muncă, poziția viitoare sau cerințele și abilitățile
   • managementul nu reușește să îndeplinească așteptările cu privire la implementarea sau comunicarea modificărilor
9. Faceți față blocajelor. Multe reclamații pot fi abordate comunicând mai intens sau schimbând strategia de comunicare, astfel încât să fie discutate probleme specifice. Alte reclamații necesită abordări diferite care pot fi integrate în planul dvs. sau atribuite echipei de management al schimbării pentru a le implementa. Gândiți-vă care dintre aceste abordări se potrivește situației din organizația dvs.:
   • Pentru modificări în descrierile sau procedurile posturilor, faceți din instruirea angajaților o prioritate.
   • Dacă vă așteptați la o tranziție stresantă sau cu puțină motivație, organizați un eveniment sau oferiți beneficii angajaților.
   • Dacă părțile interesate nu sunt motivate să se schimbe, oferiți stimulente.
   • Dacă părțile interesate se simt excluse, organizați o întâlnire pentru a strânge feedback și luați în considerare ce schimbări puteți face planului.

Metoda 2 din 2: Urmăriți modificările unui proiect

1. Definiți funcțiile de gestionare a modificărilor. Enumerați funcțiile care vor fi atribuite acestui proiect. Descrieți responsabilitățile și abilitățile pentru fiecare post. Trebuie să furnizați cel puțin un manager de proiect pentru a implementa schimbarea la nivel de zi cu zi și un sponsor de proiect care să monitorizeze progresul general și să ia decizii la nivel înalt de gestionare a schimbărilor.
   • Pentru proiectele mari dintr-o organizație mare, puteți împărți rolul de manager de proiect între oameni diferiți, fiecare cu abilități specifice.
2. Gândiți-vă la înființarea unui comitet de control al schimbărilor. Proiectele software au în general un comitet de control al schimbărilor format din reprezentanți din fiecare grup de părți interesate. Acest comitet aprobă cererile de schimbare în locul managerului de proiect și comunică deciziile părților interesate. Această abordare funcționează bine pentru proiecte care implică diferite părți interesate și proiecte al căror scop și obiective trebuie reevaluate.
3. Stabiliți o procedură pentru emiterea cererilor de modificare. Odată ce cineva din echipa proiectului a găsit o modalitate de a merge mai departe, cum faceți din această idee o realitate? În acest plan, descrieți procedura aprobată de echipă. Iată un exemplu:
   • Un membru al echipei completează un formular pentru a solicita o modificare și îl trimite managerului de proiect.
   • Managerul de proiect introduce formularul în jurnalul de cereri de modificare și actualizează acest jurnal pe măsură ce solicitările sunt executate sau respinse.
   • Managerul atribuie membrii echipei să dezvolte un plan mai detaliat și să estimeze efortul necesar.
   • Managerul de proiect trimite planul către sponsorul proiectului pentru acceptare sau respingere.
   • Schimbarea este implementată. Părțile interesate sunt informate în mod regulat cu privire la progresele înregistrate.
4. Creați un formular pentru a solicita o modificare. Următoarele informații trebuie incluse cu fiecare cerere și adăugate în jurnal:
   • data modificării cererii
   • numărul cererii de modificare, care este dat de managerul de proiect
   • titlu și descriere
   • numele, adresa de e-mail și numărul de telefon al expeditorului
   • prioritate (mare, mediu sau scăzut). Planurile urgente de gestionare a schimbărilor au termene limită diferite.
   • numărul și versiunea produsului (pentru proiecte software)
5. Adăugați informații suplimentare în jurnalul de modificări. Acest jurnal ar trebui să înregistreze, de asemenea, deciziile și executarea acestora. Pe lângă informațiile furnizate în formularul de cerere de modificare, trebuie să oferiți spațiu pentru următoarele informații:
   • aprobare sau respingere
   • semnătura persoanei care aprobă sau respinge cererea
   • termenul limită pentru implementarea modificării
   • data încetării modificării
6. Țineți evidența deciziilor mari. În plus față de jurnalul de modificări care ține evidența modificărilor zilnice, puteți ține evidența tuturor deciziilor majore care sunt luate. Datorită acestui raport, este mai ușor să găsiți proiecte pe termen lung sau proiecte care suferă modificări în gestionarea lor. Acest raport poate servi și ca bază pentru comunicarea cu clienții sau personalul de conducere. Pentru orice modificare a termenului, dimensiunii proiectului sau cerințelor proiectului, nivelurilor de prioritate sau strategiei, țineți evidența următoarelor informații:
   • cine a luat decizia
   • când s-a luat decizia
   • un rezumat al motivelor care stau la baza deciziei și a procedurii de executare a acesteia. Adăugați documente legate de această procedură.

sfaturi

• Construiți încredere și loialitate atât cu personalul, cât și cu clienții. Oamenii se simt adesea incomod cu schimbarea. Transmiterea mesajului că puneți interesele angajaților pe primul loc, le câștigați sprijinul.