Conţinut

• A calca
• Partea 1 din 3: Crearea focalizării
• Partea 2 din 3: Stabilirea unor strategii de lucru eficiente
• Partea 3 din 3: Schimbarea stilului tău de viață
• sfaturi

În lumea de astăzi, gestionarea volumului de muncă este foarte dificilă. Oricine a avut un loc de muncă cu normă întreagă știe că o zi de lucru medie nu este întotdeauna suficientă pentru a obține tot ce trebuie să faci.Cu toate acestea, productivitatea poate fi îmbunătățită semnificativ prin cultivarea unor obiceiuri care te fac mai eficient. Un lucrător eficient profită la maximum de fiecare minut al zilei, concentrându-se mai întâi pe cele mai importante sarcini. A fi mai eficient la locul de muncă nu numai că vă va crește productivitatea și veți obține puncte cu șeful - vă va face, de asemenea, să vă simțiți că ați realizat ceva, mulțumit că ați avut o zi de lucru completă și productivă.

A calca

Partea 1 din 3: Crearea focalizării

1. Oferiți un spațiu de lucru curat și organizat. Eficiența la locul de muncă poate fi uneori la fel de ușoară ca și curățarea dezordinii din spațiul dvs. de lucru. Un loc de muncă dezordonat este un loc de muncă care vă poate împiedica productivitatea. Dacă te străduiești în permanență să găsești instrumente sau documente specifice într-o grămadă de dezordine, îți pierzi serios timpul de lucru. Păstrați la îndemână numai articolele pe care le folosiți în fiecare zi - orice altceva ar trebui să fie depozitat acolo unde nu va împiedica, ci și „rapid”.
   • Dacă lucrați într-un birou, aranjați-vă spațiul de birou și biroul astfel încât să puteți găsi rapid și ușor ceea ce aveți nevoie pentru a lucra. Dacă nu lucrați într-un birou, aceleași principii se aplică în continuare. De exemplu, dacă lucrați la un magazin de biciclete, păstrați-vă instrumentele curate și organizate, astfel încât să le puteți găsi imediat când aveți nevoie. Aproape fiecare mediu de lucru beneficiază de a fi menținut curat și ordonat.
   • Lucrătorii de birou și alte persoane care se ocupă cu un număr mare de documente trebuie să creeze un sistem de fișiere care să fie logic și organizat. Păstrați la îndemână documentele pe care le utilizați des. Stocați alte documente în ordine alfabetică sau în altă ordine logică.
2. Țineți evidența locului dvs. de muncă. Asigurați-vă că aveți întotdeauna instrumentele și resursele necesare pentru a vă face treaba. Într-un birou acest lucru înseamnă lucruri precum perforatoare, demontatoare de capse, calculatoare etc. În afara unui mediu de birou, instrumentele sunt foarte diferite, dar principiile de bază sunt aceleași - asigurați-vă că aveți tot ce aveți nevoie pentru a începe să lucrați. Oamenii de știință care lucrează cu aplicații grafice complexe, precum și inginerii care lucrează cu chei, beneficiază de instrumente gata de utilizare.
   • Asigurați-vă că instrumentele sunt bine întreținute. Un instrument esențial care nu mai funcționează vă poate perturba serios fluxul de lucru, mai ales dacă nu puteți continua fără acesta! Economisiți timp pe termen lung prin curățarea și întreținerea regulată a instrumentelor.
3. Faceți un program clar. Dacă sunteți obișnuiți să zburați peste tot, orice efort de a vă planifica ziua va crește probabil eficiența. Pentru a păstra un program cu adevărat eficient, va trebui să vă limitați la „o” agendă cuprinzătoare (eventual suplimentată cu un singur calendar în biroul sau cabina dvs. pentru obiective pe termen lung). Nu vă complicați lucrarea în mod inutil, păstrând mai multe programe sau păstrând o colecție uriașă de note pe care inevitabil le veți pierde. Vrei să poți să te uiți la „un” loc specific pentru a vedea ce să faci.
   • Organizați-vă fiecare zi făcând o listă de „lucruri de făcut”. Începeți cu cele mai înalte priorități ale zilei pentru a vă asigura că se vor termina. Plasați lucrurile mai puțin importante la sfârșitul listei. Începeți de sus la începutul zilei. Dacă nu puteți completa lista, încercați să faceți restul a doua zi.
   • Stabiliți un calendar și un interval de timp pentru cele mai importante proiecte și fiți realist cu privire la cantitatea de timp pe care o vor lua. Nu doriți să vă pregătiți pentru eșec - este mai bine să cereți mai mult timp la începutul unui proiect, decât să vă aflați chiar înainte de termen.
4. Eliminați distragerea atenției. Mediile de lucru diferite au distrageri diferite - unele locuri de muncă implică un coleg foarte vorbăreț care pur și simplu nu va pleca. Alții pot fi liniștiți opresiv, distrăgându-vă chiar și prin cel mai blând sunet. Fă ce poți pentru a rămâne concentrat pe munca ta. Dacă slujba ta îți permite să asculți muzică în siguranță, ia cu tine un MP3 player. Puteți chiar să lipiți note la locul de muncă pentru a clarifica colegilor că nu doriți să fiți deranjați. Poate părea grosolan, dar nu este - este o metodă rezonabilă și eficientă de a determina oamenii să te lase în pace în timp ce lucrezi. Amintiți-vă, puteți socializa după conținutul inimii în timpul pauzelor și al meselor. O distragere „foarte” obișnuită este petrecerea timpului pe site-urile recreative de internet. Un studiu a constatat că aproximativ două treimi dintre angajați au pierdut cel puțin un pic de timp „în fiecare zi” pe site-urile web care nu au legătură cu serviciul lor. Din fericire, majoritatea browserelor dispun de instrumente gratuite disponibile pentru creșterea productivității, care vă pot ajuta să rezolvați problemele blocate site-uri web. Căutați în extensiile de browser disponibile un „blocator de site-uri web” sau „ajutor pentru productivitate”. Veți obține cel puțin niște rezultate gratuite și eficiente. # * Alte modalități bune de a evita distragerea atenției este să vă urmăriți apelurile (pentru a evita efectuarea de apeluri telefonice inutile) și să reduceți la minim abandonul.
5. Folosiți pauze pentru treburile personale. În mod ciudat, pauzele pot „crește” eficiența locului dvs. de muncă în loc să fie o piedică. În primul rând, o pauză vă oferă o odihnă atât de necesară. Fără ea, ați putea deveni obosit, încetini sau încetini. În al doilea rând, odihna îți oferă șansa de a „face față” distragerilor tale. Folosește-ți pauzele pentru a face orice altceva ți-ar plăcea slujba. Te găsești visând cu ochii deschiși la un membru al familiei care vrea să te sune când trebuie să lucrezi? Chemați-i în timpul pauzei și eliminați distracțiile!

Partea 2 din 3: Stabilirea unor strategii de lucru eficiente

1. Împărțiți-vă responsabilitățile în bucăți gestionabile. Proiectele mari pot deveni intimidante - atunci când sunt suficient de mari, este ușor să le amânați, pierzând timpul cu munca minoră până când sunteți forțați să abordați întregul proiect chiar înainte de termen. Ca muncitor eficient, trebuie să faceți mai întâi o muncă importantă, chiar dacă aceasta înseamnă să faceți o mică parte dintr-o sarcină mare. Nu simți că merită să faci o mică parte dintr-o sarcină mare, deoarece este deloc să finalizezi o sarcină mică, dar este o utilizare inteligentă a timpului tău. Veți finaliza cele mai importante sarcini pe termen lung mai repede dacă lucrați puțin la ele în fiecare zi.
   • De exemplu, dacă trebuie să faceți o prezentare mare într-o lună, stabiliți un obiectiv pentru crearea unei imagini de ansamblu „astăzi”. Nu consumă foarte mult timp, așa că nu vă va distrage atenția de la cealaltă muncă, dar este un prim pas important care face restul procesului mai rapid și mai ușor.
2. Reduceți volumul de lucru delegând munca. Cu excepția cazului în care vă aflați în partea de jos a scării în cadrul companiei, este posibil să aveți opțiunea de a împărți sarcini repetitive în cea mai mare parte a unuia sau mai multor subordonați pentru a vă economisi timp. Nu le oferi subordonaților tăi proiecte pe care doar tu știi să le îndeplinească în mod satisfăcător. În schimb, le oferiți sarcini monotone consumatoare de timp, care vă împiedică să vă folosiți talentele pentru o muncă mai importantă. Dacă aveți de gând să delegați munca, nu uitați să acordați asistentului un termen și reveniți la el. Fii „întotdeauna” politicos cu subordonații tăi atunci când te ajută - dacă simt că îi apreciezi, vor dori să lucreze din greu pentru tine la proiectele viitoare.
   • Dacă sunteți un stagiar, un angajat novice sau altcineva cu un statut scăzut în cadrul companiei, puteți încerca în continuare să distribuiți munca deosebit de monotonă între angajații care funcționează la același nivel ca dvs. (cu permisiunea lor, precum și cu permisiunea de la supraveghetorul dvs., desigur). Dacă ai folosit ajutorul unui coleg, fii acolo și pentru colegul tău!
   • Dacă aveți o relație bună cu șeful dvs., puteți chiar să întrebați dacă acesta poate delega o parte din muncă altora pentru dvs.!
3. Păstrați întâlnirile cât mai strânse posibil. Există un motiv pentru care toată lumea urăște întâlnirile - potrivit unui sondaj din 2012, aproape jumătate dintre respondenți consideră întâlnirile cea mai mare sursă de timp pierdut la locul de muncă - chiar mai mare decât timpul petrecut pe site-urile personale și recreative. Întâlnirile pot fi cruciale pentru discutarea obiectivelor și stabilirea unei viziuni pentru viitor. Dar, dacă sunt lăsate nesupravegheate, multe întâlniri prea des se împotmolesc în evenimente umflate, pierzând ore din timpul tău (sau, în cazuri extreme, chiar și zile), fără a decide asupra a ceva important. Iată câteva sfaturi pentru ca întâlnirile dvs. să fie cât mai eficiente posibil:
   • Creați o agendă pentru fiecare întâlnire pentru a utiliza cât mai bine timpul alocat. Stabiliți cât timp puteți petrece pentru fiecare subiect. Rămâneți la agenda dvs. cât mai bine - dacă apar alte subiecte, sugerați să le discutați mai târziu într-o conversație individuală.
   • Invitați cât mai puțini oameni cu putință la întâlnire. Menținând numărul de persoane care participă la întâlniri la minimul absolut, reduceți șansa ca conversația să se abată de la subiectele menționate. De asemenea, păstrează pe oricine nu trebuie neapărat să fie acolo la birou la locul de muncă.
   • Mențineți prezentările la minim. Există multe dezbateri cu privire la utilitatea prezentărilor de diapozitive (PowerPoint etc.) și dacă acestea ajută sau împiedică eficientizarea unei întâlniri. Următorul este clar: dacă utilizați diapozitive / diapozitive în prezentarea dvs., păstrați-le cât mai concise și informative posibil. Utilizați diapozitive pentru a afișa imagini și date care nu pot fi transmise prin discursul dvs., dar „nu” pentru a afișa întregul conținut al prezentării dvs.
   • În sfârșit, ca principiu general, știi ce vrei să decizi înainte de a deschide ședința și de a lua acea decizie cât mai curând posibil.
4. Drama de birou Nip în mugur. Locurile de muncă pot fi locuri teribil de stresante. Când temperamentele se aprind, adresați-vă sursei imediat și direct. Acest lucru poate însemna că dumneavoastră, persoana cu care vă certați sau ambii, trebuie să vă prezentați scuze din inimă. Faceți acest lucru cât mai curând posibil. Dacă lăsați câteva argumente să se transforme în resentimente, eficiența dvs. va avea de suferit pe termen lung, deoarece pierdeți timp evitându-l pe acest coleg. Mai important, vă veți simți mizerabil - nu lăsați problemele la locul de muncă să vă strice eficiența "și" starea de spirit!
   • Nu vă fie teamă să apelați la un mediator / mediator. Companiile știu că argumentele și sentimentele rănite sunt rele pentru fluxul de lucru, așa că angajează adesea persoane care sunt special instruite pentru a rezolva disputele. Contactați HR-ul la locul de muncă dacă vă confruntați cu frustrare, tristețe sau frică din cauza altcuiva la locul de muncă.
   • Când totul a fost spus și tratat, nu trebuie să devii prieten cu colegul respectiv - trebuie doar să poți lucra cu el sau ea. Fii politicos și tactos la locul de muncă, chiar și pentru persoanele care nu-ți plac.

Partea 3 din 3: Schimbarea stilului tău de viață

1. Asigurați-vă că sunteți bine odihniți. Oboseala nu a îmbunătățit niciodată calitatea muncii unei persoane. Oboseala vă poate încetini producția, vă poate estompa performanța și, dacă aveți tendința de a adormi, vă poate provoca o jenă serioasă în timpul întâlnirilor importante. În plus, lipsa severă de somn a fost legată de o varietate de probleme de sănătate. Nu adormi la birou sau nu adormi prea mult și întârzie la serviciu - încearcă să dormi cel puțin 7-8 ore în fiecare noapte pentru a funcționa la maxim.
   • Oboseala la locul de muncă poate fi o distragere minoră în cel mai bun caz. În cel mai rău caz, poate duce la situații foarte nesigure. Dacă aveți o slujbă în care viața altor persoane este în joc (de exemplu, dacă sunteți controlor de trafic aerian sau șofer de camion), atunci este imperativ să dormiți suficient.
2. Fă multă mișcare. Știința a arătat că un regim bun de exerciții îți îmbunătățește starea de spirit și productivitatea. Acest lucru este valabil mai ales pentru slujbele sedentare de birou. Dacă vă petreceți cea mai mare parte a timpului la locul de muncă stând în fața unui computer, asigurați-vă că petreceți puțin timp în mișcare în fiecare zi - nu numai că va deveni mai ușor să stați nemișcat o perioadă lungă de timp la locul de muncă, dar vă va face și să vă mai fericit, mai ascuțit și mai motivat.
   • Când începeți cu o rutină de exerciții fizice, încercați să combinați cardio-ul moderat cu un anumit antrenament de forță.
3. Rămâi pozitiv. Dacă încercați să vă îmbunătățiți eficiența muncii, poate fi tentant să devineți prea serios cu privire la locul de muncă. De multe ori, aceasta nu este o idee bună - este posibil să vă puteți îmbunătăți eficiența pe termen scurt, dar dacă nu vă permiteți niciodată distracție la locul de muncă, devine ușor de ars și duce la oboseală, stres și lipsă de energie.lipsa motivației. Încercați să rămâneți veseli - dacă vă simțiți bine la serviciu, veți avea mai multe șanse să rămâneți motivați și ambițioși. Faceți lucruri mici pentru a vă îmbunătăți starea de spirit care nu vă împiedică productivitatea - ascultați muzică prin căști, faceți întinderi din când în când sau duceți-vă laptopul în camera de pauză pentru mai multă liniște și liniște.
   • Profitați la maximum de pauzele de masă - bucurați-vă de șansa de a mânca bine și de a discuta cu colegii cu care vă înțelegeți.
   • Nu bea prea multă cafea. Cafeaua poate fi o alegere excelentă în acele zile în care te simți ars, dar dacă o bei în fiecare zi vei deveni dependent de ea și nu vei mai beneficia de ea.
4. Motivați-vă. Este mai ușor să lucrați eficient atunci când există un motiv bun pentru a lucra. Dacă ocazional te chinui să te împingi mai departe, gândește-te la motivele care te-au condus la locul de muncă în primul rând - obiectivele tale de viață, visele tale și viziunea ta pentru tine. Încercați să vă gândiți la munca voastră ca la un mijloc către un scop - unde „scopul” este viziunea voastră ideală asupra vieții voastre. Dacă îți place munca ta, încearcă să te gândești la modul în care munca ta te face să te simți - te simți împlinit și parcă ai realizat ceva după o zi de muncă?
   • Gândiți-vă la lucrurile bune pe care vi le aduce munca. Poate ați putut cumpăra acea casă sau mașina respectivă cu banii pe care i-ați făcut din munca dvs. sau poate slujba dvs. vă asigură că copiii dvs. nu vor nimic. Luați în considerare și celelalte „beneficii” ale locului dvs. de muncă - asistență medicală și / sau dentară pentru familia dvs., de exemplu.
   • Gândiți-vă la consecințele „nu” funcționării. La ce va trebui să renunți dacă îți pierzi sursa de venit? Cum vă va afecta familia sau alte persoane apropiate?
5. Recompenseaza-te. Dacă ți-ai crescut cu succes eficiența muncii, sărbătorește - o merite. A scăpa de obiceiurile proaste și a le cultiva pe cele bune nu este ușor, așa că recompensează-te pentru munca grea. Luați o băutură după muncă vineri, întâlniți-vă cu niște prieteni pentru o noapte sau pur și simplu culcați-vă în pat cu o carte - orice vă face fericit după o săptămână lungă de lucru, faceți-o. Recompensarea dvs. vă crește sentimentul de realizare, care este o parte importantă a menținerii motivației ridicate.
   • Recompensa dvs. nu trebuie să fie mare sau grandioasă și cu siguranță nu ceva iresponsabil din punct de vedere financiar. Recompensele modeste și moderate sunt cele mai bune. Salvați noul ceas pentru o ocazie mai specială.

sfaturi

Puneți în aplicare un sistem de recompensă întârziată în care faceți mai întâi cele mai puțin plăcute proiecte în loc să le amânați până în ultimul moment. În acest fel, nu vă petreceți toată ziua temându-vă de proiect și încercând să îl evitați. Făcând mai întâi proiectul enervant, veți fi mai mulțumiți și puteți încheia ziua într-un mod plăcut cu proiectele mai distractive sau mai puțin stresante.