Gestionați-vă timpul cu înțelepciune

Conţinut

A calca
Metoda 1 din 3: Știți cum să vă petreceți timpul
Metoda 2 din 3: Evitați distracțiile
Metoda 3 din 3: Folosiți-vă timpul eficient
Avertizări

Cu toții avem senzația că nu sunt suficiente ore într-o zi pentru a finaliza tot ce trebuie făcut. Câteva abilități simple de organizare și gestionare a timpului vă pot ajuta să profitați la maximum de timpul pe care îl aveți. Aflați cum să folosiți timpul cu înțelepciune pentru a face mai mult în timpul pe care îl aveți.

A calca

Metoda 1 din 3: Știți cum să vă petreceți timpul

Țineți evidența activităților dvs. zilnice. Verificați ceea ce faceți în fiecare zi și notați cât timp petreceți pe ea. S-ar putea să fiți surprins de cât timp pierdeți de fapt într-o zi, în comparație cu cantitatea reală de muncă pe care o faceți.
- Nu uitați să urmăriți sarcinile banale, cum ar fi prepararea micului dejun, menaj, duș etc.
Notează-ți toate activitățile într-un caiet. Odată ce știi ce faci în fiecare zi și cât timp petreci pe ea, notează-l. Colectând toate aceste informații și văzându-le pe o singură pagină simultan, puteți vedea modele și, eventual, zone în care vă pierdeți timpul.
- Fiți cuprinzător și clar atunci când luați note. Nu puneți la un loc evenimente individuale, nu uitați de sarcinile mici și asigurați-vă că utilizați marcaje de timp exacte pentru a vă urmări activitățile zilnice.
- Poate fi util să clasificăm anumite tipuri de activități. De exemplu, scrieți treburile casnice în albastru, activitățile în roșu și activitățile recreative în negru. Acest lucru vă va ajuta să vizualizați modul în care vă petreceți timpul.
Luați în considerare modul în care vă petreceți timpul. Petreci o oră pe zi fără să faci nimic? Două ore pentru a decide unde să mănânc? Opt ore de navigare pe internet? Căutați modele în modul în care vă petreceți timpul și determinați ce este și nu este necesar.
- Îți pierzi timpul din cauza lipsei de autocontrol? Ești un procrastinator? Îți asumi prea multă responsabilitate pe umeri? Toate acestea sunt întrebări pe care trebuie să vi le puneți în timp ce evaluați modul în care vă petreceți timpul.
- S-ar putea să vă regăsiți activități pe tot parcursul zilei în moduri care nu au sens. De exemplu, este probabil neînțelept să lucrezi o jumătate de oră și apoi să petreci 10 minute făcând lucruri banale, apoi să lucrezi încă o jumătate de oră. Veți fi mai concentrat și mai productiv dacă lucrați o oră și vă ocupați de sarcini banale la o dată ulterioară.
- Este mai bine să vă abordați sarcinile împărțindu-le în „blocuri”. Aceasta este o metodă în care planificați o perioadă de timp prestabilită pentru o singură sarcină, fără a vă distrage atenția.
Luați în considerare ajustările. Acum, că știi exact la ce îți petreci timpul, începe să faci ajustări active la programul tău. Asigurați-vă că puteți identifica zonele pe care nu puteți petrece mai puțin timp. Doar pentru că ceva durează mult nu înseamnă că este timp pierdut.
Dacă petreceți trei ore pe zi trimitând e-mailuri legate de serviciu, este puțin probabil să puteți reduce acest timp. Cu toate acestea, dacă trimiteți patru sau cinci e-mailuri personale în timpul e-mailurilor oficiale, cu siguranță puteți reduce timpul petrecut pe e-mailuri.
Schimbați-vă obiceiurile și standardele. Oricare ar fi problema ta de gestionare a timpului, există întotdeauna o soluție. După ce ați decis unde sau cum să vă petreceți timpul, va trebui să faceți un efort planificat pentru a vă schimba gestionarea timpului.
- Dacă petreceți prea mult timp menaj sau gătit mesele și vă puteți permite, luați în considerare angajarea unei menajere sau a unui bucătar. Pentru unii oameni, timpul lor valorează mai mult decât banii lor.
- Puteți petrece o mare parte a zilei dvs. navigând fără scop pe Internet. Puteți restricționa accesul la anumite site-uri de internet sau conturi de rețele sociale (în timp ce ar trebui să lucrați la altceva).

Metoda 2 din 3: Evitați distracțiile

Identifică distracțiile din viața ta. Cea mai mare amenințare la utilizarea timpului util este distragerea constantă. Încercați să identificați ce activități sau persoane tind să vă irosească timpul. Fie că este vorba de un prieten care vorbește în continuare sau de un obicei încăpățânat care te ține de la serviciu, poți găsi modalități de a evita aceste pierderi de timp.
- Dacă vă petreceți mult timp făcând ceva care nu vă produce un rezultat dezirabil, probabil că ar trebui să evitați doar o distragere în viață.
- Într-un mediu de birou, probabil că veți vedea mulți dintre colegii dvs. ca fiind distrageri. Evitați conversațiile sau conversațiile despre vreme când trebuie să faceți ceva. Cu toate acestea, rețineți că atitudinea dvs. la birou este la fel de importantă pentru carieră ca și gestionarea timpului, așa că nu fiți nepoliticos.
Evitați apelurile telefonice lungi. Dacă descoperiți că petreceți mult timp pe apeluri telefonice lungi, atunci ar trebui să vă schimbați obiceiurile telefonice. Adesea puteți obține mai multe vorbind personal decât telefonic, deci nu mai vorbiți la telefon.
- Multe conversații telefonice constau în conversații inutile și inutile, în special la începutul sau la sfârșitul conversației. Oamenii tind să-și piardă atenția și să se rătăcească la telefon, așa că fii conștient de asta. În conversațiile față în față, există mai mult de o necesitate de a se concentra exclusiv pe probleme de muncă. Acest lucru se datorează faptului că niciuna dintre părți nu este înconjurată de distragere în timpul unei întâlniri.
Nu navigați excesiv pe web. Mulți oameni folosesc internetul ca instrument crucial pentru îndeplinirea sarcinilor care trebuie îndeplinite. Cu toate acestea, la fel de mulți oameni sunt vinovați că s-au îndreptat către articole de știri inutile, rapoarte sportive și fotografii cu vedete, pisoi sau pui. Rămâneți concentrat atunci când sunteți online. Sunt disponibile programe care blochează anumite aplicații, site-uri web și domenii, contribuind astfel la reducerea distragerii legate de Internet.
- Evitați Facebook, Twitter și alte site-uri de rețele sociale dacă ar trebui să faceți altceva.
- Googling-ul diferitelor subiecte este, de asemenea, o pierdere de timp periculoasă. S-ar putea să credeți că veți căuta ceva în sus, dar înainte de a-l afla, ați ajuns în cele mai îndepărtate colțuri ale internetului timp de mai mult de trei ore.
Postează un semn „Nu deranja”. Probabil că sunteți familiarizat cu semnul că puteți agăța la ușa camerei dvs. de hotel. Acest semn poate fi la fel de eficient în mediul de birou sau la locul de muncă. Puteți imprima singur un astfel de semn și îl puteți agăța la ușa spațiului de lucru, dacă este necesar. Aceasta va pune capăt bârfelor care te feresc de la muncă.
- Dacă lucrați de acasă, este esențial să aveți un spațiu de lucru dedicat. Nu lucrați în zonele comune ale casei dvs., deoarece televizorul, telefonul sau consola de jocuri vă pot ține cu ușurință de la locul de muncă.
Faceți-vă timp pentru distrageri inevitabile. Există tipuri de distrageri pe care uneori pur și simplu nu le poți evita. Uneori, șeful tău își ia timp din zi de lucru pentru o conversație sau poate un membru mai în vârstă al familiei care are nevoie de ajutor constant cu sarcini simple. Oricare ar fi aceste distrageri inevitabile, dacă le faceți loc în prealabil, acestea vă vor lua mai puțin din timpul vital necesar pentru alte proiecte și activități necesare.

Metoda 3 din 3: Folosiți-vă timpul eficient

Notați totul. Nu vă bazați pe memoria dvs. pentru a vă îndeplini sarcinile. Scrieți tot ce trebuie să faceți într-un singur loc și consultați adesea această listă pentru a vă atinge obiectivele.
- Chiar dacă o sarcină pare mai puțin mare sau banală, notează-o. Calendarul dvs. ar trebui să fie completat cu mici comentarii, cum ar fi „Sunați-l pe Ștefan”, „Căutați marje de profit” sau „E-mail bucătar”.
- Asigurați-vă că aveți întotdeauna un caiet cu dvs. și notați sarcinile pe măsură ce trec. Crezi că îți vei aminti să le notezi mai târziu, dar sunt șanse să le uiți.
Folosiți o agendă. Simpla adăugare a unui calendar sau a unui planificator la colecția dvs. de instrumente organizaționale vă va ajuta să vă organizați timpul eficient. Notați fiecare nou termen, sarcină sau întâlnire care este adăugat la programul dvs. Luați un moment în fiecare dimineață pentru a vă revizui agenda zilei, astfel încât să știți ce aveți în față.
Evitați obligațiile duble. Organizați-vă programul evitându-vă să vă întrebați excesiv și să nu luați prea multe proiecte sau evenimente simultan. Verificați-vă calendarul înainte de a accepta orice pentru a vă asigura că aveți timp. Acest lucru vă menține timpul organizat, fără a pierde urma programului obișnuit.
Evitați distragerile. Gestionați-vă timpul productiv, eliminând elemente care vă pot distrage atenția sau vă pot determina să vă abateți și să rămâneți în urmă cu programul dvs. Păstrați televizorul și jocurile departe de locul în care studiați sau faceți documentele, astfel încât să vă concentrați asupra sarcinilor care trebuie făcute mai întâi și să salvați lucrurile distractive pentru mai târziu.
Organizați-vă sarcinile în funcție de importanță. Gestionează-ți timpul cu înțelepciune, îndeplinind mai întâi cele mai importante sau cele mai limitate sarcini. Marcați-le în planificare cu un marker de culoare special sau cu un mic autocolant. Programați mai întâi sarcinile cu prioritate maximă și acordați-vă suficient timp pentru a le finaliza, apoi lucrați la lucruri mai puțin sensibile la timp în jurul celor mai importante sarcini identificate.
- Fiți dispus să vă schimbați prioritățile din când în când. Lucrurile pot intra în ultimul moment și necesită o atenție imediată. Va trebui să opriți din când în când ceea ce faceți și să vă concentrați energia și timpul asupra acestor sarcini neașteptate. Asigurați-vă că nu se întâmplă prea des.
- Dacă vă aflați în mod constant să vă rearanjați prioritățile pe tot parcursul zilei, atunci ceva nu este în regulă. Deși se pot aștepta modificări minore ale programului dvs., ajustările continue înseamnă probabil că nu aveți prioritățile în ordine.
Fii realist. Acordați-vă o cantitate realistă de timp pentru a finaliza fiecare sarcină. Dacă credeți că ceva va dura de la o jumătate de oră la o oră, acordați-vă o oră întreagă. Fii realist cu privire la cât timp durează ceva pentru a nu te lăsa copleșit sau întârzia.
- Este întotdeauna mai sigur să fii în siguranță și să-ți dai mai mult timp decât vei avea nevoie. Dacă vă terminați sarcina mai devreme, atunci sunteți liber să abordați următoarea sarcină - care nu trebuie să vă afecteze productivitatea în cele din urmă.
Planificați-vă nevoile de bază. Nu uitați să programați timp pentru lucruri de zi cu zi, cum ar fi mâncatul și dușul. Acest lucru poate părea evident, dar este important să alocați timp pentru aceste lucruri, pe lângă celelalte sarcini programate, pentru a vă asigura că nu le omiteți și că aceste lucruri nu vă aduc întârzieri.
Folosiți un sistem de reamintire. Utilizați memento-uri simple în plus față de planificatorul dvs. zilnic pentru a vă ajuta să vă amintiți sarcini importante sau termene limită. Utilizați alerte post-it sau vocale sau text pe telefonul dvs. mobil pentru a vă reaminti lucrurile pe care trebuie să le faceți în acel moment sau dacă aveți ceva planificat. Un astfel de sistem de rezervă vă va ajuta să evitați uitarea lucrurilor.
- Evitați dependența de alte persoane pentru a vă gândi la ceva. Probabil că sunt la fel de uitate ca și tine.
- Dacă ceva este extrem de important, setați mai multe memento-uri pentru dvs. Puteți pierde o alarmă post-it sau telefonică, dar nu mai multe.
Întreabă pentru ajutor. Cereți altcuiva ajutor și delegați sarcini mai mici, dacă este necesar. Programul dvs. general va avea beneficii dacă vă puteți înghiți mândria și puteți ruga pe cineva să vă ajute cu câteva treburi mici prin casă sau să gătiți cina într-o săptămână aglomerată.
- Asigurați-vă că delegați responsabilitățile unor persoane calificate. Nu este suficient să ceri cuiva o anumită sarcină. Vrei să facă treaba asta bine.
- Nu vă obișnuiți să vă lăsați de munca cu alții. Nu reflectă abilitățile de gestionare a timpului. Mai degrabă, vine ca și cum ai fi leneș și nemotivat.
Evaluează-ți productivitatea. Din când în când este necesar să vă uitați la lucrări de la distanță și să analizați ce ați realizat, cât de bine ați performat și cât a durat. A fi conștient de aceste aspecte ale muncii și vieții tale te poate ajuta să faci schimbări în programul tău și în modelul de zi cu zi al modului în care lucrezi, producând rezultate surprinzător de eficiente.
Recompenseaza-te. A lucra prea mult sau prea mult timp poate duce la epuizare, ceea ce face dificilă concentrarea chiar și asupra celor mai simple sarcini. Deci, ia câteva momente pentru a sărbători ceea ce ai realizat și recompensează-te cu ceva care îți place cu adevărat.
- Asigurați-vă că timpul dvs. de pauză este dedicat plăcerii. Opriți telefonul de la serviciu și nu răspundeți la e-mailuri. Dacă amestecați munca cu timpul liber, nu vă veți recompensa și nu veți putea evita un burnout.
- Dacă lucrați de luni până vineri, țineți-vă weekendul liber. Dacă lucrezi la un proiect de trei luni, ia-ți o scurtă vacanță când ai terminat.