Conţinut

• Pași
• Sfat
• De ce ai nevoie

Organizarea fișierelor de birou nu este o sarcină simplă, mai ales atunci când vine vorba de organizarea unor cantități mari de fișiere și documente. Cu toate acestea, puteți depăși această provocare planificând din timp și decidând asupra unui sistem de înregistrare. Acest lucru vă ajută să vă organizați profilul de afaceri și vă asigură că veți găsi documente importante mai repede. Puteți consulta articolul de mai jos despre cum să vă organizați înregistrările de birou pentru a vă începe misiunea.

Pași

Partea 1 din 3: Aranjați momentul potrivit

1. 

   Lăsați deoparte un timp stabilit pentru a vă organiza aplicația, pentru a evita orice distragere a atenției. Aveți gata carton și autocolante pentru a crea un profil nou înainte de a începe. publicitate

Partea 2 din 3: Organizați documente și înregistrări

1. 

   
   
   Împarte grămezi de documente și fișiere în bucăți mai mici și mai ușor de gestionat.
   • Procesați teancurile pe rând și curățați sau distrugeți hârtiile inutile pentru a reduce cantitatea și a limita excesul.
   • Împărțiți restul documentelor și fișierelor în două părți separate, una pentru fișierele care trebuie procesate în lunile următoare, iar cealaltă pentru fișierele de arhivă care nu necesită procesare urgentă.

2. 

   
   
   Organizați dosarele alfabetic dacă aveți profiluri de client. De exemplu, dacă fiecare liant era numele unei persoane sau al unei companii, puteți sorta înregistrările după numele acelei persoane. În acest caz, trebuie să etichetați fiecare card de profil care conține numele complet al clientului.Organizați-vă coperțile în ordine alfabetică, apoi etichetați sertarul de înregistrare pentru a vedea care sertar are un nume care începe cu o anumită literă.

3. 

   
   
   Sortați după categorie dacă înregistrările aparțin multor părți ale companiei. Unele înregistrări se referă la facturi, garanții sau contracte și trebuie să le împărțiți în diferite categorii. Etichetați fiecare înregistrare după caz ​​și plasați toate documentele relevante pe înregistrare. Este posibil să trebuiască să creați un profil secundar, deci utilizați o copertă suspendată pentru a marca fiecare categorie și capacul să fie secundar.
   • Creați un portofoliu de documente urgente, astfel încât să puteți găsi rapid lucrări importante.
   • Puneți fișierele temporare în față și fișierele de arhivă în spatele sertarului, astfel încât să puteți accesa cu ușurință fișierele care necesită prelucrare.
   publicitate

Partea 3 din 3: Sortează înregistrările după lună

1. 

   Pe lângă utilizarea metodelor de mai sus, vă puteți organiza liantele în funcție de lună (și an). Dacă nu aveți timp să o rezolvați imediat, vă puteți pune documentele în evidența lunară pentru procesarea datei. Acest pas vă ajută, de asemenea, să determinați unde să stocați documentele mai repede.
   • Înregistrarea lunară este potrivită și pentru stocarea documentelor de alte tipuri.

2. 

   La sfârșitul anului, verificați documentele rămase în evidența lunară și puteți afla că șablonul, precum și noul grup de profil (numele categoriei) lipsesc în sistem. Creați profiluri pentru acele lucrări în noul an.

3. 

   Decupați hârtiile rămase pe lună. Păstrați dosarul în grupul „Mixt” (An). publicitate

Sfat

• După organizarea înregistrărilor, trebuie să vă mențineți în ordine în birou. Remediați sistemul de păstrare a înregistrărilor și readuceți hârtiile la locul lor.
• Aruncați, reciclați sau distrugeți documentele inutile pentru a evita modificarea noului sistem de păstrare a înregistrărilor.

De ce ai nevoie

• Fisiere
• Husa suspendata
• Hardcover
• Autocolante
• Marcatori