Conţinut

• Pași
• Sfat

Scopul buletinelor informative este de a informa un grup de oameni despre o anumită problemă, cum ar fi un eveniment, o politică sau o resursă, și de a-i încuraja să facă acest lucru. Mai jos sunt îndrumări despre cum să scrieți buletine informative eficiente și ușor de citit.

Pași

Partea 1 din 4: Scrierea subiectului buletinului informativ

1. 

   Tastați cuvântul „AVIZ” chiar în partea de sus a paginii. Imediat în afara textului se afla buletinul informativ. Scrieți cuvântul „AVIZ” la aproximativ 4 cm de partea de sus a paginii, aldin, centrat sau aliniat la stânga. De asemenea, puteți alege o dimensiune mai mare a fontului pentru acest cuvânt.
   • Spațiere dublă între liniile din titlu.

2. 

   
   
   Numirea în mod corespunzător. Buletinele informative sunt o formă formală de comunicare de afaceri, deci ar trebui să le adresați în mod corespunzător. Scrieți numele complet și titlul persoanei căreia îi veți raporta.
   • Dacă trimiteți o scrisoare către toți angajații, puteți scrie: „PRIMITOR: Toți angajații”.

3. 

   Adăugați destinatari din seria CC. Linia „CC” se referă la cei care primesc notificarea sub forma „Dragă Co”. Acesta nu este obiectul țintă al buletinului informativ. Aceasta este persoana care are nevoie de informații despre politica sau problema la care vă adresați în scrisoare.

4. 

   
   
   Scrieți-vă numele în rândul „Expeditor”. Subiectul scrisorii ar trebui să includă numele scriitorului și expeditorului scrisorii. Numele complet și titlul dvs. sunt pe această linie.

5. 

   Adăugați date. Scrieți data completă, inclusiv ziua, luna și anul. De exemplu, scrieți: „DATA: 5 ianuarie 2015” sau „DATA: 01.05. 2015. "

6. 

   
   
   Alegeți un anumit paragraf pentru subiectul dvs. Linia de subiect ar trebui să spună cititorului despre ce este buletinul informativ. Fii specific și concis.
   • De exemplu, în loc să scrieți subiectul ca: „Cerneală”, scrieți mai precis ca „Problemă de utilizare a cernelii în Office”.

7. 

   Ajustați formatul titlului în consecință. Titlul trebuie să fie în partea de sus a paginii, aliniat la stânga. Scrieți cu majuscule cuvintele „RECEPTOR:”, „EXPEDITOR:”, „DATA:” și „DESPRE POSTUL DE MUNCĂ:”.
   • Un exemplu de titlu ar arăta astfel:
     Destinatar: numele și titlul destinatarului
     EXPEDITOR: Numele și titlul dvs.
     DATA: Data, luna, anul la care a fost scrisă notificarea
     DESPRE: (sau în legătură cu :) Problemă menționată de buletinul informativ (evidențierea cumva).
   • Când compuneți titluri, asigurați-vă că faceți dublă linie a elementelor și aliniați textul.
   • Puteți adăuga o linie sub titlu care trece pe lățimea paginii pentru a separa titlul și corpul buletinului informativ.
   publicitate

Partea 2 din 4: Scrierea conținutului buletinului informativ

1. 

   Luați în considerare cine este destinatarul. Pentru ca toată lumea să citească și să răspundă la buletinul informativ, este important să se potrivească formularea, lungimea și solemnitatea mesajului cu cine îl va citi. Pentru ca acest lucru să funcționeze bine, trebuie să aveți o idee bună despre cine primește mesajul.
   • Gândiți-vă la preferințele și preocupările cititorilor dvs.
   • Încercați să anticipați întrebările pe care cititorul dvs. le-ar putea pune. Gândiți-vă la o parte din conținutul buletinului informativ, cum ar fi exemple, dovezi sau alte informații pentru a-i convinge.
   • Vedeți dacă cititorii dvs. acceptă menționarea informațiilor sau sentimentelor necorespunzătoare.

2. 

   Sari peste saluturile rituale. Buletinul informativ nu a început cu un salut de genul „Dragă domn Edwards”. În schimb, intrați direct în problema care va fi discutată în mesaj de la început.

3. 

   Menționează problema în primul paragraf. Scrieți de ce doriți ca cititorul să acționeze. Acesta este un pic ca introducerea eseului, adică introducerea problemei și motivul problemei.Vă puteți gândi, de asemenea, la introducere ca la un rezumat al întregului corp al buletinului informativ.
   • De obicei, introducerea ocupă aproximativ un paragraf.

4. 

   De exemplu, puteți scrie: „Pe 1 iulie 2015, Compania XYZ va implementa o nouă poliță privind asigurările de sănătate. Angajații vor primi asigurări de sănătate și primesc un salariu minim de 6 milioane / lună ”.

5. 

   Furnizați informații cu privire la problemele discutate. Este posibil ca cititorul să aibă nevoie de câteva informații generale despre problema pe care o abordați. Oferiți câteva informații, dar sunt scurte și spuneți doar ce este necesar.
   • Dacă este cazul, continuați buletinul informativ indicând motivul pentru care politica a fost implementată. De exemplu, ați putea scrie: „Guvernul local a votat să solicite tuturor angajaților din zonă să primească un salariu minim de 6 milioane VND / lună”.

6. 

   Susțineți argumentele din discuție. Rezumați acțiunile care trebuie efectuate. Dovezi și argumente cu privire la soluția pe care o propuneți. Începeți cu cele mai importante informații, apoi acoperiți faptele specifice sau de susținere. Arătați-vă cititorilor că este benefic să faceți ceea ce sugerați sau că este dăunător să nu luați.
   • Simțiți-vă liber să adăugați elemente grafice, liste sau diagrame, în special pe mesaje mai lungi. Asigurați-vă că acestea sunt cu adevărat relevante și convingătoare.
   • Pentru mesaje mai lungi, luați în considerare scrierea unui titlu mai scurt pentru a clarifica fiecare secțiune. De exemplu, în loc să scrieți „Politică”, scrieți „Politică sezonieră pentru angajați noi”. Fiți specific și concis în fiecare titlu, astfel încât cititorul să vadă clar elementele de bază ale buletinului informativ.

7. 

   Propuneți acțiuni pe care cititorul trebuie să le întreprindă. Un buletin informativ este un apel la acțiune asupra unei anumite probleme, fie că este vorba despre un anunț de produs nou de la companie, o nouă politică de raportare a cheltuielilor sau o prezentare a modului în care compania lucrează la aceasta. subiect. Amintiți-vă acțiunea pe care cititorul trebuie să o efectueze în final sau propoziție.
   • De exemplu, puteți scrie: „Toți angajații trebuie să utilizeze noul sistem de contabilitate începând cu 1 iunie 2015”.
   • Puteți adăuga câteva dovezi pentru a vă susține sugestiile.

8. 

   Încheiați scrisoarea cu un rezumat pozitiv și încurajator. Ultimul paragraf al buletinului informativ ar trebui să repete următorii pași pentru a rezolva problema. Aceasta include un memento al solidarității organizaționale.
   • Puteți scrie: „Aș fi fericit să discut despre acestea mai târziu și voi continua să discut despre deciziile dvs.”.
   • Puteți închide spunând: „Suntem încântați de această extindere a categoriei. Credem că va ajuta afacerea să crească și compania va opera mai durabil ”.
   • Acest paragraf are de obicei aproximativ 1-2 propoziții.
   publicitate

Partea 3 din 4: Buletin informativ complet

1. 

   Formatați corect buletinele informative. Utilizați formatul standard pentru a face mesajele ușor de citit. Utilizați un font Times New Roman sau Arial dimensiunea 12. Marginile din stânga, din dreapta și din partea de jos sunt de 2,5 cm.
   • Aliniați paragrafele. Împărțiți paragrafele, spațiere dublă și margini sau nu.

2. 

   Examinați buletinul informativ. Examinați și editați mesajul pentru a-l face clar, concis, convingător și fără greșeli de scriere. Verificați coerența formulării. Tipuri de cuvinte academice sau profesionale.
   • Verificați dacă există erori de ortografie, de gramatică și de conținut. Acordați o atenție specială numelor, datelor sau numerelor.
   • Verificați dacă mesajul este prea lung și eliminați conținutul inutil.

3. 

   Semnături. Buletinul informativ nu are linie de semnătură. Cu toate acestea, ar trebui să preparați antetul și lângă numele dvs. Asta demonstrează că ați confirmat buletinul informativ.

4. 

   Folosiți antet. Puteți crea un antet special special pentru buletine informative sau puteți folosi anteturi comerciale obișnuite.
   • Dacă redactați documente electronice (de exemplu, pentru e-mail), trebuie să creați un antet separat în Word care să conțină sigla companiei și informații de contact de bază. Folosiți acel titlu ca șablon pentru buletinele informative pe care le trimiteți.

5. 

   Alegeți cum să vă trimiteți e-mailul. Decideți cel mai bun mod de a trimite buletine informative. Îl puteți imprima și distribui tuturor. De asemenea, puteți trimite prin e-mail.
   • Dacă trimiteți mesajul prin e-mail, puteți formata codul HTML pentru e-mail. În caz contrar, puteți salva mesajul ca fișier PDF și îl puteți atașa ca e-mail.
   publicitate

Partea 4 din 4: Utilizarea șablonului de buletin informativ

1. 

   Găsiți șabloane de scrisori disponibile. Luați în considerare dacă doriți să folosiți exemplele de litere în loc să scrieți. Dacă da, primul pas este să găsiți șabloane de e-mail bune online. Microsoft Word are și șabloane de scrisori. Șabloanele folosesc adesea același format de bază, dar diferite fonturi, dimensiuni de fonturi și aspect.
   • Descărcați șablonul potrivit pentru nevoile dvs.
   • Asigurați-vă că citiți condițiile de utilizare înainte de a utiliza orice șablon online.

2. 

   Deschideți șablonul de mesaj care a fost descărcat pe computer. După apăsarea tastei de descărcare, șablonul scrisoare se descarcă automat pe computerul dvs. sau pot fi parcurși câțiva pași înainte de a începe descărcarea. Șablonul scrisoare este descărcat ca fișier zip, trebuie să dezarhivați și să deschideți în Microsoft Word.
   • Este recomandat să utilizați cea mai recentă versiune de Microsoft Word pentru a vă asigura că nu întâmpinați probleme software neprevăzute și că șablonul de mesaje nu funcționează așa cum a fost conceput. Dacă aveți o versiune anterioară a Microsoft Word, actualizați software-ul înainte de a descărca șabloanele de scrisori.

3. 

   Creați antet (antet). Amintiți-vă că corpul mesajului eșantion poate fi modificat. Puteți personaliza părțile din exemplul de mesaj după cum doriți. De exemplu, puteți adăuga sigle și simboluri de drepturi de autor în antetul șabloanelor de scrisori. Faceți clic pe antet și introduceți informațiile despre companie.

4. 

   Completați secțiunile din antetul formularului scrisoare. Nu uitați să completați câmpurile „TO” și „FROM”, precum și „CC” și „SUBJECT”. Aveți grijă când completați aceste câmpuri pentru a evita omiterea acestora, lăsându-le necompletate, greșesc adesea în timp ce tastați.

5. 

   Introduceți textul mesajului. Scrieți introducerea, motivul, discuția și rezumatul în corpul buletinului informativ. Dacă doriți, puteți utiliza gloanțe sau puteți crea liste pentru a vă organiza informațiile.
   • Păstrați formatul șablonului de scrisoare. Acest lucru asigură alinierea paragrafelor, cu margini corecte și dimensiunea fontului.
   • Dacă este necesar, puteți personaliza chiar buletinul informativ pentru a utiliza tabelul. Uneori este o idee bună, mai ales dacă folosirea listelor cu marcatori sau similare face ca mesajele să fie confuze sau dificil de citit.
   • Asigurați-vă că ștergeți orice text din șablon. În același timp, verificați-vă cu atenție mailul înainte de a-l trimite.

6. 

   Nu uitați să verificați subsolul. Subsolul este zona goală din partea de jos a paginii pentru informații suplimentare. Puteți adăuga informații de contact corporative sau personale pe acest site. A lua timp pentru a verifica acuratețea informațiilor este foarte important. Ultimul lucru pe care nu doriți să se întâmple este atunci când mesajul este perfect scris, dar are informațiile de contact greșite sau lipsesc informații.

7. 

   Reglați aspectul mesajului. Unul dintre cele mai atractive lucruri despre mesajele eșantion este că puteți schimba culoarea textului. Acest lucru vă ajută să arătați o anumită personalitate și face ca textul să iasă în evidență. De asemenea, puteți alege culoarea potrivită pentru situația care se întâmplă pentru a vă asigura că buletinul dvs. informativ arată excelent, nu doar profesional.

8. 

   Salvați buletinele informative ca text consecvent. Asigurați-vă că salvați o copie. Veți avea documente electronice de rezervă pentru a sprijini schimbul de informații.

9. 

   Salvați șablonul pentru utilizare ulterioară. Ori de câte ori trebuie să utilizați un eșantion de mesaj cu un subiect de modificare, trebuie doar să personalizați articolele pentru a se potrivi cu subiectul specific al mesajului. Acest lucru vă va economisi timp, vă va ajuta să creați un buletin informativ profesional, care să atragă atenția tuturor, așa că va fi citit imediat. publicitate

Sfat

• Nu da prea multe motive. Este important să explici de ce vrei să se facă ceva, dar nu scrie prea mult.
• Buletinul informativ ar trebui să fie scurt.