Cum să scrieți o scrisoare de afaceri clienților dvs.

Video: The business secret that’ll make you RICH

Conţinut

Pași
Partea 1 din 2: Format scrisoare de afaceri
Partea 2 din 2: Cum se scrie o scrisoare de afaceri
sfaturi

Dacă aveți propria afacere, atunci probabil că trebuie să scrieți scrisori de afaceri clienților dvs. Obiectivele pot fi diferite: notificarea despre evenimente sau condiții noi, răspunsul la reclamațiile clienților în numele companiei. Indiferent de motivul pentru care scrieți, este important să păstrați întotdeauna un ton profesional și un stil de afaceri.

Pași

Partea 1 din 2: Format scrisoare de afaceri

1 Folosiți un antet profesional. Scrisoarea de afaceri reprezintă compania dvs. În acest sens, scrisoarea ar trebui să aibă forma adecvată. De asemenea, nu uitați să utilizați sigla sau marca companiei.
- Puteți crea un antet de literă folosind șabloane color gata făcute pentru Microsoft Word. Folosiți o siglă sau o marcă reală a companiei.
2 Deschideți un editor de text. Toate scrisorile de afaceri ale companiei trebuie să fie întotdeauna tastate pe un computer.
- Creați un document nou și setați marginile la 2,54 centimetri.
- Folosiți un tipar tip serif, cum ar fi Times New Roman, Georgia sau Arial. Deci, dimensiunea fontului nu trebuie să fie mai mare de 12, dar nu mai mică de 10. Tipul sau dimensiunea fontului nu trebuie să afecteze negativ lizibilitatea literei.
- Folosiți spațiere între linii.
3 Personalizați forma blocului. Formularul bloc este cel mai comun format pentru scrisorile comerciale. Este, de asemenea, cel mai ușor de configurat și urmat. Fiecare articol este lăsat justificat și separat printr-un spațiu. În ordinea de sus a paginii în jos, o scrisoare de afaceri ar trebui să includă următoarele elemente:
- Data de astăzi sau data la care a fost trimisă scrisoarea. Nu uitați să includeți data, deoarece este utilizată pentru contabilitate de către expeditor și destinatar, precum și în scopuri legale. Dați data exactă.
- Adresa expeditorului. Aceasta este adresa dvs. în format standard. Dacă adresa dvs. este deja listată în antetul scrisorii, atunci puteți sări peste acest pas.
- Adresa de ieșire. Introduceți numele și adresa destinatarului scrisorii. Puteți utiliza adresa „Maestru” sau „Stăpână”. Deci, dacă destinatarul este Nina Serova, atunci puteți scrie atât „Doamna Nina Serova”, cât și „Nina Serova”.
- Salutari. Puteți scrie „Dragă doamnă Serova” sau „Dragă Nina Serova”. Dacă nu sunteți sigur cine va citi scrisoarea, scrieți „Stimați domni”. Există, de asemenea, o opțiune „Pentru informarea tuturor părților interesate”, dar ar trebui lăsată în ultimă instanță dacă destinatarul este necunoscut.
- Corpul principal al scrisorii. Această parte va fi discutată mai detaliat în secțiunea următoare.
- Partea finală și semnătura. Scrieți: „Cu stimă” - sau: „Cele mai bune urări”.

Partea 2 din 2: Cum se scrie o scrisoare de afaceri

1 Definiți publicul țintă. Tonul scrisorii trebuie să rămână întotdeauna profesional indiferent de public, dar alegerea cuvintelor și a limbajului depinde de destinatarul scrisorii. Dacă scrisoarea este pentru departamentul de resurse umane al unei alte companii, atunci ar trebui să se utilizeze un limbaj mai formal. Când vă adresați unui anumit client, puteți apela la un limbaj informal și simplu.
- De asemenea, vă va ajuta să evitați neînțelegerile. Nu utilizați termeni care sunt de neînțeles pentru cititor. De exemplu, este posibil ca clienții să nu cunoască abrevierile utilizate pentru programul spațial din compania dvs., deci nu le utilizați în scrisoarea dvs.
- Cea mai importantă regulă a scrierii de afaceri este că textul trebuie să fie clar, concis și amabil.
2 Indicați scopul scrisorii pe prima linie. Luați în considerare scopul scrisorii. Doriți să furnizați o nouă adresă de birou? Amintiți-i clientului despre datorie? Răspundeți la reclamație? Rețineți acest lucru atunci când trebuie să scrieți prima teză a scrisorii. Nu folosiți o formulare vagă și treceți direct la subiect.
- Scrieți la prima persoană dacă vă exprimați opinia ca proprietar de companie. Scrieți la a doua persoană dacă vă adresați în numele unei companii sau organizații.
- Folosiți o afirmație fără ambiguități, cum ar fi: „Vă informăm prin prezenta” - sau: „Prin prezenta dorim să aflăm următoarele.” Scrieți la prima persoană dacă vă adresați ca proprietar al companiei, cum ar fi: „Vreau să vă contactez”, sau: „Am aflat recent ..., așa că aș vrea să ...”.
- De exemplu, dvs. (proprietarul companiei) doriți să o informați pe Nina Serova despre datoria de o lună. Începeți scrisoarea astfel: „Aș dori să vă informez că, din martie 2015, există o datorie în contul dvs.”
- Dacă sunteți angajat al unei companii și răspundeți la o reclamație a clienților cu privire la programul spațial al companiei dvs., începeți astfel: „Am primit comentariile dvs. cu privire la programul nostru de colonizare pe Marte”.
- Uneori trebuie să îi spui cititorului că a câștigat un concurs sau că a obținut un loc într-o instituție de învățământ. Începeți astfel: „Mă bucur să vă informez ...”, - sau: „Ne bucurăm să vă informăm ...”.
- Dacă trebuie să raportați vești proaste, începeți cu această frază: „Cu regret vă informăm ...”, sau: „După o analiză atentă, s-a decis ...”.
3 Folosiți o voce validă. În discursul oficial, vocea pasivă este adesea folosită, dar poate face textul scrisorii monoton sau de neînțeles. O voce validă permite transmiterea informațiilor pe un ton decisiv.
- Un exemplu de voce pasivă: „Ce măsuri pot fi făcute?” În acest caz, subiectul „pași” nu este executorul acțiunii, ci experimentează acțiunea asupra sa.
- Exemplu de voce validă: „Ce pași putem face?” În această versiune, se utilizează o voce activă, care vă permite să transmiteți în mod clar și clar ideea.
- Uneori, vocea pasivă vă permite să transmiteți mesajul dvs. și să nu atrageți prea multă atenție asupra unei erori sau a unui fapt inestetic. Folosiți-l numai în acest caz. De obicei, este preferată o voce validă.
4 Link către evenimente anterioare sau comunicare cu cititorul. Este posibil să fi informat anterior Nina Serova despre datorie. Cititorul și-ar putea exprima nemulțumirea față de programul dvs. spațial la ultima conferință. Dacă ați comunicat deja, amintiți-vă despre acest fapt. Cititorul va putea aminti detalii importante, iar scrisoarea dvs. va fi mult mai importantă și mai urgentă.
- Folosiți fraze precum: „Conform scrisorii anterioare de la…”, „Vă mulțumim pentru plata dvs. în timp util luna trecută” - sau: „Am fost încântați să auzim comentariile voastre constructive la conferința din mai”.
5 Faceți o cerere sau oferiți ajutor. Stabiliți un ton pozitiv cu o cerere politicoasă sau oferiți cooperare sub formă de ajutor.
- Să presupunem că dețineți o companie și doriți să convingeți un client să plătească o datorie. Folosiți expresia: „Aș fi recunoscător pentru asistența dvs. și pentru plata imediată”.
- Dacă scrieți în numele unei companii, utilizați sintagma: „Am dori să vă organizăm o întâlnire personală cu managerul nostru de resurse umane”.
- De asemenea, oferiți să răspundeți la toate întrebările posibile și să risipiți îndoielile cititorului. Exemplu: „Vom fi bucuroși să vă răspundem la orice întrebare sau să vă lămurim orice îndoială cu privire la plată”, sau: „Doriți să aflați mai multe detalii despre programul nostru?”
6 Completați scrisoarea. Folosiți un îndemn din partea dvs. sau a clientului. Aceasta poate fi o cerere de rambursare a datoriei într-un interval de timp specificat sau o ofertă de a aranja o întâlnire cu un client.
- Scrieți o propunere cu speranța de a comunica în viitor: „Aștept cu nerăbdare să vă întâlnim la ședința de buget săptămâna viitoare” - sau: „Ne-ar face plăcere să discutăm mai detaliat despre toate aceste aspecte atunci când ne întâlnim în biroul nostru . ”
- Indicați dacă documentele sunt atașate la scrisoare. Adăugați o expresie de genul: „Vă trimitem o factură pentru luna trecută” - sau: „O scrisoare a programului spațial este atașată”.
- Folosiți o frază de închidere la sfârșit. Cel mai bine este ca clienții să scrie: „Cu sinceritate”, - sau: „Cele mai bune urări”.
- Folosiți cuvântul „Cu respect” în scrisori oficiale către străini.
- Scrieți: „Toate cele bune” dacă cunoașteți sau colaborați cu o persoană.
7 Corectați greșelile. Formatarea corectă și formularea nu vor juca niciun rol dacă există erori gramaticale în scrisoare!
- Încercați să găsiți toate cazurile de voce pasivă și efectuați ajustările corespunzătoare.
- Acordați atenție propozițiilor lungi și confuze. Într-o scrisoare de afaceri, se aplică regula „Mai bine mai puțin este mai bine”, așa că propozițiile lungi ar trebui aruncate.