Conţinut

• Pași
• Metoda 1 din 9: Elaborați o agendă
• Metoda 2 din 9: trimiteți invitații
• Metoda 3 din 9: Pregătiți locația întâlnirii
• Metoda 4 din 9: Furnizați instrumentele necesare întâlnirii
• Metoda 5 din 9: Pregătiți un chestionar sau chestionar
• Metoda 6 din 9: trimiteți un memento de întâlnire
• Metoda 7 din 9: Începeți întâlnirea chiar în program
• Metoda 8 din 9: Rămâneți la subiectul întâlnirii
• Metoda 9 din 9: Răspundeți la cât mai multe întrebări posibil

Oricine va media sau organizează o întâlnire va beneficia de aceste sfaturi. Responsabilitățile organizatorului includ invitarea participanților și furnizarea acestora cu tot ce au nevoie pentru a lucra cât mai eficient posibil.Gazda este, de asemenea, responsabilă de desfășurarea întâlnirii. El ar trebui să asigure o concentrare maximă pe tema întâlnirii, împiedicând participanții să devină personal și să discute regulile întâlnirii. Acest material va facilita organizarea și desfășurarea întâlnirii, astfel încât să fie un succes.

Pași

Metoda 1 din 9: Elaborați o agendă

1. 1 Specificați ora de începere și de sfârșit a ședinței și limitele de timp pentru discutarea fiecărui număr. Participanții la întâlnire vor lua acest lucru ca o curtoazie din partea dvs.
2. 2 Întrebați oamenii din organizația dvs. sau persoana care convoacă ședința despre subiectele care trebuie incluse pe ordinea de zi și, de asemenea, solicitați o scurtă descriere a fiecărui număr.

Metoda 2 din 9: trimiteți invitații

1. 1 Cel mai bun mod de a trimite invitații este prin e-mail, mai ales dacă angajații dvs. au un program care combină funcțiile de e-mail cu un calendar și mementouri.
2. 2 Specificați un termen limită pentru rezervarea locurilor. Acest lucru vă va permite să pregătiți cantitatea necesară de resurse, astfel încât să nu întrerupeți întâlnirea pentru a pregăti materialele lipsă.

Metoda 3 din 9: Pregătiți locația întâlnirii

1. 1 Pentru o întâlnire lină, trebuie să pregătiți corect camera. Când închiriați un spațiu care este adesea folosit pentru întâlniri (de exemplu, într-o cameră de hotel sau într-un serviciu dedicat), puteți conta pe personalul local pentru a fi informat și familiarizat cu nuanțele pregătirii spațiului.
   • Plasarea prelegerii - scaunele sunt aliniate astfel încât lectorul să fie în centrul atenției. O astfel de plasare este eficientă mai ales dacă scopul principal este comunicarea unor informații.
   • Aranjament teatral - un prezidiu este instalat în fața camerei (o masă la care stau vorbitori și experți). Aranjamentul scaunelor celorlalți participanți seamănă cu o sală de curs.
   • Structura școlii - Mesele sunt așezate în fața rândurilor de scaune pentru a permite participanților la întâlnire să ia notițe în timp ce vorbesc. Accentul se pune pe difuzor.
   • Masa rotunda. Alegeți acest aranjament dacă participanții trebuie să acționeze ca echipe separate și să stimuleze schimbul de idei între grupuri sau participanți individuali.
   • Configurați o masă în formă de U. Acesta este un stil de sală de ședințe care permite participanților să se vadă și să interacționeze după cum este necesar.
   • Dacă intenționați o întâlnire deschisă care implică comunicarea cu publicul, așezați scaunele într-un cerc cu difuzorul în centru.

Metoda 4 din 9: Furnizați instrumentele necesare întâlnirii

1. 1 O pregătire completă a ședinței include un set de pixuri, caiete, mijloace de lucru, documente și orice altceva ai putea avea nevoie în timpul ședinței.
2. 2 Lăsați deoparte spațiu pentru întrebări. Acesta poate fi un afiș sau o tablă pe care participanții își pot nota întrebările sau le pot atașa folosind autocolante de hârtie adezive. Participanții la ședință vor ști că la un anumit moment vor primi un răspuns la întrebările lor și că ședința se va desfășura mai ușor.
3. 3 Pregătiți băuturi și gustări pentru participanții la întâlniri lungi. Pentru întâlnirile scurte, este suficient să puneți sticle de apă și un castron de dulciuri pe fiecare masă.

Metoda 5 din 9: Pregătiți un chestionar sau chestionar

1. 1 Participanții la întâlnire își pot evalua calitatea imediat după întâlnire sau pot completa un chestionar și îl pot trimite prin e-mail în 1-2 zile.
2. 2 Fișele de evaluare și chestionarele vă permit să determinați modul în care întâlnirea a fost percepută de către participanții săi.

Metoda 6 din 9: trimiteți un memento de întâlnire

1. 1 Mementourile sunt trimise în ultima zi de înregistrare a participanților sau cu 1-2 zile înainte de aceasta.
2. 2 Cereți să raportați dacă cineva a schimbat planurile și este obligat să se retragă din participare.

Metoda 7 din 9: Începeți întâlnirea chiar în program

1. 1 Persoanele întârziate la o întâlnire sunt capabile să „ajungă din urmă”, dar a-i face pe alții să aștepte este considerat nepoliticos.
2. 2 La începutul ședinței, faceți anunțuri organizaționale, inclusiv pauzele și prânzul, locațiile de toaletă și unde și cum participanții la întâlnire pot pune întrebări.

Metoda 8 din 9: Rămâneți la subiectul întâlnirii

1. 1 Organizatorul întâlnirii ar trebui să ghideze participanții la subiectul întâlnirii. Permițându-vă să ieșiți pe subiecte conexe riscați să vă perturbați programul de lucru.
2. 2 Respectați pauzele și orele de prânz desemnate.

Metoda 9 din 9: Răspundeți la cât mai multe întrebări posibil

1. 1 Colectați întrebări de la participanții la întâlnire. Acordați suficient timp pentru răspunsuri care să satisfacă interesul cât mai multor oameni.
2. 2 După întâlnire, rămâneți la îndemână, astfel încât să puteți fi abordați de participanții la întâlnire care sunt jenați să vorbească în fața altor persoane sau a celor care au probleme specifice care necesită o discuție față în față.
3. 3 Reamintiți participanților la întâlnire să completeze chestionarul sau lista de verificare și mulțumiți-le pentru participarea la întâlnire.