Conţinut

• Pași
• Metoda 1 din 2: Cum se scrie un plan de management al schimbărilor organizaționale
• Metoda 2 din 2: Cum să urmăriți modificările din orice proiect
• Recomandări

Există două tipuri de planuri de gestionare a schimbării. Una dintre ele ia în considerare impactul schimbării asupra organizației și își propune să sprijine perioada de tranziție. Un alt tip de plan vă permite să urmăriți progresul unui singur proiect, să captați abateri sau modificări în cursul și amploarea proiectului. Scopul ambelor planuri este de a articula în mod clar și clar ce anume trebuie făcut.

Pași

Metoda 1 din 2: Cum se scrie un plan de management al schimbărilor organizaționale

1. 1 Indicați motivele schimbării. Enumerați acei factori care au influențat decizia de a implementa schimbarea, cum ar fi productivitatea scăzută, tehnologia nouă sau o modificare a misiunii organizației.
   • O abordare este de a descrie situația actuală a organizației și în ce stare va conduce în viitor planul conturat.
2. 2 Specificați tipul și scara modificărilor. Descrieți pe scurt natura schimbărilor așteptate în cadrul proiectului. Spuneți exact ce va afecta schimbarea: responsabilitățile posturilor, procesele, politica și / sau structura organizațională. Enumerați departamentele, echipele, sistemele și alte componente ale organizației care vor fi afectate de viitoarele modificări.
3. 3 Indicați ce părți interesate sprijină acest proiect. Enumerați toate părțile interesate care vor fi afectate de implementarea acestui plan, cum ar fi conducerea superioară, managerul de proiect, sponsorul proiectului, utilizatorii finali și / sau angajații companiei. Pentru fiecare categorie, indicați dacă aceste părți interesate sprijină proiectul de schimbare.
   • Încercați să reflectați aceste informații în tabel pentru o mai mare claritate și claritate. De exemplu, valori precum conștientizarea, sprijinul și influența pot fi luate ca un șablon util și clasificate ca înalt / mediu / scăzut pentru fiecare grup de părți interesate.
   • Dacă este posibil, efectuați interviuri față în față pentru a sprijini părțile interesate.
4. 4 Creați o echipă de management al schimbărilor. Această echipă este responsabilă pentru comunicarea informațiilor tuturor părților interesate, pentru a le asculta preocupările și pentru a se asigura că modificările sunt implementate cât mai ușor posibil. Alegeți oameni care sunt de încredere și respectați de organizație și care au bune abilități de comunicare.
   • Acest lucru se aplică și la nivelul conducerii superioare. Subliniați atenția liderilor că li se va cere să nu fie de acord doar asupra planului, ci și să promoveze în mod activ schimbarea.
5. 5 Elaborați o abordare conceptuală a gestionării organizației. Sprijinul deplin al influențatorilor din organizație este esențial pentru implementarea cu succes a schimbării. Lăsați fiecare lider să își spună cuvântul despre schimbare și încurajați-i pe toți să joace un rol activ în realizarea schimbărilor de succes.
6. 6 Faceți un plan pentru fiecare grup de părți interesate. Evaluează riscurile și preocupările fiecărui grup de părți interesate, inclusiv cele care susțin schimbarea. Împărțiți sarcinile între membrii echipei de management al schimbării pentru a rezolva aceste probleme.
7. 7 Realizați un plan de comunicații. Comunicarea este cea mai importantă componentă a managementului schimbării. Comunicați cât mai des posibil cu toți cei implicați în procesul de schimbare. Subliniați fără încetare motivele schimbării și beneficiile pe care le va aduce.
   • Părțile interesate ar trebui să poată comunica personal pentru a asigura o comunicare bidirecțională. Întâlnirile față în față sunt esențiale.
   • Sursa informațiilor ar trebui să fie sponsorul conducerii superioare, managerul de linie al fiecărui angajat și orice reprezentant al companiei suplimentare în care au încredere părțile interesate. Toate informațiile trebuie efectuate într-o manieră unificată.
8. 8 Urmăriți rezistența. Schimbările sunt primite întotdeauna cu ostilitate. Acest lucru se întâmplă la nivel individual, deci discutați personal cu părțile interesate pentru a identifica cauza principală a rezistenței. Urmăriți plângerile și reclamațiile, astfel încât echipa de gestionare a schimbării să poată rezolva problemele în timp util. Cele mai frecvente probleme de această natură includ:
   • Lipsa motivației pentru schimbare sau lipsa unui sentiment de urgență.
   • Lipsa de înțelegere a imaginii generale sau a motivelor pentru care sunt necesare schimbări.
   • Lipsa contribuției la proces.
   • Incertitudine cu privire la viitor, responsabilități viitoare sau cerințe pentru responsabilități viitoare.
   • Eșecul conducerii de a îndeplini așteptările cu privire la implementarea modificărilor sau a comunicării.
9. 9 Eliminați obstacolele. Răspunsul la majoritatea nemulțumirilor ar trebui să fie informații suplimentare sau schimbări în strategia de comunicare cu privire la probleme specifice. În alte cazuri, pot fi necesari pași suplimentari care ar trebui să fie incluși în planul dvs. sau lăsați echipei de gestionare a schimbării să le implementeze după cum este necesar. Luați în considerare care dintre următoarele pot fi relevante pentru organizația dvs.:
   • În cazul schimbărilor în responsabilitățile posturilor sau în procesele de muncă, este necesar să ne concentrăm pe formarea personalului.
   • Dacă vă așteptați la o scădere a moralului echipei sau la o tranziție excesiv de stresantă către un mediu nou, dezamorsați atmosfera cu un eveniment corporativ sau cu o recompensă a angajaților.
   • Dacă părțile interesate nu sunt motivate să se schimbe, dezvoltați un sistem de stimulare.
   • Dacă părțile interesate se simt peste bord, organizați o întâlnire pentru a obține feedback-ul și ajustați planul în consecință.

Metoda 2 din 2: Cum să urmăriți modificările din orice proiect

1. 1 Definiți rolurile în gestionarea schimbărilor. Enumerați toate rolurile necesare pentru acest proiect. Descrieți responsabilitățile și abilitățile necesare pentru fiecare rol. Includeți cel puțin un manager de proiect, care trebuie să implementeze modificări zilnic, și un sponsor de proiect, care trebuie să urmărească progresul general și să ia decizii cu privire la gestionarea schimbărilor la nivel de management.
   • Pentru proiecte mai mari într-o organizație mare, va trebui să împărțiți rolul de management al proiectului între mai multe persoane cu medii diferite.
2. 2 Utilizați panoul de control pentru schimbare. Proiectele din software au, de obicei, un tablou de bord al controlului modificărilor, care poate fi accesat de membrii fiecărui grup de părți interesate. Un astfel de software permite reconcilierea automată a cererilor de modificare, eliminând această responsabilitate a managerului de proiect, precum și informând părțile interesate cu privire la decizii. Această abordare funcționează bine în proiecte cu un număr mare de părți interesate, precum și în acele proiecte care necesită o revizuire periodică a sferei și obiectivelor proiectului.
3. 3 Elaborați un proces pentru implementarea cererilor de modificare. Luați în considerare modul în care ideea este transpusă în realitate atunci când cineva din echipă identifică următorul pas necesar. Descrieți acest proces și coordonați-l în prealabil cu întreaga echipă. Iată un exemplu:
   • Un membru al echipei completează un formular de cerere de modificare și transmite această cerere managerului de proiect.
   • Managerul de proiect înregistrează această cerere în lista generală a cererilor și notează starea cererii atunci când se ia o decizie de implementare a unei idei sau abandonarea acesteia.
   • Managerul emite sarcina unui membru al echipei de a elabora un plan mai specific, luând în considerare resursele necesare.
   • Managerul de proiect trimite planul spre aprobare sponsorului proiectului.
   • Schimbarea este în curs de implementare. Părțile interesate sunt informate periodic cu privire la situația actuală.
4. 4 Creați un formular de solicitare de modificare. Fiecare cerere de modificare trebuie să fie înregistrată în lista generală a cererilor și să includă următoarele:
   • data cererii de modificare;
   • Numărul cererii de modificare atribuit de managerul de proiect
   • numele și descrierea;
   • numele solicitantului, adresa de e-mail și numărul de telefon;
   • prioritate (mare, mediu, scăzut). Planurile imediate de gestionare a schimbărilor necesită o cronologie clară;
   • numărul produsului și versiunii (pentru proiecte de dezvoltare software).
5. 5 Înregistrați informații suplimentare în jurnalul de cereri. Jurnalul de solicitări ar trebui să reflecte, de asemenea, decizia actuală și măsurile de implementare. Pe lângă informațiile specificate în formularul de solicitare, următoarele date ar trebui să fie conținute aici:
   • un semn pe rezultatele aprobării (aprobat sau anulat);
   • semnătura persoanei care a aprobat cererea;
   • termenul de implementare a modificării;
   • data finalizării proiectului de modificare.
6. 6 Urmăriți modificările majore. Pe lângă urmărirea zilnică a stării proiectului, va fi util să țineți evidența tuturor deciziilor majore pentru un anumit proiect. Înregistrări precum acestea facilitează urmărirea proiectelor pe termen lung sau a proiectelor în cursul cărora au loc schimbări de conducere. Aceste informații sunt, de asemenea, utilizate pentru a informa clienții și conducerea superioară. Pentru orice schimbări în calendarul, domeniul de aplicare sau cerințele unui proiect, priorități sau strategie, vă rugăm să rețineți următoarele informații:
   • Cine a luat decizia.
   • Când s-a luat decizia.
   • O scurtă descriere a motivelor deciziei și a procesului de implementare. Atașați toate documentele legate de acest proces.

Recomandări

• Construiți încredere și angajament atât în ​​rândul angajaților, cât și al clienților. Schimbările tind să-i facă pe oameni să se simtă inconfortabili. Dacă demonstrați oamenilor că sunteți angajat să acționați în interesul lor, vă poate ajuta să obțineți sprijinul lor.