Conţinut

• Pași
• Metoda 1 din 1: Stabilirea agendei
• sfaturi
• Avertizări

O agendă este o listă detaliată a subiectelor care vor fi abordate în cadrul unei întâlniri sau întâlniri. Este o parte integrantă a planificării și desfășurării ședințelor, întrucât descrie scopul ședinței și problemele care trebuie abordate, enumeră vorbitorii și stabilește timpul pentru fiecare problemă care trebuie luată în considerare. Dacă trebuie să programați o întâlnire, adunați toate informațiile de care aveți nevoie și aranjați-le într-un mod structurat pe agendă. Următoarele sfaturi vă vor ajuta să faceți corect.

Pași

Metoda 1 din 1: Stabilirea agendei

1. 1 Anunțați în prealabil toți participanții cu privire la întâlnire.
   • Puteți să le trimiteți e-mailuri sau să distribuiți notificări de servicii în formă tipărită.
   • Includeți data, ora, locul și scopul întâlnirii.
   • Cereți destinatarilor un răspuns. Anunțați-i că toți cei care acceptă invitații trebuie să se prezinte la întâlnire.
2. 2 Solicitați fiecărui participant să vă anunțe în avans ce problemă intenționează să acopere la întâlnire.
   • Rugați fiecare coleg să descrie esența și detaliile problemei pe care doresc să o abordeze în ședință, astfel încât să o puteți pune corect și cu precizie pe ordinea de zi.
   • Specificați cât timp va dura participantul să-și analizeze întrebarea.
3. 3 Enumerați toate punctele de pe ordinea de zi.
   • Realizați un tabel cu trei coloane cu titlurile „Punct de agendă”, „Prezentator” și „Timp pentru discuții”.
   • Enumerați problemele examinate în ordinea apariției, relevanței sau importanței lor.
   • Scrieți o scurtă descriere a fiecărui subiect oferit de fiecare prezentator.
   • În titlu, includeți detaliile întâlnirii - data, ora și locația, scopul și durata.
4. 4 Verificați cu fiecare prezentator dacă sunt de acord cu linia lor de vorbire și cu timpul alocat pentru întrebarea lor.
5. 5 Corectați agenda după cum este necesar.
6. 6 Trimiteți copii ale agendei aprobate tuturor participanților la ședință. Faceți acest lucru înainte de timp, astfel încât să poată examina conținutul și să se pregătească pentru întâlnire. Două zile ar trebui să fie suficiente.

sfaturi

• Dacă primiți o solicitare de a include un punct pe ordinea de zi care nu are legătură cu subiectul ședinței, invitați prezentatorul să ia în considerare problema la următoarea ședință.

Avertizări

• Alocați suficient timp pentru ca fiecare prezentator să își prezinte subiectul. Fiți atenți la perspectivele dvs. și nu încercați să includeți prea multe informații într-o singură întâlnire. Rețineți că participanții pot avea întrebări sau doresc să discute subiecte suplimentare.