Cum să creați un plan de acțiune eficient

Video: How to Create an Effective Action Plan | Brian Tracy

Conţinut

Pași
Partea 1 din 4: Faceți un plan
Partea 2 din 4: Planificați-vă timpul
Partea 3 din 4: Rămâneți motivați
Partea 4 din 4: Definiți-vă obiectivele
sfaturi
Avertizări

Un plan de acțiune eficient începe întotdeauna cu un scop, scop sau intenție clară. Un astfel de plan este conceput pentru a transfera o persoană din momentul actual direct la implementarea obiectivului declarat. Un plan de acțiune întocmit corespunzător vă permite să rezolvați aproape orice problemă.

Pași

Partea 1 din 4: Faceți un plan

1 Notează toate detaliile. Pe măsură ce vă elaborați planul de acțiune, începeți să scrieți fiecare detaliu. S-ar putea să vă fie util să utilizați un tampon delimitat pentru a urmări diferitele aspecte ale procesului. Iată câteva exemple de secțiuni:
- Idei / note diverse
- Diagramele zilnice
- Diagramele lunare
- Etape
- Cercetare
- Continuare
- Participanți / contacte
2 Descrieți sarcina. Cu cât sarcina este mai vagă, cu atât planul de acțiune va fi mai puțin eficient. Încercați să definiți obiectivul dorit cât mai curând posibil (de preferință înainte de a începe proiectul).
- Exemplu: Trebuie să scrieți o lucrare de masterat (studiu amplu) de aproximativ 40.000 de cuvinte. Această lucrare constă dintr-o introducere, o revizuire a literaturii (cu o analiză critică a altor cercetări și luarea în considerare a propriei metodologii), o demonstrație practică a ideilor dvs. cu exemple specifice și o concluzie. Durata lucrării este de 1 an.
3 Planul trebuie să fie specific și realist. Un obiectiv clar este doar începutul: fiecare aspect al planului trebuie să fie precis și realizabil. De exemplu, planificați programe, etape și rezultate specifice și realizabile.
- Punctele exacte și realiste ale planului pentru un proiect pe termen lung vor contribui la reducerea stresului implementării prost planificate, cu depășirea termenelor și cu munca obositoare a orelor suplimentare în avans.
- Exemplu: Trebuie să scrieți aproximativ 5.000 de cuvinte pe lună pentru a termina disertația la timp și, la final, mai lăsați câteva luni pentru a vă rafina ideile. Din punct de vedere al fezabilității, nu ar trebui să vă propuneți să scrieți mai mult de 5.000 de cuvinte în fiecare lună.
- Dacă lucrați ca profesor asistent timp de trei luni pe parcursul întregului mandat, este posibil să nu aveți timp să scrieți 15.000 de cuvinte în acest timp, drept urmare va trebui să distribuiți acest volum în lunile rămase.
4 Etape intermediare. Reperele sunt repere semnificative pe drumul către un obiectiv. Începeți să planificați etapele de la sfârșit (atingerea obiectivului) și lucrați înapoi până la momentul și circumstanțele actuale.
- Descompunerea în repere vă poate ajuta pe dvs. (și echipa dvs.) să rămâneți motivați prin împărțirea sferei de lucru în volume mici și obiective tangibile, astfel încât un sentiment de completitudine va începe să apară chiar înainte ca întregul plan de acțiune să fie implementat pe deplin.
- Nu separați pașii cu intervale de timp prea lungi sau prea scurte. Astfel, două săptămâni sunt considerate a fi o perioadă foarte eficientă.
- Exemplu: Când lucrați la o disertație, încercați să nu legați etapele cu secțiunile de lucru, deoarece aceasta poate dura luni. În schimb, păstrați etapele mici până la două săptămâni (puteți utiliza numărul de cuvinte) și recompensați-vă pentru că ați făcut bine.
5 Descompuneți sarcinile mari în volume mai mici și mai ușor de gestionat. Unele sarcini sau pași de lucru pot fi descurajante.
- Dacă o sarcină mare vă încurcă, atunci împărțiți-o în mici sarcini convenabile pentru a reduce anxietatea și pentru a vă spori încrederea în sine.
- Exemplu: Revizuirea literaturii devine adesea cea mai dificilă secțiune, un fel de bază pentru munca viitoare. Pentru a completa această secțiune, este necesară o cantitate mare de informații pentru a studia și analiza.
- Împărțiți sarcina în sub-sarcini: cercetare, analiză, prezentare. Puteți restrânge subclauzele și mai mult și puteți selecta anumite articole și cărți de citit și puteți stabili un termen limită pentru finalizarea analizei și prezentarea scrisă a rezultatelor.
6 Folosiți liste de activități. Faceți o listă a sarcinilor care trebuie îndeplinite în fiecare pas. Lista de sarcini în sine este ineficientă, deci indicați cantitatea exactă și timpul real.
- Exemplu: împărțiți revizuirea literaturii în sarcini mici, astfel încât să știți exact ce trebuie făcut și pentru a estima un interval de timp realist. De exemplu, la fiecare două până la două zile va trebui să citiți, să analizați și să descrieți o sursă.
7 Definiți un interval de timp pentru toate activitățile. În absența unui interval de timp clar, munca se poate prelungi pentru o perioadă infinită de timp, iar unele sarcini vor rămâne neterminate.
- Ordinea articolelor din plan nu este critică, ceea ce nu se poate spune despre intervalul de timp pentru fiecare aspect.
- Exemplu: Dacă știți că puteți citi aproximativ 2000 de cuvinte într-o oră și un articol are 10.000 de cuvinte de citit, atunci trebuie să rezervați cel puțin cinci ore pentru articol.
- De asemenea, ar trebui să țineți cont de timpul pentru cel puțin două gustări și pauze scurte la fiecare 1-2 ore pe măsură ce obosiți. În plus, adăugați cel puțin încă o oră la ora finală pentru posibile întârzieri neplanificate.
8 Creați o reprezentare vizuală. După completarea listelor de acțiuni și setarea intervalelor de timp, treceți la crearea unui fel de afișare vizuală a planului. Puteți utiliza o diagramă de flux, o diagramă Gantt, un tabel dinamic sau o altă opțiune convenabilă.
- Păstrați un plan vizual într-un loc accesibil - de exemplu, îl puteți agăța de peretele unui birou sau a unei clase.
9 Tăiați sarcinile finalizate. În acest fel, nu numai că vă veți simți mulțumiți, dar vă veți putea asigura și că nimic nu este trecut cu vederea.
- Această abordare este utilă mai ales pentru lucrul în echipă. Pe măsură ce lucrați cu alții, puteți crea un document comun care este disponibil oriunde în lume.
10 Nu te opri. După ce ați elaborat un plan, ați prezentat sarcini colegilor (atunci când lucrați împreună) și ați stabilit etapele de referință, treceți la pasul următor: treceți la munca zilnică pentru a vă atinge obiectivul.
11 Puteți schimba datele, dar nu vă puteți opri la jumătatea drumului. Din când în când, apar circumstanțe neprevăzute care vă împiedică să respectați termenele limită, să îndepliniți sarcini și să atingeți obiective.
- Înveselește-te. Examinați-vă planul și apoi continuați să lucrați și să vă îndreptați către obiectivul dvs.

Partea 2 din 4: Planificați-vă timpul

1 Alegeți un planificator bun. Utilizați o aplicație sau un notebook care vă va permite să vă planificați în mod convenabil fiecare oră din timpul dvs. Un planificator este eficient numai dacă vă permite să introduceți și să citiți în mod convenabil înregistrări.
- Cercetările au arătat că sarcinile de scriere fizică (în stilou pe hârtie) măresc probabilitatea de a face lucrurile, deci este mai bine să vă planificați munca într-un caiet tradițional.
2 Nu utilizați liste de sarcini. Deci, ai o listă lungă de sarcini, dar când le vei face? O listă de sarcini nu este la fel de eficientă ca un program de sarcini. În program, fiecărei sarcini i se va atribui o dată scadentă.
- Blocurile de timp clare (paginile multor jurnale sunt împărțite în blocuri orare în sensul cel mai literal al cuvântului) nu vă vor permite să ezitați, deoarece după expirarea timpului trebuie să treceți la următoarea sarcină programată.
3 Învață să identifici blocurile de timp. Această abordare vă va permite să înțelegeți în mod clar cât timp poate fi alocat pentru fiecare caz. Începeți cu sarcini prioritare și mergeți la sarcini mai puțin importante.
- Planificați-vă întreaga săptămână înainte. Cu un plan detaliat pentru zilele următoare, veți putea profita la maximum de timpul disponibil.
- Un număr de experți recomandă să aveți cel puțin o idee generală a planurilor pentru întreaga lună.
- Unii oameni sfătuiesc să înceapă la sfârșitul zilei și să lucreze înapoi. Dacă ziua dvs. de muncă durează până la ora 17:00, atunci planificați de acum până la începutul zilei (de exemplu, până la ora 07:00).
4 Alocați timp pentru pauze și activități de agrement. Cercetătorii susțin că prin includerea timpului liber în planurile lor, o persoană este capabilă să obțină mai multă satisfacție din viață. De asemenea, s-a dovedit că lucrul prea mult (mai mult de 50 de ore pe săptămână) reduce eficiența muncii.
- Lipsa somnului poate avea un efect dezastruos asupra productivității. Un adult are nevoie de cel puțin 7 ore de somn în fiecare noapte, iar pentru adolescenți această cifră crește la 8,5 ore.
- Cercetătorii vă îndeamnă să planificați „recuperarea strategică” (exerciții fizice, pui de somn, meditație, încălzire) pe tot parcursul zilei pentru a crește productivitatea și a îmbunătăți starea generală de sănătate.
5 Faceți-vă timp pentru a veni cu un plan pentru săptămână. Unii experți recomandă elaborarea unui plan cu o săptămână în avans. Stabiliți cum să utilizați cel mai bine fiecare zi pentru a vă atinge obiectivele.
- Nu uitați să luați în considerare toate sarcinile și angajamentele actuale. Dacă programul se dovedește a fi prea strâns, atunci puteți distruge câteva puncte nesemnificative din acesta.
- Nu sacrificați interacțiunile sociale. Faceți-vă timp cu prietenii apropiați și familia. Ei vă vor oferi întotdeauna sprijinul de care aveți nevoie.
6 Creați o rutină zilnică. În exemplul tezei de masterat, o zi tipică ar putea arăta astfel:
- 7:00: Trezește-te
- 7:15 am: Faceți exerciții
- 8:30: Faceți duș și îmbrăcați-vă
- 9:15: Pregătiți micul dejun și mâncați
- 10:00 am: lucrare de disertație - sarcini de scriere (plus pauze de 15 minute)
- 12:15 pm: Prânz
- 13:15: Lucrul cu e-mailul
- 14:00: Cercetare și analiză a lecturii (inclusiv 20-30 minute pauze / gustări)
- 17:00: Finalizarea lucrărilor, scrisori de verificare, planul lucrurilor pentru mâine
- 17:45: Clear pe masă, du-te la magazin
- 19:00: Pregătiți masa și mâncați
- 21:00: Odihna (cântând la chitară)
- 22:00: Împărțiți patul, citiți în pat (30 de minute), mergeți la culcare
7 Nu trebuie să vă planificați toate zilele în același mod. Vă puteți dedica muncii 1-2 zile pe săptămână. Uneori este chiar util să faci pauze pentru a te întoarce la muncă cu gânduri noi.
- Exemplu: puteți scrie o disertație și analiza sursele în zilele de luni, miercuri și vineri și puteți învăța să jucați un instrument joi.
8 Probleme neprevăzute. Alocați timp suplimentar în fiecare bloc pentru ore de lucru mai puțin productive sau probleme neprevăzute. La început, este recomandat să alocați de două ori mai mult timp decât credeți că este necesar pentru fiecare sarcină.
- În acest proces, veți începe să lucrați mai eficient sau să puteți determina mai precis timpul necesar, ceea ce vă va permite să ajustați programul inițial, dar lăsați întotdeauna cel puțin un mic spațiu.
9 Fii flexibil și înțelegător. Când începeți, pregătiți-vă să vă ajustați programul din mers. Aceasta face parte din procesul de învățare, deci este mai bine să planificați blocurile de timp cu un creion, mai degrabă decât cu un stilou.
- De asemenea, puteți petrece câteva săptămâni ținând evidența tuturor lucrurilor pe care le-ați făcut în timpul zilei în jurnalul dvs. Datorită acestui fapt, veți învăța cum să estimați corect intervalul de timp al fiecărei sarcini și să utilizați timpul eficient.
10 Opriți internetul. Decideți când să vă verificați e-mailul și rețelele sociale. Fiți strict cu acest lucru, deoarece este ușor să pierdeți ore de timp doar parcurgând fluxul de știri.
- De asemenea, vă puteți opri telefonul (cel puțin pentru timpul în care trebuie să vă concentrați).
11 Fă mai puțin. Acest lucru se datorează termenului limită pe Internet. Identificați și concentrați-vă pe cele mai importante sarcini ale zilei care vă vor ajuta să vă atingeți obiectivul. Nu ar trebui să irosiți energie în chestiuni mai puțin importante, care ocupă doar timp: corespondență, lucru necugetat cu documente.
- Un expert recomandă să nu verificați e-mailul pentru cel puțin primele două ore ale zilei. Așadar, vă veți concentra pe chestiuni importante și nu veți fi distras de momente străine de scrisori.
- Dacă aveți de făcut o mulțime de lucruri mici (de exemplu, e-mailuri, documente, curățenie), atunci este mai bine să le grupați într-un singur bloc de timp, mai degrabă decât să le răspândiți pe parcursul zilei, reducând astfel concentrarea asupra sarcinilor importante.

Partea 3 din 4: Rămâneți motivați

1 Atitudine pozitiva. O perspectivă pozitivă este extrem de importantă pentru atingerea obiectivelor. Trebuie să crezi în tine și în oamenii din jurul tău. Combateți gândurile negative cu afirmații pozitive.
- Pe lângă propria dispoziție, ar trebui să te înconjori de oameni pozitivi. Cercetările au arătat că, de-a lungul timpului, adoptăm obiceiurile celor cu care petrecem cel mai mult timp, deci alegeți-vă cu înțelepciune împrejurimile.
2 Recompense. Recompensa este deosebit de importantă după finalizarea fiecărei etape. Vino cu recompense tangibile pentru tine. Vă puteți permite prânzul la restaurantul preferat ca recompensă pentru o etapă de două săptămâni sau un masaj pentru o slujbă de două luni.
- Un expert se oferă să transfere o anumită sumă de bani unui prieten și să-i ceară să vi-l returneze numai dacă lucrarea este finalizată la ora specificată. Dacă eșuezi, prietenul păstrează banii pentru el.
3 Obține asistență. Este întotdeauna important să aveți sprijinul prietenilor și al familiei, precum și să întâlniți oameni care au obiective similare. Datorită acestui fapt, poți fi egal cu ceilalți.
4 Urmăriți-vă progresul. Cercetările au arătat că avansarea cu succes este cea mai bună motivație. Pentru a urmări progresul, trebuie doar să tăiați sarcinile finalizate în programul dvs.
5 Du-te la culcare și scoală-te devreme. Cercetarea rutinelor zilnice ale oamenilor de succes și productivi vă va spune adevărul - majoritatea dintre ei își încep ziua devreme. De asemenea, au de obicei o rutină matinală, care adesea îi motivează spre realizări ulterioare.
- Încercați să vă începeți dimineața cu exerciții fizice (încălzire ușoară și yoga sau un antrenament la sală), un mic dejun sănătos și un jurnal de o jumătate de oră.
6 Luați pauze. Luarea pauzelor este esențială pentru a rămâne motivați. Dacă lucrezi mereu, atunci vei acumula oboseală. Luarea pauzelor vă ajută să evitați suprasolicitarea și să optimizați programul de lucru.
- Exemplu: Ridicați-vă de pe computer, puneți telefonul jos și stați liniștit în tăcere. Dacă gândurile îți vin în minte, notează-le în jurnalul tău. În caz contrar, bucurați-vă doar de un moment de relaxare.
- Exemplu: Luați meditația.Puneți telefonul în modul silențios, opriți toate notificările și setați un cronometru pentru 30 de minute sau o altă oră valabilă. Apoi, încercați să stați liniștiți și să vă curățați mintea. Toate gândurile care îți vin în minte pot fi clasificate și eliberate. De exemplu, dacă vă gândiți la muncă, spuneți-vă „Lucrați” și renunțați la gând.
7 Vizualizați. Luați câteva minute să vă gândiți la obiectivul dvs. și imaginați-vă cum vă veți simți după ce îl veți atinge. Acest lucru face mai ușoară gestionarea dificultăților care pot apărea.
8 Înțelegeți că nu va fi ușor. Tot ceea ce îi este drag unei persoane este rareori dat fără dificultate. Calea către obiectiv nu este de obicei completă fără multe probleme și decizii dificile. Acceptați acest fapt.
- Mulți profesioniști cu experiență care sfătuiesc să trăiască în prezent recomandă acceptarea eșecurilor dvs. ca o alegere deliberată. Nu trebuie să fii supărat sau supărat. Acceptați-le, învățați lecția și reveniți la muncă, ținând cont de circumstanțele schimbate.

Partea 4 din 4: Definiți-vă obiectivele

1 Notează-ți dorințele. Un jurnal sau un document text este potrivit pentru acest scop. Dacă nu sunteți încă sigur ce anume doriți să faceți, atunci această practică ar trebui să vă ajute.
- Înregistrările obișnuite din jurnal sunt o modalitate excelentă de a vă privi detașat și de a vă documenta sentimentele. Mulți oameni susțin că înregistrarea propriilor gânduri îi ajută să înțeleagă sentimentele și dorințele.
2 Studiază întrebarea. Dacă aveți o idee, atunci încercați să cercetați acest subiect. Examinați-vă obiectivele pentru a găsi cea mai scurtă cale către atingerea obiectivelor.
- Forumuri precum Reddit acoperă și discută o varietate de subiecte. Aici puteți vorbi cu oameni care sunt implicați în industria care vă interesează și sunt dispuși să împărtășească informații.
- Exemplu: în timp ce lucrați la disertație, vă gândiți la ce ar putea duce toate acestea. Citiți despre ceea ce fac oamenii cu diploma pe care o căutați. Acest lucru vă poate împinge spre publicații sau alte oportunități viitoare de dezvoltare a carierei.
3 Explorează opțiunile disponibile și alege-o pe cea care ți se potrivește cel mai bine. După studierea problemei, va deveni clar unde poate duce fiecare cale aleasă. Acest lucru vă va permite să alegeți cea mai bună opțiune pentru realizarea propriului scop.
4 Luați în considerare factorii externi asociați lucrării. Aceasta include tot ceea ce interferează cu atingerea obiectivului. În cazul unei disertații, se poate numi oboseala mentală, lipsa surselor sau sarcinile neprevăzute de lucru.
5 Fii flexibil. Obiectivele se pot schimba în timpul procesului de implementare. Încercați să anticipați spațiul de manevră în avans. Cu alte cuvinte, nu renunțați atunci când lucrurile devin grele. Pierderea interesului și pierderea speranței sunt lucruri complet diferite!

sfaturi

Toate metodele descrise pentru a ajuta la planificarea și stabilirea obiectivelor sunt, de asemenea, aplicabile intențiilor mai globale și pe termen lung (de exemplu, alegerea carierei).
Dacă gândul de a-ți planifica timpul este plictisitor, gândește-te diferit: planurile de perspectivă pentru zile, săptămâni și chiar luni elimină necesitatea de a lua decizii în fiecare zi cu privire la următorul pas. Acest lucru eliberează timp pentru creativitate și concentrare pe probleme importante.