Conţinut

• A calca
• Partea 1 din 2: Scrierea unei agende
• Creați o agendă de la zero
• Folosirea unui șablon de calendar
• Partea 2 din 2: Cele mai bune practici pentru utilizarea unui calendar
• sfaturi

O întâlnire ordonată necesită o agendă bine scrisă. Nu lăsați întâlnirea dvs. să devină la fel de plictisitoare și eficientă pe cât par multe întâlniri. Prin aderarea la o agendă detaliată, dar flexibilă, vă puteți menține întâlnirea raționalizată și concentrată, astfel încât să vă atingeți toate obiectivele întâlnirii în cel mai scurt timp posibil. Indiferent dacă doriți să vă scrieți propriul calendar, să utilizați un șablon sau să profitați la maximum de un calendar pe care îl aveți deja, consultați Pasul 1 de mai jos pentru a începe!

A calca

Partea 1 din 2: Scrierea unei agende

Creați o agendă de la zero

1. Începeți prin acordarea unui titlu calendarului dvs. De la cea mai bună literatură până la cea mai uscată foaie de calcul, aproape fiecare document important are nevoie de un titlu, iar agendele întâlnirilor nu fac excepție. Titlul dvs. ar trebui să spună cititorului două lucruri: în primul rând, că el sau ea citește o agendă și, în al doilea rând, subiectul despre care este vorba despre întâlnire. Când v-ați hotărât, puneți-vă titlul în partea de sus a documentului gol. Titlul nu trebuie să fie înflorit sau complicat - într-un context de afaceri, titlurile simple și directe sunt de obicei cele mai bune.
   • Rezistați dorinței de a utiliza fonturi separate sau mari pentru titlu. În majoritatea cazurilor, veți dori să utilizați un font simplu, demn precum Times New Roman sau Calibri și să vă faceți titlul de aceeași dimensiune ca și restul literelor din document (sau doar puțin mai mari). Amintiți-vă, scopul titlului dvs. este de a informa cititorii la ceea ce privesc, nu neapărat pentru a-i distra sau a le distrage atenția.
2. Adăuga "OMS?’, ’Adevărat?" și "cand?"date în antet. După titlu, agendele întâlnirilor au de obicei un antet care poate varia în detaliu în funcție de cât de formal este locul dvs. de muncă. Acest antet este de obicei aproximativ o linie sub titlu. De obicei, în antet, listați pe scurt informații factuale despre întâlnire care nu au nicio legătură cu subiectul discutat. Aceasta pentru ca oamenii care nu sunt prezenți să știe când și unde a avut loc și cine a fost prezent. Mai jos sunt câteva lucruri pe care le puteți adăuga; indiferent de datele pe care le alegeți, asigurați-vă că identificați în mod clar fiecare informație (făcând textul etichetei aldine să funcționeze bine aici):
   • Data si ora. Acestea pot fi grupate împreună sau în secțiunile lor separate.
   • Locație. Dacă afacerea dvs. are mai multe locații, puteți nota adresa, dar dacă există o singură locație, puteți numi camera în care vă întâlniți (de exemplu, sala de ședințe nr. 3).
   • Participanți. Titlurile postului sunt de obicei opționale, dar nu sunt obligatorii.
   • Persoane speciale care participă. Aceștia pot fi invitați speciali, vorbitori sau lideri de conferință.
3. Scrieți o scurtă afirmație cu obiective. Întâlnirile care nu au un scop clar definit riscă să piardă timp prețios pe măsură ce participanții decid despre ce să vorbească. Treceți peste un rând după antet și folosiți text îndrăzneț sau subliniat pentru a desemna secțiunea obiectivelor dvs. cu un titlu precum „Obiectiv” sau „Obiectiv” urmat de două puncte sau de o linie nouă. Apoi descrieți, în câteva propoziții concise și ascuțite, punctele care vor fi discutate pentru întâlnire. Scrieți-vă scopul dvs. să scrieți aproximativ 1-4 propoziții aici.
   • De exemplu, dacă dorim să scriem o declarație de obiective pentru o ședință de buget, putem folosi următoarele: "Obiectiv: Enumerați obiectivele bugetare cheie pentru exercițiul financiar 2014-2015 și discutați măsurile de economisire a costurilor pe termen lung. În plus, directorul cercetării și dezvoltării, Marcus Feldman, va prezenta rezultatele unui recent sondaj de concurență. "
   • Dacă ați scris vreodată într-un context științific, gândiți-vă la enunțul obiectivelor ca la rezumatul întâlnirii. Practic, spuneți, în linii mari, ce trebuie discutat la ședință, fără a intra în detalii.
4. Scrieți un program pentru principalele puncte ale întâlnirii. Programele ajută la combaterea tendinței de desfășurare a întâlnirilor de afaceri mult prea mult timp. Treceți o coadă după declarația dvs. de obiective, dați programului un titlu îndrăzneț sau subliniat și începeți să creați orele (pentru a se potrivi punctelor cheie de discuție) în programul dvs. Pentru a fi ușor de citit, acordați fiecărei perioade de timp propria linie.
   • Indicați fiecare perioadă de timp cu fie ora planificată de început și sfârșit, sau cantitatea de timp pe care doriți să o ia fiecare parte. Alegeți un sistem sau altul și fiți consecvenți - amestecarea lucrurilor pare neprofesionistă.
   • Cu alte cuvinte, doriți să marcați fiecare perioadă de timp fie cu ora de început, cât și de sfârșit pentru acel subiect de conversație sau pur și simplu scrieți cât de mult doriți să dureze. De exemplu, un exemplu de linie ar putea fi „14:00 - 14:05: Introduceri și prezentare " sau ’5 minute: Introduceri și prezență. ”Cu toate acestea, ar trebui să evitați comutarea între cele două sisteme.
5. Alocați timp deoparte în program pentru invitații speciali. Dacă oaspeții vin la întâlnirea dvs. pentru a discuta subiecte importante, veți dori să acordați timp pentru întâlnire acestor persoane. Oferiți fiecărui oaspete propriul interval de timp, chiar dacă au mai multe subiecte de conversație. În acest fel, fiecare își poate organiza propriile subiecte după dorință.
   • Pentru a evita problemele de programare jenante, contactați oaspeții în avans pentru a afla de cât timp va avea nevoie fiecare dintre ei cu privire la subiectul de conversație.
6. Lăsați timp suplimentar la sfârșitul ședinței pentru orice altă activitate. În acest timp, oamenii pot cere explicații despre subiecte confuze ale conversației, își pot exprima propriile opinii, pot sugera subiecte pentru viitoare întâlniri și pot face alte comentarii. Puteți face acest sondaj explicit incluzându-l ca ultimul element din programul dvs. sau îl puteți aduce singur după ultimul punct al întâlnirii.
   • Dacă ajungeți la sfârșitul întâlnirii și nimeni nu are întrebări sau comentarii suplimentare, puteți încheia întotdeauna întâlnirea devreme. Mulți dintre participanții dvs. vă vor mulțumi probabil pentru acest lucru!
7. De asemenea, puteți oferi o imagine de ansamblu asupra subiectelor conversației. De obicei, programul este cea mai importantă parte a agendei întâlnirii - partea la care oamenii caută pentru a ghida discuția. Cu toate acestea, deși nu este esențial să depuneți acest efort suplimentar, oferirea unei imagini de ansamblu suplimentare asupra punctelor cheie poate fi foarte utilă pentru participanții distrasi. O schiță amintește participanților de aranjarea ideilor prezentate la întâlnire și îi ajută pe cei cărora le este greu să țină pasul cu fiecare subiect menționat. Mai jos este un exemplu al tipului de rezumat pe care probabil doriți să îl utilizați:

   • I. Elemente bugetare cu prioritate ridicată

     • A. Bugetul de călătorie al angajaților

       B. Tarifele dealerilor

       • eu. Negociați o afacere mai bună?

       C. Costurile lobby-ului

     II. Măsuri de îmbunătățire a cifrei de afaceri

     • A. Acorduri de servicii alternative

       • eu. Prezentați opțiunile clienților

         ii. Obțineți feedback

       B. Reinvestirea în tehnologia mobilă

     ...și așa mai departe.

8. Verificați calendarul pentru erori înainte de a le distribui. Deoarece unii participanți se pot baza foarte mult pe agenda ședinței, este o idee foarte bună să o verificați pentru erori înainte de a o distribui. A face acest lucru nu este doar o favoare pentru cei prezenți - se reflectă, de asemenea, pozitiv asupra atenției dvs. la detalii și a valorii pe care o aveți pentru poziția dvs.
   • Mai mult, verificarea faptului că nu există erori în jurnalul dvs. vă poate ajuta timp și te salvează față Petrecerea timpului explicând o agendă plină de greșeli vă poate deruta întâlnirea și vă poate fi jenant, mai ales atunci când sunt prezenți oameni importanți.

Folosirea unui șablon de calendar

1. Utilizați un șablon inclus în procesorul de text. Multe programe de procesare a textului, cum ar fi Microsoft Office, Pages pentru Mac și așa mai departe, au șabloane standard pentru toate tipurile de documente personale și profesionale, inclusiv agendele întâlnirilor. Cu aceste șabloane puteți crea un document cu aspect profesional surprinzător de rapid și ușor. De obicei, aceste tipuri de șabloane sunt organizate în secțiuni logice cu un aspect plăcut din punct de vedere estetic - introduceți datele relevante în spațiile corespunzătoare și sunteți bine să mergeți!
   • Deși fiecare procesor de text este ușor diferit, majoritatea cu opțiunea șablon vă vor permite să navigați la șabloane din bara de meniu din partea de sus a ferestrei programului.
   • Dacă procesorul dvs. de text poate utiliza șabloane, dar nu are șabloane de agendă de întâlnire adecvate, puteți descărca unul de pe site-ul web al producătorului de programe. Șabloanele pentru Microsoft Word, de exemplu, sunt disponibile la office.microsoft.com, în timp ce șabloanele pentru Pages pentru Mac pot fi găsite în magazinul de aplicații Apple.
2. De asemenea, puteți descărca un șablon dintr-o sursă externă. Dacă procesorul dvs. de text nu vine în mod implicit cu șabloane de calendar și nu le puteți obține pe site-ul oficial, nu vă faceți griji - există o mulțime de șabloane gratuite disponibile online. O căutare simplă pe motorul dvs. de căutare preferat pentru, să zicem, „șablon de agendă de întâlnire” vă va oferi zeci de rezultate relevante. Cu toate acestea, deoarece nu toate aceste rezultate provin din surse oficiale, de încredere, este important să faceți o distincție atunci când alegeți ce șabloane să utilizați. Mai jos sunt câteva site-uri externe pe care poate doriți să le vizitați:
   • Salvați șabloane Word - Acest site profesional oferă multe șabloane de calitate pentru Microsoft Word.
   • Șabloane Word online - O altă resursă excelentă pentru șabloanele Word. Cu toate acestea, această pagină oferă doar câteva opțiuni.
   • iWorkCommunity - un șablon de calendar bun pentru Pages. Cu toate acestea, acest șablon este pentru versiunile mai vechi ale Pages (înainte de 2009).
   • App Store are, de asemenea, tone de șabloane pentru Pages. Din păcate, nu toate acestea sunt disponibile gratuit.
3. Completați câmpurile din șablonul dvs. Odată ce ați găsit un șablon adecvat în procesorul de text sau ați descărcat unul care vă place, tot ce trebuie să faceți este să completați șablonul cu informațiile necesare. Majoritatea șabloanelor vor avea zone marcate clar pentru a putea introduce nume, ore, subiecte de conversație, titluri de secțiuni etc. Completați toate câmpurile relevante pentru a vă completa agenda și verificați dacă există erori de lucru. Pe cât de utile pot fi șabloanele de calendar, acestea nu vă protejează de erori de ortografie, gramatică și factuale.
   • Nu lăsați câmpuri goale. Nimic nu pare mai amator decât, să zicem, o linie dintr-un program care spune doar „Tastați aici”. Dacă din anumite motive există părți ale șablonului pe care nu doriți să le completați, ștergeți-le în loc să le lăsați goale.
4. Efectuați modificări minore pentru a vă adapta calendarul la nevoile dvs. Șabloanele de agendă ale întâlnirilor pot fi foarte utile, dar nu există niciun motiv pentru care ar trebui să rămâneți exact la stilul și aspectul calendarului implicit. Simțiți-vă liber să modificați conținutul și stilul șablonului după cum considerați potrivit pentru a vă asigura că calendarul dvs. îndeplinește standardele pe care compania dvs. le-a stabilit pentru dvs. și pe care le-ați stabilit pentru întâlnire.
   • De exemplu, dacă credeți că un anumit șablon arată foarte bine, dar antetul său este atât de lung încât distrage atenția, nu ezitați să ștergeți toate secțiunile inutile ale antetului după cum considerați potrivit, atâta timp cât faceți acest lucru în așa fel încât aspectul documentului nu este stricat sau agenda pare urâtă.

Partea 2 din 2: Cele mai bune practici pentru utilizarea unui calendar

1. Mai întâi selectați cele mai importante subiecte. Atunci când programați întâlniri, este de obicei o politică bună să puneți cel mai important subiect în fața programului. Cu aceasta realizezi două lucruri. În primul rând, le permite tuturor să discute aceste subiecte importante atunci când sunt la limita lor și nu sunt încă obosiți la începutul întâlnirii. În al doilea rând, în cazul în care întâlnirea se încheie prematur sau anumiți participanți trebuie să plece înainte de final, se asigură că subiectele importante au fost deja discutate.
   • Întâlnirile nu merg întotdeauna conform planului. Dacă subiecte mici, neimportante, sunt abandonate la sfârșitul unei întâlniri, este posibil să le puteți rezolva singur sau să programați o altă întâlnire mai târziu. Cu toate acestea, dacă nu puteți acoperi principalele subiecte de conversație, întâlnirea dvs. nu a reușit să atingă o parte din obiectiv, ceea ce poate fi atât frustrant, cât și jenant pentru dvs. Punerea celor mai importante subiecte în partea de sus a programului dvs. previne Mai ales această problemă.
2. Respectați calendarul calendarului, dar fiți flexibili. Când planificați și conduceți o întâlnire, unul dintre cele mai mari pericole este că durează mai mult decât era planificat. Angajații au de obicei unul antipatie întâlniri care sunt prea lungi și pe bună dreptate, deoarece pot fi incredibil de plictisitoare și pot împiedica oamenii să facă o muncă reală. Pentru a vă menține întâlnirea la timp, țineți cont de ceas și, dacă aveți ocazia, continuați politicos spunând ceva de genul: „Trebuie să trecem la următorul subiect dacă vrem să ieșim de aici la timp. "
   • Cu toate acestea, întâlnirile de multe ori nu merg conform planului, deci ar trebui să fiți pregătit să compensați dacă orice parte a întâlnirii dvs. durează mai mult decât ați dori. Fii flexibil în a discuta cât mai mult posibil în timpul limitat pe care îl ai pentru întâlnire. De exemplu, dacă o parte a ședinței este întârziată, puteți tăia discuția pentru alte părți ale întâlnirii sau omite părți relativ neimportante ale ședinței pentru a vă asigura că se termină la timp.
3. Începeți să vă scrieți agenda cu mult înainte de ședință. Deși calendarele nu sunt neapărat la fel de importante ca alte tipuri de documente comerciale (cum ar fi rapoarte, foi de calcul, diapozitive de prezentare etc.), totuși doriți ca calendarul dvs. să arate profesional și elegant, mai ales dacă îl împărtășiți colegilor dvs. în timpul întâlnire. Pentru a vă asigura că aveți suficient timp pentru a produce un document de calitate, începeți să vă scrieți jurnalul cât mai curând posibil.
   • Începutul devreme vă oferă și avantajul de a obține feedback cu privire la agenda întâlnirii. Partajarea unei versiuni preliminare a calendarului cu colegii sau supraveghetorii și solicitarea contribuției acestora vă poate ajuta să remediați defectele și să adăugați detalii lipsă care nu existau înainte. Dacă așteptați până în ultima secundă pentru a vă scrie calendarul, este posibil să nu aveți timp să solicitați acest feedback.
   • Deși puteți scăpa cu scrierea agendelor pentru o întâlnire zilnică regulată cu o zi înainte de întâlnire, poate dura câteva săptămâni pentru a vă pregăti pentru o întâlnire importantă.
4. Distribuiți agenda participanților la întâlnire. Pentru a vă asigura că toată lumea vine la întâlnire cu cunoștințe depline asupra subiectului care va fi discutat, veți dori să împărtășiți agenda tuturor în avans. În funcție de cultura corporativă în care lucrați, aceasta ar putea însemna tipărirea mai multor copii și predarea lor personală sau pur și simplu trimiterea prin e-mail a calendarului ca atașament. Cu toate acestea, vă distribuiți calendarul, asigurați-vă că este lipsit de erori tehnice înainte de al trimite.
   • În funcție de importanța întâlnirii, probabil că doriți să oferiți participanților agenda cu cel puțin o oră sau două înainte de întâlnire. Pentru întâlniri importante, importante, poate fi necesar să trimiteți agenda cu o zi sau mai mult în avans.
   • Deoarece oamenii sunt adesea ocupați sau uitați, este o idee inteligentă să aduceți câteva copii suplimentare ale agendei la întâlnire în cazul în care cineva uită de ale lor.

sfaturi

• Dacă cineva nu poate participa la ședință, luați în considerare crearea unei secțiuni „Absent anunțat” în partea de sus a agendei sau lăsați spațiu pentru aceasta și pur și simplu anunțați-o în timpul ședinței.
• O resursă excelentă pentru unul productiv întâlnirea folosește „DARV”: obiective, agendă, roluri și responsabilități. În primul rând, întâlnirea dvs. ar trebui să aibă una obiectiv a avea. Dacă ții doar o întâlnire pentru a oferi informații, nu pierde timpul oamenilor cu o întâlnire. Trimite-le un buletin informativ. Obiectivul ar trebui să aibă o componentă activă și, dacă este posibil, un produs de afișat: „Setați obiectivele trimestriale pentru echipă”. Agenda este o listă de subiecte pe care le veți aborda pentru a atinge acest obiectiv, cu o limită de timp pentru a vă menține pe drumul cel bun. De exemplu, „1. Verificați starea obiectivelor ultimului trimestru (15 minute), 2. Orice alte sugestii de afaceri pentru obiective (20 de minute), 3. Selectați primele 5 goluri (10 minute) etc.” Pentru roluri și responsabilități, stabiliți cine conduce întâlnirea, cine ia notițe și cine atribuie elemente de acțiune care rezultă din întâlnire.
• Dacă compania dvs. are un formular special pentru calendare, utilizați acest formular ca șablon. Pentru unele locuri, respectarea formulei este esențială.
• În funcție de ceea ce preferă colegii dvs., poate fi util să aveți un termen limită pentru ca oamenii să propună idei pentru agendă. Indicați o dată și o dată de închidere și respectați-le. Faceți loc pentru adăugiri acolo unde îmbunătățesc calendarul sau când evenimentele înlocuiesc calendarul dvs. original.