Delega

Conţinut

A calca
Partea 1 din 2: Obținerea unei poziții corecte
Partea 2 din 2: Delegați în mod corespunzător

Indiferent dacă sunteți manager de magazin, aveți o poziție de conducere la o companie mare sau aveți grijă de copiii dvs. acasă, pentru a obține cele mai bune rezultate din voi înșivă și pentru a obține performanțe cât mai eficiente posibil, este foarte important să puteți împărtăși o parte din responsabilitățile dumneavoastră.să deleagă.Cu toate acestea, delegarea poate fi destul de dificilă - pe de o parte, trebuie să fii ferm cu cine îți delegi responsabilitățile, pe de altă parte, trebuie să demonstrezi că ai încredere în el sau în ea. În acest articol, veți găsi răspunsurile la multe întrebări frecvente despre delegare și vă vom ghida pas cu pas prin procesul de delegare în sine, astfel încât și voi să învățați să delegați într-un mod tact și respectuos .

A calca

Partea 1 din 2: Obținerea unei poziții corecte

Lasă-ți ego-ul deoparte pentru o clipă. O lovitură mentală majoră pe drumul spre delegare este gândul că, dacă vrei să faci ceva bine, mai bine o faci singur. Nu ești singura persoană de pe planetă care o poate face în mod corect. Tu esti poate singurul care poate face acest lucru bine în acest moment precis, dar dacă îți iei timp să antrenezi pe cineva, în cele din urmă îl vor putea face destul de bine. Poate cealaltă persoană o poate face chiar mai repede sau mai bine decât tine și asta nu este doar ceva ce trebuie să accepți, ci și ceva ce trebuie să primești.
- Gândiți logic și realist - puteți face această lucrare singur? Va trebui să lucrezi singur până la moarte pentru a putea combina această muncă cu responsabilitățile tale normale? Dacă da, este mai bine să vă asigurați că delegați o parte din munca dvs. Nu trebuie să-ți fie rușine de asta sau să simți că nu ești suficient de bun - de fapt îți faci treaba mai eficient atunci când cauți ajutor atunci când este nevoie.
Nu așteptați ca oamenii să se ofere voluntari. Dacă aveți dificultăți în delegarea sarcinilor, este posibil să suferiți de o formă ușoară așa-numitul sindrom martiric - totul poate deveni prea mult pentru dvs. și de multe ori vă întrebați de ce oamenii nu se oferă niciodată să vă ajute. Fii sincer cu tine însuți - atunci când o fac, nu le respingi ajutorul, mai mult sau mai puțin automat sau din amabilitate, de cele mai multe ori? Vă întrebați de ce nu au mai împins puțin? Simți că dacă rolurile tale ar fi inversate, probabil că i-ai ajuta pe ceilalți fără ezitare? Dacă ați răspuns „da” la aceste întrebări, va trebui să lucrați la capacitatea dvs. de a controla situația. Ai grijă de el însuți că primești și tu ajutorul de care ai nevoie - și nu aștepta să vină ajutorul, pentru că s-ar putea să nu vină deloc.
- Mulți oameni nu sunt atât de conștienți de ceea ce trece altcineva și nu puteți face multe pentru a le schimba. Pentru o clipă, uită de frustrarea pe care o simți față de oamenii care nu se ajută singuri și amintește-ți că în cele din urmă depinde de tine să le spui de ce ai nevoie.
Nu mai vedea o cerere de ajutor ca un lucru negativ. Mulți oameni se simt inconfortabili cerând ajutor. S-ar putea să vă simțiți vinovați sau să vă simțiți ca o povară pentru alții sau să vă fie rușine de asta, deoarece (dintr-un anumit motiv) credeți că ar trebui să puteți rezolva singur totul.
Învață să ai încredere în alții. Dacă vă este frică să delegați pentru că credeți că nimeni nu poate face treaba la fel de bine ca dvs., amintiți-vă două lucruri: În primul rând, faptul este că, cu suficientă practică, aproape oricine se poate pricepe la ceva și, în al doilea rând, probabil că nu sunteți la fel de talent global așa cum ați putea crede. Când delegați munca, nu vă eliberați doar timp pentru dvs. - dați și persoanei care vă ajută șansa de a practica o nouă abilitate sau de a face un nou tip de muncă. Aveți răbdare - dacă îi acordați suficient timp, asistentul dvs. va face probabil munca pe care ați delegat-o la fel de bine cum ați fi putut face. Cu excepția cazului în care munca pe care o delegați este foarte importantă, probabil că nu va fi o problemă dacă asistentul dvs. învață să o facă bine în timp. Dacă munca este foarte importantă, mai bine vă gândiți bine înainte să o delegați!
- Și chiar dacă sunteți într-adevăr cel mai bun la munca pe care intenționați să o delegați, realizați-vă că delegând munca puteți face alte lucruri cu timpul. Dacă la birou sunteți cel mai bun la instalarea hard disk-urilor sau la îndeplinirea unor sarcini monotone, dar aveți o prezentare importantă de pregătit, atunci nu există deloc o problemă în realizarea sarcinii de către un stagiar. Mai bine să acordați prioritate sarcinilor dure și complexe - nu vă simțiți vinovați pentru delegarea de sarcini relativ simple, monotone, atunci când aveți de făcut lucruri mai importante.

Partea 2 din 2: Delegați în mod corespunzător

Pune mingea la rostogolire. Primul pas este cel mai dificil, dar în același timp cel mai important. Trebuie să faceți pasul și să cereți cuiva să vă ajute (sau, dacă sunteți supraveghetorul, spuneți cuiva că el sau ea trebuie sa Nu vă simțiți vinovați de acest lucru - atâta timp cât sunteți politicos, drăguț și elegant, nu este nimic nepoliticos să cereți (sau să îndrumați) pe cineva să vă ajute. Încercați să fiți amabili și înțelegători, în timp ce nu pierdeți din vedere seriozitatea cererii dvs.
- Dacă nu știi cum să ceri în mod specific pe cineva să-ți facă o parte din munca ta pentru tine, încearcă să o menții scurtă și dulce. De exemplu, spuneți ceva de genul: „Hei, aș putea să vorbesc cu tine un minut? Mă întrebam dacă mă poți ajuta să instalez acel teanc mare de hard disk-uri pe care tocmai le-am introdus. Nu pot pentru că am ieșit din azi la birou. Mă puteți ajuta? " Nu presați asistentul, asigurați-vă doar că știe că este nevoie de ajutorul său.
- Cere ajutor și (probabil) vei primi și tu. Nu vă fie teamă să delegați pentru că credeți că veți găsi ca nepoliticos sau poruncitor. Uită-te astfel: Cum te simți atunci când ceilalți îți cer să faci ceva pentru ei? Te simți insultat sau tratat pe nedrept? Sau ești (în mod normal) prea fericit ca să poți ajuta? Probabil că acesta din urmă este cazul!
Nu luați personal un declin. Uneori, oamenii chiar nu te pot ajuta, chiar dacă vor - este păcat, dar adevărat. Acest lucru ar putea fi din mai multe motive - cel mai frecvent este că persoana căreia îi ceri ajutor este deja foarte ocupată cu propria slujbă. Nu o luați prea personal - doar pentru că cineva nu vă poate (sau nu) vă poate ajuta în acel moment nu înseamnă că vă urăsc. De cele mai multe ori înseamnă doar că cealaltă persoană este fie ocupată, fie prea leneșă pentru asta - nimic mai mult, nimic mai puțin.
- Dacă cererea dvs. de ajutor este refuzată, luați în considerare opțiunile dvs. - de obicei, puteți spune din nou politicos, dar urgent că aveți cu adevărat nevoie de ajutorul persoanei (și acest lucru funcționează de obicei foarte bine dacă sunteți supraveghetorul sau cineva altfel cu autoritate), puteți întreba pe cineva altfel, sau poți face treaba singur. Dacă într-adevăr aveți nevoie de ajutor, nu vă fie teamă să încercați opțiunile una și / sau două!
Delegați obiectivul final, nu procedura. Aceasta este cheia pentru a evita transformarea în coșmarul a ceea ce este cunoscut sub numele de micromanager. Stabiliți linii directoare clare pentru tipul de rezultat pe care îl așteptați și arătați-i celuilalt cum să o facă, dar spuneți că o pot face în felul lor, atâta timp cât se face corect și la timp.
- Acest lucru este, de asemenea, inteligent, deoarece nu numai că vă economisește timp, ci și nervii. Ceea ce doriți este să folosiți timpul pe care l-ați rezervat pentru a face ceva mai important, decât să vă faceți griji cu privire la progresul asistentului dvs. tot timpul.
Fiți pregătit să vă pregătiți asistentul. În aproape toate cazurile, va trebui să vă alocați o parte din timp pentru a învăța persoana care vă va ajuta să îndepliniți sarcina pe care i-ați delegat-o, chiar dacă este o muncă relativ simplă. Rețineți că procesele care vi se par destul de simple și simple ar putea să nu fie atât de simple pentru cineva care nu s-a ocupat niciodată de ele. Fii pregătit nu numai să-i explici pas cu pas asistentului tău munca pe care i-ai delegat-o, ci și să răspunzi cu răbdare la orice întrebare pe care el sau ea ar vrea să ți-o pună.
- Gândiți-vă la timpul pe care îl petreceți în pregătirea asistentului ca pe o investiție înțeleaptă și pe termen lung. Sacrificând puțin din timpul tău și ajutând persoana să te ajute să înveți cum să faci sarcina corect, vei economisi timp în viitor pe care altfel l-ai fi petrecut corectându-i greșelile.
Determinați ce instrumente sunt necesare pentru îndeplinirea sarcinii. Este posibil să aveți la dispoziție anumite instrumente necesare pentru îndeplinirea sarcinii, în timp ce persoana căreia îi încredințați sarcina nu are acces la acestea. Lucruri precum date protejate prin parolă, dispozitive specializate și anumite alte instrumente pot fi necesare pentru a finaliza sarcina, deci asigurați-vă că asistentul dvs. poate folosi tot ce are nevoie pentru a finaliza sarcina cu succes.
Înțelegeți că ajutorul dvs. nu poate face mai multe lucruri la un moment dat. În timp ce asistentul tău te ajută, acea persoană nu este ocupată cu responsabilitățile sale obișnuite. Amintiți-vă, la fel ca dvs., asistentul dvs. are probabil un program încărcat. Puneți-vă următoarea întrebare: Ce fel de muncă îi va lipsi el sau ea să vă facă treaba? Când delegați o sarcină cuiva, asigurați-vă că știți răspunsul la această întrebare.
Fii răbdător. Oricum, oricine vă delegați va face greșeli în timp ce învață să facă noua sarcină. Aceasta face parte din procesul de învățare, așa că includeți-l în planificarea dvs. Nu delegați o sarcină în ipoteza că asistentul dvs. va face treaba perfect, cu excepția cazului în care acesta are deja cunoștințe și experiență demonstrabile în zona în cauză. Dacă rezultatul unui proiect nu este chiar așa cum v-ați dorit, deoarece partenerul dvs. nu a reușit să îndeplinească o sarcină complet nouă pe care i-ați delegat-o perfect lui, atunci aceasta este vina dvs., nu a lui sau a ei. Asigurați-vă că persoana care vă ajută să se poată baza pe dvs., astfel încât munca delegată să poată deveni o experiență de învățare interesantă pentru el sau ea, nu ceva de care să vă temeți.
- Dacă antrenezi pe cineva în ceva, investești. La început vă va încetini, dar pe termen lung, va crește productivitatea cu salturi, pentru că ați abordat totul cu o atitudine pozitivă și realistă.
Pregătește-te pentru probleme previzibile. Configurați planuri de rezervă și fiți gata să vă ajutați în cazul în care ceva nu merge bine. Aflați ce se va întâmpla dacă se pierde un moment important sau un termen. Obstacole și provocări neașteptate apar în mod constant, indiferent dacă sunteți la locul de muncă sau acasă - chiar și tehnologia eșuează uneori. Asigurați-vă că asistentul dvs. poate avea încredere că, dacă apare ceva neașteptat, îl veți înțelege și îl veți ajuta să respecte acest termen - nu puneți vina pe asistentul dvs. la prima problemă.
- În plus, asta este inteligent într-un mod egoist - dacă asistentul tău se teme să nu fie învinuit pentru ceva, el sau ea va petrece mult mai mult timp protejându-și propria reputație decât făcând efectiv treaba.
Recunoașteți ajutorul asistentului dvs. atunci când merită. Delegarea sarcinilor către altcineva este necesară dacă trebuie să vă asumați din ce în ce mai multă responsabilitate. Dar este contraproductiv dacă delegați o sarcină, lăsați asistentul să lucreze din greu la aceasta și apoi luați tot creditul pentru dvs. Recunoașteți și lăudați eforturile depuse de alții în numele dvs.
- Nu uitați niciodată să menționați numele asistentului dvs. ori de câte ori primiți un compliment pentru o sarcină cu care ați primit ajutor.
Spune: "Mulțumesc." Când cineva face ceva pentru tine, este important să-i mulțumești, să recunoști importanța ajutorului lor și să-i spui celui care te-a ajutat să știe că este apreciat. Dacă nu, veți arăta nerecunoscător, chiar dacă este posibil să nu fiți. Amintiți-vă că oamenii nu vă pot citi mintea. Șansa ca cineva să te ajute din nou este mult mai mare dacă se simte apreciat.
- Fii dragut. Cu un simplu semn de recunoaștere care vine direct din inima ta, cum ar fi „Nu aș fi putut să o fac fără tine!” poți realiza multe. Dacă munca pe care cealaltă persoană a făcut-o pentru dvs. a fost foarte voluminoasă sau importantă, s-ar putea chiar să vă gândiți să le tratați la cină sau băuturi sau să le cumpărați un card de mulțumire sau un mic cadou.