Conţinut

• A calca
• Partea 1 din 4: Cartografierea și configurarea briefingului
• Partea 2 din 4: Descrierea problemei
• Partea 3 din 4: Realizarea concluziilor și recomandărilor
• Partea 4 din 4: Verificarea briefingului
• sfaturi

Un briefing prezintă un anumit subiect și fundalul acestuia, de obicei pentru un oficial guvernamental sau alt factor de decizie politică. Acești factori de decizie trebuie să facă alegeri dificile pe multe teme diferite în fiecare zi și nu au timp să cerceteze fiecare problemă în profunzime. Un briefing ajută la atragerea atenției unei singure probleme și prezintă detalii importante pe care ar trebui să le cunoască. Briefingul propune apoi soluții și oferă sugestii de îmbunătățire. A putea scrie un briefing este o abilitate utilă pentru studenți, oameni de afaceri, politicieni și activiști. Un briefing convingător este concis, bine organizat și acoperă cele mai importante și relevante fapte și soluții.

A calca

Partea 1 din 4: Cartografierea și configurarea briefingului

1. Stabiliți sfera informării. Scopul include atât profunzimea, cât și durata briefingului. În ce detaliu veți acoperi subiectul? Câte subiecte diferite veți acoperi? Acest lucru depinde de cât de multe informații puteți găsi și de cât de multe informații trebuie să le furnizați pentru a vă susține revendicările.
   • Determinarea sferei de informare este importantă, deoarece permite cititorului să știe exact ce informații sunt discutate și ce nu.
2. Cunoaște-ți publicul. Înainte de a începe să vă scrieți briefing-ul, este important să știți cine îl va citi. Aceasta controlează alegerile pe care le veți face în document. Înainte de a începe, gândiți-vă la următoarele întrebări și, dacă nu știți deja răspunsurile, încercați să aflați următoarele:
   • Cine va citi acest document? Oficialii guvernamentali? Lideri de afaceri? Jurnaliști? O combinație a acestora?
   • Cât știe deja cititorul despre această problemă? Știu chiar ceva despre asta? Ce trebuie sa cititorii știu?
   • Ce autoritate are cititorul în această privință? Ce schimbări poate face?
3. Planificați principalele puncte. Înainte de a începe să scrieți briefingul, ar trebui să identificați (fie în minte, fie într-o schiță) principalele puncte pe care doriți să le indicați.
   • Deoarece un briefing nu depășește de obicei una sau două pagini, ar trebui să fie concis. Factorii de decizie politică sunt foarte ocupați, iar problema dvs. nu este singura pe care o prezintă. Nu există spațiu pentru informații inutile sau explicații lungi. Decideți din timp punctele principale pentru crearea unui briefing concis.
4. Luați în considerare utilizarea unui șablon. Deși formatul unui briefing nu trebuie să fie prea complex, puteți economisi timp descărcând unul dintre numeroasele șabloane online gratuite pentru crearea documentelor de briefing în MS Word.
   • Un șablon vă poate ajuta să vă organizați gândurile și să pregătiți un briefing mai repede.
5. Vino cu un nume, o dată și un subiect. Dacă nu utilizați un șablon, trebuie să începeți prin a scrie un nume, o dată și un subiect.
   • Numele corespunde persoanei căreia i se adresează briefingul.
   • Data corespunde cu data depunerii briefingului.
   • Subiectul ar trebui să descrie în câteva cuvinte subiectul principal al briefingului, cum ar fi „Prevalența agresiunii la școală în regiunea Utrecht.” Acest lucru permite cititorului să știe, fără a fi nevoie să arunce o privire asupra documentului, ce problema este că va fi tratată.
6. Luați în considerare includerea unui rezumat. Unele briefinguri includ un rezumat la începutul briefingului, rezumând întregul text în câteva puncte. Decideți dacă doriți să faceți acest lucru și, dacă da, rezervați spațiu pentru această secțiune.
   • Pentru un cititor foarte ocupat, rezumatul oferă punctele principale înainte de timp, facilitând parcurgerea restului documentului.
   • Un briefing bine elaborat este adesea suficient de succint pentru a face această secțiune redundantă. Cu toate acestea, dacă există probleme care necesită acțiuni imediate, aceasta poate fi o modalitate de a sublinia urgența briefingului, indicând în mod clar intervalul de timp în rezumat.
   • Rezumatul nu trebuie să depășească trei până la patru puncte.

Partea 2 din 4: Descrierea problemei

1. Construiți o introducere care să rezume problema. Următoarea parte a briefingului ar trebui să descrie problema sau problema în detaliu. Începeți cu o deschidere scurtă, denumită de obicei „Problemă” sau „Scop”, descriind în una sau două propoziții problema principală pe care se concentrează briefingul și / sau de ce ați creat acest briefing.
   • De exemplu, ați putea scrie ceva de genul: „A existat o creștere a numărului de incidente violente de agresiune în școlile din regiunea Utrecht”. Este posibil ca politicile disciplinare actuale să nu fie suficiente pentru a rezolva această problemă. "
2. Oferiți o prezentare generală a celor mai importante fapte / medii. Următoarea secțiune, „Considerații” sau „Context” ar trebui să furnizeze informații detaliate despre starea problemei sau problemei, concentrându-se pe evoluția recentă și / sau starea actuală a lucrurilor.
   • Această secțiune ar trebui să includă informațiile necesare cititorului pentru a lua o decizie cu privire la această chestiune. Informațiile care nu sunt necesare în acest scop, oricât de interesante ar fi, pot fi omise.
   • Dacă nu ați făcut deja acest lucru, faceți câteva cercetări înainte de a scrie această secțiune. Informațiile din această secțiune trebuie să fie cât mai exacte, specifice și actualizate posibil.
   • Dacă este necesar, traduceți informațiile pentru publicul dvs. pentru a face această secțiune clară și simplă. Evitați jargonul, limbajul tehnic sau informațiile care nu sunt de interes direct pentru public.
   • Folosiți statistici și date acolo unde este cazul, dar explicați lucrurile în termeni pe care publicul dvs. va putea să le înțeleagă rapid și ușor.
3. Lăsați-vă propria opinie. Opinia dvs. despre această situație și / sau ce ar trebui făcut despre aceasta nu aparține acestei secțiuni. Respectați faptele.
   • Cu toate acestea, puteți alege să discutați avantajele și dezavantajele diferitelor acțiuni propuse sau actuale, identificând punctele tari și punctele slabe ale fiecăruia.

Partea 3 din 4: Realizarea concluziilor și recomandărilor

1. Faceți-o relevantă. Informarea dvs. trebuie încheiată cu secțiuni precum „Concluzie” și / sau „Recomandări” sau „Pașii următori”. O astfel de închidere ar trebui să clarifice de ce această chestiune ar trebui considerată importantă de către cititorul dvs.
   • Încercați să legați problema direct de interesul propriu al cititorului, pentru a face briefingul dvs. mai convingător.
   • De exemplu, ai putea spune ceva de genul: „Incidentele de intimidare îi determină pe părinți să ia în considerare școala privată. Acestea sunt corelate cu scoruri mai scăzute ale testelor și cu rate de promovare, făcând școlile noastre să pară mai puțin eficiente în ochii societății. Acestea reduc șansele regiunii de a furniza finanțare cu subvenții guvernamentale și finanțare privată ".
2. Propuneți o soluție. Multe informări oferă o soluție propusă la problema descrisă, corelând problema cu o schimbare de politică pentru îmbunătățirea situației.
   • Unele briefing prezintă soluția (soluțiile) propusă într-o secțiune etichetată „Recomandări”, dar unii scriitori preferă „Următorii pași”, deoarece consideră că are o senzație mai blândă și este mai puțin presumptuos sau agresiv. Amintiți-vă, cititorul este cel care are ultimul cuvânt și ia decizia în acest sens, nu dvs.
   • Această secțiune nu trebuie să fie „echilibrată”, precum secțiunea de fundal / considerații. Acesta poate fi un loc pentru a-ți exprima opinia cu privire la ceea ce ar trebui făcut.
   • Cu toate acestea, trebuie remarcat faptul că nu trebuie să oferiți nicio soluție specială. Alternativ, puteți pur și simplu să enumerați câteva opțiuni cu avantajele și dezavantajele lor și să îndemnați cititorul să ia în considerare aceste alegeri și să ia măsuri într-un fel pentru a aborda această problemă. Nu trebuie neapărat să specificați ce acțiune ar fi cea mai potrivită.
3. Folosiți fapte pentru a vă susține argumentul. Propunerile dvs. din această ultimă secțiune ar trebui să decurgă logic din informațiile din secțiunile anterioare. Folosiți faptele pe care le-ați prezentat pentru a arăta de ce soluția pe care o propuneți este o soluție bună.
   • Asigurați-vă că orice soluție pe care o propuneți este clară și direct legată de problema așa cum ați subliniat-o. De exemplu, să presupunem că ați menționat lipsa programelor de prevenire a agresiunii în secțiunea anterioară. În această secțiune, este logic să propunem un astfel de program și, probabil, să indicăm altor școli eficiența lor. Dacă nu ați menționat încă niciun program de prevenire, o astfel de soluție pare din senin.

Partea 4 din 4: Verificarea briefingului

1. Faceți briefingul mai concis. Un briefing nu trebuie să depășească două pagini. Dacă informarea a devenit mai lungă decât aceasta, trebuie mai întâi să căutați piese în faza de control care pot fi omise.
   • Căutați informații care nu au legătură cu sau mai puțin importante pentru subiect și eliminați materialul respectiv, mai ales dacă nu este legat de soluțiile pe care le oferiți.
   • În aceeași lumină, nu ar trebui să lipsească informații importante necesare pentru a vă face argumentul clar și convingător. Poate fi necesar să schimbați anumite informații cu altul.
   • Încearcă să te pui în pielea unui politician sau a unui birocrat atunci când îți editezi textul. Gândiți-vă cât de multe informații obțin aceste persoane în fiecare zi. Nu contribui la problemă. Faceți parte din soluție oferind informațiile necesare pentru a lua o decizie - nici mai mult, nici mai puțin.
2. Eliminați limbajul tehnic. În timpul fazei de editare, acordați atenție limbajului tehnic sau jargonului care vă va face briefingul mai puțin accesibil. Chiar dacă ați încercat să evitați acest lucru atunci când ați scris briefing-ul, este posibil ca unii termeni complecși să fi găsit drumul în document.
   • Mai ales dacă sunteți un expert pe un subiect despre care scrieți, este ușor să uitați pentru o clipă că limbajul de zi cu zi pentru dvs. poate fi dificil de înțeles pentru alții.
   • Rețineți că, pentru persoanele care nu sunt prea familiarizați cu un subiect, nu este întotdeauna clar de ce este important ceva. Factorii de decizie politică nu pot fi, de obicei, experți în fiecare subiect de care au nevoie pentru a lua decizii.
3. Asigurați-vă că structura are sens. Asigurați-vă că principalele fapte pe care le-ați înregistrat provin în mod logic din această problemă pe măsură ce ați rezumat-o. De asemenea, verificați de două ori dacă toate soluțiile pe care le propuneți se adresează efectiv celor mai importante considerații.
4. Verificați cu atenție munca dvs. pentru a găsi erori. După ce ați verificat lungimea și fluxul briefingului, revedeți cu atenție textul încă o dată pentru a vă asigura că nu s-au strecurat greșeli în el.
   • Un briefing cu erori de ortografie, stil sau gramaticale este făcut mai puțin grav de către cititor. Poate că faceți mai mult bine decât rău prin trimiterea unui astfel de scurt, deoarece vă poate discredita perspectiva.

sfaturi

• Urmăriți briefinguri scrise de lideri și profesori proeminenți pentru a afla despre stilul lor de persuasiune.
• Rețineți că, deși briefing-ul dvs. poate fi îndreptat către o anumită persoană, alții - personal, colegi și chiar mass-media - îl pot citi. Acesta este un motiv bun pentru a vă menține limba cât mai accesibilă, chiar dacă cititorul vizat are o anumită cunoaștere a subiectului.