Conţinut

• A calca
• Partea 1 din 3: Planificarea unui raport de lucru
• Partea 2 din 3: Redactarea unui raport de lucru
• Partea 3 din 3: Efectuarea raportului
• sfaturi
• Avertizări

Redactarea unui raport de lucru poate fi impresionantă, deși poate fi mai ușoară decât ai crede. Rapoartele de lucru sunt de obicei utilizate pentru a explica progresul unui proiect de lucru sau pentru a oferi concluzii și recomandări cu privire la problemele la locul de muncă. Pentru a scrie cu ușurință un raport de lucru eficient, începeți prin a vă lua în considerare obiectivul, publicul, cercetarea și mesajul. Apoi pregătiți-vă raportul utilizând un format standard de raport de afaceri. În cele din urmă, puteți modifica raportul pentru a-l face eficient.

A calca

Partea 1 din 3: Planificarea unui raport de lucru

1. Stabiliți obiectivul și subiectul raportului. Poate cineva ți-a cerut un raport. Este probabil ca obiectivul sau subiectul să fie inclus în cerere. Dacă nu sunteți sigur care este obiectivul sau subiectul, luați în considerare ceea ce transmiteți publicului dvs. De asemenea, puteți cere șefului sau supraveghetorului clarificări.
   • De exemplu, obiectivul ar putea fi acela de a analiza o problemă de afaceri, de a explica rezultatele unui proiect la care ați lucrat sau de a oferi supraveghetorului dvs. o imagine de ansamblu asupra progresului în muncă.
2. Stabiliți tonul și limbajul adecvat pentru publicul țintă. Luați în considerare ceea ce știe deja publicul țintă, precum și jargonul pe care îl vor înțelege. Când scrieți un raport de lucru, puteți folosi adesea un limbaj și un jargon mai profesionist decât atunci când scrieți pentru publicul larg.
   • Cine va citi raportul? Includeți pe oricine din publicul dvs. care ar putea folosi în mod rezonabil raportul.
   • Dacă scrieți pentru diferite tipuri de cititori, includeți toate informațiile necesare, astfel încât chiar și cel mai puțin informat cititor să o poată înțelege cu ușurință. Cu toate acestea, utilizați titluri pentru fiecare secțiune, astfel încât cititorii informați să poată sări peste informațiile care nu le sunt necesare. Puteți include, de asemenea, secțiuni pentru fiecare public pentru a-și satisface nevoile individuale.
3. Adunați materialele de cercetare și de susținere, dacă este cazul. Includeți materialele pe care le-ați folosit pentru a trage concluzii sau pentru a elabora recomandări. Veți face referire la acest lucru în timp ce pregătiți raportul și poate fi necesar să îl includeți în anexele la raport. Acestea sunt tipurile de lucruri pe care trebuie să le includeți atunci când pregătiți raportul:
   • Detalii financiare
   • Mese
   • Grafice
   • Statistici
   • Sondaje
   • Chestionare
   • Conversații cu experți, colegi, clienți etc.
4. Vedeți progresul dvs. atunci când scrieți un raport de progres. Un raport de progres bun oferă o prezentare generală rapidă a muncii pe care ați făcut-o, ce veți face și dacă proiectul este pe drumul cel bun. Cel mai bine este să te gândești la asta ca la un răspuns la întrebările pe care oamenii le au despre proiectul tău. Iată ce trebuie să includeți în raport:
   • S-a schimbat termenul proiectului?
   • Ce sarcini ați făcut de la ultimul raport de progres?
   • Ce sarcini vei face în continuare?
   • Sunteți pe cale să finalizați proiectul la timp? Dacă nu, de ce?
   • Ce blocaje ați întâlnit și cum le veți rezolva?
   • Ai învățat ceva luna aceasta?
5. Faceți o schiță cu informațiile de inclus în raportul dvs. Notează-ți ideile într-o schiță și folosește-le ca instrument de scris. Pe măsură ce faceți acest lucru, dezvoltați titlurile raportului pentru a vă ajuta să organizați ce să spuneți. Prezentarea generală nu trebuie să fie îngrijită sau bine dezvoltată, deoarece este doar pentru propria utilizare.
   • În majoritatea cazurilor, ar trebui să începeți raportul explicând rezultatele și concluziile sau recomandările. Apoi explicați cum ați ajuns în acest punct și raționamentul dvs., dacă este cazul.
   • Dacă sunteți pe punctul de a face o concluzie sau o recomandare controversată, explicați mai întâi procesul și raționamentul, astfel încât publicul țintă să poată înțelege de ce ați venit cu această idee.

Partea 2 din 3: Redactarea unui raport de lucru

1. Folosiți o copertă sau o pagină de titlu. Pagina de titlu ar trebui să includă numele raportului, urmată de data - pe un rând separat - când l-ați trimis. Pe un al treilea rând indicați numele tuturor autorilor. Apoi scrieți numele organizației dvs. pe a patra linie.
   • În unele cazuri, puteți include și o scrisoare de motivație care să explice de ce ați scris raportul, ce presupune și ce credeți că ar trebui să faceți în continuare. Acest lucru este mai frecvent în cazul rapoartelor care au necesitat mult timp pentru a pregăti sau a necesita explicații suplimentare înainte ca cititorul să vadă raportul în sine.
   • Cu un raport de progres, vă indicați numele, numele proiectului, data și perioada de raportare pe o pagină de titlu. Plasați fiecare element pe un rând separat. Puteți eticheta fiecare linie cu „nume”, „numele proiectului”, „dată” și „perioadă de raportare” sau puteți doar să enumerați informațiile.
   • Întrebați-l pe șeful dvs. dacă există recomandări specifice pentru formatarea raportului dvs. de lucru. El sau ea este cea mai bună sursă pentru pregătirea raportului dvs.
2. Furnizați un rezumat al celor mai importante informații. Includeți concluziile, justificările și recomandările dvs. Acest lucru vă permite să înțelegeți principalele puncte ale raportului dvs. fără a fi nevoie să citiți raportul în întregime. Nu trebuie să scrieți explicații detaliate, dar cititorul ar trebui să poată înțelege despre ce este raportul. Rezumatul ar trebui să aibă una până la cinci pagini.
   • Nu este nevoie să rezumați raportul complet. Concentrați-vă doar pe ideile principale din raport, cum ar fi principalele recomandări sau concluzii pe care le prezentați.
   • Dacă scrieți un raport de progres, puteți sări peste această secțiune.
3. Includeți un cuprins cu ceea ce este în raport. Indicați titlurile secțiunii din cuprins și numerele paginii de unde începe secțiunea respectivă. Acest lucru permite cititorilor să navigheze cu ușurință prin raport pentru a găsi informațiile necesare.
   • Utilizați titluri și titluri pentru fiecare secțiune, astfel încât raportul să fie ușor de citit.
   • Când scrieți un raport de progres, de obicei nu trebuie să includeți un cuprins, cu excepția cazului în care șeful dvs. preferă. Cu toate acestea, adăugați titluri și antete pentru fiecare secțiune pentru a facilita navigarea în raport.
4. Scrie o introducere pentru a oferi o imagine de ansamblu asupra raportului. Spuneți cititorului de ce ați scris acest raport de lucru. Rezumați contextul din jurul raportului și explicați-vă obiectivul. Precizați întrebările la care veți răspunde sau problema pe care o veți rezolva. Indicați termenul raportului și un plan de acțiune cu conținutul acestuia.
   • Introducerea nu trebuie să fie lungă. Fii direct și specific, astfel încât cititorul să înțeleagă contextul și scopul fără explicații îndelungate.
   • Scrieți două până la patru paragrafe pentru introducere.
   • Într-un raport de progres, introducerea nu poate conține mai mult de unul sau două paragrafe. Ar trebui să rezume proiectul și ceea ce sperați să realizați. De asemenea, puteți indica ce ați finalizat deja și ce veți face în continuare.
5. Explicați rezultatele sau concluziile pe care le prezentați. Oferiți o imagine de ansamblu de bază asupra cercetărilor sau evaluărilor pe care le-ați finalizat în legătură cu acest proiect. Apoi discutați și interpretați observațiile dvs. și modul în care acestea se raportează la subiectul raportului.
   • În majoritatea cazurilor, această secțiune conține un paragraf introductiv și o listă a concluziilor la care ați ajuns.
   • Așa arată o concluzie: „1. Populația noastră îmbătrânește, ceea ce duce la mai multe riscuri pentru sănătate pentru clienții noștri. "
   • Când scrieți un raport de progres, nu aveți rezultate sau concluzii de prezentat. În schimb, enumeră-ți realizările sau sarcinile finalizate în secțiunea care urmează introducerii tale. De asemenea, puteți scrie un scurt paragraf de 2 până la 4 propoziții în această secțiune. Cu toate acestea, o listă este de obicei suficientă. Puteți enumera: „200 de euro strânși pentru a plăti cortul festivalului”, „Contractat cu planul partidului pentru gestionarea planificării festivalului” și „chestionat 1.500 de locuitori pentru a aduna contribuția publicului”.
6. Vă oferă recomandări pentru viitor. Recomandările dvs. ar trebui să explice ce se va întâmpla în viitor. Explicați ce vor produce soluțiile și cum se raportează la concluziile dvs. După ce ați scris explicația, dați recomandările dvs. sub formă de puncte de acțiune într-o listă numerotată. Enumerați recomandările dvs. de la cele mai importante la cele mai puțin importante.
   • De exemplu, puteți scrie: „1. Antrenează toți angajații să efectueze RCP. "
   • Dacă scrieți un raport de progres, în schimb, specificați sarcinile sau obiectivele pe care doriți să le îndepliniți în următoarea perioadă de lucru. De exemplu, puteți lista „Găsiți furnizori pentru festival”, „Aprobați proiectele festivalului” și „Comandați afișe promoționale”.
7. Discutați despre procesul și raționamentul care a condus la concluziile dvs. Explicați cum ați abordat subiectul, problema sau problema. Examinați observațiile dvs. și apoi explicați modul în care acestea conduc la recomandările dvs. Separați discuția în diferite secțiuni cu titluri care îi spun cititorului ce se află în acea secțiune.
   • Aceasta include o discuție mai lungă asupra cercetării și evaluărilor.
   • Această secțiune ar trebui să fie cea mai lungă din înregistrare.
   • Dacă scrieți un raport de progres, puteți sări peste această secțiune. În schimb, includeți o secțiune despre obstacolele pe care le-ați întâlnit în timp ce lucrați la proiect și modul în care le-ați abordat. Ați putea scrie: „Mulți rezidenți nu au returnat sondajul pentru că nu era poștal. În viitor, vom include e-mailurile preplătite în sondajele noastre sau le vom permite rezidenților să-și completeze sondajul digital. "
8. Enumerați toate referințele pe care le-ați folosit la pregătirea raportului. Referințele pot include articole din reviste, articole de știri, interviuri, sondaje, chestionare, statistici și alte informații conexe. Citați aceste referințe la sfârșitul raportului și etichetați pagina ca „Referințe”.
   • Dacă nu se specifică altfel, utilizați formatul APA pentru rapoartele de afaceri.
   • Puteți sări peste această secțiune dacă pregătiți un raport de progres.
9. Furnizați atașamente de materiale precum sondaje, chestionare sau e-mailuri. Nu fiecare raport de lucru are nevoie de atașamente. Cu toate acestea, le puteți include dacă doriți să oferiți cititorilor material la care ați făcut referire sau dacă doriți să furnizați informații suplimentare care să îi ajute să înțeleagă mai bine subiectul sau observațiile dumneavoastră. Etichetați fiecare atașament cu o scrisoare separată.
   • De exemplu: „Anexa A”, „Anexa B” și „Anexa C.”
   • Dacă scrieți un raport de progres, nu este necesar să includeți această secțiune.
10. Închideți o scurtă concluzie împreună cu un rezumat al observațiilor sau progreselor dvs. Este posibil să nu fie nevoie să faceți o concluzie, dar scrierea ei poate fi un rezumat frumos al eforturilor dvs. Păstrați concluzia în trei până la patru propoziții care rezumă informațiile pe care le-ați prezentat în raport.
    • Ați putea scrie: „Proiectul de planificare pentru festivalul de artă este pe drumul cel bun și va fi finalizat în timp. Am finalizat 90% din activitățile noastre de pre-planificare și acum ne îndreptăm atenția către achiziționarea echipamentului necesar. Proiectul nu are obstacole remarcabile, dar vom aborda treptat orice obstacole viitoare. "

Partea 3 din 3: Efectuarea raportului

1. Folosiți titluri clare pentru a vă ajuta publicul să navigheze în raport. Creați titluri directe și ajungeți direct la subiect. Cititorul trebuie să știe exact ce conține raportul.
   • Titlurile ar putea include introducere, sarcini îndeplinite, obiective pentru trimestrul următor, obstacole și soluții și concluzii.
   • Potriviți titlurile cu informațiile din raport.
   • Într-un raport de progres, cititorii vor fi probabil supraveghetorii dvs., echipa sau clienții.
2. Folosiți un limbaj simplu și direct pentru a vă comunica ideile. Un raport de lucru nu trebuie să conțină cuvinte dificile și propoziții creative. Trebuie doar să transmiteți punctul dvs. de vedere cititorului. Exprimați-vă ideile în cele mai simple cuvinte posibile și la obiect.
   • Ați putea scrie „Veniturile au crescut cu 50% pentru al patrulea trimestru”, în loc de „Veniturile au crescut cu 50% pentru a genera venituri mari în trimestrul al patrulea”.
3. Scrieți scurt pentru a menține raportul cât mai scurt posibil. Scrierea redundantă îți pierde atât timpul, cât și pe cel al cititorilor. Nu fi superficial și trece direct la afaceri.
   • Rețineți că unele rapoarte de lucru pot fi destul de lungi, deoarece pot conține multe informații. Cu toate acestea, scrierea dvs. ar trebui să fie întotdeauna concisă.
   • Este în regulă să scriem: „Vânzările au crescut în ultimul trimestru după ce forța de vânzări a aplicat apeluri la rece”, în loc de „Am văzut o creștere exponențială a veniturilor în ultimul trimestru, deoarece oamenii noștri talentați și dedicați au fost clienți potențiali sunând pentru a le cere să cumpere mai multe produse. '
4. Exprimați-vă ideile într-un limbaj obiectiv și non-emoțional. Respectați faptele și lăsați cititorul să tragă propriile concluzii pe baza unei viziuni obiective asupra subiectului. Deși este posibil să faceți recomandări pentru o problemă, nu încercați să evocați emoțiile cititorilor pentru a-i convinge. Lăsați cititorul să-și formeze propriile idei și judecată pe baza unei viziuni obiective a faptelor.
   • În loc să scrieți, „angajații dezangajați au moralul scăzut, ceea ce face din birou un aparat fără suflet”, ați putea scrie: „Angajații ale căror ratinguri de productivitate au scăzut mai puțin decât alții au declarat că se simt neimplicați”.
5. Evitați să folosiți argou, precum și cuvântul „eu” în majoritatea rapoartelor. Ar putea fi adecvat să folosiți „eu” într-un raport de progres atunci când scrieți despre un proiect la care lucrați singur. În caz contrar, nu utilizați cuvântul „eu” sau alt argou în raportul de muncă. Cu toate acestea, este bine să folosiți „dvs.” atunci când direcționați o propoziție către cititorul destinat.
   • Păstrați-vă profesionistul în limbă pe tot parcursul raportului.
6. Examinați raportul pentru a vă asigura că nu conține erori. Greșelile de gramatică și ortografie subminează profesionalismul raportului dvs. de lucru. Este esențial să revizuiți raportul pentru a vă asigura că nu ați folosit greșeli de scris, formulări incorecte sau cuvinte folosite greșit. Cel mai bine este să verificați raportul cel puțin de două ori.
   • Dacă este posibil, cereți altcuiva să verifice raportul pentru dvs., deoarece este dificil să vă identificați propriile greșeli.
   • Dacă vă permite timpul, ar trebui să lăsați raportul deoparte timp de cel puțin 24 de ore înainte de a-l verifica.

sfaturi

• După ce ați scris primul raport de lucru, îl puteți folosi ca șablon pentru rapoarte viitoare.
• Probabil că aveți deja un șablon pentru rapoartele de lucru la locul de muncă. Contactați supervizorul pentru a vedea dacă puteți utiliza un șablon pentru raportul dvs.
• Dacă este posibil, bazați-vă formatul de raport pe un raport de lucru existent de la compania sau organizația dvs. Verificați fișierele de la biroul dvs. sau solicitați unui coleg sau supervizorului dvs. o copie a unui raport existent.

Avertizări

• Dacă folosiți un raport existent ca exemplu, nu copiați formularea din acesta. Aceasta este plagiat și este posibil să ducă la consecințe profesionale.