Conţinut

• A calca
• Partea 1 din 2: Decideți ce tip de raport să scrieți
• Partea 2 din 2: Redactarea unui raport de afaceri

Rapoartele de afaceri sunt unul dintre cele mai eficiente mijloace de comunicare din lumea afacerilor de astăzi. Există mai multe scopuri pentru un raport de afaceri, iar companiile sau persoanele fizice îl pot folosi pentru a lua decizii importante. Pentru a scrie un raport de afaceri eficient, trebuie mai întâi să înțelegeți ce este și cum poate fi utilizat.

A calca

Partea 1 din 2: Decideți ce tip de raport să scrieți

1. Prezentați o idee. Un raport care prezintă o idee se numește raport de recomandare / raport consultativ. Puteți utiliza aceste rapoarte pentru a oferi sfaturi conducerii sau altor factori de decizie importanți. Acest raport are de obicei un rezumat și un corp. Rezumatul subliniază sfaturile dvs.
   • Poate doriți o imprimantă 3D pentru departamentul dvs. Pentru a-ți convinge managerul să cumpere unul, poți scrie un raport consultativ solicitând în mod oficial echipei de management o imprimantă.
2. Prezentați riscurile unei oportunități specifice. Un raport de investigație poate ajuta la determinarea riscurilor unei acțiuni specifice. Acest raport ajută o companie să vadă la ce consecințe posibile se poate aștepta. Acest raport include o introducere, secțiunea de mijloc și concluzia. Introducerea evidențiază problema care face obiectul anchetei. Secțiunea din mijloc este utilizată pentru a discuta despre faptele și rezultatele anchetei. Iar concluzia rezumă totul.
   • Să presupunem că compania farmaceutică X dorește să coopereze cu compania farmaceutică Y, dar are în continuare rezerve. Compania X nu vrea să coopereze cu o companie care are (a avut) probleme financiare acum sau în trecut. Compania X efectuează o investigație și folosește un raport de cercetare pentru a discuta în detaliu informațiile financiare despre Compania Y și directorii săi.
3. Prezentați informațiile de conformitate unui organism de conducere. Acest raport, denumit raport de conformitate, ajută companiile să își demonstreze responsabilitatea. O companie folosește un raport de conformitate pentru a demonstra unui organ de conducere (consiliul orașului, guvernului etc.) că respectă toate legile / reglementările aplicabile și că cheltuiește bani cu înțelepciune. Acest raport conține o introducere, un corp și o concluzie. Introducerea conține de obicei o prezentare generală a celor mai importante capitole din raport. Secțiunea din mijloc conține datele specifice, faptele etc., pe care trebuie să le cunoască organul de conducere. Concluzia rezumă totul.
   • CALPERS (California Workers 'Pension Plan) a trebuit să demonstreze consiliului că în 2010 a respectat toate legile și reglementările aplicabile. CALPERS a pregătit un raport anual de conformitate pentru a demonstra activitățile lor anuale.
4. Prezentați fezabilitatea unei idei sau a unui proiect propus. Un raport de cercetare care determină dacă o idee funcționează sau nu se numește studiu de fezabilitate. Acest raport ar trebui să includă un rezumat și un corp. Rezumatul prezintă ideea. Corpul conține beneficiile, problemele potențiale și costurile aferente ideii. O companie poate utiliza un studiu de fezabilitate pentru a răspunde la întrebări precum acestea:
   • Acest proiect poate fi finalizat în limita bugetului?
   • Este profitabil acest proiect?
   • Acest proiect poate fi finalizat în termen?
5. Prezentați rezultatele cercetărilor din alte studii. Acest tip de raport de cercetare prezintă o investigație asupra unei anumite probleme. Oferă o perspectivă detaliată asupra unei probleme foarte specifice. Raportul trebuie să conțină un rezumat (rezumat), o introducere, metode, rezultate, concluzii și o recomandare. De asemenea, ar trebui să citeze sursele studiilor citate.
   • De exemplu, o companie ar putea efectua o anchetă a companiei pentru a stabili dacă fumatul în salonul angajaților ar trebui eliminat. Persoana care scrie cercetarea trebuie să facă un raport de cercetare.
6. Ajutați o companie să îmbunătățească politicile, produsele sau procesele prin monitorizare. Acest raport, numit raport periodic, este scris periodic, de exemplu săptămânal, lunar, trimestrial etc. Examinează eficiența, profitul și pierderea sau alte cifre măsurabile pe un interval ales.
   • De exemplu, un asociat de vânzări la o companie farmaceutică poate oferi un rezumat lunar al apelurilor sale de vânzări.
7. Raportează o situație specifică. O situație specifică - spre deosebire de un anumit interval - necesită o analiză situațională. O situație poate fi la fel de simplă ca informațiile prezentate la o conferință sau la fel de complexă ca un raport privind răspunsul la un dezastru natural. Aceste rapoarte conțin o introducere, un corp și o concluzie. Utilizați introducerea pentru a descrie evenimentul și oferiți o scurtă previzualizare a ceea ce veți discuta în secțiunea din mijloc. Concluzia discută acțiunile întreprinse sau necesare în situație.
   • De exemplu: un organism guvernamental dorește o analiză / raport situațional după un uragan.
8. Prezentați diferite soluții la o problemă sau situație. Folosiți un raport de evaluare pentru a oferi diferite soluții pentru o anumită situație. Pe baza rezultatelor, scriitorul poate propune o anumită acțiune sau acțiune. Raportul trebuie să conțină o introducere, un corp și o concluzie. Introducerea indică scopul raportului. Secțiunea din mijloc prezintă situația sau problema, urmată de soluții / alternative potențiale. Concluzia relevă cea mai bună soluție sau alternativă.
   • De exemplu: VDL Nedcar vrea să înființeze o fabrică în Asia. Raportul poate oferi trei opțiuni de țară bazate pe nevoile companiei. Raportul poate concluziona apoi care dintre cele trei țări este cea mai bună locație pentru o nouă fabrică.

Partea 2 din 2: Redactarea unui raport de afaceri

1. Determinați-vă obiectivul și formatul. Întrebați-vă ce doriți să obțineți cu raportul. Alegeți unul dintre rapoartele menționate mai sus pe baza obiectivului dorit.
   • Faceți un obiectiv precis indiferent de răspuns. Dacă este confuz, raportul dvs. vă va încurca cititorul, afectând fiabilitatea raportului.
   • De exemplu, doriți un buget publicitar mai mare pentru departamentul dvs. Concentrați-vă raportul asupra bugetului publicitar actual și asupra modului în care ați putea utiliza eficient un buget mai mare.
2. Stabiliți cine este cititorul dvs. Cititorul dvs. poate fi o persoană externă (cineva care nu lucrează în cadrul companiei dvs.) sau cineva din cadrul companiei dvs. Gândește-te la cunoștințele cititorului tău despre subiect și cât de încrezător este el / ea cu el. De asemenea, gândiți-vă la modul în care cititorul va folosi informațiile din raport.
   • Amintiți-vă, indiferent de cititorul dvs., nimic nu vorbește mai clar unei companii sau unui client decât bani.
   • De exemplu, să presupunem că doriți să implementați un program pentru departamentul dvs. în care sunt partajate sarcini funcționale. Decizi că publicul tău țintă este format din directorul de resurse umane al companiei, directorul general și directorul de funcții. Gândiți-vă cât de mult știu deja despre aceste tipuri de programe. Răspunsul la aceasta dă tonul raportului. Dacă compania nu s-a gândit niciodată la un astfel de program, raportul ar trebui să fie atât informativ, cât și strategic. Dacă compania s-a gândit la asta înainte, raportul ar trebui să fie mai puțin informativ și mai convingător.
3. Decideți ce să învățați. Cea mai grea parte a redactării unui raport de afaceri nu este redactarea în sine. Compilează concluzia și colectează datele necesare pentru a susține această concluzie. Acest lucru necesită o varietate de abilități, inclusiv colectarea datelor și analiza pieței. Ce trebuie să știți - și în cele din urmă conducerea - pentru a putea lua o decizie în cunoștință de cauză cu privire la subiect?
4. Colectați datele corecte pentru raportul dvs. Este important ca datele dvs. să provină din cercetări aprofundate; în caz contrar, riscați să afectați fiabilitatea. Colectarea datelor depinde de tipul de raport pe care îl scrieți. Asigurați-vă că utilizați indicatori exacți care sunt relevanți pentru scopul raportului.
   • Puteți găsi date intern, ceea ce înseamnă că le puteți colecta destul de repede.De exemplu, puteți apela departamentul de vânzări pentru cifrele de vânzări, astfel încât să puteți procesa rapid datele din raport.
   • Datele externe pot fi, de asemenea, disponibile intern. Dacă un departament a făcut deja o analiză a clienților, o puteți împrumuta. Nu trebuie să faceți singur cercetarea. Acest lucru variază în funcție de companie, dar scriitorul unui raport de afaceri de obicei nu are nevoie să facă cercetarea inițială.
   • De exemplu, dacă scrieți o recomandare / raport consultativ, ar trebui să cercetați toate beneficiile ideii propuse și să încorporați aceste rezultate în raport.
5. Compilați raportul. Modul în care vă compilați raportul depinde de obiectivul dvs. De exemplu, compilați un raport de conformitate diferit de un studiu de fezabilitate. După ce ai o idee despre cum vrei să-ți compui raportul, poți scrie conținutul.
   • Împărțiți datele relevante în diferite capitole. Un raport de afaceri nu ar trebui să fie un potop de numere și informații. Împărțirea datelor în capitole separate este importantă pentru un raport de afaceri scris cu succes. De exemplu, păstrați cifrele de vânzări separate de analiza clienților și dați-le un titlu separat.
   • Utilizați titluri pentru a structura raportul astfel încât să poată fi citit rapid ca un studiu independent, susținând în același timp scopul de bază al raportului.
   • Deoarece unele părți depind de analiza sau de intrarea de la altele, puteți lucra adesea pe piese separat în timp ce așteptați analiza.
6. Trageți concluzii cu recomandări specifice. Trageți concluzii clare care rezultă în mod logic din datele din raport. Oferiți o recomandare clară cu privire la cea mai bună politică, pe baza concluziei.
   • Orice obiective ar trebui să includă acțiuni specifice și măsurabile. Notați orice modificare a fișelor de post, a programelor sau a costurilor necesare pentru implementarea noului plan. Fiecare afirmație trebuie să demonstreze imediat modul în care noua metodă ajută la atingerea obiectivului / soluției date în raport.
7. Scrieți rezumatul managementului. Rezumatul executiv ar trebui să fie pe prima pagină a raportului, dar ar trebui să fie ultimul lucru pe care îl scrieți. Rezumatul executiv ar trebui să prezinte rezultatele și concluziile dvs. și să ofere o scurtă prezentare generală a ceea ce va citi cineva dacă alege să citească întregul raport. Ca un trailer dintr-un film sau un rezumat într-un eseu academic.
   • Rezumatul executiv este denumit astfel, deoarece este probabil singurul lucru pe care l-ar citi un manager ocupat. Spune-i șefului tău principalele puncte în cel mult 200-300 de cuvinte. Dacă șeful dvs. este curios, el / ea poate citi restul raportului.
8. Dacă este necesar, utilizați infografice pentru date. În unele cazuri, poate fi util să se utilizeze grafice sau diagrame pentru a prezenta date cantitative. Folosiți culoarea pentru a atrage atenția și pentru a evidenția informațiile. Unde este posibil, utilizați puncte, numere sau casete de text pentru a ușura citirea raportului. Aceasta diferențiază datele de restul raportului și întărește semnificația acestuia.
   • În general, numerele vizuale sunt o idee bună pentru rapoartele de afaceri, deoarece textul și datele în sine pot fi puțin uscate. Nu exagerați, totuși. Toate infografiile trebuie să fie relevante și necesare.
   • Utilizați cadre de text pe pagini cu mult text fără tabele sau imagini. O pagină completă de text poate obosi cititorul. O casetă text poate fi, de asemenea, eficientă pentru a rezuma principalele puncte.
9. Citați-vă sursele, dacă este necesar. În funcție de tipul de cercetare pe care l-ați făcut, va trebui să explicați de unde ați obținut informațiile. Scopul unei pagini de bibliografie sau de resurse într-un raport de afaceri este de a oferi altora sursa informațiilor în cazul în care ar dori să vadă singuri datele.
   • Utilizați un mod adecvat de a cita sursele din raportul dvs. pe baza industriei dvs.
10. Citiți din nou raportul dvs. Greșelile de ortografie sau greșelile gramaticale simple pot da cititorilor impresia că nu ați depus eforturi suficiente. Aceste greșeli pot chiar pune în discuție fiabilitatea rezultatelor dvs. De asemenea, asigurați-vă că vă prezentați informațiile într-un mod clar și precis.
    • De exemplu, nu exagerați cu cuvinte scumpe sau propoziții complicate.
    • Evitați dialectul sau argoul.
    • Dacă raportul și publicul dvs. sunt legate de o anumită industrie, puteți utiliza jargon sau termeni tehnici. Dar trebuie să fii atent să nu-l folosești prea des.
    • În general, scrierea de afaceri este mai bună în forma pasivă și acesta este unul dintre puținele cazuri în care forma pasivă este mai bună decât forma activă.
    • Puteți rata adesea greșelile atunci când vă recitiți propria lucrare, deoarece sunteți prea familiarizați cu ea. Gândiți-vă cine din departamentul dvs. beneficiază și el de raport și îl poate citi pentru dvs. Fiți deschis la feedback. Este mai bine să auzi greșelile de la un angajat decât de la un șef. Citiți fiecare comentariu și rescrieți raportul ținând cont de comentarii.
11. Scrie un cuprins. Faceți raportul de afaceri cât mai formal posibil și creați un cuprins, astfel încât acesta să fie transparent și oamenii să poată derula rapid la un capitol. Includeți toate capitolele relevante, în special rezumatul și concluzia.
12. Legați-vă împreună raportul de afaceri. Un raport amănunțit, bine cercetat, se potrivește cel mai bine cu o prezentare frumoasă. Aceasta poate include un dosar frumos, legător de carte sau hârtie. Ideea este că raportul dvs. de afaceri arată atât de clar încât cititorul dvs. este dornic să îl citească.
    • Acest lucru se aplică și oricăror grafice și diagrame din raport.