Conţinut

• A calca
• Metoda 1 din 2: Partea 1: Aveți abilitățile potrivite
• Metoda 2 din 2: Partea 2: Fii reprezentativ
• sfaturi
• Avertizări

Fiecare companie care primește vizitatori are nevoie de un recepționer. Recepționerul este cineva care primește vizitatori la ghișeul companiei sau instituției. Este de obicei prima persoană pe care ar trebui să o întâlnească vizitatorul și, după cum știți, primele impresii sunt întotdeauna foarte importante. Recepționerul trebuie să primească vizitatorul cu amabilitate și să răspundă corect, de asemenea, la telefon sau prin e-mail. Este, parcă, cartea de vizită a companiei.

A calca

Metoda 1 din 2: Partea 1: Aveți abilitățile potrivite

1. Au abilități organizatorice excelente. În calitate de recepționer, sunteți cartea de vizită a companiei - - sunteți persoana cu care clientul vorbește mai întâi și la care angajații vin pentru informații și planificare. Pe lângă preluarea apelurilor și trimiterea vizitatorilor, trebuie să aveți adesea de-a face cu clienții, să organizați tot felul de evenimente, să stabiliți întâlniri etc. Deoarece acest lucru implică multe responsabilități, este important ca dvs., în calitate de recepționer, să fiți bine organizat, astfel încât să puteți face mai multe lucruri în același timp. poate face. Dacă nu sunteți capabil să faceți mai multe sarcini în același timp și să le finalizați în ordinea corectă, nu veți rezista mult ca recepționer.
   • O modalitate bună de a fi organizat este să investești într-un sistem de arhivare cu care poți lucra. Este important să știți de ce hârtii și informații ar putea avea nevoie șeful dvs., colegii și clienții. Păstrați toate aceste informații în diferite dosare - pe desktopul computerului sau pe hârtie. Organizați-vă sistemul așa cum funcționează cel mai bine pentru dvs. - dacă aveți nevoie de note lipicioase de neon pentru asta, este bine și.
   • A fi organizat înseamnă, de asemenea, că te poți motiva - nu ai nevoie de nimeni care să-ți spună cum să faci ceva sau să te țină pe drumul cel bun. Dacă sunteți bine organizat, știți exact ce sarcini trebuie să îndepliniți într-o zi și ce lucruri au prioritate.
   • Asigurați-vă că aveți (o mulțime de) numere de telefon la îndemână, de exemplu cele ale colegilor, contractorilor, vânzătorilor, serviciilor de urgență etc. Veți avea nevoie de toate la un moment dat. Stocați numerele de telefon într-un program special pentru computer sau într-un Rolodex.
2. Asigurați-vă că aveți puține cunoștințe tehnice. Cea mai importantă tehnologie cu care trebuie să se ocupe un recepționer este telefonul - și toate acele butoane și linii asociate acestuia. Cunoștințele informatice sunt, de asemenea, indispensabile - majoritatea recepționerilor trebuie să știe cum să trimită e-mailuri și să fie buni în utilizarea unui procesor de text. De asemenea, este util dacă știi cum să creezi foi de calcul și să folosești programe specifice companiei pentru care lucrezi.
   • Rețineți că, cel mai probabil, va trebui să puteți gestiona copiatorul, scanerul și imprimanta (și rezolvați problemele pe care le au colegii dvs. de lucru atunci când lucrați cu aceste dispozitive). Dacă știți ce tip de echipament utilizați, intrați în manuale pentru a putea rezolva cele mai frecvente probleme.
3. Fii de încredere. Recepționerul se așteaptă să fie la biroul său în orice moment - compania primește un nume rău dacă nimeni nu răspunde la telefon sau dacă timpul de așteptare este foarte lung. Fă-ți de încredere prioritatea ta - dacă șeful tău știe că se poate baza pe tine și că ești mereu acolo pentru a te ajuta, te faci indispensabil.
4. Fii un bun ascultator. O parte importantă a recepționerului este ascultarea altor persoane - la telefon, atunci când un client pune o întrebare la birou sau când informațiile vă sunt transmise. Dacă sunteți un bun ascultător, puteți lucra mai eficient - veți putea rezolva problemele mai ușor dacă înțelegeți imediat ce vă cere cineva și puteți îndruma mai bine clienții către departamentul unde pot fi ajutați.
5. Notați totul. Când șeful tău îți cere să faci ceva, notează detaliile. Atunci când un client sună, asigurați-vă că vă scrieți informațiile (numele, detaliile de contact, ce doresc etc.). Note vă ajută să rămâneți organizat și vă reamintesc toate lucrurile mici care apar într-o zi. Notează-ți notele într-un caiet sau caiet și păstrează-le la tine în orice moment. Veți fi surprins cât de util este acest lucru, mai ales dacă doriți să știți ce a vrut persoana care a sunat acum cinci ore.
   • Asigurați-vă că scrieți mesaje în detaliu și citiți ceea ce ați scris. Repetați mesajul și / sau detaliile de contact pe măsură ce îl scrieți pentru a vă asigura că aveți informațiile corecte.
6. Răspundeți politicos la telefon cu un salut standard, cum ar fi „Bună dimineața, vorbiți cu ____ (numele dvs.), de la ____ (numele companiei), cum vă pot ajuta?Asigurați-vă că răspundeți la telefon după unul sau două sunete. Nu este bine să puneți oamenii în așteptare mai mult de un minut (asta este mai lung decât ați putea crede).
   • Ascultați cu atenție numele persoanei pe care o solicită persoana care sună. Repetați dacă doriți să vă asigurați. Întrebați dacă apelantul poate scrie numele dacă este greu de înțeles.
   • Transferați conversația cu îngrijire cu o frază standard, cum ar fi „Așteptați un minut, vă voi transmite domnului Smith”. Sau dacă persoana este într-o conversație: "Domnul Smit este în prezent într-o conversație. Doriți să așteptați sau să transmit mai departe mesajul?". Mulțumiți politicos apelantului și transferați apelul.
7. Salutați furnizorii de colete cu același profesionalism și curtoazie ca orice alt vizitator. Este posibil să trebuiască să semnați pentru o livrare. Asigurați-vă că semnătura dvs. este lizibilă. Persoana care livrează poate avea nevoie de instrucțiuni unde să pună coletul. Asigurați-vă că contactați angajații potriviți pentru astfel de probleme.
8. Primiți clienți care vin la afacere în mod eficient și politicos. După ce vizitatorul îți spune cine sunt și cine caută, te conectezi cu persoana respectivă și le spui cine este acolo. O propoziție standard pe care o puteți folosi pentru aceasta este: „Domnule Smit, doamna Jansen de la XYZ b.v. este aici pentru programarea de la ora 2”. Încercați întotdeauna să dați un nume și un nume și compania pe care o reprezintă. Este util să întrebați dacă are o programare. Domnul Smit va da apoi instrucțiuni suplimentare cu privire la locul în care să-l facă pe client să aștepte și cât va dura. Apoi puteți spune vizitatorului: „Domnul Smit va fi acolo într-un minut”. Sau: "Domnul Smit spune că termină o întâlnire și că va fi acolo în 5 minute. Vă rog să vă așezați".

Metoda 2 din 2: Partea 2: Fii reprezentativ

1. Să ai o atitudine pozitivă. După cum s-a menționat mai sus, recepționerul este cartea de vizită a companiei - clienții te văd mai întâi și răspund la întrebările persoanelor care nu pot veni la birou. Nimeni nu vrea să fie întâmpinat de un chip acru sau ursuz. Aveți întotdeauna un zâmbet pe față și o personalitate veselă. Fii răbdător cu clienții dificili, chiar dacă îți iau nervii.
   • Chiar dacă aveți un client foarte dificil, continuați să vă reamintiți că aveți o personalitate puternică și fericită. Spune-ți că își scot frustrările, dar să știi că atâta timp cât faci tot posibilul să le acomodezi, nu tu ești cel care face ceva greșit. Mai bine să-ți păstrezi calmul decât să explodezi.
2. Aveți pregătit un salut. Este întotdeauna important să salutați clienții într-o manieră prietenoasă. Chiar dacă trebuie să terminați ceva înainte de a putea ajuta clientul, este important să îl salutați, astfel încât să știe că au fost văzuți și că vor fi ajutați.
   • De exemplu, vă puteți saluta cu: "Bună dimineața! Dacă vă așezați, voi fi bine cu voi!".
3. Fi politicos. Fii respectuos. Tratează-i pe toți ca și cum ar fi cea mai importantă persoană care a intrat astăzi în birou. Aceasta este treaba ta - nimănui nu-i pasă că ai petrecut ore în șir în această dimineață sau că tocmai ai turnat cafea peste noii tăi pantofi de piele. Lasă grijile personale acasă. Asigurați-vă clientul să se simtă confortabil și să se bucure de discuția cu dvs.
4. Reprezentantul rochiei. Reprezentați o companie, deci trebuie să arătați bine. Investiți în îmbrăcăminte care se potrivește cu cultura corporativă. Dacă sunteți recepționer la un anumit tip de afacere (de exemplu, un brand de îmbrăcăminte), poate fi bine să purtați haine de la acel brand. Tindeți către partea conservatoare, cu excepția cazului în care lucrați într-un loc în care moda sau alți factori sunt importanți.
   • Verificați dacă compania dvs. are reglementări specifice în ceea ce privește îmbrăcămintea. Compania dvs. poate fi în regulă cu îmbrăcămintea formală de lucru, dar nu vă amintiți niciodată de voi la îmbrăcați-vă formal (pantalonii de trening pot să nu fie apreciați).
5. Arată mereu îngrijit.

sfaturi

• Păstrați lucrurile personale separate de muncă. Asta înseamnă, de asemenea, că nu gestionați conversațiile personale și e-mailurile la locul de muncă. Departamentul IT vă poate monitoriza activitățile computerului.
• Fii drăguț cu managerii, vezi dacă îi poți ajuta atunci când nu ai ce face.
• Amintește-ți cine îți plătește salariul și fii întotdeauna respectuos față de ei.
• Găsiți pe cineva care să poată supraveghea biroul sau telefonul atunci când trebuie să mergeți la baie, când ieșiți la prânz, în vacanță etc. În acest fel nu vor mai fi oameni furioși care să vă aștepte când vă întoarceți.
• Întrebați colegii dacă puteți ajuta cu ceva. Vă puteți face prieteni mai buni ajutând decât dușmanii plângându-vă.
• Gestionarea e-mailului face adesea parte din munca ta. În prima zi, aflați imediat unde trebuie să ajungă, cine o va livra și când.
• Fii întotdeauna dispus să înveți o nouă sarcină. Versatilitatea vă poate aduce multe.
• Scrieți mesaje în duplicat și dați o copie persoanei căreia îi este destinat mesajul. Sau folosiți un jurnal, face lucrurile mai ușor de găsit, mai ales dacă căutați un nume sau un număr de telefon.

Avertizări

• Nu spune niciodată „Nu voi face”. Atunci îți vei pierde rapid slujba.
• Nu te preface că ești drăguț. Oamenii văd chiar prin ea. Fii cu adevărat interesat, politicos și respectuos. Dacă nu puteți face acest lucru, nu ar trebui să deveniți recepționer. Doriți reputația companiei. Apoi căutați mai degrabă un loc de muncă în birou în care nu trebuie să ieșiți în public.
• Nu vă certați cu un client sau un apelant. Trimiteți-l către un superior.