Autor:
Lewis Jackson
Data Creației:
5 Mai 2021
Data Actualizării:
1 Iulie 2024
Conţinut
Organizarea de evenimente pare o sarcină foarte dificilă, iar lucrurile devin și mai complicate dacă nu aveți un plan și planificați înainte. Deci, încercați să evitați acest lucru - pregătindu-vă cu luni în avans și păstrându-vă calmul în timpul evenimentului.
Pași
Metoda 1 din 4: Planificați luni înainte de eveniment
Stabiliți scopul evenimentului. Determinarea scopului organizației dvs. va ajuta la menținerea evenimentului pe drumul cel bun. Planificați un eveniment pentru educarea comunității? Convingeți potențiali sponsori? Laudați o anumită persoană sau grup? Detalii acest scop pe cât posibil. Indiferent ce faceți (educați, convingeți, lăudați etc.), De ce mai faci asta
- Gândiți-vă la aceasta ca la declarația dvs. de misiune sau premisa succesului dvs. Odată ce știi cu siguranță ce vrei, vei găsi mult mai ușor!
Obiective stabilite.Exact Ce vrei să realizezi? Nu numărul de persoane care apar la eveniment, nu faptul că s-a întâmplat - cum vrei să fie evenimentul? 5 membri noi în organizația dvs.? A crescut 20 de milioane de dong? Schimbați mentalitatea altor persoane? Îi faci pe toată lumea entuziasmați?- Gândiți-vă la cele 3 rezultate pe care le doriți cel mai mult de la eveniment și concentrați-vă pe realizarea lor. Poți cântări un obiectiv financiar, un obiectiv social și un obiectiv personal - depinde de tine!
Adunați voluntari. Aveți nevoie de membri buni și buni în multe domenii diferite ale comitetului de organizare. Vă pot ajuta cu orice, de la programare, bugetare la trimiterea invitațiilor, proiectarea de postere, întâmpinarea oaspeților și curățenia după eveniment. Cu alte cuvinte, acestea vă vor ajuta să faceți treaba. Dacă este posibil, găsiți voluntari în care puteți avea încredere!- Asigurați-vă că atât organizatorii, cât și managerii de evenimente funcționează în conformitate cu programul stabilit în plan. Colaborarea dintre părți vă va ușura munca. Când cereți ajutor cuiva, fiți clar de la început cu privire la așteptările dvs. față de ei și la nivelul participării lor la eveniment.
- Dacă nu găsiți un voluntar, angajați o echipă de evenimente! Acest lucru depinde în totalitate de tipul de eveniment pe care îl găzduiți. Puteți închiria locul de desfășurare cu echipa evenimentului sau puteți angaja de la o terță parte.
Buget estimativ. Toate cheltuielile, veniturile, subvențiile și alte cheltuieli extraordinare trebuie incluse în buget. Dacă nu faceți buget, veți încheia evenimentul cu o factură groasă de facturi și un portofel gol, fără a înțelege ce tocmai ați cheltuit. Fii realist din prima zi, astfel încât să nu fii surprins mai târziu!- Găsiți modalități de a menține costurile mici. Puteți angaja voluntari pentru a lucra gratuit? Luați în considerare locațiile mai ieftin de închiriat (de exemplu, casa cuiva)? Amintiți-vă că o întâlnire mică, simplă, dar de succes este mult mai bună decât o petrecere de lux care eșuează.
Stabiliți ora și locația evenimentului. Acesta este factorul cel mai important a evenimentului. Care ar trebui să fie timpul și locul evenimentului dvs. pentru ca oamenii să spună „Da, voi fi acolo!”? Vrei să găzduiești evenimentul într-un moment în care toată lumea este liberă și într-o locație convenabilă, unde ai suficientă chirie!
- Consultați programul comunității în care locuiți și luați în considerare cine participă la eveniment. Dacă vizați gospodinele, organizarea de evenimente de zi și de cartier sunt cea mai bună opțiune (puteți oferi servicii suplimentare de babysitting). În cazul unui participant student, organizați evenimentul în centrul orașului într-o seară în timpul săptămânii. Dacă este posibil, ar trebui să te duci la locul lor Asamblare.
- Desigur, vor exista multe locuri pentru evenimente pe care trebuie să le rezervați în avans. Contactați pentru a închiria aceste locații cât mai curând posibil. S-ar putea să fie mai scumpe decât crezi!
Luați în considerare logistica. Trebuie să vă gândiți la logistică din toate punctele de vedere. Cum va fi parcarea? Capacitatea persoanelor cu dizabilități de a participa? Ce poți face cu spațiul pentru evenimente? De ce echipament aveți nevoie? Veți avea nevoie de ceva suplimentar contra cost (de exemplu, băuturi pentru difuzoare, ecusoane, publicații)? Câți oameni va fi nevoie pentru ca evenimentul să se desfășoare fără probleme?
- Este foarte important să reflectați și să discutați cu membrii organizatorilor pentru a lua în considerare toate aspectele evenimentului. Există obstacole pe care le puteți prevedea și evita? Oaspeții au nevoie de un loc de cazare? Ce excepții sunt necesare?
Gândiți-vă la marketing și publicitate. În timp ce vă pregătiți pentru eveniment, construiți o schiță a posterului. Acest poster trebuie să includă informații despre data, ora, locația, invitații principali, numele evenimentului și tema sau sloganul evenimentului. Deoarece timpul de pregătire este prea devreme, puteți petrece mult timp gândindu-vă cu atenție la aceste lucruri - dar ar trebui să construiți o schiță inițială pentru a vedea care sunt secțiunile împreună!
- Gândiți-vă la alte modalități de promovare a evenimentului. Trimite emailuri? Mail mail? Oferiți informații pe Facebook, Twitter sau o serie de site-uri de evenimente online (mai multe despre acestea mai târziu)? De ce ai nevoie inainte de evenimente pentru a implica oamenii și de ce aveți nevoie în evenimente care să le împiedice?
Rearanjați munca. Poate te simți foarte confuz chiar acum. Respirați adânc și deschideți software-ul Excel. Pregătiți un proiect de program al activităților la eveniment. Folosiți câteva foi de calcul Excel pentru a vă organiza gândurile. Poate părea o hârtie inutilă în acest moment, dar în următoarele două luni veți fi recunoscători pentru considerație.
- Elaborați un program de lucru (cu termene) pentru fiecare activitate. Notați toți membrii organizatorilor, când și unde aveți nevoie de ei. În acest fel, vă puteți programa munca și puteți evita întrebările ulterior.
Metoda 2 din 4: Programați lucrările cu 2 săptămâni înainte de eveniment
Asigurați-vă că totul este gata. Identificați ora, locația, oaspeții cheie, organizatorul evenimentului, numele evenimentului și sloganul. Va fi acolo orice Putem să ne rătăcim? Se pot întâmpla modificări în ultimul moment? În acest moment, totul ar trebui să fie la fel de clar pe cât este pe hârtie alb-negru.
Intalneste-te cu membrii organizatorilor. Solicitați aprobarea bugetului, programului etc. de la organizatori, precum și de la manageri de evenimente. Acum este momentul potrivit pentru a face față întrebărilor. Toată lumea și-a înțeles încă obligațiile? Se simt confortabil cu tot?
- Încă o dată, întâlniți-vă atât cu organizatorii, cât și cu voluntarii pentru a vă gândi la posibile probleme. Acesta este și momentul perfect pentru a vă planifica acțiunea.
- Asigurați-vă că organizatorii nu au probleme interne. Păstrați legătura cu toți șefii de departamente, organizatorii, precum și voluntarii.
Împărțiți munca între diferiți oameni și lăsați o persoană cu experiență să coordoneze toate activitățile. Dacă acesta este un eveniment deosebit de mare, atribuiți mai multe persoane pentru a coordona diferite activități sub supravegherea unei singure persoane. Acest lider trebuie să aibă încredere în membrii organizatorilor.
- Ar trebui să desemnați unul sau doi membri pentru a petrece timpul întâmpinând oaspeții și discutând înainte de eveniment.Practic, ei sunt recepționerul, responsabil de înălțarea tuturor oaspeților și de a-i lăsa să vadă că sunt îngrijiți.
Asigurați-vă că actualizați toate paginile online legate de eveniment. Probabil că știți deja Facebook și Twitter, dar există multe alte site-uri online pe care le puteți folosi pentru a promova, cum ar fi Eventbrite, Evite și Meetup. Dacă nu ați auzit niciodată de aceste pagini, căutați acum! În cazul în care evenimentul dvs. este în străinătate și doriți să vindeți bilete online, Ticketbud este destul de util.
- Și, desigur, actualizați pagina online, blogul sau pagina Facebook a evenimentului, dacă sunt disponibile. Puteți trimite mementouri pentru evenimente, puteți posta fotografii și puteți gestiona răspunsurile la evenimente. Cu cât ești mai activ online, cu atât evenimentul devine mai răspândit. Dacă găzduiești un eveniment legat de grădinărit, decorarea casei sau alte domenii creative, poți folosi și Pinterest.
Aduna sponsorizări și alte surse de bani de la oaspeți. Există multe tipuri de cheltuieli care vor apărea în următoarele săptămâni și nu doriți să plătiți singur pentru toate! Luptați puțin pentru costurile de pornire - fie că este vorba de un loc de închiriere pentru evenimente, echipamente sau o petrecere la banchet? De asemenea, este posibil să trebuiască să plătiți o parte din sumele de mai sus înainte de a începe să vă pregătiți pentru eveniment.
- Asigurați-vă că ați construit un sistem pentru gestionarea documentelor, certificărilor, facturilor și a altor documente. Trebuie să păstrați toate documentele pentru referințe viitoare, deci cu cât sunteți mai repede organizat, cu atât viitorul va fi mai convenabil, mai ales atunci când partenerul dvs. lucrează neprofesional.
Promovarea evenimentului. Pregătiți publicații, lansați reclame, publicați în presă, trimiteți invitații, apeluri telefonice, grupuri de contacte prin e-mail, întâlniți potențiali participanți sau sponsori. Cum vor ști și participa oamenii la evenimentul tău? Asigurați-vă că informațiile pe care le oferiți sunt complete, cu excepția unor factori de întrebare - trebuie să fie stimulată și curiozitatea oaspetelui!
- Gândiți-vă la publicul țintă. Dacă doriți să invitați bătrâni, nu veți pierde timpul trimitând mesaje prin intermediul software-ului Snapchat. Mergeți în locurile unde mergeți sau utilizați instrumentele pe care le folosește publicul dvs.
Adunați elementele necesare evenimentului. Aceste articole pot include o medalie, un joc, un suvenir, o recompensă sau un certificat. Există multe lucruri mici și banale la care oamenii neexperimentați nu pot fi atenți, dar trebuie să știi toți cei mai mici factori. Nu uitați de mobilier, echipamente de sunet, mese, fețe de masă și alte obiecte mari, importante!
- Acesta este încă un lucru pe care trebuie să-l luați timp pentru a reflecta. Nu vă opriți până nu găsiți 5 articole pe care ați uitat să le pregătiți - de la pixuri și truse de prim ajutor până la baterii, cuburi de gheață și cabluri prelungitoare. Veți dori să fiți pregătiți pentru orice situație.
Fel Tot. Aranjați înregistrarea video. Organizați transportul pentru oaspeți. Aranjați mâncarea pentru echipa de curățenie. Lista poate continua pentru totdeauna, dar fără sortare nu veți putea organiza evenimentul!
- Pregătiți mâncare și băutură. Acesta este, de asemenea, un moment bun pentru a aranja cazare specială, cum ar fi cazarea pentru persoane cu dizabilități. Verificați dacă oaspeții sunt vegetarieni sau au alte nevoi specifice de luat masa. Multe site-uri online de biletare a evenimentelor vor avea o secțiune „întrebări personale”, care vă va ajuta să evaluați solicitările speciale ale oaspeților dvs.
- Pregătiți mese și scaune, fundaluri, microfoane, difuzoare, computere, proiectoare, podiumuri - orice este necesar la locul evenimentului.
Pregătiți lista de contacte. Trebuie să aveți numere de telefon, adrese și adrese de e-mail ale organizatorilor. Faceți o listă similară cu VIP-urile (invitați deosebit de importanți) și furnizorii de bunuri sau servicii. Când cineva nu apare sau întârzie, aceasta este o listă pe care o puteți folosi.
- Să presupunem că echipa de banchet întârzie. Ce vei face? Scoateți imediat lista de contacte și sunați-le. Oh, ei cred că o vei face la locul pentru a-l obține 90 de kilograme de carne de porc mărunțită? Indiferent de. Îi dai lista domnului A, el ia camioneta și merge la adresa de colectare a cărnii de pe hârtie. Ai evitat un dezastru. Acum știți că nu ar trebui să angajați această echipă de service sau să oferiți o direcție mai clară!
Mergeți la locul evenimentului împreună cu organizatorii. Observați-vă împrejurimile și evaluați parcarea, toaletele, camerele și ușile. Căutați locuri din apropiere unde puteți face fotocopii, efectua apeluri telefonice și cumpăra elemente esențiale. În general, aveți locul evenimentului în mână.
- Discutați cu persoana pe care ați contactat-o pentru a închiria locul. Ar trebui să înțeleagă mai bine locul de desfășurare decât oricine altcineva. Există vreo problemă despre care ar trebui să știți? Timp limitat? Ușa este blocată în anumite momente? Sperăm că acest lucru nu se va întâmpla - dar ar trebui să aflați și programele de verificare a alarmelor de incendiu.
Metoda 3 din 4: Pregătiți-vă în cele 24 de ore dinaintea evenimentului
Păstrați-vă calmul. O poți face. Este deosebit de important să rămâneți liniștiți și să nu vă confundați sau să vă angajați Te pregătești de luni de zile! Totul va fi bine. Cu cât ești mai liniștit, cu atât colegii tăi vor fi mai calmi, cu atât evenimentul va fi mai lin. În plus, totul se va termina în curând!
- Serios, o puteți face. Ați făcut tot ce puteți, gândindu-vă la toate problemele posibile - dacă ceva nu merge bine, știți cum să rezolvați problema. Și amintiți-vă: nimeni nu vă poate învinui. Oaspete zgomotos, mâncarea nu este bună - oamenii vor înțelege că nu puteți controla totul. Relaxa. Vei fi în regulă.
Ultima verificare cu membrii organizatorilor. Asigurați-vă că vorbiți cu toată lumea despre modalitățile de a ajunge la locul evenimentului și când să ajungeți. Ceea ce nu vă doriți cel mai mult este atunci când toți organizatorii vă sună în ziua evenimentului pentru că nu știți unde este intrarea din spate.
- Chiar dacă nimeni nu spune nimic sau nu vă pune o întrebare, faceți tot posibilul pentru a evalua atitudinile altora. Sunt toți mulțumiți de munca lor? Se înțeleg între ei? Dacă nu, vorbiți cu toți și încercați să scoateți nodul. Poate cineva se va încadra într-un alt departament sau va lucra cu alții.
Verificați toate invitațiile și răspunsurile. Listează oaspeții într-o foaie de calcul Excel și calculează numărul de persoane. Pentru majoritatea evenimentelor, numărul participanților confirmați va fi nu sunt arată numărul de persoane care participă efectiv la eveniment. Puteți avea 50 de validatori, dar în final sunt doar 5 sau participă până la 500 de persoane. Deși ar trebui să știți numărul validatorilor, fiți gata să gestionați situația atunci când sunt prea puțini sau prea mulți participanți!
- Amintiți-le oaspeților VIP despre eveniment. Veți fi surprins de numărul de oameni care spun: "Oh, corect. Mâine nu-i așa?" Cu un simplu apel sau text, puteți evita acest lucru.
Mergeți la locul evenimentului și verificați dacă toate sunt gata. Camera este îngrijită și gata? Dispozitivele electronice sunt instalate și funcționează? Puteți preinstala orice dispozitiv, dacă este necesar? Personalul s-a pregătit pe deplin pentru eveniment?
- Verificați dacă evenimentul are suficienți suporteri. Bineînțeles, este mai bine dacă ai mai mulți suporteri decât ai nevoie. Este posibil să trebuiască să cereți cuiva o situație de urgență, să aveți nevoie de cineva care să observe un invitat sau să rezolve o problemă pe care nu o puteți anticipa. Sau, știi, s-ar putea să ai nevoie de cineva care să îți verse mai multă cafea.
Pregătiți truse pentru participanții la eveniment. Acest kit poate include o sticlă de apă, o bomboană, o notă lipicioasă, un stilou, o broșură și orice alte informații de care au nevoie. Este, de asemenea, o idee bună dacă doriți să adăugați suveniruri mici.Acesta este un punct culminant care arată că evenimentul a fost bine organizat și, în același timp, îi face pe oaspeți să se simtă apreciați.
- Acest kit ar putea fi pentru oaspeți sau organizatori sau pentru ambii! Cui nu-i place un bar granola și un pix?
Programați informații despre eveniment (foaia de rulare sau foaia de rulare). Iată o listă cu toate informațiile necesare împărțite în funcție de timp și / sau departament. Pregătiți un program de sarcini în câteva minute cu activități importante. Șablonul foii de rulare va depinde în totalitate de dvs. Încercați doar să mențineți informațiile la minimum pentru o citire ușoară.
- Dacă ești foarte greu, construiește-le specii o foaie de rulare diferită poate fi utilă. Vorbitorii vor să știe mai bine lista altor invitați care vor fi unde și când. Organizatorii vor dori o listă de echipamente, cronologii și planuri de curățare. Când aveți suficient timp pentru a construi foaia de rulare, veți găsi acest lucru destul de util.
Faceți o listă de articole pe care să le aduceți la locul evenimentului. Cât de rău va fi când ajungi la eveniment, totul este gata, toata lumea ești cu toții acolo și îți dai seama că ai uitat 12.000 de cupe acasă? Asta e rău. Ai stricat totul. Deci, faceți o listă, verificați-o încă o dată și aduceți toate ingredientele pentru pregătire!
- Dacă elementele sunt împrăștiate în locuri diferite, atribuiți o sarcină specifică fiecărei persoane. Procedând astfel, nu trebuie să petreceți 8 ore alergând și colectând aceste obiecte în panică. „Un copac nu face un tânăr, trei copaci se adună împreună, așa că muntele este înalt” - au spus oamenii antici.
Metoda 4 din 4: Controlați data evenimentului
Sosiți la locul evenimentului devreme cu organizatorii și voluntarii. Asigurați-vă că toată lumea este prezentă și că aparatele electronice funcționează corect. Aveți întrebări de ultim moment? Dacă este timp, să bem băuturi răcoritoare, să împărtășim, să încurajăm pe toată lumea și să ne odihnim! O poți face. Sunteți gata.
- Asigurați-vă că organizatorul poartă o insignă specială sau că are la îndemână câteva articole recunoscute, astfel încât participanții la eveniment să poată primi ajutor atunci când este necesar. Uneori, costumele kaki nu sunt suficiente.
Tot felul de lucruri, înăuntru și in afara. Ai nevoie de baloane pe cutia poștală? Afișe în colțul camerei? Dar ușa și de-a lungul holului? Dacă oaspeții dvs. trebuie să treacă printr-un labirint haotic pentru a ajunge la locul evenimentului, ar trebui să puneți o mulțime de indicatoare rutiere.
- Bannerele de bun venit și alte panouri de afișare din fața clădirii vor fi deosebit de utile. Vrei ca oamenii să poată recunoaște locul evenimentului chiar de pe stradă. Nu este nimic de mirat despre asta!
- La eveniment există recepție și oaspeți înregistrați. Când oaspeții intră pe ușă, ar trebui să vadă exact ce trebuie să facă. În caz contrar, aceștia se vor deplasa într-o stare de incertitudine și disconfort. Vă amintiți secțiunea de recepție menționată mai sus? Vă rugăm să desemnați pe cineva care să stea lângă ușă pentru a întâmpina și a răspunde la toate întrebările oaspetelui.
- Muzică plutitoare! Muzica va șterge atmosfera timidă la eveniment.
Asigurați-vă că participanții la eveniment știu ce se întâmplă. Dacă un difuzor întârzie, va trebui să anunțați întârzierea evenimentului. Dacă masa durează mai mult decât era de așteptat, oaspeții la eveniment ar trebui să fie conștienți de orice modificare a programului. Este foarte rar ca evenimentele să se desfășoare conform planului - așa că atunci când programele nu sunt respectate îndeaproape, asigurați-vă că partidele continuă să vorbească.
Fă o poză! S-ar putea să doriți să notați acest lucru. În același timp, oamenii vor fi încântați să vadă pe cineva ținând o cameră pentru a surprinde momentele evenimentului. Faceți o fotografie cu bannerul sponsorului dvs., banner-ul dvs., poarta de întâmpinare, zona de recepție etc. Puteți folosi aceste fotografii și pentru anul viitor!
- Dacă este posibil, lăsați un prieten sau un fotograf profesionist să facă treaba. Ai suficient de lucru! Trebuie să discutați și să mâncați cu oaspeții, așa că altcineva ar trebui să se ocupe de ședința foto.
Punerea documentelor după eveniment. Trebuie să fi plantat o idee în percepția oaspeților și doriți ca aceștia să părăsească evenimentul cu gânduri specifice, reflecție sau hotărâre de a acționa. Așadar, pregătiți o broșură sau orice articol pe care îl pot aduce cu ei după eveniment.
- S-ar putea să luați în considerare votarea pentru evenimentul recent pentru această secțiune. Oferiți-le un mijloc de a-și spune părerea, ce să îmbunătățească și ce vor la următorul eveniment. Și, desigur, cum se pot implica!
Curățați locurile pentru evenimente! Verificați-vă contorul de energie, scoateți bannere, curățați mobilierul și multe altele. Veți dori ca site-ul să revină la starea inițială - mai ales atunci când plătiți chiria și doriți să vă întoarceți. De asemenea, puteți evita taxele suplimentare impuse de furnizorul dvs. de locație. Împărțiți uniform munca, astfel încât procesul de curățare să fie cât mai rapid și ușor posibil.
- Reveniți pentru a vă asigura că nu au rămas obiecte de valoare. În caz afirmativ, pregătiți un formular de solicitare a articolelor pierdute.
- Dacă deteriorați ceva, vă rugăm să anunțați persoana pe care ați contactat-o pentru a închiria locul. Onestitatea și sinceritatea sunt întotdeauna cea mai bună atitudine.
- Îndepărtați cât mai mult gunoi posibil. Departamentul de întreținere va prelua după aceea.
Aveți grijă de toate misiunile post-eveniment. În funcție de tipul de eveniment pe care îl organizați, este posibil să nu aveți nimic de făcut după eveniment, sau va exista o listă lungă de persoane de mulțumit, precum și chitanțe în așteptare. Iată câteva idei pentru a începe:
- Mulțumesc tuturor membrilor organizatorilor, în special sponsorilor și voluntarilor. Nu poți organiza un eveniment fără ele!
- Completați și gestionați problemele legate de bani. Acest lucru trebuie făcut cât mai repede posibil, cu cât mai puține defecte, cu atât mai bine.
- Găzduiește o petrecere de recunoștință celor care te-au ajutat. Vrei ca colegii tăi să se simtă recunoscători și, în același timp, sponsorii să vadă că au adus schimbarea și un obiectiv bun.
- Distribuiți suveniruri sau alte publicații părților interesate.
- Transferați facturile către sponsori și către alții.
- Postați fotografii pe pagina online a evenimentului.
Țineți o întâlnire pentru a învăța din experiențe și pentru a vă face mai bine data viitoare. După ce totul s-a terminat, ce vrei să faci diferit? Ce funcționează și ce nu? Doriți să găzduiți un astfel de eveniment? Ce ai învățat?
- Dacă primiți un răspuns de la toată lumea, citiți-le pe toate. Chiar dacă nu primiți niciun răspuns de la invitați, întrebați organizatorii evenimentului! Cum cred ei? S-au bucurat de acel timp? Probabil doar pentru că bara de granola și stiloul erau gratuite, nu?
Sfat
- Lista documentelor de pregătit:
- Buget provizoriu
- Programul evenimentelor (ora fiecărui program din eveniment)
- Invitație
- Lista de invitați
- Plan de acțiune
- Program de lucru (program de finalizare)
- Documentație pentru comunicate de presă
- Vorbire
- Lista participanților
- Discursuri ale părților (atașați CV-ul vorbitorului)
- Program de lucru
- Programul este împărțit în minute
- Lista rețelelor de contact (numărul de telefon al organizatorului)
- Lista articolelor de adus
- Lista sarcinilor de finalizat
- Rapoarte despre evenimente (pentru presă și alte persoane)
- Înainte de eveniment, desemnați persoane / departamente care să fie responsabile pentru următoarele domenii:
- Donatori
- Participanții
- Invitat important, vorbitor
- Proiectați, tipăriți, colectați articole și evaluați aceste produse
- Recompense, suveniruri, cadouri, bannere, certificate
- Vehicule, catering, amenajări de locuri pentru evenimente, decor, fundaluri, parcare
- Media, PR (relații externe), Marketing
- Factori de luat în considerare atunci când alegeți o locație și negociați prețurile:
- Capacitatea site-ului (numărul de participanți, cu excepția celor care nu participă oficial)
- Disponibilitatea alimentelor (în cazul în care mesele sunt disponibile la locul respectiv)
- Ora (ora de început și sfârșit a evenimentului)
- Iluminat (în cazul în care evenimentul are loc noaptea)
- Există aer condiționat sau nu
- Echipamentul necesar este furnizat (microfon, difuzoare etc.)
- Mobilier (mobilier, prosoape de masă etc.)
- Pot fi organizate evenimente muzicale și de divertisment la locul de desfășurare (cu spectacole mai puțin formale)
- Generator
- Acces ușor la locul de desfășurare - indiferent dacă locul este în centrul orașului sau nu (dacă delegații pot participa fără nicio dificultate)
- Cameră specială pentru organizatori, vestiare etc.
- cost total
- În ziua evenimentului, desemnați persoana / departamentul să fie responsabil pentru următoarele:
- Coordonare generală
- Toaletă
- Alimente
- Funcționează pe teren
- Gazdă (MC)
- Calculatoare, proiectoare
- Fotograf
- Recepţioner
- Controlul mulțimii și PR cu mulțimea
- Parcare
- Proteja
- Distribuiți documente și rechizite (cadouri și certificate anumitor persoane, precum și tuturor participanților la eveniment)
- Factori care trebuie luați în considerare atunci când decideți data evenimentului:
- Oaspeții principali și alți oaspeți VIP vor fi disponibili pentru ziua respectivă
- Care zi este cea mai potrivită pentru publicul dvs. țintă?
- În orice moment, este posibil să nu vă predați munca și responsabilitățile altei persoane.
- Munca este responsabilă.
- La timp. Dacă întârziați, raportați complet și imediat lucrarea persoanei pe care trebuie să o raportați.
- Când apar probleme, nu învinuiți pe alții, nu gândiți prea mult și provocați mai mult stres, găsiți modalități de a rezolva problema.
- Asigurați-vă că aveți un plan de evacuare în caz de urgență. Dacă evenimentul dvs. este pe scară largă, asigurați-vă că poliția și medicii sunt de serviciu.
Avertizare
- Nu vă panicați sau stresați. O postură calmă va avea ca rezultat rezultate mai bune.
- Fii pregătit pentru orice situație. Uneori vor exista lucruri scăpate de controlul tău. Dacă ești membru al organizatorilor, nu te enerva când cineva țipă la tine, persoana respectivă ar putea fi doar tensionată. Dacă sunteți coordonator, nu vă stresați și nu vă panicați. Vă rog să faceți cu calm totul. Încercați să reflectați asupra posibilelor situații și despre ce ați face în aceste situații.
