Autor:
Monica Porter
Data Creației:
13 Martie 2021
Data Actualizării:
1 Iulie 2024
Conţinut
Raportarea de afaceri este unul dintre cele mai eficiente mijloace de comunicare a operațiunilor de afaceri de azi. În ciuda obiectivelor lor largi, ele sunt utilizate în general atunci când o afacere sau un individ trebuie să ia decizii importante. Pentru a scrie rapoarte de afaceri eficiente, trebuie mai întâi să înțelegeți ce sunt și cum pot fi utilizate.
Pași
Partea 1 din 2: Determinați tipul raportului de scris
Prezentați idei. Acesta este tipul rapoarte / propuneri explicative. Aceste rapoarte pot fi utilizate pentru a face recomandări conducerii cheie sau factorilor de decizie dintr-o companie, compusă de obicei din două părți: rezumat și conținut. Rezumatul evidențiază sugestia dvs. Secțiunea conținut (corp) analizează în continuare beneficiile, costurile, riscurile etc. vino cu ea.
- Să presupunem că doriți să oferiți o imprimantă 3D pentru departamentul dvs. Pentru a vă convinge managerul să aprobe achiziționarea acestui dispozitiv, trebuie să scrieți un raport de explicații / recomandări pentru a solicita în mod oficial conducerii.
Descrieți riscurile asociate unei anumite oportunități.Raport de anchetă ajutând la determinarea gradului de risc asociat cu un anumit curs de acțiune. Acest tip de raport este extrem de util în asistarea unei companii în prezicerea posibilelor consecințe. Include o introducere, conținut investigativ și concluzii. Introducerea evidențiază problema luată în considerare. Conținutul anchetei este utilizat pentru a discuta despre fapte și rezultatele anchetei. Concluzia este utilizată pentru a rezuma problema.- Să presupunem că compania farmaceutică X dorește să colaboreze cu compania farmaceutică Y, dar are totuși îngrijorări. Compania X nu vrea să coopereze cu o companie cu probleme financiare prezente sau anterioare. Această companie va efectua o investigație și va folosi raportul de investigație pentru a discuta în detaliu informațiile financiare ale companiei Y și ale directorilor săi.
Prezintă informații despre conformitatea cu o anumită agenție de reglementare. Aceasta este raport de conformitate, este folosit pentru a ajuta o companie să-și demonstreze responsabilitatea. Acesta demonstrează conformitatea cu legile / reglementările și cheltuielile rezonabile ale companiei în fața organelor de conducere (oraș, provincie, guvern etc.). Acest raport include introducerea, conținutul raportului și concluzia. Introducerea conține de obicei o prezentare generală a conținutului principal din raport. Secțiunea de conținut reprezintă date, evenimente etc. Agențiile executive trebuie să știe. Concluziile sunt folosite pentru a rezuma.- De exemplu, Nestle trebuie să își arate consiliul de conducere că respectă politicile și legile țării gazdă de-a lungul anilor. Drept urmare, aceștia și-au folosit rapoartele anuale de conformitate pentru a fi transparenți cu privire la activitățile lor pentru anul respectiv.
Prezentarea fezabilității ideii sau proiectului propus. Se apelează rapoarte de explorare utilizate pentru a determina dacă o idee este practică sau nu posibil raport. Acest raport ar trebui să fie structurat în două părți: rezumatul și conținutul raportului. Conținutul arată avantajele, posibilele probleme, costurile implicate etc. a ideii propuse. O companie poate utiliza un raport de fezabilitate pentru a explora întrebări similare cu următoarele:- Acest proiect poate fi finalizat în limita bugetului?
- Va fi profitabil acest proiect?
- Acest proiect poate fi finalizat în intervalul de timp alocat?
Prezentarea rezultatelor cercetării de investigație.Raport de cercetare de investigație prezentarea cercetărilor asupra unei probleme sau probleme. De obicei, este o analiză aprofundată a unui anumit subiect și ar trebui să includă secțiuni: rezumat, introducere, metodologie de cercetare, rezultate obținute, concluzii și recomandări. De asemenea, cercetările relevante ar trebui incluse în acest raport.- De exemplu, o companie ar putea efectua cercetări la nivelul întregii companii cu privire la interzicerea sau nu a fumatului în holul angajaților. Operatorul va pregăti un raport de cercetare de investigație.
Ajutați-vă compania să-și îmbunătățească politicile, produsele sau procesele de afaceri printr-o monitorizare continuă. Formulat la intervale fixe, cum ar fi săptămâni, luni, trimestre etc., Rapoarte periodice performanța, profitul și pierderea sau orice alte criterii pot fi revizuite în detaliu într-o anumită perioadă de timp.- De exemplu, în fiecare lună, un reprezentant de vânzări farmaceutice va crea probabil un tabel care să rezume numărul apelurilor lor de vânzări.
Raportează o situație specifică. Spre deosebire de perioadele de timp fixate, sunt necesare situații specifice raportează situația. Situația de aici poate fi la fel de simplă ca informațiile obținute de la un seminar sau la fel de complexă ca raportarea unui răspuns la un dezastru natural. Acest raport include secțiuni: introducere, conținut și concluzii. Utilizați introducerea pentru a identifica evenimentul și a examina ceea ce va fi acoperit în conținutul raportului. Concluzia este utilizată pentru a afirma angajamentul sau acțiunea necesară în această situație.- De exemplu, după o furtună majoră, organul de conducere va avea nevoie de un raport de situație.
Prezentați soluția problemei sau situației.Raport comparativ Luați în considerare mai multe soluții posibile la o situație dată. Pe baza rezultatelor, scriitorul va propune un curs specific de acțiune. De obicei, este alcătuit din trei părți: introducere, conținut și concluzie. Introducerea prezintă scopul raportului. Secțiunea din mijloc descrie situația sau problema și posibilele soluții / opțiuni. Concluzia relevă cea mai bună soluție sau alternativă.
- Luați în considerare producătorul auto ABC vrea să deschidă o fabrică în Asia. Pe baza a ceea ce are nevoie compania, raportul ar putea restrânge selecția la trei țări. Apoi se va concluziona care este cel mai bun șantier din cele trei țări.
Partea 2 din 2: Redactarea raportului de afaceri
Definiți obiectivele și formatul raportului. Întrebați-vă ce doriți să obțineți prin raport. Pe baza obiectivului dorit, selectați tipul de raport adecvat din lista enumerată mai sus.
- Indiferent de răspuns, trebuie să vă asigurați concizia obiectivului. Dacă obiectivul nu este clar, raportul va deruta doar cititorii și, eventual, îi va compromite credibilitatea.
- De exemplu, dacă doriți să obțineți un buget publicitar mai mare pentru departamentul dvs. Raportul ar trebui să se concentreze asupra bugetului dvs. curent și asupra modului în care puteți utiliza în mod eficient bugetul mai mare.
Identificați publicul. Cititorii pot include persoane din afară (persoane care nu lucrează în compania dvs.) sau dispozitive interne. Luați în considerare cunoștințele existente sau familiarizarea cu subiectul țintă și gândiți-vă la modul în care vor folosi informațiile prezentate în raport.
- Amintiți-vă că, indiferent cine este publicul dvs., nu există o concluzie mai convingătoare decât suma de bani pe care o puteți aduce companiei sau clienților dvs.
- Să presupunem că doriți să derulați un program de partajare a locurilor de muncă în departamentul dvs. și să definiți că publicul de aici este directorul resurse umane, directorul executiv și directorul general. Luați în considerare nivelul lor de interes existent pentru acest program. Răspunsul va forma tonul raportului. Dacă compania nu a luat în considerare niciodată un astfel de program, acest raport va fi atât strategic, cât și informativ. În caz contrar, raportul ar trebui să fie mai puțin informativ și mai convingător.
Stabiliți ce să învățați. Cel mai greu nu constă în scris, ci în tragerea concluziei și colectarea datelor necesare pentru a o susține. Este nevoie de multe abilități, inclusiv colectarea datelor și analiza pieței. Ce trebuie să știți dvs. și apoi conducerea pentru a lua o decizie în cunoștință de cauză cu privire la subiectul dat?
Obțineți datele corecte pentru raport. Este important ca datele dvs. să fie bine cercetate. În caz contrar, raportul poate să nu aibă credibilitate. Colectarea datelor în sine depinde de tipul de raport pe care îl scrieți. Asigurați-vă că parametrii de date selectați sunt conciși și concordanți cu punctul raportului.
- Datele pot fi informații privilegiate - ceea ce înseamnă că le puteți colecta rapid. De exemplu, puteți obține cifre de vânzări de la departamentul de vânzări cu un singur apel. Cu alte cuvinte, puteți obține datele și le puteți introduce rapid în raport.
- De asemenea, datele externe pot fi stocate intern. Dacă anumite departamente au colectat date de analiză a clienților, vă rugăm să întrebați de la acestea. Nu trebuie să faceți singură această investigație. Deși este inconsecvent în diferite tipuri de afaceri, de multe ori reporterul de afaceri nu trebuie să efectueze o investigație directă.
- Să presupunem că scrieți un raport de explicații / propuneri. Apoi, trebuie să studiați toate beneficiile care vin din sugestiile dvs. și să includeți aceste studii în raportul dvs.
Organizați și scrieți rapoarte. Cum să alegeți un aspect și să scrieți un raport depinde de obiectivele dvs. De exemplu, aspectul raportului de conformitate va diferi de aspectul raportului de fezabilitate. După ce aveți o idee despre cum ar trebui organizat raportul, puteți începe cu conținutul dvs.
- Descompuneți datele aferente în părți separate. Rapoartele de afaceri nu pot fi confundate cu o mulțime de date și informații. Organizarea datelor în bucăți separate este cheia unui raport de afaceri de succes. De exemplu, puteți separa datele de vânzări de datele de analiză a clienților și setați titluri separate pentru aceștia.
- Aranjați raportul cu titluri relevante, care pot fi rapid expuse ca un studiu independent, dar în același timp susținerea scopului fundamental al raportului.
- Deoarece unele secțiuni pot depinde de analiza sau de intrarea altora, este adesea posibil să lucrați separat pe fiecare parte în timp ce așteptați rezultatele analizei.
Trageți concluzii cu propuneri specifice. Concluzia făcută ar trebui să fie clară și să fie un rezultat rezonabil al unei examinări atente a datelor prezentate în raport. Dacă este cazul, propuneți în mod clar cea mai bună acțiune pe baza acestor concluzii.
- Fiecare obiectiv trebuie să conțină acțiuni specifice și măsurabile. Notați orice modificare a fișei postului, a programului sau a cheltuielilor necesare pentru a finaliza noul plan. Fiecare reclamație ar trebui să prezinte noi abordări directe - cele care vor contribui la îndeplinirea obiectivului / soluției prezentate în raport.
Scrieți un rezumat al proiectului. Rezumatul proiectului ar trebui să fie prima pagină a raportului dvs., dar ar trebui să fie și ultimul lucru pe care îl scrieți. Acest rezumat prezintă rezultatele și concluziile cercetării, precum și o scurtă prezentare generală a ceea ce va fi prezentat dacă cititorul alege să continue citirea raportului complet. Este ca un trailer de film sau o abstractizare a unui articol științific.
- Rezumatul executiv este numit mai sus, deoarece este aproape singurul lucru pe care îl va citi un membru al consiliului ocupat. Prezentați aici tot ce este important pentru șeful dvs., maxim 200-300 de cuvinte. Restul poate fi examinat mai atent dacă vor să afle mai multe.
Utilizați infografia pentru datele care vor fi utilizate, dacă este necesar. În unele cazuri, poate fi util să prezentați date cantitative printr-un grafic sau grafic. Utilizați culori în prezentarea dvs., deoarece acestea vor atrage mai multă atenție și vor ajuta la distingerea informațiilor. Ori de câte ori este posibil, utilizați puncte glonț, utilizați numere sau încadrați date pentru a le ușura citirea. În acest fel, veți separa datele de restul raportului și veți arăta ce înseamnă.
- În general, efectele vizuale sunt un factor important, făcând raportarea de afaceri mai interesantă, deoarece textul și cifrele în sine pot fi relativ rigide. Dar nu mergeți prea departe, utilizați-l numai atunci când este necesar și necesar.
- O pagină plină de text și care nu conține tabele sau figuri poate fi obositoare. Vă rugăm să încadrați conținutul acolo. De asemenea, caseta de informații poate rezuma în mod eficient prezentarea dvs.
Citați sursele după cum este necesar. În funcție de tipul de cercetare efectuată, poate fi necesar să vă explicați sursa de informații. Scopul paginii documentului sau sursei de referință din raportul de afaceri este de a furniza o sursă de informații, astfel încât alții să poată afla mai multe sau să găsească date, dacă se dorește.
- Utilizați formatul potrivit pentru raportarea citărilor, în funcție de industria dvs.
Citiți-l din nou de două ori. Erorile de ortografie sau gramaticale pot determina cititorii să simtă că nu depuneți suficient efort în raport și să puneți la îndoială fiabilitatea rezultatelor cercetării. În plus, asigurați-vă că prezentați informații într-un mod clar și concis.
- De exemplu, nu exagerați cu cuvintele fanteziste sau folosiți propoziții foarte lungi.
- Evitați să folosiți argou.
- Dacă atât raportul, cât și cititorul sunt strâns legate de o anumită industrie, puteți utiliza jargonul tehnic sau terminologia. Dar fii atent, nu-i exagera.
- În general, rapoartele de afaceri sunt scrise în formă pasivă și sunt unul dintre puținele cazuri în care cu atât mai pasiv este mai bun.
- Puteți rata adesea erorile atunci când vă recitiți munca, simțindu-vă familiarizați din momentul în care scrieți. Luați în considerare faptul că ar trebui să citiți pe altcineva în cameră, care dorește să raporteze și succesul. Fiți deschis la feedbackul primit. Este mai bine atunci când eroarea este semnalată de colegi în loc de superiori. Examinați fiecare comentariu și rescrieți raportul.
Creați un cuprins. Formatați rapoartele de afaceri cât mai formal posibil, creând un cuprins pentru o urmărire ușoară și o citire rapidă. Includeți toate secțiunile importante, în special rezumatul și concluzia guvernanței.
Faceți coperta raportului dvs. de afaceri. Cel mai bun mod de a finaliza un raport de investigație bun și amănunțit este să îl acoperiți în mod corespunzător. Puteți folosi liantul, mansetele sau hârtia bună. Concluzia aici este că raportul de afaceri ar trebui să fie atrăgător, ușor de văzut, suficient pentru a trezi interesul cititorilor.
- Acest lucru se aplică și tuturor tabelelor și graficelor incluse în raport.
