Autor:
Randy Alexander
Data Creației:
28 Aprilie 2021
Data Actualizării:
1 Iulie 2024
Conţinut
E-mailul, ca orice altă metodă de comunicare, are propriile sale protocoale și convenții. Dacă trebuie să scrieți un e-mail care necesită feedback în timpul lucrului sau al studiului sau despre o schiță, ar trebui să luați în considerare modul în care vă puteți redacta cel mai bine propoziția, calendarul și structura e-mailului atunci când vă redactați e-mailul. poate sa. Un e-mail politicos, concis și specific vă va ajuta să obțineți răspunsul de care aveți nevoie.
Pași
Metoda 1 din 4: Solicitarea de feedback la locul de muncă
Identifică persoana cea mai calificată pentru a comenta munca ta. De obicei, va fi managerul tău direct. În orice caz, ar trebui să vă adresați mai întâi supraveghetorului dvs. sau unui coleg superior sau coleg coleg. Ei vor avea experiența să vă ajute și să vă ofere feedbackul de care aveți nevoie.
Fii politicos și umil atunci când scrii e-mailuri. Ar trebui să respectați aceste reguli generale atunci când scrieți e-mail la serviciu. Modestia este utilă atunci când cereți feedback, dar nu fiți atât de umili încât șeful sau managerul crede că nu știți nimic despre slujba dvs. În schimb, puneți întrebări care vă indică progresul atunci când lucrați la un proiect sau sarcină. Acest lucru îl va ajuta pe șeful tău să știe că nu aștepți doar pasiv feedback. De asemenea, ar trebui să țineți cont de sfaturile de mai jos.- Ați putea scrie ceva de genul: „Fac o prezentare pentru mâine, dar am o mică problemă de formatare - nu sunt sigur dacă fac formatul corporativ standard. Am atașat prezentarea mea. Aveți sugestii pentru partea de proiectare? Iti multumesc pentru sprijin ".
- Nu uitați să le mulțumiți prin e-mail.
Fiți specific atunci când cereți feedback. Acest lucru vă poate ajuta să evitați feedbackul copleșitor, dar nu vă ajută munca. Ar trebui să evitați întrebările „Da” sau „Nu”, cu excepția cazului în care este necesar. În schimb, ar trebui să vă concentrați asupra părților specifice ale proiectului pe care trebuie să le faceți. Nu vă „terorizați” șeful sau colegul de muncă cu toate întrebările pe care doriți să le puneți despre locul de muncă deodată.- De exemplu, ați putea scrie ceva de genul „Nu sunt sigur cum sunt tratate fișierele Eastman. Clientul nu a răspuns încă la e-mailurile mele și, deoarece acesta este un proiect cu prioritate ridicată, cred că ar fi cel mai bine pentru mine să-l trimit prin e-mail pentru a-l întreba ce ar trebui să fac ”.
- Dacă vă așteptați la un feedback general sub forma unei recenzii sau a unui raport, fiți specific în cererea dvs. Fiți cât mai politicos, concis și cât mai specific posibil. De exemplu, puteți solicita un raport despre eficacitatea sau creativitatea dvs. la locul de muncă. Dacă solicitați feedback de la subordonați, trebuie să efectuați un sondaj anonim.
Trimite e-mailuri de mulțumire atunci când alții răspund. Dacă feedback-ul sugerează că trebuie să vă îmbunătățiți mult sau munca dvs. nu este foarte bună, scrieți o scurtă propoziție despre cum vă veți îmbunătăți. Trebuie să vă acordați timp pentru a vă procesa emoțiile înainte de a răspunde imediat.- Asigurați-vă că răspundeți în termen de 1-2 zile.
Metoda 2 din 4: Solicitarea de feedback în învățare
Prezinta-te. Profesorii dvs. pot preda sute de studenți, mai ales dacă sunt profesori la universitate. Va trebui să precizați numele și prenumele (prenumele și prenumele), clasa și cursul. Dacă sunteți elev de liceu, veți avea nevoie de informații despre clasa dvs. sau când studiați. În acest fel, nu veți pierde timpul profesorilor dvs. gândindu-vă cine sunteți, ci vor petrece mai mult timp răspunzând informațiilor de care aveți nevoie.
Fi politicos. Uneori, elevii întâmpină dificultăți cu primul e-mail trimis profesorului. Puteți începe cu „Hello Teacher Son” sau „Dear Co Thanh”. Chiar dacă profesorul v-a trimis un e-mail, nu utilizați un limbaj mai puțin formal decât înainte. Păstrați tonul standard. În loc să scrie, „Bună, cum crezi că este eseul meu? Este cel mai bun eseu, nu-i așa? ”Scrieți astfel:„ Nu sunt sigur dacă înțeleg corect cerințele de atribuire. Am câteva întrebări legate de eseuri.
Fii scurt. Nu trebuie să explicați tot contextul întrebării, cu excepția cazului în care contextul este necesar pentru a înțelege corect întrebarea. De exemplu, dacă solicitați feedback cu privire la o posibilă prelungire a termenului, profesorul dvs. va avea nevoie de un motiv pentru aceasta. Cu toate acestea, dacă întrebați doar despre temele dvs., nu le spuneți cât de târziu câinele dvs. v-a făcut să lucrați, de ce le-ați trimis prin e-mail acum (cu excepția cazului în care este aproape de data depunerii) sau dacă câinele dvs. întârzie. orice altceva fără legătură cu temele.
Nu așteptați până noaptea dinaintea datei de testare sau de depunere pentru a cere feedback. Nu numai că profesorul nu va răspunde când trimiterea este aproape, dar și ei vor fi supărați pentru că ați așteptat până în ultimul moment pentru a vă consulta. Dacă trebuie să trimiteți întrebări de ultim moment, fiți concis, specific și vă pare rău. În acest fel, este mai probabil ca profesorul să vă răspundă, atâta timp cât văd e-mailul la momentul potrivit.
Folosiți formatul de fișier cerut de profesor. De obicei, profesorul dvs. vă va spune în timpul introducerii curriculumului ce format de fișier vor accepta pentru sarcini sau prin e-mail. De exemplu, dacă profesorul specifică fișierul .doc, nu trimiteți formatul .df sau.pages. Dacă aveți dubii, puteți trimite .rtf sau.pdf sau întrebați profesorul.
Solicitați feedback cu privire la eseul sau testul pe care l-ați trimis. Trimiteți-i un email profesorului și fiți politicos. Dacă profesorul predă la școală, puteți veni să le vedeți sau să vă programați. Puteți spune: „Dragă profesor Khoa, nu m-am descurcat la fel de bine la testul meu așa cum mă așteptam. Puteți să mă ghidați prin greșelile pe care le-am făcut, astfel încât să pot susține următorul test. E mai bine? " De multe ori, profesorul dvs. va răspunde la această solicitare într-un mod plăcut. publicitate
Metoda 3 din 4: Solicitați feedback despre un manuscris
Trimiteți mai întâi un e-mail unui cunoscut. Dacă doriți să obțineți feedback eficient, cea mai bună persoană va fi o cunoștință cu dvs., de preferință un prieten sau un coleg. Când trimiteți e-mail cunoscuților pentru a cere feedback, asigurați-vă că le trimiteți prin e-mail în mod regulat. Dacă îi apelați în mod regulat, probabil că ar trebui să efectuați un apel. Nu vă grăbiți să trimiteți manuscrisul în primul e-mail, cu excepția cazului în care știți că vor fi de acord (cineva care v-a auzit citind schița sau cineva a fost rugat să vă ajute să o citiți).
- Puteți include o scurtă descriere sau un rezumat, în funcție de dacă trimiteți un e-mail unui prieten sau unui coleg.
Trimiteți un e-mail expertului. Dacă într-adevăr aveți nevoie de sfaturi profesionale, trimiteți un e-mail unui expert pe care îl cunoașteți și explicați proiectul și de ce aveți nevoie de feedback. Nu vă grăbiți, dar mulțumiți-le politicos pentru grijă și spuneți-le „Înțeleg dacă nu aveți timp să răspundeți”. Puteți chiar să întrebați dacă cunosc pe altcineva care are timp și expertiză pentru a vă ajuta în cazul în care nu vă poate sprijini.
Nu trimiteți cuiva un manuscris fără notificare prealabilă. Destinatarul nu va răspunde de obicei la astfel de e-mailuri decât dacă ați declarat în mod explicit că veți plăti dacă vă ajută. Dacă ar fi un autor cunoscut, nu ar răspunde la astfel de e-mailuri pentru că au primit atât de multe e-mailuri similare. În schimb, apelează mai întâi la prieteni, colegi, profesori și multe altele. Vă vor ajuta și sunt dornici să vă susțină.
Fiți specific cu privire la ceea ce doriți să primiți din feedback. Dacă doriți doar un feedback pozitiv, informați-l pe cititorii dvs. Trebuie să le spuneți dacă aveți nevoie de informații detaliate, de informații locale sau globale sau dacă doriți un răspuns bine scris, corect din punct de vedere gramatical sau bine structurat. Acest lucru va fi foarte eficient pentru a vă ajuta cititorii să știe la ce să se aștepte de la ei.
- Feedbackul pozitiv ar trebui să fie de ajutor. Dacă cititorul tău explică de ce iubește un anumit lucru, vei afla multe despre manuscrisul tău.
- Dacă primiți feedback negativ, acordați-vă timp pentru a răspunde. Dacă sunt prietenii tăi, poate vor doar să te ajute. Dacă sunt experți, oricât de furios sau frustrat ești, nu răspunde în mod negativ. În schimb, mulțumiți-le pentru sprijin și continuați. După un timp, veți găsi probabil că feedback-ul lor este util, chiar dacă modul în care comunică nu funcționează.
Acordați cititorului timp să răspundă. Dacă solicitați feedback detaliat cu privire la o schiță nouă, nu vă așteptați la un răspuns într-o zi sau chiar o săptămână.Cititorii au nevoie de timp pentru a edita un manuscris atât de lung. Dacă aveți un termen limită pentru a vă trimite manuscrisul, informați-l pe cititor. De asemenea, puteți întreba dacă pot trimite modificări la o anumită dată. Amintiți-vă că au propriile lor vieți și obligații.
Vă mulțumesc pentru ajutor. Dacă apelezi la un prieten, îi poți cumpăra un cadou ca o cutie de bomboane de ciocolată sau pur și simplu îi poți ajuta înapoi când au nevoie de el. Dacă sunt experți, puteți scrie un e-mail de mulțumire pentru a le informa că apreciați sprijinul și timpul lor. A uita să mulțumești cititorilor tăi îi poate face să se simtă profitați și / sau să nu fie apreciați și îi va face să fie mai puțin dispuși să te ajute în viitor. publicitate
Metoda 4 din 4: Solicitarea de feedback de la Client
Nu puneți prea multe întrebări. Clienții de astăzi sunt copleșiți de atât de multe sondaje realizate de multe companii. Puteți avea încredere că un client vă va șterge imediat adresa de e-mail atunci când o citește dacă conține prea multe întrebări. Dacă doriți ca clienții dvs. să fie interesați, puneți o întrebare sau două și gata.
Puneți întrebări deschise. În loc să folosiți întrebări Da / Nu, puneți întrebări care oferă răspunsuri mai semnificative. În loc să întrebați „Poți să ne prezinți un prieten de-al tău?”, Ar trebui să întrebi „Cum ne-ai prezenta un prieten de-al tău?” Aceste tipuri de întrebări vă oferă un răspuns mai informativ decât o întrebare Da / Nu.
Anunțați clienții că veți reveni la ei cu promptitudine. Acest lucru îi ajută pe clienți să simtă că părerea lor va fi apreciată în loc să fie trimise într-o cutie poștală de care nimeni nu va citi sau nu va avea grijă. De asemenea, veți primi feedback sincer dacă știu că veți răspunde.
- Când răspunzi, fii sincer și profesionist. În cultura de rețea omniprezentă de astăzi, veți distruge reputația unei companii imediat dacă răspundeți fără profesionalism și sinceritate.
Nu introduceți blițuri sau altceva care face ca e-mailurile să se încarce lent. Dacă un client are o conexiune lentă, acesta șterge e-mailul imediat când acesta nu poate încărca conținutul. Amintiți-vă că feedback-ul este adesea mai important decât acele caracteristici.
Folosiți fonturile și formatele potrivite. Proiectați-vă e-mailul profesional și clar. Un e-mail cu imagini de calitate slabă și font Comic Sans nu va impresiona de obicei un client. În schimb, utilizați un font standard precum Times New Roman sau Arial dacă nu ezitați cu privire la fontul de utilizat și asigurați-vă calitatea imaginii.
Asigurați-vă că e-mailul este conceput eficient. Formatarea conținutului unei singure coloane este mai eficientă decât un format de coloană divizată. Alegeți un font care nu este prea mic. Ar trebui să configurați e-mailul pentru a se afișa complet pe laptop, telefon sau tabletă. Deoarece mulți oameni verifică e-mailurile pe telefoanele lor, trebuie să vă formatați corect e-mailul. publicitate
Sfat
- Puțină smerenie îți va fi de mare ajutor.
- Nu deranjați pe alții pentru feedback.
- Mențineți reguli de scriere a e-mailurilor contextuale.
