Conţinut

• Pași
• sfaturi
• Avertizări

Informațiile de contact sunt pur și simplu de neînlocuit pentru cooperarea de afaceri și comunicarea de afaceri. Când primiți o carte de vizită cu informații de contact, luați-vă probleme pentru a vă asigura că ajunge într-un loc unde o puteți găsi cu ușurință imediat ce apare nevoia. Nu contează dacă dețineți propria afacere sau pur și simplu vă deplasați foarte mult în cercurile de afaceri, punerea în ordine a cărților de vizită pe care le primiți vă poate ajuta să găsiți oamenii potriviți mult mai repede, ceea ce la rândul dvs. vă poate oferi vânzări mai mari și mai mulți bani în buzunare. Iată câteva idei despre modul în care aceste cărți de vizită pot fi stocate într-un mod organizat.

Pași

1. 1 Aruncați o privire la cartea de vizită imediat după ce o primiți. Citirea cu atenție a unei cărți de vizită și imediat după primirea acesteia este o modalitate excelentă de a-și aminti numele proprietarului împreună cu fața lor. Formularul și gradul de înscriere sunt, de asemenea, scrise pe o carte de vizită, așa că iată un alt indiciu care vă va spune cine este și ce face el / ea.
2. 2 Aveți un loc unde să vă puneți cărțile de vizită după ce le primiți. Dacă luați cu dvs. o geantă sau un caiet la întâlniri, atunci puneți deoparte un loc în ele unde puteți pune cărțile de vizită primite. Oriunde decideți să le puneți, nu puneți-le în niciun caz printre foile dvs. de note sau puneți-le în buzunar - acolo vor fi cu siguranță pierdute sau spălate cu lucrurile voastre.
3. 3 Stocați informațiile de contact ale oamenilor pe computerul dvs. Când vă întoarceți de la un prânz de afaceri, târg sau întâlnire, puneți imediat toate cărțile de vizită pe care le primiți într-un loc sigur. Un sertar de birou sau alt loc în care alte persoane nu se uită de obicei este ideal. De îndată ce aveți timp, scoateți toate cărțile de vizită adunate în sertarul de birou și introduceți toate informațiile de contact de la acestea în Outlook, Excel, Access sau chiar doar în Word.
4. 4 Creați o coloană „Note” în fiecare fișier dedicat unei cărți de vizită. Completați orice informații care nu se află pe cartea de vizită în sine: ce face această persoană, ce informații sau cooperare promițătoare a subliniat pentru dvs., când v-ați întâlnit etc.
5. 5 Creați o clasificare a contactelor comerciale. Împărțiți-le în altele excelente, mai mult sau mai puțin potențiale, și în cele de care aproape niciodată nu aveți nevoie. Pentru a face acest lucru, puteți utiliza numerotarea, unde 1 este pentru a marca contacte valoroase, 2 - posibil și 3 - cele cu care este puțin probabil să aveți de-a face. De asemenea, puteți utiliza codarea culorilor: verde pentru contactele de afaceri valoroase, galben pentru contactele potențiale și, respectiv, roșu pentru cele fără speranță. Alegeți o opțiune convenabilă și memorabilă pentru dvs., care vă va permite să vă amintiți mai bine informațiile de contact ale partenerilor dvs.
6. 6 Aranjați informațiile de contact ale partenerilor dvs., astfel încât să le puteți găsi cu ușurință ulterior. Poate fi aranjat alfabetic prin prima literă a numelui de familie al persoanei sau prin prima literă a numelui companiei; prin prima scrisoare a orașului în care ați întâlnit această persoană (dacă călătoriți des); sau industria în care lucrează persoana respectivă. Astfel, puteți introduce pur și simplu informațiile despre persoana dorită pe care o amintiți în bara de căutare, iar computerul vă va oferi o listă de contacte care îndeplinesc parametrii de căutare specificați.
   • Multe programe speciale de computer, al căror scop este crearea unei baze de date a contactelor dvs., vă pot sorta contactele în orice mod doriți și le pot face ușor de găsit dacă vă amintiți brusc doar câteva cuvinte cheie de căutat. Dacă utilizați unul dintre aceste programe, veți economisi mult timp sortând manual cărțile de vizită cu date.
7. 7 Păstrați cărțile de vizită în mod vechi. Plasați-le într-un fișier de adresă sau titularul cărții de vizită, disponibil de la magazinele de articole de birou.
   • Acest mod de modă veche de a stoca informațiile de contact, chiar dacă este doar un teanc de cărți de vizită, legate cu o bandă elastică, este o bună poliță de asigurare pentru stocarea electronică pe computer.
   • Va trebui să decideți cum preferați să vă sortați cărțile de vizită: după nume, numele companiei etc.
8. 8 De îndată ce primiți o carte de vizită de la cineva, imediat (cel mult câteva zile) scrieți pe spatele acesteia locul în care ați întâlnit persoana respectivă. Deci, cu siguranță nu o veți uita. De asemenea, este mai bine să scrieți pe scurt pe spatele a ceea ce ați vorbit pentru ca mai târziu, atunci când trebuie să contactați această persoană, să îi reamintiți unde v-ați întâlnit, să întrebați ce fac copiii sau să vă amintiți orice ați discutat la prima întâlnire.
9. 9 Gata.

sfaturi

• Dacă primiți o mulțime de cărți de vizită, atunci luați în considerare achiziționarea de software care vă va permite să le sortați și să le stocați. Există scanere de cărți de vizită, precum și programe care pot citi, recunoaște și selecta informațiile de care aveți nevoie dintr-o carte de vizită pe hârtie. Vă pot economisi o cantitate extraordinară de muncă, introducând manual aceste informații în computer.
• Dacă trebuie să știți mai multe despre partenerii dvs. de afaceri decât doar numele și numerele lor de telefon, atunci căutați software care vă permite să stocați și să gestionați cantități mari de informații despre clienți sau parteneri.
• Începeți să acționați rapid dacă ați promis ceva noilor cunoscuți sau dacă cineva este interesat de dvs. și de cauza dvs.
• Nu lăsați cărțile de vizită brute să se acumuleze. Sortează-le și introduce datele în computerul tău cel puțin o dată pe săptămână înainte să uiți complet pe cine ai întâlnit și de ce.

Avertizări

• Dacă stocați toate informațiile de contact ale clienților sau partenerilor pe computerul dvs., nu uitați să faceți copii de siguranță regulate în cazul în care computerul se blochează sau se blochează hard diskul. Faceți automat o copie de rezervă a informațiilor dvs., dacă este posibil.