Conţinut

• Pași
• Partea 1 din 3: Structurați raportul evenimentului
• Partea 2 din 3: Găsiți materialul potrivit pentru raportul dvs.
• Partea 3 din 3: Atingeri finale pentru redactarea unui raport de eveniment
• sfaturi
• De ce ai nevoie

Poate că trebuie să scrieți un raport despre eveniment și să determinați cât de reușit a fost și să comparați rezultatele cu obiectivele. Acest lucru este important, astfel încât oamenii sau companiile care găzduiesc evenimentul să poată înțelege dacă ar trebui să schimbe ceva. Există modalități prin care puteți face raportul evenimentului mai reușit. Acest lucru este important dacă aveți de gând să organizați orice alt eveniment!

Pași

Partea 1 din 3: Structurați raportul evenimentului

1. 1 Stabiliți stilul și formatul prezentării dvs. pentru un anumit public. Rapoartele despre evenimente pot fi cusute, capsate, trimise prin e-mail în format PDF, executate utilizând o prezentare PowerPoint și multe altele.
   • Asigurați-vă că vă structurați raportul evenimentului pe secțiuni. Ar trebui să comparați rezultatele evenimentului cu obiectivele stabilite. Rezumați principalele rezultate ale evenimentului.
   • Adaptați raportul evenimentului la nevoile și interesele fiecărui sponsor și public. Luați în considerare obiectivele sponsorilor. Într-o anumită măsură, sponsorii sunt publicul cheie pentru raportul evenimentului dvs. Vor să știe dacă a meritat să vă sponsorizăm evenimentul. Așadar, nu uitați să luați în considerare ce vor să știe și ce aspecte sunt cu adevărat importante pentru ei.
   • Pregătiți, de asemenea, raportul evenimentului pentru a îndeplini cerințele specifice ale evenimentului și unicitatea sponsorului. Nu ar trebui să scrieți un raport tipic standard.Merită să luați în considerare faptul că raportul dvs. va fi adus și în atenția conducerii companiei și a managerilor financiari.
2. 2 Organizați procesul astfel încât să înregistrați informațiile de care aveți nevoie pe tot parcursul evenimentului. Nu vă bazați doar pe memoria voastră.
   • Notarea informațiilor înainte, în timpul și după eveniment vă va permite să creați un raport mai detaliat și, prin urmare, mai eficient. De asemenea, vă va ajuta să prezentați informații în ordine cronologică.
   • Asigurați colectarea continuă a datelor, recrutați mai multe persoane, dacă este necesar (inclusiv potențiali stagiari) în acest scop. Cel mai important, nu trebuie să așteptați până la sfârșitul evenimentului pentru a crea un raport.
3. 3 Reduceți raportul la puncte cheie. Problema cu unele rapoarte de evenimente este că acestea listează pur și simplu ordinea evenimentului sau se concentrează pe oferte promoționale. Nu face aia. În schimb, subliniați punctele cheie în mod clar și analitic.
   • Selectați câteva dintre evenimentele evenimentului pentru o detaliere detaliată. Gândiți-vă care dintre cele trei evenimente au fost cele mai bune și care dintre cele trei au fost cele mai neașteptate.
   • Nu supraîncărcați raportul cu detalii inutile, cum ar fi un meniu de prânz sau o prezentare detaliată a difuzorului principal. Ar trebui să evidențiați ceea ce contează cu adevărat.

Partea 2 din 3: Găsiți materialul potrivit pentru raportul dvs.

1. 1 Scrie un rezumat al proiectului. Raportul de activitate ar trebui să conțină un rezumat al proiectului, care este o versiune prescurtată a raportului complet mai detaliat. Luați acest CV ca o introducere.
   • Puteți crea două rapoarte - un rezumat al proiectului conceput pentru persoanele interesate de rezultatele evenimentului și un raport complet mai detaliat pentru cei care doresc să sponsorizeze sau să organizeze un eveniment.
   • În rezumatul proiectului, ar trebui să vă concentrați asupra punctelor cheie și a rezultatelor. Rezumatul proiectului trebuie să fie scurt - una sau două pagini. Ar trebui să rezume detaliile cheie ale evenimentului și să includă o scurtă interpretare a datelor.
2. 2 Includeți material ilustrativ în raportul evenimentului. Este mult mai eficient să prezinți audienței un grafic care să reflecte informații statistice, mai degrabă decât să plictisească audiența cu nenumărate numere și date.
   • Dacă evenimentul a implicat un produs nou, puteți atașa o fotografie a acestuia. Fotografiile evenimentului în sine vor ajuta la ilustrarea raportului evenimentului. Încercați să postați reclame pentru sponsori pe site-ul dvs. pentru a vă susține raportul. Din nou, nimic din toate acestea nu poate aștepta până la sfârșitul evenimentului.
   • Va fi bine să includeți mostre, reproduceri și alte exemple pentru site. Raportați numărul de persoane care au primit cupoane de la sponsori și așa mai departe. Oferiți acoperirea evenimentului atât la fața locului, cât și în afara acestuia în presă, pentru public, pentru sponsori.
3. 3 Documentați orice acoperire de presă sau publicitate. Ar trebui să evaluați ceea ce a fost acoperit în presă în raport cu obiectivele pe care le-ați stabilit.
   • Concentrați-vă pe anunțurile tipărite și pe articolele care conțin nume și anunțuri ale sponsorilor, pe lângă colectarea numerelor și a clasamentelor anunțurilor.
   • Documentați reclame TV, anunțuri publice, evaluări și mențiuni de știri.
   • Nu uitați să acordați atenție informațiilor de la radio, anunțului listelor de prețuri, valorii publicității și promovării, rapoartelor de audit și multe altele.
4. 4 Asigurați-vă că includeți o mențiune a scopului evenimentului în raportul dvs. Este foarte important să corelați obiectivele evenimentului cu rezultatul, așa că nu uitați să menționați care au fost misiunea și obiectivele proiectului.
   • Puteți include și programul evenimentului. De asemenea, ar trebui să menționați participanții cheie la eveniment. Nu uitați de concizie.
   • Petreceți cea mai mare parte a timpului dvs. listând și discutând rezultatele cheie ale evenimentului și comparându-le cu obiectivele enumerate.Fii realist și evită să treci peste aspecte care nu au avut prea mult succes.
5. 5 Includeți informații despre finanțare în raportul evenimentului. Este important să furnizați o discuție detaliată a bugetului pentru eveniment și cât a fost cheltuit efectiv (sau potențial investit). Asigurați-vă că comparați costurile potențiale cu cele reale și arătați ce a mers bine și ce trebuie să lucreze în continuare.
   • Ar trebui să acoperiți toate costurile, inclusiv activitățile de marketing și promoționale, compensațiile angajaților și costurile de sponsorizare. Este important să elaborați un buget detaliat. Managerii de finanțe și conducerea superioară vor dori să vadă faptele care susțin rezultatele.
   • Includeți calcule ale venitului net, cum ar fi comisioane, sponsorizări și eșantioane. Dar nu uitați că comparați câștigurile cu veniturile proiectate. Comparativ cu ce? Buna intrebare.
6. 6 Includeți statistici semnificative pentru cititor. Nu creați un raport care să conțină doar informații care vă fac să vă simțiți bine. Ar trebui indicat și numărul de vizitatori. Este o idee bună să furnizați date măsurabile.
   • Alte statistici relevante sunt vânzările totale și vizitatorii. Acest tip de date adaugă credibilitate raportului dvs. de eveniment. Introduceți informațiile despre vizitator. Includeți date demografice, numere de vizite și cercetări publice (cum ar fi obiceiurile de cumpărare).
   • Raportați numărul de persoane care au răspuns campaniilor de sponsorizare și donațiilor către organizații de caritate. Documentați impactul economic și participarea angajaților.
7. 7 Susțineți datele cu un element de calitate. Raportul dvs. ar trebui să includă informații statistice, dar aveți nevoie și de contribuția oamenilor pentru a oferi feedback de calitate.
   • Colectați feedback de la participanți și membrii echipei, astfel încât datele privind succesul și eșecul evenimentului să nu provină exclusiv de la autorul raportului. În acest fel, raportul dvs. va apărea mai credibil.
   • Luați în considerare includerea cercetării independente. Evaluarea acoperirii presei este un exemplu în care se pot face cercetări independente.
   • Evaluează locul și locația. Ar trebui să vă alocați ceva timp pentru a evalua locul și locația din perspectiva celorlalți. Discutați cât de bine a fost utilizat spațiul la conferință, eveniment și așa mai departe.

Partea 3 din 3: Atingeri finale pentru redactarea unui raport de eveniment

1. 1 Pregătiți-vă raportul la timp. Încercați să creați și să publicați un raport imediat după eveniment. Nu uitați să marcați acest eveniment în calendarul dvs. Unii oameni cred că raportul ar trebui publicat în termen de o lună după eveniment, dar alții susțin că este mai bine să îl faceți în câteva zile.
   • Ori de câte ori există un termen, ar trebui să faceți raportul la timp. Poate că scrieți un raport pentru o agenție pe care un client a comandat-o. Acordați atenție tuturor cerințelor.
   • Ceea ce contează este că publicul dvs. se va aștepta la un raport profund și în timp util. Deci, faceți-vă timp pentru a o face corect, dar nu întârziați procesul.
2. 2 Corectați raportul. Asigurați-vă că raportul evenimentului dvs. este bine scris și fără erori de ortografie sau de punctuație.
   • Asigurați-vă că raportul dvs. este suficient de profund. Ia act de o regulă generală bună - „arată, nu vorbește”. Aceasta înseamnă că este o idee excelentă să oferiți exemple specifice pentru a susține punctele mai generale prezentate în raport.
   • Nu uitați publicul și asigurați-vă că ceea ce scrieți sună formal și profesional. Un raport de eveniment nu este un document de rutină; este un document important pentru a determina dacă activitatea a meritat resursele cheltuite pentru aceasta, astfel încât raportul ar trebui să pară convingător.

sfaturi

• Faceți mai multe fotografii decât credeți că vor fi necesare.Pe măsură ce vă scrieți raportul, veți aprecia utilitatea acestui sfat.
• Atunci când colectați feedback de la gazde și de la persoanele care au planificat evenimentul, nu ar trebui să îl faceți imediat. Vor rămâne la locul lor chiar și după încheierea evenimentului, ar trebui mai întâi să întrebați oamenii din mulțime; vor fi primii care vor părăsi evenimentul. De asemenea, nu-l deranja pe prezentator dacă este ocupat cu altceva, îl veți găsi mai târziu și puteți întreba despre toate.
• Atunci când colectați feedback, conduceți o conversație și puneți întrebări în mod natural, atunci interlocutorul dvs. vă va spune sincer ce crede despre eveniment.
• Colectează mai multe recenzii decât crezi că ai nevoie. Vei fi bucuros de asta mai târziu.
• Fotografiile bune arată ce se întâmpla la eveniment, precum și reacțiile oamenilor.
• Încercați să faceți fotografii ale întregii imagini, incluzând oamenii și prezentatorul într-o singură fotografie, pentru a transmite cititorului cât de mare a fost evenimentul.

De ce ai nevoie

• Camera digitala
• Caiet