Cum se scrie un raport scris

Conţinut

Pași
Metoda 1 din 3: Cerințe și public
Metoda 2 din 3: Plan de prezentare și ajutoare vizuale
Metoda 3 din 3: Practică, practică, practică
sfaturi
Avertizări

Redactarea unui raport este suficient de dificilă, dar o prezentare necesită și mai multă forță și energie. Ați scris o lucrare, dar cum o transformați într-o prezentare dinamică, informativă și atrăgătoare? Iată cum să o faci.

Pași

Metoda 1 din 3: Cerințe și public

1 Examinați cerințele de performanță. Prezentarea pentru fiecare subiect este ușor diferită. Unii profesori vor fi fericiți dacă vorbiți în trei minute, în timp ce alții vor necesita cel puțin șapte minute din răspunsul dvs. și vă veți simți jenat. Aflați toate cerințele înainte de a începe să scrieți lucrarea.
- Cât ar trebui să dureze spectacolul?
- Câte întrebări trebuie să acoperiți?
- Ce surse și imagini ar trebui să utilizați?
2 Aflați cu cine veți vorbi. Dacă dați o prezentare unei clase, puteți ghici aproximativ ce știu ei despre subiectul prezentării. Dar dacă recreezi o setare diferită, s-ar putea să te confuzi. În orice caz, lustruiți-vă prezentarea pentru a nu vă pierde în ghiciuri inutile.
- Dacă vorbești în fața unor persoane pe care le cunoști, îți va fi mai ușor să înțelegi ce poate fi omis și ce aspecte trebuie explicate în detaliu. Dar dacă vorbiți cu acționari sau profesori necunoscuți, va trebui să cunoașteți acești oameni și să aflați nivelul lor de cunoștințe. S-ar putea să fie nevoie să vă reduceți discursul la acoperirea conceptelor de bază. Ce pregătire au acești oameni?
3 Ce resurse aveți? Dacă susțineți o prezentare într-un lutru în care nu ați susținut niciodată o discuție, cel mai bine este să știți ce aveți la dispoziție și ce echipament trebuie să configurați în prealabil.
- Are pupitrul un computer și o placă de proiector?
- Există un WiFi funcțional?
- Există microfon? Departament?
- Vă poate ajuta cineva să pregătiți echipamentul necesar înainte de prezentare?

Metoda 2 din 3: Plan de prezentare și ajutoare vizuale

1 Scrieți o schemă de vorbire pentru prezentarea dvs. Nu puteți scrie toate conceptele, dar cel mai bine este să folosiți note pentru a nu uita nimic. Povestea ta va curge și vei face contact vizual.
- Scrieți un singur concept pe un card - nu trebuie să vă scotociți notele pentru a găsi informațiile de care aveți nevoie. Nu uitați să numerotați cărțile în caz că vă confundați! Informațiile de pe carduri nu trebuie preluate din raport. În loc să reproduceți informații, discutați de ce punctele cheie din discuția dvs. sunt importante pentru a percepe diferite puncte de vedere asupra problemei.
2 Va trebui să alegeți un număr limitat de aspecte pe care doriți să le transmiteți publicului. Pentru aceasta, indicați principalele puncte ale raportului dvs. Pentru ei trebuie să se îndrepte atenția de mai sus. Alte aspecte ale prezentării nu trebuie menționate în raport. Pot fi scrise pe hârtie, dar nu vorbit. Acestea completează informațiile de bază.
- Scrieți o schiță a principalelor puncte pentru a vă ajuta să vă pregătiți pentru prezentare. Când scrieți schița, veți vedea ce aspecte ale lucrării dvs. sunt de primă importanță și în ce ordine este cel mai bine să le plasați.
  - Examinați schița discuției și eliminați orice termeni tehnici pe care publicul s-ar putea să nu-i înțeleagă.
3 Folosiți suporturi vizuale pentru a vă îmbunătăți prezentarea. Pentru a oferi publicului dvs. șansa de a vă urmări gândurile (în special cu imagini vizuale), utilizați diapozitive cu grafice, diagrame și liste cu marcatori pentru a atrage atenția publicului. Aceste tehnici vor ajuta la furnizarea mai multor informații, dar vor ajuta, de asemenea, să împiedice ascultătorii să se agite în scaunele lor.
- Dacă prezentarea dvs. conține statistici, prezentați-o într-un grafic.Contrastul va fi mai pronunțat dacă furnizați materiale pentru public în imagini: uneori cifrele nu înseamnă nimic. În loc să gândească în termeni de 25% și 75%, ascultătorii vor înțelege că există o diferență de 50% între articolele respective.
  - Dacă nu aveți acces la hardware-ul necesar, imprimați imaginile pe postere sau pe placa de spumă.
- Software-ul (diapozitive Powerpoint) poate fi duplicat pe carduri. În loc să vă păcăliți cu bucăți mici de hârtie, puteți apăsa pur și simplu un buton pentru a afișa următoarea diapozitivă.
  - Când utilizați echipamentul de prezentare, vorbiți la obiect, dar nu uitați să obțineți punctul principal. Gândiți-vă în fraze (și imagini), nu în fraze întregi. Acronimele și abrevierile pot fi utilizate pe ecran, dar trebuie să le descifrați în prezentare. Amintiți-vă că nu toată lumea din public poate vedea bine, deci utilizați un font mare.
4 Gândește-te la prezentarea ta. Doar pentru că ai echivalentul scris în mâini nu înseamnă că trebuie să vorbești fără să ridici privirea din notițe. Sunteți, în primul rând, o persoană care intră în contact cu publicul. Folosiți elementul uman pentru a face ceea ce hârtia nu poate face.
- Repetițiile minore sunt permise în timpul prezentării. Concentrarea pe principalele mesaje ale prezentării va ajuta la îmbunătățirea percepției și a impactului. După ce ați finalizat prezentarea, reveniți la punctul anterior, astfel încât publicul să poată trage concluziile corecte.
- Minimizați detaliile inutile (structura prezentării etc.) atunci când indicați ideile principale ale prezentării dvs. Nu supraîncărcați publicul cu ziceri vagi, pentru a nu-l distrage de la informațiile principale.
- Radiază entuziasm! Chiar și un subiect plictisitor poate fi prezentat în mod viu dacă există un interes real pentru vocea ta.

Metoda 3 din 3: Practică, practică, practică

1 Exersează-ți prezentarea în fața prietenilor și a familiei. Simțiți-vă liber să acceptați critici constructive. Veți înțelege dacă sunteți la timp și cum vă puteți face performanța mai interesantă. Dacă îți repeti discursul de 20 de ori chiar înainte de micul dejun, entuziasmul nu va fi resimțit.
- Dacă aveți un prieten care vă cunoaște viitorii ascultători, asta este cel mai bine. Vă va ajuta să înțelegeți ce puncte sunt cele mai dificil de înțeles pentru ascultătorii care nu sunt experți pe această temă.
2 Înregistrați-vă discursul pe un înregistrator de voce. Desigur, acest lucru este cam prea mult, dar dacă sunteți foarte anxios, ascultarea propriei prezentări vă poate fi bună. Veți vedea care sunt aspectele cele mai dificile pentru dvs. și ce puncte ați exprimat cu exactitate. Înregistrarea vă va ajuta să vedeți progresul prezentării.
- Înregistrarea cu înregistrare vocală vă va ajuta, de asemenea, să alegeți volumul corect de voce. Unii oameni sunt ciupiți când sunt în centrul atenției. Poate că nici măcar nu știți că nu toată lumea vă poate auzi!
3 Ai bunătatea ta față de tine. Ești o persoană vie, nu un robot care dă fapte. Salutați-vă publicul, luați câteva secunde pentru a crea un mediu confortabil.
- Faceți același lucru pentru final. Mulțumesc tuturor pentru timpul acordat și, dacă este necesar, mergeți la blocul de întrebări.

sfaturi

Ajutoarele vizuale nu numai că acordează audienței percepția informațiilor, ci și vă ajută să vă amintiți faptele pe care riscați să le uitați în timpul prezentării.
Majoritatea oamenilor se entuziasmează atunci când vorbesc în fața unui public. Nu ești singur.
Repetați în fața oglinzii înainte de a prezenta.