Conţinut

• Pași

Acuratețea contabilității stocurilor afectează diferite aspecte ale operațiunilor unei întreprinderi. Departamentul de achiziții se bazează pe datele de inventar pentru a iniția achiziții regulate de materiale. Departamentele de producție și planificare au nevoie de date exacte de inventar pentru a planifica procesul de producție. Datele de inventar inexacte pot duce la lipsa anumitor materiale, ceea ce va duce la întârzieri în livrarea produselor către clienți și ar putea duce la întreruperea afacerii. Companiile pot îmbunătăți acuratețea bazelor de date de inventar prin dezvoltarea de proceduri contabile specifice și monitorizarea conformității angajaților.

Pași

1. 1 Elaborați proceduri pentru manipularea materialelor în organizație. Acestea ar trebui să includă o descriere detaliată a etapelor pe care trebuie să le urmeze lucrătorii atunci când materialele ajung la întreprindere și sunt eliberate în producție.
   • Procedurile ar trebui, de asemenea, să descrie acțiunile angajaților în cazul în care aceștia găsesc stocuri deteriorate, defecte și lipsuri.
2. 2 Instruiți personalul pentru a lucra în conformitate cu procedurile. Personalul companiei trebuie să cunoască temeinic toate procedurile.
   • Fiecare angajat trebuie să înțeleagă importanța unui control precis al inventarului și impactul acestuia asupra companiei în ansamblu.
   • Pentru grupuri individuale de personal, se pot organiza sesiuni de instruire separate, concentrându-se în mod special pe domeniul lor de lucru. De exemplu, personalul de producție va avea propriile proceduri pentru manipularea materialelor care sunt diferite de cele din departamentul de achiziții.
3. 3 Monitorizați performanța personalului și efectuați audituri. Procedurile de inventariere sunt valoroase numai dacă sunt urmate de lucrători. Asigurați-vă că angajații respectă procedurile stabilite.
   • Un audit al înregistrărilor și facturilor primare poate verifica dacă angajații respectă procedurile de gestionare a stocurilor.
4. 4 Stabiliți un ciclu de verificări intermediare ale inventarului. Frecvența lor va depinde de rata de rotație sau de valoarea grupurilor respective de stocuri.
   • Pentru a elabora un program pentru stocuri, stocurile pot fi împărțite în grupuri cu frecvență diferită de recalculare. De exemplu, o companie ar putea decide să inventarizeze disponibilitatea pieselor cu cifră de afaceri mare în fiecare lună, dar să inventarizeze piese cu cifră de afaceri mică de două ori pe an.
   • Compania trebuie să pregătească angajații pentru a ține un inventar continuu al stocurilor. În acest caz, contabilii de inventar vor cunoaște bine lista de inventar, operațiunile efectuate cu aceștia și acțiunile în caz de lipsă.
   • Contabilitatea continuă a stocurilor implică, de asemenea, identificarea motivelor penuriei atunci când acestea sunt descoperite. Acest lucru poate arunca o rază de lumină asupra problemelor existente în procedurile de contabilitate a stocurilor.
5. 5 Elaborați o procedură de gestionare a penuriei. În unele organizații, faptul de a anula lipsa trebuie să fie certificat de conducere. Dacă se identifică o penurie, contabilul de inventar trebuie să alinieze datele contabile în conformitate cu disponibilitatea efectivă a stocurilor.
6. 6 Programează totalul stocurilor anuale. Stocurile anuale pot fi efectuate de 1-2 ori pe an pentru a relata toate stocurile și pentru a alinia datele contabile în conformitate cu starea reală a lucrurilor.
   • Discrepanțele dintre cantitatea reală de stocuri și datele contabile găsite în timpul inventarului fac, de asemenea, posibilă evaluarea eficacității organizării contabilității stocurilor și a procedurilor contabile în sine.