Conţinut

• Pași
• sfaturi
• Avertizări

În afaceri, există două domenii principale pe care un contabil trebuie să le mențină - creanțele și datoriile. Acestea sunt două direcții, ale căror nume vorbesc de la sine. Dacă primul este responsabil pentru primirea de fonduri din vânzarea de bunuri și servicii, atunci al doilea este responsabil pentru plata bunurilor și serviciilor necesare afacerii. Acest articol vă va învăța cum să urmăriți conturile de primit, presupunând că clientul a primit deja bunurile sau serviciile și că factura a fost trimisă și pentru plată.

Pași

1. 1 Creați un cont separat pentru fiecare client din sistemul dvs. de contabilitate. Puteți utiliza Excel (Microsoft Excel) pentru păstrarea unor evidențe mici. Cu toate acestea, dacă aveți un volum mare de tranzacții, este mai bine să utilizați programe de contabilitate speciale, cum ar fi 1C, QuickBooks.
   • Trebuie să aveți informații despre companie: nume, persoană de contact, adresă, număr de telefon și fax.
   • Introduceți informațiile în sistemul electronic atribuindu-le un număr de cont sau un cod de identificare.
   • Când vindeți bunuri sau servicii către acest client, introduceți informațiile în factura lor.
   • Păstrați înregistrări pe cale electronică și păstrați copii pe hârtie, dacă este cerut de politicile contabile.
2. 2 Creați un raport al persoanelor cu datorii restante mai mari de 30 de zile în programul contabil pentru contabilitate lunară. Asigurați-vă că facturile dvs. sunt pregătite profesional și includ sigla și numele companiei dvs., precum și adresa și numerele de telefon și de fax.
   • Utilizați conturile de primit numai pentru acei clienți care vi se datorează. Trimiteți acestor clienți o listă de tranzacții. Acest document trebuie să indice și data cumpărării, suma datorată, costurile asociate livrării și serviciile suplimentare.
   • Fiecare factură de plată trebuie să indice penalitatea aplicată în caz de întârziere a plății. Astfel de condiții ar trebui negociate cu clientul.
   • Facturile plătite după scadența convenită ar trebui, de asemenea, să fie incluse în raport. Realizați o listă care include data achiziției și data plății cu întârziere (de exemplu, 30, 60, 90 și 120 de zile sau mai mult).
3. 3 Introduceți informațiile de plată pe măsură ce fondurile sunt primite de la client, închizându-și datoria față de compania dvs.
4. 4 Contactați o agenție de colectare dacă aveți o datorie restantă pe termen lung. Astfel, veți reduce datoriile neperformante și vă veți crește activele în circulație.

sfaturi

• Multe programe de contabilitate au formulare pentru generarea rapoartelor necesare. Cu toate acestea, puteți găsi și formulare pe Internet. SampleWords.com are o varietate de formulare în limba engleză care pot fi descărcate gratuit.

Avertizări

• Este în interesul dumneavoastră să stocați scanări de comenzi, documente de expediere, precum și alte documente în foldere electronice separate, dacă nu considerați necesar să le stocați pe hârtie. Este mai bine să aveți o mulțime de documente decât să nu fiți suficiente dacă trebuie să dovediți datoria clientului.