Conţinut

• A calca
• sfaturi

Scrierea scrisorilor este o artă în sine care poate determina dacă cuvintele tale vor fi luate în serios sau ignorate. Indiferent dacă scrieți o scrisoare de intenție, o scrisoare către un prieten sau pur și simplu un e-mail către un coleg, ar trebui să înceapă întotdeauna cu o introducere bine scrisă care să atragă atenția cititorului și să forțeze citirea în continuare.A învăța cum să abordați destinatarul, cum să scrieți o linie de deschidere care atrage atenția și cum să scrieți o introducere interesantă vă va ajuta să scrieți o scrisoare care merită citită.

A calca

1. Aflați exact cui trebuie trimisă scrisoarea. Un salut personal va atrage atenția unei persoane mult mai repede decât un salut general. În plus, arată că sunteți capabil să găsiți informații de bază cruciale, cum ar fi numele persoanei căreia îi scrieți.
   • Dacă scrieți o scrisoare de intenție sau orice alt tip de scrisoare de afaceri, luați câteva minute pentru a afla numele destinatarului. De obicei, cu puțină cercetare, veți găsi numele managerului de resurse umane, al unui coordonator de resurse umane sau al managerului cu care veți avea interviul. Dacă nu găsiți informațiile pe internet, un apel telefonic politicos poate clarifica adesea cui să vă adresați scrisoarea.
   • În general, cel mai bine este să evitați o salutare precum „Stimate Domn / Doamnă”. O astfel de salutare nu este deloc personală, așa că cititorul nu va fi impresionat, ceea ce înseamnă că scrisoarea dvs. nu poate fi amintită dacă este citită deloc.
     • De exemplu, imaginați-vă că sunteți cel care angajați oameni și primiți două scrisori - una cu salutarea „Stimate domn / doamnă” și cealaltă cu numele dumneavoastră specific. La ce candidat vă așteptați cine își va face treaba mai bine și, prin urmare, merită angajat?
2. Dacă nu găsești numele exact al persoanei căreia îi scrii, nu te enerva! Uneori aceste informații sunt ascunse intenționat. În aceste cazuri, „Stimate domn / doamnă” este acceptabil.
   • De exemplu, dacă trimiteți o scrisoare de recomandare sau o scrisoare formală cuiva din cadrul unei companii al cărui nume nu îl cunoașteți, este bine să folosiți o salutare generică, cum ar fi „Cui îi poate interesa”.
3. Începeți scrisoarea cu un salut corect. Dacă știți cui scrieți, este pur și simplu „Dragă * numele persoanei *”. Cu câteva excepții, se adresează întotdeauna unei anumite persoane.
   • Dacă scrieți unei persoane importante, cum ar fi un oficial guvernamental, un profesor sau o persoană religioasă, utilizați forma specifică de adresă pentru funcția respectivă.
     • De exemplu, dacă scrieți un rabin autorizat, salutarea dvs. ar trebui să fie „Dragă rabină * Prenume *” sau „Dragă rabină”; dacă scrieți președintelui Statelor Unite, salutarea dvs. este „Dragă domnule președinte”.
     • Majoritatea titlurilor de afaceri nu necesită o formă specială de adresă; „Stimate director executiv, Bill Gates” este un exemplu de formă de adresare destul de slabă și slabă. Avocații și ofițerii juridici sunt excepții importante.
4. Verificați de două ori ortografia numelui destinatarului. Un nume scris greșit este foarte jignitor și mai presus de toate foarte neglijent.
   • Nu numai că aveți grijă cu numele și titlurile cu sunete străine, dar și familiarizați-vă cu cele pe care le puteți scrie cu ușurință greșit dacă sunteți neglijenți. Chiar dacă nu știți diferența dintre, să zicem, John Smythe și John Smith, ambele familii vor lua probabil o astfel de greșeală destul de în serios.
   • Aveți grijă la utilizarea titlurilor de post ca formă de adresă. Folosirea unei funcții greșite poate fi considerată foarte jignitoare. De exemplu, un titlu de post similar, cum ar fi „Assistant Regional Manager” și „Assistant Regional Manager”, poate fi confuz.
5. Începeți cu o linie de deschidere care atrage atenția. Linia de deschidere a unei scrisori atrage atenția și dă tonul pentru restul scrisorii. Comparați scrierea unei scrisori cu pescuitul și gândiți-vă la momeala de pescuit din propoziția de deschidere. Vrei să-l aduci pe cititor să-l prindă apoi folosind acea linie de deschidere.
   • Când scrieți o scrisoare de intenție, doriți ca scrisoarea dvs. să iasă din toate nenumăratele alte scrisori de intentie cu care concurați. De exemplu, prin evidențierea celor mai unice și interesante realizări ale dvs. la începutul scrisorii, vă veți asigura că sunteți sigur că veți fi observat și că, sperăm, veți fi convins cititorul, astfel încât el sau ea să dorească să afle mai multe despre dvs.
   • Evitați să folosiți expresii dificile sau incomode în scrisorile comerciale. O parte din arta scrisului scris este utilizarea cuvintelor potrivite. Amintiți-vă că destinatarul a citit probabil deja o mulțime de scrisori ca a dvs. Incearca sa iesi in evidenta!
   • Evitați fraze precum „Bună ziua. Numele meu este ... "," Scriu această scrisoare pentru că ... ", sau" mă gândeam să scriu ... ". Acestea sunt comune, dar inutile - numele dvs. este deja menționat pe scrisoare, motivul pentru care scrieți trebuie să fie clar și nimeni nu vă citește mintea - ei citesc ceea ce scrieți.
6. Dovediți-vă în primul paragraf. Primul paragraf este o continuare a liniei dvs. de deschidere remarcabile. Uneori este nevoie doar de o propoziție pentru a completa primul paragraf.
   • Încercați să generați interes prin primul paragraf. Primul dvs. paragraf este o versiune de încercare a restului scrisorii dvs. - dacă cititorului nu îi place primul paragraf, este posibil să nu citească restul scrisorii dvs. Începeți cu putere! De exemplu, dacă scrieți o scrisoare de intenție și doriți să vă enumerați realizările la locul de muncă, nu începeți cu realizările dvs. cele mai puțin importante - este posibil ca cititorul să fi încetat să citească înainte de a citi cele mai importante realizări!
   • În scrisorile de afaceri și scrisorile de intenție, fiți foarte clar în primul dvs. paragraf despre ce puteți face pentru destinatarul dvs. și de ce scrieți.
     • Când scrieți o propoziție principală, cum ar fi „Sunt un funcționar cu experiență în magazinul de computere și știu multe despre computere”, cititorul va apărea ca fiind lipsit de sens, ceea ce nu îl interesează pe cititor. O piesă de genul „Cu mulți ani de experiență pot contribui la succesul magazinului dvs. de computere. Îmi pot folosi expertiza pentru a oferi sfaturi personalizate oricărui tip de client "este deja mult mai specific și sună ca ceva de care are nevoie cititorul și care îl face să fie fascinat și citit mai departe.
7. Stabiliți conexiunea dvs. în primul paragraf. Acest lucru este important în special pentru scrisorile comerciale, în care cititorul are timp limitat, astfel încât scrisoarea dvs. nu poate fi citită. Primul dvs. paragraf ar trebui să precizeze cine sunteți și scopul scrisorii dvs. Dacă este cazul, puteți menționa o conversație sau un contact anterior pentru a reîmprospăta memoria cititorului, astfel încât să fie clar cine sunteți din nou. Puteți specifica cine v-a trimis. Evident, trebuie să clarificați cât de grozav sunteți, dar aveți grijă să nu vă lăsați lăudați.
   • De exemplu, o declarație precum „Scriu ca răspuns la conversația noastră din 20 iunie cu privire la tranzacția de peste pod” menționează foarte specific subiectul scrisorii. Declarații de acest fel sunt foarte utile pentru cititori - Acestea includ detalii despre contactul anterior și amintesc cu amabilitate despre ce a fost contactul, făcând scrisoarea dvs. o continuare a unei conversații anterioare, mai degrabă decât o întrerupere bruscă și, eventual, irelevantă.
   • Treci la subiect. Nimeni nu dorește să citească texte prea lungi - și de ce să îngreuneze citirea atunci când scrii o scrisoare cuiva de la care ai nevoie de ceva?
   • Încercați să faceți primul paragraf concis și ușor de citit, precum și interesant. Dacă sună dificil, ei bine ... acum știi de ce scrisul scrisorilor este o artă în sine!

sfaturi

• Omiteți o salutare („Dragă așa și așa”) pentru corespondența de rutină și informală. Exemplele includ scrisori trimise în cadrul unei companii sau e-mailuri personale, memorandumuri și raportări oficiale.
  • O scrisoare este diferită de un memorandum, un anunț sau o scrisoare deschisă, deoarece se adresează unei singure persoane. De exemplu, dacă scrieți o cerere adresată multor persoane diferite pe care doriți să le facă sau un anunț că s-a întâmplat ceva sau urmează să se întâmple, luați în considerare modificarea formatului mesajului.
• Dacă trimiteți o scrisoare importantă, faceți o copie. Indiferent de motivul pentru care doriți să aveți o copie pentru dvs., de îndată ce scrisoarea dvs. a fost trimisă, aceasta va dispărea, deci ar putea fi inteligent să aveți o copie făcută.
• Informalitatea are două laturi - vă poate îmbunătăți sau distruge scrisoarea. Un ton informal poate face ca scrisoarea dvs. să iasă în evidență și să vă ajute să vă exprimați ideea, dar poate fi de asemenea neprofesionistă și frivolă. Depinde doar de destinatarul dvs. Dacă nu sunteți familiarizați cu destinatarul, știți că informalitatea poate fi riscantă.
• Este foarte util dacă puteți exprima lucruri importante în câteva cuvinte, mai ales într-un context de afaceri. Pentru solicitanți, capacitatea de a comunica bine și concis în scrisoarea de intenție este primul dvs. test. Pentru aceste scrisori, luați timp suplimentar pentru a vă asigura că stăpâniți pe deplin elementele de bază, cum ar fi utilizarea unei salutări corecte.