Conţinut

• A calca
• Partea 1 din 3: Pregătirea raportului de performanță
• Partea 2 din 3: Crearea de conținut semnificativ
• Partea 3 din 3: Folosirea unui limbaj eficient
• sfaturi

Trebuie să scrieți un raport de performanță? Multe posturi necesită acest lucru și adesea acestea sunt autoevaluări care vă cer să raportați despre ceea ce ați făcut de-a lungul anului. Este posibil să fi fost instruit să scrieți un raport despre o întâlnire. Cunoștințele despre cum să scrieți corect un astfel de raport pot face o mare diferență dacă sunteți perceput ca fiind de succes sau nu.

A calca

Partea 1 din 3: Pregătirea raportului de performanță

1. Începeți cu un paragraf rezumat. Rezumați prezentarea generală în partea de sus a evaluării. Informați cititorii despre performanța generală.
   • Este posibil să scrieți un raport de performanță pentru o organizație non-profit. Puteți rezuma succese precum organizarea de evenimente de succes pentru părțile interesate, obținerea recunoașterii industriei și extinderea bazei de clienți.
   • Nu trebuie să aglomerați rezumatul cu detalii. Aici rezumați cele mai importante puncte. Oferiți o imagine de ansamblu. Încercați să nu faceți raportul prea lung. Două pagini sunt o regulă bună, cu excepția cazului în care angajatorul are o dorință specifică. Întrebați angajatorul pentru a vedea dacă există un format recomandat.
2. Furnizați detalii pentru a susține fiecare punct al rezumatului. Acum trebuie să justificați principalele puncte din rezumat la început, cu detalii mai târziu în raport.
   • Folosiți un contur text. Organizați diferite zone în propriile paragrafe și utilizați sub-rubrici sub fiecare rubrică. De exemplu, unul dintre paragrafele dvs. poate fi numit „Evenimente organizate”.
   • Sub un astfel de antet, puteți posta (cu puncte sau litere) un scurt rezumat al fiecărui eveniment, scopul său și modul în care a ajutat misiunea grupului. Fii specific aici.
3. Folosiți un format profesional. Nu colectați raportul. Vrei ca raportul să arate bine organizat, într-un font profesional și pe o hârtie frumoasă.
   • Creați un titlu și centrați-l în partea de sus a paginii. Folosiți subtitluri îndrăznețe pentru a organiza informații.
   • Furnizați informațiile de bază în partea de sus a raportului. Prezentați datele acoperite de evaluare și numele și titlul persoanei care a creat-o.
4. Păstrați un jurnal pentru întreaga perioadă în cauză. Devine mult mai ușor dacă țineți evidența progresului pe măsură ce se întâmplă.
   • Păstrați un jurnal sau un dosar în care vă țineți evidența performanței în timpul perioadei de evaluare. Acest lucru vă va face viața mult mai ușoară atunci când vine timpul să scrieți raportul.
   • Nerespectarea acestui lucru poate duce la uitarea realizărilor importante care au avut loc la începutul perioadei.

Partea 2 din 3: Crearea de conținut semnificativ

1. Amintiți-le oamenilor de obiectivele și așteptările dvs. de performanță. Trebuie să le reamintiți oamenilor care au fost obiectivele la începutul perioadei de evaluare. Care au fost obiectivele? Care sunt așteptările sarcinii? Dacă nu știți, solicitați angajatorului dvs.
   • Apoi explicați cum au fost realizate arătând cifrele reale. Ideea este de a compara care au fost activitățile sau rezultatele dvs. cu proiectele inițiale.
   • De exemplu: dacă ați strâns mai mulți bani decât așteptați, acest lucru va veni pozitiv pentru investitori sau superiori. Cu toate acestea, dacă nu furnizați un punct de referință, este mai dificil să evaluați dacă și în ce măsură a fost un succes.
2. Furnizați imagini. Includeți câteva grafice sau diagrame dacă credeți că acestea ajută cititorul să evalueze datele pe care le prezentați.
   • Amintiți-vă, unii cititori vor analiza raportul doar pentru că este probabil să fie ocupat. Prin urmare, mijloacele vizuale vă pot transmite punctul de vedere un pic mai eficient.
   • Cu toate acestea, nu bombardați cititorul cu prea multe grafice. Selectați unul sau două grafice care subliniază principalele puncte.
3. Concentrați-vă pe CAR. Această tehnică vă ajută să vă documentați performanța. Reprezintă Provocare, Acțiune și Rezultate. Acest lucru vă va ajuta să vă organizați performanța.
   • Vizualizați provocarea sarcinii. Apoi descrieți acțiunea pe care ați întreprins-o pentru a rezolva problema, apoi documentați-vă rezultatele. De exemplu, să presupunem că sunteți manager la un restaurant. Ați putea scrie: Provocare - Liniile au devenit prea lungi în jurul orei cinei, crescând reclamațiile clienților cu 10%. Acțiune - O chelneriță desfășurată cu o oră mai devreme pentru a crește numărul de angajați în timpul orelor ocupate. Rezultat - Reclamațiile clienților despre timpii lungi de așteptare au scăzut la două, o scădere cu 80%.
   • Principalul punct este să fie specific aici. Realizările generale precum „Sunt un jucător de echipă” nu au prea mult sens, deoarece oricine poate spune astfel de lucruri. Cheia este legarea rezultatelor la problemele de bază și demonstrarea succesului prin date și specificații.
4. Indicați metodologia dvs. Dacă programul dvs. a implicat o formă de colectare a datelor, este o idee bună să explicați pe scurt metodologia pe care ați folosit-o.
   • Anunțați cititorii motivul metodei de cercetare alese. Explicați beneficiile și rezultatele sondajului. De ce a fost aceasta o metodă credibilă? De exemplu, utilizați scenariul restaurantului pentru a explica de ce este logic să folosiți reclamațiile ca metodologie.
   • Explicați ce înseamnă datele cercetării și ce ați încercat să realizați cu cercetarea.
5. Concentrează-te asupra ta performanţă. Pentru a regla fin realizările pe care vrei să le prezinți, gândește-te la ce ești cel mai mândru în acea perioadă. Poate că a fost efectul tău calmant asupra vizitatorilor preocupați. Poate că îi antrena pe alții. Nu aruncați prea multe detalii în fața cititorilor.
   • O altă metodă pe care o puteți utiliza pentru a face acest lucru este metoda STAR. Această metodă constă în descrierea succintă a unei situații și a unei sarcini, a acțiunii pe care ați făcut-o pentru a o realiza și a rezultatelor pe care le-ați obținut. Ca și în cazul metodei CAR, obiectivul de aici este acela de a lega problemele de rezultate și de a explica modul în care le-ați atins.
   • Concentrați-vă pe lucruri precum dificultatea, unicitatea, prima dată, vizibilitate ridicată, respectarea termenelor limită, inovația și domeniul de aplicare și impactul muncii dvs.
   • Un exemplu în acest sens este acela de a explica faptul că atunci când ați început ca director de sucursală, cifra de afaceri anuală a angajaților era de 35%. Ați implementat un sondaj de satisfacție a angajaților, ați înființat mentoratul angajaților și ați început o întâlnire săptămânală a personalului. Ca urmare, fluctuația personalului a scăzut la 15%. După cum arată acest exemplu, performanța nu trebuie să fie prea textuală, atâta timp cât oferă legături corecte.
6. Explicați-vă valoarea. Nu spuneți doar care sunt rezultatele dvs., ci explicați și de ce aceste performanțe sunt de valoare pentru organizație.
   • De exemplu, să presupunem că ați început să țineți întâlniri cu personalul. Și apoi? Ce valoare a creat asta pentru organizație? Gândește-te cu atenție la asta. Dacă nu există o valoare concretă, poate că va trebui să subliniezi altceva.
   • Dacă ședințele de personal au contribuit la creșterea moralului angajaților, dovadă fiind o scădere a zilelor bolnave (care a economisit banii angajatorului), atunci ți-ai demonstrat valoarea.
7. Corectați raportul înainte de a-l trimite. Învingeți scopul unui raport de finalizare dacă dați ceva dezorganizat care este neprofesionist.
   • Corectați raportul pentru greșeli de gramatică, punctuație și ortografie. Lăsați raportul peste noapte și citiți-l din nou a doua zi dimineață. Nu scrieți raportul în ultimul moment.
   • Imprimați o copie pe hârtie și verificați dacă există erori în timpul corectării. Uneori ochii unei persoane devin atât de atașați de ecranul computerului încât erorile evidente nu mai sunt observate.

Partea 3 din 3: Folosirea unui limbaj eficient

1. Afirmați lucrurile negative într-un mod pozitiv. Dacă există ceva în care nu ați îndeplinit așteptările, este mai bine să nu îl evitați. Nu-l faceți punctul central al raportului, ci concentrați-vă asupra acestuia.
   • Tratați zonele în care nu v-ați descurcat atât de bine cu un limbaj pozitiv. De exemplu, concentrați-vă pe pașii concreti pe care îi luați pentru a aborda problema, mai degrabă decât să vă concentrați pe vina sau scuzele.
   • Nu da vina pe alții într-un raport de performanță. Fii concentrat pe ceea ce ai făcut. Rămâi pozitiv. Concentrați-vă pe lucrurile pe care dvs. sau grupul dvs. le-ați făcut bine. Stabiliți zonele pe care le puteți sublinia.
2. Folosiți cifre și statistici. Dacă poți fi foarte specific, răspunsurile tale vor părea mai credibile. Unde este posibil, justificați ceea ce spuneți cu ceva măsurabil.
   • Superlativele generale precum „excelent” sau „fiabil” nu au prea mult sens. Spunând cuiva că ai avut „un an excelent” este ceva ce poate spune oricine.
   • Amintiți-vă această frază: Nu spuneți, arătați-o. În loc să le spuneți oamenilor că ați avut un an excelent, arătați-le realizările dvs. prin detalii și date. În loc să spuneți că sunteți priceput la relațiile cu clienții, citați rezultatele sondajelor de satisfacție a clienților, scrisorile pe care le-ați primit și o scădere a reclamațiilor clienților.
   • Cifre de utilizare. A spune că ați gestionat un număr mare de angajați nu înseamnă mult dacă nu este clar cât de mare a fost acel număr. Utilizați numere pentru a exprima dimensiunea unui buget și a contura dimensiunea sarcinilor.
3. Spune întotdeauna adevărul. Nu exagera. Nu minti. Dacă ești prins într-o minciună, ai putea avea mari necazuri.
   • Cealaltă problemă cu minciuna, chiar și printr-o omisiune evidentă, este că în cele din urmă veți pierde încrederea și nu veți putea să vă îmbunătățiți.
   • Arată mai degrabă o evaluare sinceră a perioadei de evaluare, atât cu punctele slabe, cât și cu punctele pozitive. Abordează punctele slabe. Găsiți doar o modalitate pozitivă de a face acest lucru.
4. Oferă-le altora recunoașterea pe care o merită. Multe cursuri de scriere de afaceri și tehnice recomandă să nu folosiți pronumele „eu”. În unele cazuri, puteți face acest lucru într-un raport de performanță.
   • De exemplu, puteți spune: „Am angajat 100 de persoane”. Cu toate acestea, nu uitați de ceilalți oameni care au contribuit la succese. Consultați echipa (dacă este cazul).
   • Primești puncte suplimentare dacă nu pari arogant. Variați structura propoziției astfel încât fiecare propoziție să nu înceapă cu cuvântul „eu”.

sfaturi

• Nu luați niciodată o notă furioasă într-un raport de performanță. Aproape întotdeauna merită să rămâi pozitiv.
• Folosiți un limbaj profesional, formal.