Conţinut

• A calca
• Metoda 1 din 3: Folosirea unei liste
• Metoda 2 din 3: Folosirea unui program
• Metoda 3 din 3: Eliminarea distragerilor

Poate că sunteți un student cu un program complet de încărcare a studiului și încercați să vă gestionați mai bine timpul sau sunteți un angajator care dorește să se asigure că angajații săi nu mai pierd timpul. Indiferent de rolul dvs., probabil că veți dori să vă concentrați asupra modului de a crea o rutină zilnică care vă va asigura că nu pierdeți timpul și veți profita la maximum de ziua pe care o puteți. Strategiile organizatorice, cum ar fi listele și programele, pot fi utile, precum și luarea de măsuri pentru a elimina orice distragere a atenției care vă consumă timpul prețios.

A calca

Metoda 1 din 3: Folosirea unei liste

1. Creați o listă a sarcinilor dvs. pentru ziua respectivă. Începeți cu o bucată de hârtie și un pix. Gândiți-vă la sarcinile pe care doriți să le programați pentru ziua respectivă sau la obligațiile pe care le aveți și scrieți-le pe toate. Aceasta ar putea fi o listă precum „alimente, rufe, curățenie, teme” sau „rapoarte de stare a clienților, e-mailuri, întâlniri, acte”.
   • Adăugați cât mai multe sarcini pe care le puteți gândi la listă, de la cele mai mici la cele mai mari. Încercați să vă gândiți la fiecare obligație sau sarcină pentru zi pentru a vă asigura că intră pe lista dvs. de priorități.
2. Organizați sarcinile de la cea mai mare la cea mai mică prioritate. O modalitate de a lucra mai inteligent este să vă concentrați mai întâi pe cea mai mare prioritate și apoi să vă îndreptați lista prin punctele cu cea mai mică prioritate. Aceasta se numește regula 80/20, prin care activitățile care vă vor oferi cel mai mare beneficiu ar trebui să vă ocupe 80% din timp. Activitățile care vă produc cel mai puțin ar trebui să vă ocupe aproximativ 20% din timp.
   • Parcurgeți lista și acordați fiecărei sarcini un număr, de la cea mai mare la cea mai mică prioritate. Apoi, ar trebui să le așezați în ordine, astfel încât să fie ordonate de la cel mai mare la cel mai mic, având prioritate și ceea ce vă aduce fiecare sarcină.
3. Creați grupuri de sarcini conexe. După ce aveți o listă numerotată și ordonată de priorități, creați grupuri mai mici de sarcini care alcătuiesc un anumit proces. De exemplu, creați un grup de sarcini, cum ar fi răspunsul la e-mailuri și apelarea clienților care alcătuiesc un proces de o oră și numiți-l „contact cu clienții”. Apoi puteți finaliza cu ușurință și ușor orice sarcină în acea perioadă de timp alocată.
   • Încercați să faceți acest lucru pentru toate sarcinile dvs., astfel încât să nu trebuie să comutați între diferite procese sau să vă pierdeți timpul aflându-vă ce sarcină să finalizați în continuare. Gruparea sarcinilor conexe vă va ajuta să vă îmbunătățiți gestionarea timpului și să vă reduceți stresul pe măsură ce treceți prin lista de priorități.
4. Acordați-vă mai puțin timp pentru fiecare sarcină. Conform legii Parkinson, dacă aveți mai puțin timp pentru a finaliza o sarcină, veți reduce timpul necesar pentru îndeplinirea acestei sarcini. Mai degrabă decât alocarea generală a timpului, limitați timpul pe care îl eliberați pentru fiecare sarcină, astfel încât să fiți forțați să efectuați acea sarcină mai repede. Puteți începe să faceți acest lucru cu atenție, luând treptat mai puțin timp pentru fiecare sarcină, până când ajungeți la punctul ideal în care nu simțiți că trebuie să vă grăbiți, dar, de asemenea, să nu aveți timp să zăboviți sau să pierdeți.
   • De-a lungul timpului, veți fi dezvoltat un bun simț al gestionării timpului, mai ales dacă sunteți forțați să nu petreceți mai mult decât o cantitate limitată de timp pentru fiecare sarcină. Acest lucru este util dacă aveți tendința de a respecta aceeași rutină sau dacă aveți de-a face cu o listă similară de sarcini în fiecare zi.
5. Recompensați-vă când lista este completă. După ce ați bifat toate sarcinile de pe listă, de obicei la sfârșitul zilei de lucru, ar trebui să vă acordați o mică recompensă. Aceasta ar putea fi o cină frumoasă, un pahar de vin sau timp pentru distracție și relaxare. Recompensarea dvs. vă va asigura că aveți motivația de a vă îndeplini toate sarcinile în fiecare zi.
   • De asemenea, puteți stabili care va fi recompensa dvs. înainte de a începe ziua, astfel încât să puteți folosi recompensa ca motivație pentru îndeplinirea sarcinilor. De exemplu, spuneți că trebuie să studiați pentru un test și aveți planuri să ieșiți la cină cu prietenii. Apoi, utilizați aceste planuri pentru acea cină ca motiv pentru a continua să studiați și să finalizați această sarcină astăzi, astfel încât să nu pierdeți cina.

Metoda 2 din 3: Folosirea unui program

1. Faceți un program pentru fiecare oră a zilei. Scrieți acest lucru pe o bucată de hârtie sau utilizați un calendar de pe computer pentru a crea cutii pentru fiecare oră a zilei de lucru sau orele din zi în care sunteți treaz. Aceasta poate fi de la nouă la cinci sau de la zece la șapte. Deși nu trebuie să completați fiecare perioadă de timp cu precizie până la minut, poate fi util să vă asigurați că fiecare oră a zilei dvs. este inclusă în programul dvs.
   • Începeți prin a umple fiecare oră a zilei cu sarcina necesară pentru acea zi. Puteți începe cu cele mai importante sarcini și apoi puteți continua să lucrați până când ajungeți la cele mai puțin importante sarcini. Dacă vă considerați o persoană dimineață, puteți decide să programați sarcinile mai dificile mai devreme în zi, dar dacă știți că, de obicei, începeți numai după prânz, puteți decide să faceți sarcinile mai complicate puțin mai târziu în zi zi. Încercați să vă adaptați programul la propriile nevoi și obiceiuri de lucru, deoarece în acest fel, dacă începeți să-l utilizați, șansele de succes ale programului vor fi mai mari.
   • Puteți crea un șablon pentru programul dvs. pe o tablă albă sau un calendar (pe dispozitivul dvs. mobil), astfel încât să îl puteți actualiza în fiecare zi, în funcție de programul pentru ziua respectivă.
2. Oferiți-vă o pauză de 10 minute la fiecare una sau două ore. Poate fi dificil să vă concentrați asupra unei sarcini sau unui grup de sarcini mai mult de 1-2 ore. Asigurați-vă că faceți o pauză de 10 minute la fiecare oră sau la fiecare două ore, astfel încât să nu vă simțiți suprasolicitați sau suprasolicitați. În timpul acestei mini-pauze, ar trebui să vă ridicați și să vă plimbați prin birou sau să discutați cu un coleg din cafenea. Puteți lua o ceașcă de cafea sau puteți face o scurtă plimbare afară. Încercați să faceți pauzele nu mai mult de 10 minute sau mai puțin, astfel încât programul dvs. să nu fie supărat.
   • De asemenea, puteți respira 10 adâncuri în fiecare oră pentru a vă liniști mintea și a lua o pauză. Acest lucru vă poate ajuta să obțineți o perspectivă diferită asupra sarcinii pe care o faceți sau pe care o veți face și vă poate menține concentrat asupra dvs. pentru o vreme, în ciuda zilei de lucru ocupate.
3. Încercați să finalizați corect fiecare sarcină pentru prima dată. Este mai bine să vă luați timp și să efectuați corect fiecare sarcină imediat decât să vă grăbiți în calendar și să săriți o privire la fiecare sarcină. Parcurgerea rapidă a e-mailurilor dvs. poate duce la schimburi persistente de e-mailuri, mai ales dacă trimiteți e-mailuri criptice sau confuze clienților. Puneți frâna și faceți-vă timp pentru a scrie e-mailuri clare sau pentru a vă citi notele de la școală. Realizarea corectă a unei sarcini pentru prima dată vă poate economisi mult timp pierdut pe termen lung.
4. Cereți unui prieten sau coleg să vă țină concentrat din când în când. Uneori avem nevoie de sprijinul altora pentru a ne concentra asupra sarcinilor care trebuie îndeplinite. Rugați un prieten apropiat, părinte, frate sau coleg de serviciu să vă verifice programul din când în când.
   • Vă pot aduce apoi o ceașcă de cafea sau pot spune ceva drăguț, astfel încât să puteți lua un moment să zâmbiți sau să râdeți și apoi să vă întoarceți la sarcinile zilnice. Deși puteți fi ocupat, doar socializarea cu un prieten vă poate îmbunătăți starea de spirit și vă poate conduce la o mai bună gestionare a timpului.

Metoda 3 din 3: Eliminarea distragerilor

1. Evitați să vă verificați în mod aleatoriu e-mailurile. Verificarea aleatorie a e-mailului dvs. poate crea un model „start-stop-start” în ziua dvs. de lucru și poate duce la pierderea timpului. Evitați să vă deschideți în mod constant programul de e-mail pe tot parcursul zilei, mai ales dacă ar trebui să vă concentrați asupra unei sarcini complet diferite. Programați de 3 ori pe parcursul zilei pentru a vă verifica e-mailul: dimineața devreme, după prânz și după-amiaza. Acest lucru vă asigură că nu sunteți distras de un flux continuu de e-mailuri pe tot parcursul zilei și că ați rezervat timp pentru a vă ocupa de e-mailuri.
   • Același principiu poate fi aplicat și altor forme de comunicare, cum ar fi mesageria vocală, mesajele text sau apelurile telefonice. Nu încercați să fiți accesibil tot timpul, dacă nu vă așteptați la un mesaj important sau la un apel telefonic. Acest lucru limitează orice întrerupere a fluxului de lucru și vă ajută să vă respectați programul.
2. Opriți telefonul și conexiunea la internet. Dacă este posibil, alegeți cel puțin o oră din ziua dvs. de lucru pentru ca telefonul și conexiunea la internet să fie oprite. În acest fel vă puteți concentra pe munca dvs. acolo unde este necesar, fără a vă distrage atenția de la telefon sau de la internet.
   • Salvarea acestei distrații vă poate ajuta, de asemenea, să scrieți o teză sau un raport cuprinzător. Dezactivând telefonul, vă asigurați că nu aveți o scuză pentru a vă verifica telefonul la fiecare cinci minute sau pentru a fi aspirat să derulați prin social media.
3. Spune-i celorlalți din jurul tău că nu vrei să fii deranjat. Încercați să nu-i încurajați pe ceilalți să vă distragă atenția sau să fie o distragere a atenției celorlalți, informând pe toți cei din jur că lucrați.Acest lucru ar putea însemna închiderea ușii sau afișarea unui indicator care să spună că nu vrei să fii deranjat. De asemenea, poți trimite un e-mail în jurul biroului pentru a reaminti tuturor că anumite ore sunt ore de birou liniștite.
4. Încearcă să nu te distragi de la rutină. Odată ce ați făcut o listă a sarcinilor (sau a programului de lucru), inclusiv măsuri de siguranță pentru a nu vă distrage atenția, folosiți voința și concentrarea pentru a vă menține la rutină. Majoritatea oamenilor știu diferența dintre timpul bine folosit și timpul pierdut, așa că fii atent să nu cazi într-o capcană care pierde timpul. Folosiți-vă programul ca suport și, la sfârșitul zilei, vă veți bucura de senzația de realizare și de timpul petrecut bine.