Autor:
Monica Porter
Data Creației:
21 Martie 2021
Data Actualizării:
1 Iulie 2024
Conţinut
Dacă doriți ca cineva să sponsorizeze evenimentul sau munca pe care o faceți, ar trebui să scrieți o scrisoare de sponsorizare deschisă. Scrisoarea dvs. nu numai că trebuie să vă convingă sponsorul că ceea ce faceți merită donația, ci trebuie să precizați în mod clar beneficiile pe care le va primi donatorul. O scrisoare de sponsorizare rezonabilă este factorul cheie pentru a decide dacă puteți aplica pentru finanțare sau să fiți complet ignorat.
Pași
Partea 1 din 3: Pregătirea pentru o subvenție
Definiți-vă clar obiectivele. Mai exact, ce sperați să obțineți cu scrisoarea dvs. de sponsorizare? Ce vrei să arăți? Ce activitate aveți nevoie pentru a finanța și de ce este importantă? Înainte de a scrie o scrisoare de sponsorizare, trebuie să cunoașteți răspunsurile la întrebările de mai sus.
- Deschiderile de sponsorizare ar trebui să fie clare și concentrate. O scrisoare deschisă neclară sau nu sunteți sigur de ce aveți nevoie sau de ce nu va da rezultate bune.
- Înțelegeți de ce trebuie să vă atingeți obiectivul. O scrisoare de sponsorizare are șanse mai mari de succes dacă are un anumit sens. Convinge-ți sponsorul de ce merită să-ți aduci banii sau timpul. De exemplu, le-ai putea spune o poveste despre modul în care evenimentul ar putea ajuta o persoană sau o comunitate.
Faceți o listă a sponsorilor. Care dintre ei va putea să vă susțină evenimentul? Poate că un proprietar de afacere vă va ajuta dintr-un motiv personal. Sau poate va exista o organizație non-profit care să susțină activități similare. Cine a sponsorizat astfel de evenimente? Trebuie să înveți foarte atent.- Nu uitați să includeți persoane sau companii care au o relație personală cu dvs. sau colegii dvs. Nu subestimați niciodată relațiile personale.
- Nu trece cu vederea întreprinderile mici. Șansele sunt că vor fi fericiți să ajute și ei. Nu uitați să subliniați unde veți găzdui evenimentul. Întreprinderile locale doresc adesea să mențină relații cu oamenii de acolo, deoarece acest lucru le oferă multe beneficii.
- Dacă lucrați în echipă, împărțiți în mod egal lista sponsorilor pentru ca fiecare membru al echipei să fie responsabil pentru contactarea acestora.
Fii sigur de ceea ce vrei. Există multe modalități diferite de a sponsoriza. Înainte de a scrie o scrisoare, trebuie să fii sigur ce vrei.- Asistența în numerar sau donația sunt posibile. Asistența prin donație înseamnă că afacerea va oferi produse, consumabile sau uneori va oferi servicii care pot fi utilizate la eveniment în loc de bani.
- Poate că sunteți dispus să acceptați ajutor cu resursele umane în loc de produse. Oricare ar fi scopul, trebuie să fiți clar despre ce doriți.
Asigurați-vă de ceea ce recomandați. De obicei, scrisorile de sponsorizare vor permite beneficiarilor să aleagă între diferite niveluri de finanțare. Acest lucru permite întreprinderilor mici care nu au un buget atât de mare cât pot participa întreprinderile mari.- Decideți nivelurile de finanțare.Ar trebui să evidențiați în mod clar diferitele beneficii care pot fi obținute cu fiecare nivel de finanțare. Cei care dau mai mult ar trebui să primească mai mult în schimb.
- Anunțuri banner, anunțuri publice despre informații despre companii sau sponsori, sigle ale companiei care apar pe site-ul dvs. web sau în programe de publicitate sunt doar câteva exemple de beneficii pe care le puteți oferi.
Definiți numele persoanei care va primi scrisoarea. Nu includeți destinatarii în general, cum ar fi „Pentru cei interesați”. Pare cam superficial.
- De obicei, persoana pe care trebuie să o trimiteți va fi managerul resurselor umane sau directorul operațional. Ar trebui să apelați direct compania sau să aflați pe site pentru a afla cine este responsabil de sponsorizare. Nu ghici! Scrisoarea de sponsorizare trebuie adresată persoanelor potrivite pentru a avea succes. Asigurați-vă că scrieți numele exact, precum și poziția persoanei de trimis.
- De asemenea, ar trebui să aflați dacă compania sau organizația are o politică filantropică, astfel încât să nu trebuie să vă pierdeți timpul și să vă puteți lega cererea de politica sa.
Partea 2 din 3: Înțelegerea structurii
Să studiem câteva dintre deschiderile de sponsorizare. Puteți găsi cu ușurință multe forme de scrisori de sponsorizare online. Unele dintre ele necesită taxe, dar majoritatea sunt gratuite. Ar trebui să citiți litere care au formatul și conținutul potrivit.
- Cu toate acestea, nu copiați un eșantion de scrisoare. Trebuie să vă modificați scrisoarea pentru a o face mai puțin rigidă și mai personală.
- De exemplu, dacă știți că CEO-ul companiei are o legătură personală cu obiectivele dvs. Puteți să vă personalizați scrisoarea către acea persoană. Fiți conștienți de compania sau persoana pentru care solicitați și adaptați scrisoarea pentru a se potrivi fiecărei persoane.
Alegeți formularea potrivită. Acest lucru va depinde de cine este destinatarul. Cu toate acestea, ar trebui să fii întotdeauna profesionist și să nu folosești expresii prea colocviale.
- Vă rugăm să scrieți în scris cu sigla și numele organizației pregătite. Acest lucru va face ca solicitarea dvs. să pară mai profesională. Dacă solicitați autofinanțare, puteți crea în continuare propriul șablon de scrisoare profesională cu numele dvs. imprimat deasupra.
- Dacă scrieți unei alte companii sau organizații, scrieți cât mai formal posibil. Dacă scrieți unui membru al familiei sau unui prieten, puteți utiliza o abordare mai informală, dar totuși nu fiți prea colocviali, deoarece arată că nu respectați destinatarul. Prin urmare, scrierea unui e-mail cu stil informal de multe ori nu produce rezultatele scontate în ambele cazuri.
Vă rugăm să utilizați Șabloane standard de scrisori de afaceri. O scrisoare tipică de revendicare folosește adesea același șablon ca și scrisorile comerciale. Folosiți șablonul potrivit dacă nu doriți ca scrisoarea dvs. să arate neprofesionistă.
- Începeți scrisoarea cu data urmată de numele și adresa sponsorului.
- Apoi distanțați o linie și începeți salutarea cu: Dragă (numele destinatarului) însoțită de o virgulă.
- Ține-l scurt. În mod ideal, scrisoarea de sponsorizare ar trebui să aibă aproximativ o pagină. Oamenii de multe ori nu au suficient timp pentru a citi mai multe. Majoritatea donatorilor vor cheltui doar „un minut” pentru scrisoarea dvs. Deci nu trebuie doar să scrieți pe scurt, ci și conținut clar și clar.
- Vă rugăm să trimiteți e-mailuri prin poștă. Folosirea e-mailului pentru a aplica pentru sponsorizare îi face adesea să simtă că nu îi acordați prea multă atenție.
Încheiați scrisoarea cu o mulțumire. La sfârșitul mesajului, ar trebui să mulțumești destinatarului pentru interesul lor. Asigurați-vă că ați aliniat o linie și lăsați suficient spațiu pentru a putea semna.
- Încheiați scrisoarea cu o aprobare profesională, de exemplu: Cu stimă, urmată de numele, titlul și semnătura dvs. de mână.
- Vă rugăm să atașați documentele necesare. Probabil că veți dori să includeți broșurile preimprimate în scrisoarea de sponsorizare pentru a vă oferi detalii despre evenimentul sau compania dvs. Acest lucru va crește nivelul de încredere și va face afacerea să se simtă mai confortabil susținându-vă.
- La fel, dacă organizația dvs. ajunge la ziar, o puteți atașa pentru a vă sprijini munca.
Partea 3 din 3: Conținut complet
Introducerea trebuie să fie bine pregătită. La începutul scrisorii, ar trebui să vă prezentați în mod specific, compania dvs. sau evenimentul dvs. Nu sună. Destinatarul trebuie să cunoască problema corectă de la început.
- Nu presupuneți că știu cine sunteți sau ce face organizația dvs. Vă rugăm să explicați totul clar. Începeți cu informații despre companie (dacă este o scrisoare deschisă de interes) sau informații personale (dacă este o scrisoare de sponsorizare pentru dvs.). De exemplu, organizația ABC este o organizație non-profit cu scopul ... etc.
- Subliniind câteva realizări a ajuns să demonstreze că sponsorizarea muncii tale nu va aduce niciun risc. Fii clar și specific cu privire la modul în care vei folosi banii.
- În al doilea sau primul paragraf, trebuie să vă expuneți direct cererea și să explicați de ce aveți nevoie de aceasta.
Descrieți beneficiile. Pentru a vă sponsoriza, o companie sau o persoană trebuie să vadă beneficiile pe care le vor obține din aceasta. Deci, în partea de mijloc a scrisorii, evidențiați beneficiile pentru binefăcătorii.
- De exemplu, dacă sponsorul va atrage atenția publicului prin incidentul respectiv, explicați în detaliu și detalii: Evenimentul va fi filmat la televizor? Câți oameni vor participa? Există invitați VIPS? Dacă alte companii de renume sau concurenții lor vă sponsorizează evenimentul, menționați acest lucru.
- Vă rugăm să lăsați sponsorul să fie selectat. Vor fi mulțumiți dacă există diferite opțiuni pentru a se potrivi nevoilor și bugetului lor.
Convinge-i cu dovezile reale. De exemplu, unele numere specifice de vizitatori sau statistici despre numărul de persoane la care pot ajunge.
- Și nu uitați de factorii care le pot stârni empatia - de exemplu, oferind o poveste despre o persoană care primește ajutor dacă poate fi scurtă (într-o propoziție sau două), aceasta va foarte emotionant.
- Explicați cum vă puteți face cunoscut donatorul prin sponsorizarea lor. Poate că vor avea un spațiu gratuit pentru standul dvs. pentru evenimente care merită suma sponsorizării.
- Furnizați informațiile necesare în acordul de sponsorizare pe care trebuie să le decidă. Nu uitați să includeți informațiile dvs. de contact. Puteți include, de asemenea, adresa dvs. personală și plicurile pre-ștampilate, astfel încât acestea să poată răspunde mai convenabil. Nu uitați să includeți data la care trebuie să primiți un răspuns.
- Întrebați sponsorul în ce mod ar dori să fie promovați. De exemplu, cum vor apărea numele sau afacerile lor sau vor să fie cunoscuți? Dați câteva sugestii, dar nu admiteți absolut acest lucru. Te rog intreaba!
Oferă informații de bază despre evenimentul dvs. Ar trebui să le furnizați informații specifice care vor aduce beneficii organizației sau individului dvs.
- De exemplu, dacă scrieți o scrisoare de donație către organizația de caritate, explicați faptele de bază despre organizația de caritate, cum ar fi când a fost fondată, cine este liderul, ea răspunde la și premiile și recompensele primite de fond.
- Dovediți-l, nu doar cuvinte. Nu le spuneți doar că organizația sau evenimentul dvs. este bun și merită luat în considerare. Convingeți-i prin dovezi concrete care demonstrează cât de bine este organizația sau evenimentul dvs. și de ce. De obicei, dovezile concrete sunt mai convingătoare.
Vă rog să veniți la locul respectiv. Trimiterea unei singure scrisori nu este cel mai bun mod de a dezvolta o relație. Deși o scrisoare deschisă pentru a cere sponsorizare nu este nici o idee proastă, a merge în persoană este totuși un mod mai inteligent de a te comporta.
- Puteți apela sau merge în persoană dacă nu primiți niciun răspuns în termen de 10 zile. Rețineți, totuși, că directorii executivi ai companiilor sunt extrem de ocupați și acest lucru poate fi frustrant.Deci, ar trebui să faceți o programare sau să sunați în avans.
- Asigurați-vă că vă comunicați așteptările pentru proiectul dvs. Evitați să menționați lucruri negative. Nu-i face să creadă că cerșești sau încerci să-i atragi într-o aventură riscantă.
- Dacă răspunsul este „poate”, nu vă fie teamă să încercați din nou. Pur și simplu nu veniți să-i deranjați imediat sau prea mult, îi va face să se simtă incomod.
- Niciodată prea încrezător. Nu presupuneți că vă vor programa programarea sau vă vor sponsoriza. Le mulțumesc pentru considerație.
- Nu uitați să le mulțumiți dacă sunteți sponsorizat.
Corectare. Este posibil să vă pierdeți șansele de a obține finanțare dacă nu revizuiți cu atenție scrisoarea deschisă. Literele pline de erori de ortografie sau gramaticale par neprofesionale. În plus, de ce ar vrea cineva ca numele lor să fie asociat cu o astfel de lipsă de profesionalism?
- Verificați punctuația. O mulțime de oameni nu știu cum să folosească corect virgulele sau apostrofele. Aceste lucruri mici joacă, de asemenea, un rol foarte important.
- Testați o copie a scrisorii dvs. și citiți-o mereu peste câteva ore. Uneori ochii tăi sunt atât de familiarizați cu conținutul online, încât este ușor să ignori greșelile de bază atunci când citești pe computer.
- Asigurați-vă că îl trimiteți într-un plic dedicat pentru afaceri.
- Iată un exemplu: publicitate
Abordare: _________ _________________ _________________
Stimate domn și doamnă: _______,
Am fost recent invitat să particip la runda preliminară a concursului Miss State of America. Și la runda de examinare preliminară, voi avea ocazia să fiu selectat ca reprezentant al statului pentru a participa la Miss America State.
Aș fi foarte recunoscător dacă m-ați putea ajuta să mă sponsorizați în competiția Miss Colorado. Concursul va avea aproximativ 20-50 de concurenți. Acest eveniment va fi televizat pe un canal local cu aproximativ 200.000 - 300.000 de spectatori și numele tuturor sponsorilor mei vor apărea în timpul spectacolului, precum și pe site-ul oficial al competiției.
Există diferite niveluri de finanțare. Puteți alege una dintre opțiunile de mai jos pentru a mă ajuta.
$ ____ - Numele, informațiile și sigla dvs.
$ ____ - Numele și informațiile dvs.
$ ____ - Numele și sigla dvs.
$ ____ - Numele tău
Dacă sunteți interesat de această sponsorizare, vă rog să-mi răspundeți la ___________________.
Mulțumesc sincer.
Toate cele bune,
(Semn)
Numele complet
Sfat
- Nu da ordine. Întreabă politicos.
- Căutați unul persoana de contact principală în loc de secretar sau terț.
- Cu excepția cazului în care scrisul dvs. de mână este foarte frumos, tastați. Acest lucru va arăta mai profesionist.
- Imprimați scrisoarea pe hârtie de înaltă calitate
- Întreprinderile primesc adesea o mulțime de oferte de sponsorizare pentru diferite evenimente, așa că asigurați-vă că le oferiți motivul pentru care acea companie este sponsorul cel mai potrivit pentru eveniment. procesul tău.
- Vă rugăm să includeți un formular de sponsorizare pentru completarea companiei.
