Conţinut

• Pași
• Partea 1 din 3: Alegerea stilului și limbii memorandumului
• Partea 2 din 3: Pregătirea pentru a scrie o notă
• Partea 3 din 3: Scrierea unei note

O notă este un mod acceptat la nivel mondial de comunicare a informațiilor în cadrul unei companii. Notele de service pot fi utilizate și în corespondența dintre două companii. Nota trebuie să fie profesională și să transmită informații în mod clar. Nu vă faceți griji dacă nu ați scris niciodată note - acest articol vă va învăța cum.

Pași

Partea 1 din 3: Alegerea stilului și limbii memorandumului

1. 1 Nu folosiți un limbaj informal. Limbajul notei trebuie să fie simplu, dar formal.
   • Nu scrieți o notă de genul „Bună ziua! In sfarsit este vineri! Vreau să vă povestesc despre o chestiune importantă. "
   • În schimb, scrieți acest lucru: „Această notă vă va ține la curent cu evoluția Proiectului 319.”
2. 2 În nota dvs., respectați un ton neutru - nu fiți prea emoționanți și subiectivi. Faceți tot posibilul să vă bazați pe fapte și dovezi atunci când faceți o cerere.
   • De exemplu, nu ar trebui să scrieți așa: „Cred că vom fi cu toții mult mai fericiți dacă venim la muncă vinerea în orice vrem”.
   • În schimb, cercetează dacă toți angajații vor să se îmbrace în haine casual vineri și cum afectează acest lucru etica corporativă.
3. 3 Folosiți fraze de semnalizare. Când urmează să furnizați dovezi sau să citați o sursă, asigurați-vă că utilizați expresii adecvate.
   • De exemplu: „Conform datelor noastre, ...” sau „Studiile efectuate arată că ...”.
4. 4 Alegeți un font și o dimensiune adecvată. Memo-ul ar trebui să fie ușor de citit, deci evitați să folosiți tipărire prea mică; 11 sau 12 este dimensiunea standard a fontului.
   • De asemenea, ar trebui să alegeți un stil de font simplu, cum ar fi Times New Roman. Nu scrieți nota dvs. într-un font amuzant sau fantezist, cum ar fi Comic Sans (vor râde de dvs. dacă faceți asta!).
5. 5 Folosiți câmpuri standard. Marjele de 2,5 cm sunt standardul pentru note, deși unii editori de text pot include șabloane de note cu margini mari (de exemplu, 3 cm).
6. 6 Notele de serviciu sunt scrise cu spațiere între linii. Lăsați o linie goală între paragrafe și secțiuni.
   • Nu indentați paragrafele.

Partea 2 din 3: Pregătirea pentru a scrie o notă

1. 1 Dacă trebuie să informați mai multe persoane despre ceva important (la locul de muncă), atunci trimiteți-le o notă. Puteți chiar să o trimiteți unei singure persoane dacă trebuie documentat faptul că ați transmis informații.
   • Cu toate acestea, în unele cazuri este mai bine să vorbiți doar cu persoanele dorite.
   • În plus, unele informații nu pot fi transmise în scris.
2. 2 În funcție de informațiile transmise, conținutul și formatul notei pot varia. Majoritatea notelor conțin următoarele informații:
   • O nouă idee sau soluție la o problemă.De exemplu, dacă știi cum să rezolvi o problemă cu planificarea costurilor orelor suplimentare, scrie despre aceasta într-o notă și trimite-o șefului tău.
   • Comenzi. De exemplu, trimiterea unei note este o modalitate eficientă de a distribui responsabilitățile la o conferință viitoare care este găzduită de departamentul dvs.
   • Raport. De asemenea, puteți trimite o notă pentru a informa colegii despre un eveniment recent sau pentru a-i informa cu privire la noi informații despre proiect sau pentru a trimite un raport cu privire la rezultatele unui studiu.
3. 3 Poate că lucrați la multe proiecte și doriți să le împărtășiți într-o notă. Nu ar trebui să facă asta. Notele de serviciu conțin informații despre o problemă specifică (subiect, proiect etc.).
   • Nota trebuie să fie scurtă, informativă și ușor de citit. Astfel, concentrându-vă pe un singur subiect, vă asigurați că informațiile sunt citite și luate în considerare.
4. 4 Conținutul și stilul notei dvs. depind de publicul țintă, deci gândiți-vă cine vă va citi nota.
   • De exemplu, stilul notei pentru colegii dvs. de lucru despre planificarea unei date importante și stilul notei pentru șeful dvs. cu raportul de progres vor fi foarte diferite.

Partea 3 din 3: Scrierea unei note

1. 1 Intitulează nota. Este o practică obișnuită în corespondența de afaceri cu documentele de titlu.
   • De exemplu, în partea de sus a paginii, scrieți „Memo” sau „Memo”.
   • Puteți plasa titlul în centru sau îl puteți apăsa în stânga paginii. Cel mai bine este să vă uitați la notele pe care le-ați primit anterior și să le copiați formatul.
2. 2 Scrieți un titlu pentru nota dvs. Ar trebui să includă următoarele informații:
   • CĂTRE: Scrieți numele și titlurile persoanelor cărora le trimiteți nota.
   • VT: scrieți-vă numele și titlul.
   • DATA: Scrieți data exactă, inclusiv anul.
   • TEMA: Oferiți o descriere scurtă, dar exactă, despre ce va fi nota.
   • Vă rugăm să rețineți că în loc de „Subiect” puteți scrie „Ref.”
3. 3 În lista destinatarilor notei, asigurați-vă că includeți toate persoanele cărora urmează să le trimiteți. Limitați destinatarii notei la persoanele care sunt afectate de informațiile din ea.
   • Nu trimiteți o notă tuturor celor din departamentul sau compania dvs. dacă problema din aceasta privește doar câteva persoane.
   • Dacă trimiteți note tuturor angajaților companiei dintr-o dată, atunci vor fi bombardați cu note și fie nu le vor citi cu atenție, fie nu vor citi deloc.
4. 4 În lista destinatarilor notei, includeți numele și titlurile complete. Chiar dacă sunteți pe picior scurt cu șeful dvs., este mai bine să respectați un ton formal în corespondența de afaceri. De exemplu, îl poți numi „Vladimir” când mergi la biroul său, dar în memo-ul tău, denumi-l „Domnul Dmitriev” sau „Vladimir Nikolaevici”.
   • Rețineți acest lucru atunci când listați destinatarii notei - includeți numele complet și titlul.
5. 5 Dacă trimiteți o notă cuiva de la o altă companie, este foarte important să determinați forma corectă de contactare a acestora. Faceți-vă timp pentru a găsi informații despre această persoană; cel mai probabil, acest lucru se poate face pe site-ul companiei sale.
   • De exemplu, dacă persoana are un doctorat, asigurați-vă că îl includeți.
   • De asemenea, asigurați-vă că găsiți poziția pe care o deține această persoană și o includeți în nota dvs.
6. 6 Gândește-te la subiectul notei tale. Ar trebui să fie concis și direct.
   • De exemplu, „Clienții noi” este un subiect destul de vag și, dacă cineva dorește să găsească nota dvs. în câteva zile sau săptămâni, atunci el sau ea va avea greu să o facă.
   • Cel mai bun subiect este: „Raport de extindere a clienților”.
7. 7 De regulă, salutările nu sunt scrise în notele de serviciu. Dar, dacă doriți, puteți începe textul notei cu „Stimate domn Dmitriev” sau „Stimați colegi”.
   • Nota trebuie să fie scurtă și informativă, astfel încât salutul să poată fi omis.
8. 8 Scrieți secțiunea introductivă a notei. În acesta, indicați în mod clar scopul scrierii și trimiterii notei.
   • De exemplu, „scriu către ...”. Partea introductivă a notei ar trebui să conțină o scurtă prezentare generală a informațiilor prezentate în aceasta.
9. 9 Secțiunea introductivă ar trebui să fie scurtă. Nu este necesar să furnizați detalii și alte detalii în acesta.
   • Realizați secțiunea introductivă a mai multor propoziții scurte (paragraf scurt).
10. 10 Decideți stilul de prezentare a informațiilor principale. Ar trebui inclus în 2-4 paragrafe. Stilul de prezentare va depinde de informațiile în sine.
    • De exemplu, puteți prezenta informații în ordinea importanței sau în funcție de procesele în care este defalcat proiectul dvs.
11. 11 Nota de service trebuie împărțită în secțiuni (paragrafe), astfel încât cititorii săi să poată asimila cu ușurință informațiile; în plus, secțiunile îi vor ajuta să identifice puncte importante din notă.
12. 12 Denumiți fiecare secțiune; titlul paragrafului ar trebui să indice clar informațiile pe care le conține.
    • De exemplu, puteți împărți următoarea notă de mutare a biroului în următoarele secțiuni: Locația biroului nou, Instrucțiuni pentru echiparea și documentele de ambalare și Programul de mutare.
13. 13 Prima teză a fiecărei secțiuni ar trebui să le spună cititorilor despre ce este acest paragraf.
    • Paragrafele sau secțiunile individuale ale notei dvs. ar trebui să se concentreze pe un anumit punct al subiectului examinat.
14. 14 Pentru a evidenția punctele importante, creați o listă sau o listă. Acest lucru îi va ajuta pe cititori să se concentreze asupra punctelor cheie și să citească și să absoarbă informațiile mai repede.
15. 15 Dimensiunea unei note nu trebuie să depășească 1-2 pagini.
    • Aceasta este o dimensiune standard a memo-urilor cu spațiere între linii și o linie goală între paragrafe.
16. 16 Luați în considerare includerea unui paragraf care să rezume informațiile prezentate. În majoritatea cazurilor, acest lucru nu este necesar, mai ales dacă ați scris o notă scurtă.
    • Dar dacă informațiile prezentate sunt foarte complexe sau dacă dimensiunea memoriei este mai mult decât standard, atunci este mai bine să includeți un mic paragraf care să rezume informațiile prezentate (și anume, punctele cheie).
17. 17 Asigurați-vă că includeți un paragraf de închidere, chiar dacă nu credeți că aveți nevoie de el. Luați în considerare următoarele:
    • Care sunt obiectivele memorandumului? Încurajați cititorii să facă ceva? Angajații trebuie să raporteze la timp? Dacă da, spuneți clar acest lucru în ultimul paragraf.
    • Dacă nu este necesară nicio altă acțiune, scrieți următoarea concluzie: „Voi fi fericit să discut această problemă” sau „Dacă aveți întrebări sau comentarii cu privire la acest subiect, voi fi bucuros să le răspund”.
18. 18 Dacă doriți, puneți-vă numele sau semnătura la sfârșitul notei (dar acest lucru nu este necesar). Dacă acesta este cazul, uitați-vă la notele pe care le-ați primit de la alți angajați.
    • Dacă semnează note (de exemplu, „Cu stimă, Ivanov AA), procedați la fel.
    • Dacă nu doriți să semnați nota, vă puteți pune inițialele la sfârșitul documentului.
19. 19 Faceți un memento despre orice atașament dacă tabelele, graficele sau rapoartele sunt atașate la notă. Pentru a face acest lucru, la sfârșitul documentului scrieți, de exemplu, „Anexă: Tabelul 1”.
    • Atașamentele trebuie menționate în textul principal al notei.
    • De exemplu, dacă scrieți despre o mutare viitoare într-un birou nou, s-ar putea să scrieți ceva de genul: „Întenționăm să finalizăm mutarea până la sfârșitul trimestrului. Consultați tabelul 1 atașat pentru un program detaliat de mutare. "
20. 20 Verificați-l înainte de a trimite nota dvs. Asigurați-vă că propozițiile sunt corecte din punct de vedere gramatical, că nu există erori de ortografie sau de sintaxă în notă și că informațiile sunt semnificative.
    • Nu trimiteți nota după ce a fost verificată prima dată (cu excepția cazului în care, desigur, este o notă urgentă). Puneți documentul deoparte și verificați-l din nou peste o oră. Poate că veți găsi noi erori și inexactități pe care le-ați ratat mai devreme.
    • Dacă nota conține informații confidențiale, verificați politica de confidențialitate a companiei dvs. și aflați numele persoanei care va revizui nota dvs. și își va da opinia cu privire la respectarea regulilor stabilite.