Autor:
Louise Ward
Data Creației:
7 Februarie 2021
Data Actualizării:
1 Iulie 2024
Conţinut
În esență, e-mailul nu este formal, cum ar fi scrierea unei scrisori pe hârtie. Cu toate acestea, există momente în care trebuie să fiți mai formal în scrierea e-mailurilor. Gândiți-vă cine este destinatarul, apoi alegeți salutul potrivit situației. După ce cunoașteți aceste informații, puteți continua cu formatul de salut și cu stilul de frază de deschidere.
Pași
Partea 1 din 3: Luați în considerare destinatarul
Stabiliți cât de formal trebuie să fiți. Fie că scrieți un e-mail „formal”, gradul de singurătate al e-mailului va depinde de destinatarul acestuia. De exemplu, nu ați folosi același grad de formalism atunci când scrieți unui profesor decât atunci când scrieți o scrisoare de intenție.
- Când contactați prima dată pe cineva, este mai bine să scrieți mai formal decât de obicei pentru siguranță.
Găsiți numele destinatarului. Ar trebui să faceți câteva cercetări pentru a găsi numele persoanei dacă nu o știți deja. Cunoașterea numelui destinatarului face salutarea mai personală, chiar dacă utilizați metode profesionale de scriere a e-mailurilor.
Urmați drumul receptorului. Dacă persoana respectivă v-a trimis un e-mail, este o idee bună să copiați mesajul de salut. De exemplu, dacă scriu „Bună ziua” și numele dvs., puteți răspunde într-un stil similar, folosind „Bună ziua” și numele persoanei atunci când trimiteți e-mailul. publicitate
Partea 2 din 3: Alegeți o felicitare
Folosiți „Dragă”. „Dragă” (urmată de numele destinatarului) este salutul clasic. Este informal, fără a fi invadator și, deoarece este folosit atât de des, acest salut devine adesea implicit, ceea ce este un lucru bun. Nu ai vrea ca salutarea ta să fie ciudată pentru că nu se potrivește.
Încercați „Bună ziua”, dacă nu știți numele destinatarului. „Bună ziua” este un salut formal pe care îl puteți utiliza în e-mailurile de afaceri, mai ales dacă nu știți numele destinatarului. Cu toate acestea, este întotdeauna mai bine să aflați numele destinatarului, dacă este posibil.
- De asemenea, puteți utiliza „Trimiteți persoanelor interesate” dacă e-mailul este deosebit de formal și nu știți numele destinatarului. Cu toate acestea, acest salut poate să nu fie de interes pentru unii.
Luați în considerare „Bună („ Bună ”sau„ Bună ziua ”) în e-mailurile mai puțin formale. E-mailul tinde să fie mai puțin formal decât corespondența în general, deci puteți scrie „Bună” într-un e-mail fără a fi prea formal. De exemplu, dacă trimiteți un e-mail unui profesor, în special pe cineva pe care îl contactați frecvent, un mesaj „Salut” sau „Salut” ar funcționa.
Nu folosiți cuvântul „Hei”. Deși cuvântul „Bună” este acceptabil într-un e-mail formal, nu ar fi potrivit să salutăm. Este un mod foarte arbitrar de salut, chiar și în limba vorbită, așa că ar trebui să evitați utilizarea acestuia în orice fel de e-mail formal. De exemplu, chiar dacă sunteți aproape de șeful dvs., cel mai bine este să evitați utilizarea cuvântului „Hei” atunci când le scrieți un e-mail.
Folosiți schimbarea titlului atunci când este necesar. Uneori, îi scrieți cuiva căruia îi cunoașteți titlul doar în companie sau organizație. În acest caz, puteți utiliza titlul persoanei în locul numelui, cum ar fi „Stimate șef de resurse umane”, „Stimate resurse umane” sau „Stimate profesor”.
Adăugați informațiile onorifice ale persoanei pentru a face e-mailul mai formal. Când este posibil, adăugați „bunic”, „bunică”, „doctor” sau „profesor” în fața numelui destinatarului pentru mai multă formalitate. În plus, puteți utiliza prenumele sau numele complet al destinatarului pentru a fi mai profesionist, în loc să folosiți doar prenumele. publicitate
Partea 3 din 3: Formatarea și pornirea unui e-mail
Scrieți întâmpinarea pe primul rând. Scrieți mesajul pe care l-ați ales pe linia de sus, urmat de numele destinatarului. Puteți folosi informațiile onorifice ale persoanei, dacă este posibil, cum ar fi bunicul, bunica sau medicul, urmate de numele complet.
Folosiți virgule. În general, veți utiliza o virgulă după salut. În poșta formală puteți utiliza două puncte, dar acest lucru este adesea prea formal pentru un e-mail, chiar și pentru un e-mail profesional. O virgulă funcționează în toate situațiile, deși puteți utiliza două puncte dacă scrieți o scrisoare de intenție prin e-mail.
Treceți la linia următoare. Salutul este pe linia de sus, așa că, după ce ați terminat, apăsați butonul linie nouă pentru a merge la linia următoare. Dacă utilizați întreruperi de linie în loc să faceți indentare pentru a crea paragrafe, va trebui să lăsați o linie goală între felicitare și primul paragraf.
Introduceți-vă în propoziția de deschidere, dacă este necesar. Dacă îi scrieți cuiva pentru prima dată, ar trebui să oferiți o introducere, indiferent cât de mult îi cunoașteți în viață. Dacă îi oferi destinatarului un indiciu despre cine ești, îi vei încuraja să continue să citească.
- De exemplu, puteți scrie „Eu sunt Nguyen Van Nam și sunt directorul de marketing al companiei XYZ”. De asemenea, ar trebui să precizați motivul pentru care îl cunoașteți pe destinatar: „Sunt Nguyen Manh Hung și sunt la cursul de marketing (Departamentul de marketing 101 ia marți și joi la prânz)”.
- Dacă cunoașteți destinatarul și l-ați scris anterior, puteți folosi prima frază ca salut. De exemplu, ați putea spune „Vă mulțumim pentru răspunsul dvs. timpuriu” sau „Sper că sunteți bine”.
Mergeți direct la subiect. Majoritatea e-mailurilor formale trebuie să se concentreze rapid. Asta înseamnă că prima sau a doua propoziție ar trebui să spună de ce ați scris-o pentru ei. Nu uitați să fiți cât mai concis posibil atunci când vă descrieți scopul.
- De exemplu, ai putea scrie „Scriu pentru a-ți cere ajutor cu o problemă de marketing” sau „Îți scriu pentru că îmi este greu în clasă și sper că poți scăpa de ea”. documentație suplimentară utilă pentru ca eu să citesc mai multe ".
