Conţinut

• Pași
• Sfat

Aveți probleme cu o bancă, o companie de asigurări, o agenție de stat, un angajator sau o școală? Trebuie să le trimiteți o scrisoare convingându-i să facă ceva sau convingându-i să vă ajute să rezolvați o problemă, dar nu sunteți sigur de unde să începeți să o faceți? Următorul articol va ghida cum să scrieți o scrisoare persuasivă eficientă.

Pași

Partea 1 din 4: Pregătiți-vă

1. 

   Idei sus. Înainte de a începe să scrieți o scrisoare, gândiți-vă la ce doriți să transmiteți prin scrisoare, de ce scrieți această scrisoare, precum și la orice obiecții pe care le-ar putea oferi destinatarul după dvs. citeste scrisoarea. Mai întâi să aveți o idee în minte vă va ajuta să definiți în mod clar conținutul principal al scrisorii, precum și să înțelegeți subiectul pe care îl vizează scrisoarea.
   • Deschiderea scrisorii cu un model de propoziție: vreau să-l conving pe „cititor” de „scopul”. Înlocuiți „cititorul” cu persoana căreia îi trimiteți scrisoarea și „scopul” cu ceea ce încercați să convingeți.
   • După ce ați parcurs pasul de mai sus, întrebați-vă: De ce? Subliniați motivele pentru care doriți ca cititorul să fie de acord cu dorințele dvs.
   • După ce ați enumerat motivele, organizați-le după importanță. Puneți toate motivele importante într-o coloană și motivele care sunt mai puțin importante decât într-o altă coloană. Acest pas ajută la rezumarea informațiilor pentru a evidenția informații importante și relevante.

2. 

   
   
   Cunoaște-ți scopul. Asigurați-vă că știți exact care sunt obiectivele dvs. Care sunt lucrurile pe care trebuie să le realizați și ce doriți să facă cititorii dvs.
   • În același timp, gândește-te singur la soluțiile la problemele la care te gândești.

3. 

   
   
   Înțelegeți litera țintă. Analiza și înțelegerea subiectului vă va ajuta să conturați compoziția scrisorii dvs. Dacă este posibil, stabiliți dacă cititorii dvs. sunt de acord sau nu cu dvs. sau dacă vor fi pe partea neutră. Acest pas vă va ajuta să aflați unde să vă puneți mai mult din minte.
   • Încercați să identificați adevărata identitate a persoanei căreia îi trimiteți scrisoarea. Cine sunt și ce te face să crezi că ar trebui să te ajute cu adevărat? Scrisoarea dvs. va fi ignorată sau va fi tratată? Destinatarul este într-o poziție înaltă sau cel cu funcția de a rezolva această problemă? În funcție de poziția destinatarului, va exista o formulare diferită.
   • Încercați să aflați ce păreri și moduri de gândire ale cititorului despre subiectul discutat. Ar putea apărea puncte de vedere contradictorii între dvs. și cititorii dvs.? Cum puteți prezenta astfel de puncte de vedere într-un mod formal?
   • Aflați ce interese ar putea avea cititorul dvs. cu tema dvs. Au capacitatea de a face față? Sunt influențați direct de acest subiect? De cât timp au nevoie pentru a le examina?
   • Gândiți-vă la tipurile de dovezi pe care ar trebui să le prezentați în eseu pentru a convinge cititorul.

4. 

   
   
   Cercetează subiectul. Limbajul foarte convingător ar trebui să includă dovezi de fapt și informații conexe. Asigurați-vă că vedeți dintr-o altă perspectivă. Nu doar studiați problema din punctul dvs. de vedere, ci menționați opiniile opuse și faptele lor.
   • Folosiți fapte de fapt, argumente logice, statistici și dovezi relevante pentru a vă susține revendicarea.
   • În loc să insistați doar că poziția părții adverse este greșită, explicați de ce poziția dvs. este corectă și merită să fie luată în considerare.
   publicitate

Partea 2 din 4: Formatarea unei scrisori

1. 

   Utilizați formatul bloc. Scrisorile de afaceri au un format unic. Când citiți o scrisoare scrisă în formatul corect, cititorul nu va fi distras într-un fel sau altul. În schimb, dacă nu aranjați corect, scrisoarea va lăsa o impresie proastă despre voi în ochii cititorului și ar putea să vă arunce scrisoarea deoparte.
   • Începeți folosind întreruperi de linie și paragrafe separate.
   • Aliniați fiecare paragraf. Cu alte cuvinte, nu introduceți paragraful așa cum ați face atunci când scrieți proză sau eseu.
   • O linie între paragrafe.
   • Utilizați un font standard, de obicei Times New Roman sau Arial cu o dimensiune de font de 12.

2. 

   Adresa este plasată separat la începutul scrisorii. Începeți prin a vă introduce adresa în colțul din stânga sus al scrisorii. Nu includeți numele dvs., ci includeți doar adresa străzii, orașului, provinciei (utilizați „stat” pentru țări cu state precum SUA ...) și codul de zonă. De asemenea, puteți introduce numărul de telefon și adresa de e-mail pe liniile separate de mai jos. Dacă locuiți în Marea Britanie, adresa ar trebui să fie în partea dreaptă. Apoi la o linie distanță.
   • Introduceți data. Lunile sunt scrise sub formă de scrisoare, urmate de data și respectiv anul. Notă: Această metodă este utilizată în țările vorbitoare de limbă engleză. În Vietnam, folosind comanda „Ziua ... luna ... anul ...”). O linie.
   • 4 iunie 2013
   • Introduceți numele și adresa destinatarului. Încercați să specificați identitatea destinatarului. O linie.

3. 

   Deschideți scrisoarea cu un salut. „Draga” cu numele destinatarului este o formă de introducere familiară acceptată. Asigurați-vă că numele destinatarului este tastat corect, astfel încât numele din felicitare să se potrivească cu numele destinatarului din antetul mesajului.
   • Folosiți titluri precum Mr. (Mr.), Ms. (Ms.), Professor (Dr.) împreună cu prenumele destinatarului atunci când faceți referire la numele de familie. Dacă nu sunteți sigur ce nume să apelați o femeie, folosiți „Doamna (doamna)”
   • Folosiți întotdeauna două puncte după un titlu.
   • Lăsați o linie între salut și primul paragraf
   • Stimate profesor Brown:

4. 

   
   
   Închideți scrisoarea cu o concluzie. Înainte de a scrie propoziția finală, gândiți-vă la tonul scrisorii. „Mulțumesc” este unul dintre tipurile de bază ale propozițiilor de închidere, în timp ce propozițiile precum „Salutări” sunt mai prietenoase. Gândiți-vă dacă scrisoarea dvs. se potrivește cu un final respectuos sau prietenos. Indiferent de tipul de propoziție pe care îl alegeți, trebuie să urmați regula conform căreia primul cuvânt trebuie scris cu majuscule, iar următorul cuvânt este cu litere mici. Urmarea propoziției de final este o virgulă.
   • Alegeți „Cu respect, (cu respect) pentru formatul formal de poștă. „Cu stimă”, „Cu respect”, „Mulțumesc” („Mulțumesc”) sau „Cu adevărat”, sunt formulare de închidere. standard pentru e-mailul de afaceri. „Cea mai bună privire” („Cea mai bună”), „Cea mai bună privire” sau „O zi plăcută” sunt expresii intime. și o senzație mai puțin îndepărtată.
   • Faceți loc patru rânduri pentru semnătura dvs. înainte de a introduce numele dvs.
   • Mulțumesc,
   publicitate

Partea 3 din 4: Scrierea scrisorilor

1. 

   
   
   Scurt și concis. Literele persuasive trebuie să fie scurte și politicoase. Antreprenorii citesc rareori o scrisoare mai lungă decât o pagină sau o scrisoare cu un ton neplăcut. Nu vă plimbați, răspândiți-vă. Încercați să utilizați propoziții clare și coerente. Evitați în afara subiectului și oferiți informații inutile, marginale sau excesive.
   • Evitați să folosiți propoziții prea detaliate. Trebuie să folosiți propoziții explicative extrem de convingătoare. Frazele trebuie să fie scurte, ușor de înțeles și ușor de citit.
   • Nu scrie paragrafe prea lungi. Nu includeți prea multe informații în fiecare paragraf, deoarece acesta îl va face pe cititor să se simtă deprimat atunci când citește scrisoarea, nu renunțați la subiect sau încercați să faceți problema mai confuză. Respectați informațiile strâns legate de fiecare paragraf și treceți la altul pe măsură ce începeți să dezvoltați o idee nouă.

2. 

   
   
   Enunțați ideea principală în primele două propoziții. Începeți cu o propoziție de deschidere ușoară și directă. Indicați-vă dorințele (adică ideea principală) în primele două propoziții.
   • Primul paragraf ar trebui să conțină doar două până la patru propoziții.

3. 

   Al doilea paragraf ar trebui să sublinieze scopul scrisorii. În acest paragraf, descrieți-vă gândurile, cerințele sau obiectivele. În loc să oferiți motive specifice, informații sau conținut, explicați pe deplin poziția dvs., punctele, interesele sau solicitările dvs. și explicați importanța problemei. cât de influent este asupra ta ceea ce te obligă să acționezi.
   • Nu uitați să vă aranjați conținutul într-un mod rezonabil, politicos, cu propoziții realiste. Evitați să folosiți un limbaj excesiv de emoțional, nu folosiți cuvinte coercitive, nu folosiți propoziții nepoliticoase cu cititorii (cititorii de aici pot fi persoane sau organizații), precum și nu arată grosolănie față de partea adversă.

4. 

   Faceți puncte de sprijin în paragrafele următoare. Următoarele câteva paragrafe vă vor justifica punctul de vedere oferind informații însoțitoare și detalii suplimentare. Asigurați-vă că furnizați detalii logice, factuale, rezonabile, practice și juridice. Nu dați doar păreri emoționale, credințe sau pur și simplu personale. Nu faceți cititorul să citească o poveste lungă; punctele trebuie făcute rapid și precis. Iată câteva mici tactici pentru a vă ajuta să realizați acest lucru:
   • Citați statistici și evenimente reale pentru a atrage cititorii. Asigurați-vă că statisticile și faptele prezentate provin din surse legitime și fiabile și că statisticile și faptele sunt aplicate cinstit de dvs., în contextul lor original. .
   • Citați experții în cercetare pentru a arăta că au o viziune similară despre dvs. în această problemă și se opun opiniilor părții opuse. Acești experți trebuie să aibă o poziție de încredere în domeniul pe care îl cercetează și să fie capabili să facă un punct asupra problemei în cauză.
   • Indicați motivele pentru care cererea dvs. ar trebui aprobată. Metoda de a convinge explicând cuiva de ce credeți că ar trebui făcut ceva, astfel încât să se poată răzgândi mai eficient decât să le cereți să facă ceva. . Explicați situația actuală și de ce trebuie schimbată.
   • Oferiți-vă detaliile, specificațiile și înțelegerea problemei despre care se vorbește despre cerință. Menționează eforturile din trecut de a rezolva probleme sau lipsa oricărei acțiuni.
   • Dovezile legate de problema în cauză ar trebui să fie însoțite de un exemplu. Prezentați dovezi care l-ar face pe cititor să vadă amploarea problemei.
   • Nu uitați să limitați ceea ce trebuie menționat în paragraful dvs. Vă rugăm să vă expuneți cazul și situația într-un mod simplu. Nu prea adânc în detalii, dar este necesar să se ofere suficient conținut cheie. Alegeți doar cele mai relevante statistici, experți și mărturii.

5. 

   Respinge opinia părții adverse. Cheia pentru a putea convinge în mod eficient pe cineva este să conteste opiniile contrare. Dacă doriți să preziceți argumente sau întrebări inacceptabile din partea cititorilor, le puteți menționa pe cele din scrisoare. Găsiți un punct comun cu partea adversă sau propuneți opinii convingătoare pentru a vă susține opinia.
   • Asigurați-vă că recunoașteți în mod deschis diferența dintre punctul dvs. de vedere și cealaltă parte. Încercarea de a le ascunde nu va face decât să vă slăbească argumentul. În schimb, subliniați valorile, experiențele și problemele pe care le aveți în comun cu partea adversă.
   • Evitați să folosiți un limbaj de judecată. A pune prea multă emoție în cuvinte reduce corectitudinea argumentelor tale. O scrisoare cu prea multă negativitate și judecată vă poate împiedica acordul cititorilor pentru opiniile dvs.

6. 

   Închideți scrisoarea repetând solicitarea dvs. Repetați solicitarea sau opinia la sfârșitul mesajului. În acest paragraf, puteți sugera o soluție sau puteți lua măsuri pentru a rezolva problema. Menționați în scrisoare că veți urmări această scrisoare prin telefon, e-mail sau prin auto-verificare.
   • Încheierea cu o propoziție bine stabilită îl va convinge pe cititor să se aplece spre tine sau cel puțin să-l ajute să vadă problema mai clar din punctul tău de vedere.
   • Aduceți-vă propriile soluții sau metode. De acord cu compromisul sau ambele părți fac un pas înapoi. Arătați cititorului ce ați făcut și ce vă pregătiți pentru a aborda situația.
   publicitate

Partea 4 din 4: Etape finale

1. 

   Verificați dacă există erori. Greșelile de ortografie și structurile gramaticale slabe sunt primul lucru care dă cititorilor o impresie proastă despre tine. Numai atunci când articolul nu are erori, cititorul se poate concentra asupra conținutului și ideii pe care articolul dorește să o transmită. Citiți din nou scrisoarea de mai multe ori înainte de a apăsa butonul de trimitere. Citiți scrisoarea cu voce tare pentru a afla dacă merge bine.
   • În caz de nevoie, cereți-i pe cineva să verifice erorile de ortografie din scrisoarea dvs. (sau puteți utiliza software-ul de verificare a ortografiei).

2. 

   Semnați cu semnătura dvs. reală. Semnați direct scrisoarea dacă o trimiteți în loc de e-mail. Acest lucru vă ajută să personalizați scrisoarea și să verificați dacă scrisoarea a fost scrisă de dvs.

3. 

   Copiați alte persoane importante. Dacă alte persoane din companie sau de la o altă organizație trebuie să citească scrisoarea dvs., trimiteți-le o copie. Aceasta înseamnă tipărirea numărului echivalent de persoane de trimis, semnarea copiilor reale și trimiterea.

4. 

   Expeditorii ar trebui să păstreze o copie. Păstrați întotdeauna o notă a înregistrării dvs. cu data la care a fost trimisă și informațiile destinatarului. Notați ce trebuie să faceți în continuare pentru a rezolva problema până când se rezolvă problema. publicitate

Sfat

• Ar trebui să scrie în formă formală. Destinatarul scrisorii nu va avea încredere în dumneavoastră dacă utilizați un limbaj conversațional informal sau informal.Folosirea limbajului formal ajută, de asemenea, să facă o scrisoare mai politicoasă decât utilizarea argotului fără sens!
• Folosiți un limbaj blând. Oamenii tind să-i ajute pe cei care sunt amabili cu ei.
• Nu este subiect. Aveți grijă să nu adăugați informații suplimentare care nu sunt relevante pentru subiectul despre care vorbiți. În schimb, rămâneți la conținutul relevant și nu complicați lucrurile. Folosiți fapte reale pentru a le face să iasă în evidență.
• Utilizați numai gloanțe în paragraful din mijloc dacă unii dintre pași, acțiuni sau sugestii trebuie să fie afișate clar.
• Utilizați engleza standard pentru a scrie scrisori (pentru țările vorbitoare de limbă engleză). Acesta nu este un text sau o rețea socială; Aceasta este o scrisoare formală. Abrevierile, argoul și emoticoanele vă pot transmite mesajul.
• Ajustați punctele de focalizare în funcție de percepțiile companiilor sau agenților. O organizație non-profit și o corporație mare pot gândi diferit.
• Nu vă tratați cititorii așa cum vă datorează ceva și vă cer ceva. În schimb, convingeți-i într-un limbaj prietenos și profesional.