Autor:
Laura McKinney
Data Creației:
1 Aprilie 2021
Data Actualizării:
1 Iulie 2024
Conţinut
Uneori trebuie să cerem o prelungire din mai multe motive din viață. Poate că ești la facultate și ai nevoie de mai mult timp pentru a-ți termina eseul, poate că te străduiești să termini un proiect la locul de muncă.O scrisoare de reînnoire eficientă și adecvată este întotdeauna importantă. Ar trebui să vă alocați ceva timp să vă gândiți exact la nevoile dvs.: cât timp trebuie să solicitați o prelungire și de ce? După aceea, scrieți o scrisoare formală, trimiteți-o și urmăriți pentru liniște sufletească.
Pași
Metoda 1 din 3: urmați convenția de a scrie o scrisoare formală
Prezintă antetul paginii. Data trimiterii se află în colțul din dreapta sus al paginii. Lăsați un rând sub gol și scrieți adresa dvs., de asemenea, aliniată la dreapta. Apoi, goliți un rând și scrieți adresa completă a destinatarului în partea stângă a paginii.
- Dacă trimiteți un mesaj de e-mail, puteți omite data și adresa, începând cu salutări. Cu toate acestea, trebuie să vă asigurați că titlul dvs. este clar și eficient. De exemplu, dacă trimiteți o scrisoare profesorului dvs., puteți scrie subiectul „Scrisoare de prelungire - Nguyen Hoang Minh - clasa B2 K34”.
Scrieți salutări complete și formale. Începeți cu cuvântul „Dragă”, urmat de titlul și numele complet al destinatarului. De exemplu, „Stimate domn Nguyen Hai Trieu” sau „Stimate doamnă Bui Phuong Mai”. Unele titluri pot fi mai complexe, cum ar fi „Stimate profesor Nguyen Duc Cuong” sau „Stimate președinte Nguyen Van An”.- Aceasta este o recomandare formală, deci păstrați-vă stilul și conținutul formal, chiar dacă veți cunoaște intim aceste persoane. Nu scrie „Hello Hanh”.
- Încercați să găsiți o anumită persoană la care să trimiteți scrisoarea. În caz contrar, scrisoarea dvs. va arăta ca un exemplu de scrisoare. De exemplu, „Stimate președinte Nguyen Van An” ar fi mai bun decât „Stimate autorități”.
Utilizați un aspect scurt. Corpul scrisorii trebuie să aibă 1-3 paragrafe. În multe cazuri, puteți începe cu 2-3 linii. Dacă trebuie să vă extindeți cu cele 3 paragrafe complete, trebuie doar să le separați în deschidere, corp și sfârșit.- Pentru a vă începe scrisoarea, puteți scrie „Eu sunt Nguyen Hoang Minh, student la clasa B2 K34”. Acest lucru îi va aminti profesorului să-și amintească și să nu piardă timpul aflându-vă cine sunteți.
Observă sfârșitul. Nu subestimați importanța unui final solid. Folosiți ultima propoziție pentru a repeta cazul (într-un singur rând) și mulțumiți destinatarului că a luat timp pentru a citi mesajul. Puteți scrie „Apreciez faptul că ați luat în considerare propunerea mea”.- Cel mai bine este să închideți scrisoarea cu un salut înainte de a o semna. Unele opțiuni bune sunt: „Cu drag”, „Dragă”, „Bună ziua”.
- Dacă aveți nevoie de un răspuns, ar trebui să declarați acest lucru în cele din urmă. De obicei, puteți combina cu o mulțumire. De exemplu, „Vă mulțumim pentru considerație, aștept cu nerăbdare să vă auzim săptămâna viitoare”. Cu toate acestea, fii atent să nu fii prea împingător.
Introduceți numele complet și semnătura. Sub mesajul „Cu sinceritate”, vă rugăm să păstrați 3-4 rânduri distanță. Apoi scrieți numele complet și aliniați la stânga. Folosiți spațiul de mai sus pentru a semna cu cerneală. Dacă intenționați să trimiteți un e-mail, puteți să goliți spațiul și să introduceți numele dvs. în acesta. publicitate
Metoda 2 din 3: Discutați corpul mesajului
Scrie cât mai curând posibil. Pregătiți-vă să scrieți o scrisoare imediat ce știți că este necesar să solicitați o prelungire. Trebuie să acordați destinatarului suficient timp pentru a vă decide cazul. De asemenea, trebuie să demonstrați că sunteți pregătiți, chiar dacă solicitați să vă ajustați programul.
Stabiliți cât timp trebuie să adăugați. Luați în considerare toți factorii și faceți recomandări realiste. Dacă perioada de grație este prea scurtă, este posibil să trebuiască să aplicați din nou. Trebuie să faceți tot posibilul pentru a evita termenele, deci este mai bine să estimați timpul rămas.
- În funcție de situație, poate fi necesar să scrieți scrisoarea ca parte a procesului de negociere. În acest caz, ar trebui să solicitați un termen mai lung decât timpul estimat, astfel încât să puteți face compromisuri și să fiți de acord în mijloc.
- Timp estimat pe baza progresului curent și a părților nefinalizate ale proiectului. De exemplu, dacă lucrați la un proiect de consultanță de trei luni, probabil veți obține o estimare a cantității de muncă rămase.
- De asemenea, trebuie să fiți conștienți de limita de timp cu care se confruntă și destinatarul mesajului. Poate că sunt și ei sub presiune din cauza termenelor limită. De exemplu, profesorii universitari trebuie adesea să depună note la jumătatea perioadei și trebuie să se bazeze pe acest termen limită pentru studenți.
Atenție la legile aplicabile. Trebuie să verificați termenele curente înainte de a solicita o prelungire. Nu lăsați impresia că sunteți o lipsă de organizare atunci când solicitați o prelungire fără a înțelege situația actuală. De exemplu, unele agenții guvernamentale solicită să depuneți o petiție în termen de 24 de ore de la prima contactare. Dacă acest lucru nu funcționează pentru dvs., vă puteți plânge că timpul este prea limitat.
Dați o explicație rezonabilă. Vă alocați timp pentru a redacta scrisoarea de reînnoire, iar destinatarul va lua, de asemenea, timp pentru a citi; deci trebuie să scrieți scrisoarea corect. Gândiți-vă cu atenție la adevăratul motiv pentru care aveți nevoie de mai mult timp și prezentați-i sincer destinatarului. Nu minți și nu exagerați, deoarece acest lucru vă va face doar rău.
- Un motiv bun pentru a spune este că doriți ca treaba să fie făcută bine și cu atenție. De exemplu, dacă lucrați la un proiect în care siguranța celorlalți poate fi afectată, s-ar putea să fiți simpatic să aduceți acest lucru în discuție.
- Dacă aveți mai multe motive pentru a solicita o extensie, alegeți-l pe cel mai relevant și concentrați-vă asupra acestuia. De exemplu, în cazul în care întârziați să acceptați jobul oferit, spuneți-le că doriți să aflați mai multe despre costurile de expediere (dacă acest lucru este adevărat) în loc să le anunțați că așteptați un cuvânt. invită pe altul.
Indicați câteva detalii atent selectate. Detaliile furnizate vă vor ajuta să faceți scrisoarea dvs. să pară legitimă și abilă. Acest lucru este important mai ales dacă trimiteți o scrisoare unei agenții guvernamentale sau unei alte organizații pe care nu ați întâlnit-o niciodată.
- De exemplu, dacă bunicul tău a murit cu două zile înainte ca eseul său să fie prezentat, cel mai bine este să prezinți faptul ca o „urgență familială”, mai degrabă decât doar în general „urgentă”. De asemenea, puteți menționa moartea sa și câteva informații despre planurile dvs.
- Organizați-vă documentele înainte de a trimite scrisoarea de reînnoire. Este posibil să aveți nevoie de o descriere a muncii și aplicațiilor pe care le-ați făcut, mai ales atunci când lucrați cu agenții guvernamentale sau alte organizații oficiale. Este în interesul dumneavoastră să demonstrați că ați urmat fiecare pas al procesului până în acest moment.
Păstrați stilul și conținutul pozitiv. Nimeni nu vrea să citească o scrisoare plină de reclamații. În schimb, faceți o prezentare rapidă și scurtă a faptelor negative și apoi enunțați soluții pozitive. De exemplu, dacă credeți că salariul inițial este prea mic, ați putea scrie: „Am nevoie de mai mult timp pentru a lua în considerare oferta dvs. Cu toate acestea, cred că un salariu mai mare mă poate ajuta să lucrez mai eficient.
Citiți din nou mesajul înainte de al trimite. Luați cel puțin câteva minute pentru a reciti mesajul înainte de al trimite. Verificați dacă există erori de editare și de tastare. Rulați software-ul de verificare a gramaticii și ortografiei pe computer. Trimite-o unui prieten de încredere pentru a le citi din nou. Nu vă grăbiți sau săriți peste acest pas; în caz contrar, destinatarul mesajului va avea impresia că sunteți neglijent și asta va afecta rezultatul final. publicitate
Metoda 3 din 3: trimiteți un mesaj destinatarului
Faceți o copie sau salvați scrisoarea. Când terminați de citit proiectul de scrisoare și înainte de ao trimite, faceți o fotografie (convertiți-o în pdf), salvați manuscrisul online sau copiați-l în mod tradițional. De asemenea, puteți nota data de expediere dacă nu se potrivește cu data afișată în partea de sus a mesajului. Salvați această copie într-un loc sigur pentru evidența dvs. personală.
Puneți în cutia poștală obișnuită. Duceți-l la oficiul poștal, dați-l poștașului sau puneți-l în cutia poștală. Dacă doriți să vă asigurați că e-mailul ajunge la destinatar, puteți solicita un serviciu de urmărire pentru o taxă suplimentară.
- Dacă doriți să trimiteți corespondență pe hârtie, trebuie să o imprimați cu o imprimantă și cerneală de bună calitate. Reînnoirile scrise de mână nu sunt acceptate în general.
Trimiteți e-mail pentru reînnoire. Acesta este probabil cel mai bun mod de a trimite reînnoiri cu mai puțin timp și certitudine. Trebuie să verificați adresa de e-mail a destinatarului înainte de a o trimite și asigurați-vă că includeți identificatorul dvs. în linia subiectului, dacă este relevant.
- Destinatarul va ști exact când ați trimis e-mailul. Rețineți acest lucru dacă doriți să trimiteți e-mail noaptea târziu.
- E-mailul dvs. ar trebui să fie formal, inclusiv adresa de e-mail pe care o utilizați pentru a o trimite. Ar trebui să trimiteți acest e-mail cu un cont profesional. De exemplu, scrisoarea trimisă din contul de e-mail [email protected] este adecvată.
- Dacă trimiteți e-mailul prin fax, asigurați-vă că păstrați pagina de confirmare pentru a dovedi că ați trimis e-mailul cu succes și că mesajul a fost primit.
Faceți apeluri telefonice în loc să scrieți scrisori. Dacă aveți nevoie de o extensie de ultim moment, ar putea fi mai bine să discutați cu persoana prin telefon. În acest caz, trebuie să fiți de asemenea formal și să vă prezentați clar cazul. publicitate
Sfat
- Încercați să scrieți litere cu o lungime de până la o pagină. În acest fel, scrisoarea dvs. se simte completă și ușor de privit.
- Rețineți dacă destinatarul mesajului trimite un răspuns, cum ar fi un mesaj de confirmare.
Avertizare
- Fii realist cu privire la promisiuni. Nu aplicați pentru o extensie doar pentru a petrece timp suplimentar completând alte misiuni suplimentare.
- Folosiți bine timpul prelungit. Probabil că nu veți dori să încercați să solicitați din nou o extensie.
- Verificați dacă ați inclus formularele necesare în mesaj. În plus, unele organizații vă vor cere să utilizați formularul lor de scrisori.
