Conţinut

• Pași
• Partea 1 din 3: Compunerea scrisorii
• Partea 2 din 3: Alegerea tonului potrivit
• Partea 3 din 3: Proiectarea corectă

Indiferent în ce tip de afacere vă aflați, este foarte important să dezvoltați o relație puternică cu clientul, astfel încât oamenii să revină la dvs. din nou și din nou. Fiecare scrisoare de mulțumire ar trebui să fie individuală, deci nu veți găsi mostre cu exemple în acest articol. În schimb, veți găsi instrucțiuni care să vă ajute să scrieți astfel de scrisori în mod eficient. Dacă doriți să știți cum să scrieți o scrisoare de mulțumire pentru a vă exprima aprecierea față de un client, citiți mai departe.

Pași

Partea 1 din 3: Compunerea scrisorii

1. 1 Introduceți numele corect al clientului în felicitare. O mulțime de studii de piață arată că aproape toate mesajele adresate unui client sunt complet ineficiente dacă numele lor este scris greșit. Prin urmare, este extrem de important să verificați de două ori dacă nu există greșeli în contactarea clientului.
2. 2 Indicați motivul scrisorii de mulțumire. Faceți-l cât mai specific posibil. Desigur, puteți scrie doar „vă mulțumim pentru achiziție”, dar este mai bine dacă specificați ce tip de achiziție a făcut cumpărătorul și ce tip de livrare a ales. Deci, clientul se va concentra mai mult pe relațiile cu compania dvs., deoarece va fi mulțumit de o astfel de abordare individuală. Ref> https://blog.hubspot.com/service/thank-you-letter-customer/ref>
   • Recunoștința dvs. ar trebui să pară cât mai sinceră posibil. Dacă este cazul, puteți face referire la o conversație cu un client.
   • Faceți un efort să nu faceți ca e-mailul dvs. să pară banal, altfel se va părea că trimiteți același mesaj sutelor de clienți.
3. 3 Adăugați câteva linii de feedback. Într-o scrisoare de mulțumire, este adecvat să puneți câteva întrebări pentru a vă asigura că toate nevoile clientului au fost îndeplinite și că clientul este mulțumit de calitate. Astfel de clarificări cresc șansele ca cumpărătorul să vă revină, ceea ce înseamnă că și profitul va crește. Nu trebuie să vă lăsați prea departe de a cere feedback, dar acordarea atenției la nevoile clienților este o parte critică a unei afaceri de succes.
   • Exprimați-vă speranța că cumpărătorul este mulțumit de achiziția sa și adăugați că sunteți gata să răspundeți la toate întrebările și sugestiile care îl interesează.
   • Întrebați cumpărătorul dacă mai trebuie să faceți ceva pentru a le îmbunătăți satisfacția.
4. 4 Includeți numele companiei dvs. în scrisoare. Scrisoarea de recunoștință trebuie să includă întotdeauna numele companiei, sigla acesteia sau alte informații care vă identifică marca. Din nou, acest lucru mărește vizibilitatea afacerii dvs.
   • Dacă scrieți scrisoarea de mulțumire pe o carte poștală, asigurați-vă că includeți numele companiei dvs.
   • Dacă scrieți pe hârtie cu antet, sigla și numele companiei dvs. vor fi oricum vizibile, deci nu este necesar să includeți numele în scrisoarea în sine.
   • Dacă trimiteți un e-mail notă de mulțumire, numele și sigla companiei trebuie să fie sub semnătura dvs.
5. 5 Folosiți o concluzie adecvată. Ar trebui să exprime speranța unei cooperări suplimentare cu clientul și să-și exprime interesul sincer pentru el. De exemplu, „cu respect” poate suna uneori prea formal și atunci ar trebui înlocuit cu „sincer al tău” sau „cele mai bune urări”. Explorează finaluri de scrisori de afaceri populare și ia în considerare specificitățile industriei.
6. 6 Semnați scrisoarea de mână. Semnați scrisoarea cu mâna, dacă este posibil. Marile corporații folosesc adesea acest lucru pentru a face scrisoarea să pară mai personalizată. Chiar și o semnătură creată cu un computer și apoi inserată într-o literă face adesea o impresie mai bună decât doar un nume tastat, deoarece creează efectul unei scrisori scrise personal.

Partea 2 din 3: Alegerea tonului potrivit

1. 1 Rezistați tentației de a oferi unui client un produs sau un serviciu nou. Scrii o scrisoare de mulțumire pentru afacere, deci nu trebuie să-ți faci publicitate. Un contact bun este suficient în această etapă. Lasă clientul să se simtă așa cum este.
   • Fraze precum „sperăm o nouă cooperare cu dvs.” sună ca un clișe publicitar și este mai bine să vă abțineți de la ele. Nu scrie nimic din ceea ce nu i-ai scrie prietenului tău.
   • Nu includeți descrieri ale altor produse, mențiuni despre o vânzare viitoare sau orice alte fraze care ar putea fi considerate publicitate în scrisoare.
2. 2 Trimiteți scrisoarea cu un timbru poștal real. Chiar dacă trimiteți munți de scrisori, cel mai bine este să nu folosiți o mașină de marcat. Deci, depersonalizați scrisoarea, făcându-l una dintre multe, ceea ce înseamnă că clientul nu se va simți special. Cel mai probabil, scrisoarea dvs. va ajunge imediat în coșul de gunoi.
3. 3 Dacă este posibil, scrieți mâna adresa. Și din nou: cu cât este mai personalizată scrisoarea, cu atât va fi mai plăcut să o primiți. Dacă nu ai timp să semnezi plicurile, încredințează-l altcuiva. Chiar dacă adresa nu este scrisă de dvs. personal, clientul va fi plăcut impresionat să vadă că este scris de mână.
4. 4 Furnizați informații de contact și fiți pregătiți pentru comunicări ulterioare. Asigurați-vă că includeți numărul de telefon și adresa în scrisoare și informați clientul că sunteți gata să-l ascultați pentru orice întrebări. Dacă un client vă contactează, fiți pregătiți să răspundeți rapid la cererea sau întrebarea lor.

Partea 3 din 3: Proiectarea corectă

1. 1 Scrieți-vă scrisoarea cu mâna. Imprimarea unui formular standard este ca și cum ai trimite unui client un document. În loc să-l faci pe client să se simtă important și valoros pentru tine, riști să dai impresia opusă și să provoace doar iritare. Încercați să scrieți scrisori de mulțumire fiecărui client personal și manual.
   • Dacă există prea multe note de mulțumire pentru a vă scrie de mână, rugați un alt coleg să vă ajute. Abordarea individuală merită mult timpul.
   • Dacă nu aveți capacitatea de a scrie manual note de mulțumire, trebuie să găsiți o altă modalitate de a le personaliza. Cel mai puțin pe care îl puteți face este să includeți numele clientului și semnătura dvs. reală în fiecare e-mail.
   • În unele cazuri, poate fi mai potrivit să scrieți e-mailuri decât note manuale de mulțumire, de exemplu, dacă aveți deja o relație bună cu un client. Cel mai important lucru este că scrisoarea suna sinceră și se adresează unui anumit client. Dacă există posibilitatea ca scrisoarea dvs. să fie confundată cu o reclamă, este mai bine să o scrieți manual.
2. 2 Alegeți unde să scrieți notele de mulțumire. Atât cardurile de mulțumire, cât și antetul companiei vor face.Dacă trebuie doar să scrieți câteva scrisori de mulțumire, cumpărați cărți de mulțumire elegante care să permită clientului să se simtă important. De asemenea, puteți utiliza hârtie cu antet pe hârtie grea.
   • Nu utilizați hârtie simplă pentru imprimantă pentru scrisoarea dvs. de mulțumire.
   • Alegeți carduri de mulțumire adecvate într-un context de afaceri. Dacă aveți o afacere creativă sau de divertisment, puteți folosi cărți poștale viu colorate care se potrivesc cu imaginea companiei. Evitați cărțile poștale cu cuvinte sau imagini inadecvate sau excesiv de personale.
3. 3 Luați în considerare trimiterea unui cadou. Dacă doriți să mergeți mai departe și să vă arătați aprecierea, trimiteți un mic cadou cu scrisoarea dvs. Acest lucru este opțional, însă pentru unii clienți poate fi exact ceea ce aveți nevoie. Cadoul ar trebui să fie mic și util. Poate reprezenta produsele sau serviciile dvs. sau poate fi complet fără legătură cu domeniul dvs. de activitate, dar de natură profesională.
   • Cadourile mici includ marcaje, magneți, dulciuri, tricouri sau certificate de cadou.
   • Cadoul nu trebuie să fie mai scump decât 500-1500 ruble. Etica corporativă a unor companii interzice acceptarea cadourilor scumpe.