Cum să vă organizați locul de muncă

Conţinut

Pași
Partea 1 din 3: Curățarea
Partea 2 din 3: Ordinea și organizarea
Partea 3 din 3: Eficiență și productivitate
sfaturi
Avertizări

Mulți oameni cred că dezordinea de masă este cauzată de o dezordine în cap. Un loc de muncă curat și organizat îmbunătățește foarte mult eficiența, concentrarea și capacitatea de a găsi toate lucrurile de care aveți nevoie. Veți fi uimit de cât de eficientă poate fi munca dvs. după îndepărtarea dezordinii de pe birou. Alocați-vă ceva timp pentru a șterge toate articolele inutile de pe masă și apoi organizați-vă consumabilele și consumabilele.

Pași

Partea 1 din 3: Curățarea

1 Începe de la zero. Organizarea spațiului de lucru este mult mai ușoară atunci când începeți cu un birou gol. Scoateți toate articolele de pe suprafața de lucru și goliți sertarele (dacă există). Stivați lucrurile pe o masă separată sau pe podea pentru o revizuire ulterioară. După ce ați eliminat dezordinea, este mult mai ușor să aflați cum să vă organizați mai bine spațiul de lucru.
- Veți petrece mult mai mult timp dacă parcurgeți pe rând toate articolele de la locul de muncă.
2 Curățați masa în interior și în exterior. Acum masa este goală și nimic altceva nu vă împiedică să faceți o curățare temeinică. Îndepărtați praful și ștergeți suprafețele cu un detergent universal. Tratați petele uscate și îndepărtați zgârieturile de pe blatul de lemn. După curățare, biroul dvs. va arăta ca nou.
- Asigurați-vă că goliți masa înainte de curățare, altfel va trebui să vă plimbați cu o cârpă toate articolele.
3 Scapă de lucrurile vechi și inutile. Examinați articolele scoase de pe masă și împărțiți totul în două grămezi: în primul rând toate gunoiul, iar în al doilea acele lucruri care trebuie lăsate. Scăpați de coșul de gunoi și de toate obiectele inutile în mod decisiv, astfel încât să rămână doar minimul final. Acum îți va fi mai ușor să pui lucrurile în ordine.
- Oamenii sunt adesea atașați de lucruri inutile și nefolosite. Scăpați de ele pentru o liniște sufletească atât de necesară.
- Nu uitați să aruncați orice gunoi pe care îl găsiți. Se poate dovedi că a ocupat cea mai mare parte a spațiului de lucru.
SFATURILE SPECIALISTULUI
Christel Ferguson

Organizatorul profesional Christelle Ferguson este proprietarul Space to Love, un serviciu de organizare și ordonare a spațiului. Are o certificare de nivel avansat în Feng Shui în arhitectură, design interior și peisaj. A fost alături de capitolul Los Angeles al Asociației Naționale pentru Profesioniști în Productivitate și Organizație de peste cinci ani.
Christel Ferguson
Organizator profesional
Grupați articolele de pe masă și decideți ce să păstrați. De îndată ce totul este așezat, puteți constata că aveți cinci foarfece în loc de cele două de care aveți nevoie. În plus, astfel încât să puteți înțelege ce și unde să pliați: pentru pixuri aveți nevoie de un recipient mai mare, dar pentru autocolante - unul mai mic.
4 Reîmprospătați spațiul din jurul mesei. Acordați atenție tuturor articolelor învechite. Acestea pot include calendarele de anul trecut, e-mailuri cu răspuns și fără răspuns și fotografii vechi. Înlocuiți astfel de articole cu elemente noi. Toate obiectele eliminate pot fi aruncate sau puse în dulap. Toate articolele care sunt pe masă ar trebui să fie noi și relevante în viitor.
- Uneori puteți lăsa lucruri care vă sunt dragi. Dacă pe masă era o fotografie veche, un cadou sau un suvenir memorabil, păstrați-l într-un alt loc și folosiți masa așa cum a fost intenționat.

Partea 2 din 3: Ordinea și organizarea

1 Schimbați aranjamentul lucrurilor pe masă. Acum că a sosit timpul să puneți lucrurile la loc, nu le așezați în vechile lor locuri. Gândiți-vă la o nouă ordine pentru a utiliza rațional spațiul eliberat. Puteți aranja lucrurile într-o „imagine oglindă” mutându-le în partea opusă a mesei sau alegând un loc nou pentru fiecare articol. Organizați articolele într-o ordine care vă va inspira să fiți productivi la birou.
- Rearanjarea lucrurilor pe masă este un mic truc care elimină monotonia muncii zilnice și diluează aspectul familiar ochilor.
- În China, există o întreagă artă de a rearanja obiecte de zi cu zi, cunoscută sub numele de Feng Shui... S-a dovedit că această abordare are un efect psihoterapeutic.
2 Faceți provizii pentru accesorii noi. Rămâi fără hârtie, pixuri sau agrafe? Mergeți la un magazin de papetărie și luați materialele de care aveți nevoie. Luați o listă cu dvs., astfel încât să nu uitați nimic (puteți utiliza și o aplicație specială de planificare a zilei pentru telefon). Acordați o atenție specială accesoriilor utilizate frecvent, care se epuizează rapid. Acum, în timpul lucrului, veți avea la îndemână toate elementele necesare.
- Chiar dacă angajatorul vă pune la dispoziție toate articolele de papetărie, câteva obiecte personale (cum ar fi stiloul dvs. preferat) vă vor face munca mai confortabilă.
3 Aranjați corect articolele. Gândiți-vă la modul în care doriți să vă organizați biroul și apoi aranjați lucrurile pentru o eficiență maximă și pentru a preveni dezordinea. De exemplu, părăsiți centrul biroului pentru computer și păstrați toate instrumentele și documentele importante la îndemână. Așadar, nu numai că vă veți simplifica munca, ci și veți economisi timpul necesar cercetării, deoarece acum toate lucrurile sunt la locul lor.
- Intuiția dvs. vă va spune întotdeauna locul cel mai logic pentru fiecare articol. De exemplu, dacă căutați instinctiv un anumit articol într-o anumită locație, atunci aceasta este probabil cea mai optimă locație de stocare.
SFATURILE SPECIALISTULUI
Christel Ferguson

Organizatorul profesional Christelle Ferguson este proprietarul Space to Love, un serviciu de organizare și ordonare a spațiului. Are o certificare de nivel avansat în Feng Shui în arhitectură, design interior și peisaj. A fost alături de capitolul Los Angeles al Asociației Naționale pentru Profesioniști în Productivitate și Organizație de peste cinci ani.
Christel Ferguson
Organizator profesional
Totul ar trebui să-și aibă locul. Scoateți totul de pe blat și puneți-l în sertare sau în altă parte. Dacă aveți o mulțime de documente, clasificați-le, organizați-le în foldere și pliați-le în sertarul dedicat.
4 Adăugați poftă. Scopul tău este un loc de muncă curat și organizat, dar nu trebuie să fie plictisitor. Folosiți câteva ornamente pentru a adăuga o anumită personalitate. Câteva fotografii încadrate, o figurină mică sau o ceașcă distractivă vă vor înveseli spațiul de lucru și îl vor face mai confortabil.
- Dacă lucrați într-un spațiu deschis de birou sau într-un birou privat, aduceți câteva articole personale de acasă pentru a dilua mediul de lucru monoton.
- Închideți imagini și cuvinte inspiratoare pentru a vă motiva să lucrați din greu.

Partea 3 din 3: Eficiență și productivitate

1 Păstrați elementele importante la îndemână. Dacă folosiți anumite lucruri des, atunci acestea ar trebui să fie la îndemâna lor. Evaluați frecvența cu care utilizați anumite elemente de pe masă și ordonați-le în ordinea importanței. Această abordare vă va permite să simplificați procesul de găsire și de lucru cu lucrurile.
- Papetăria, hârtia de birou, notebook-urile, comunicațiile și instrumentele digitale pot fi stocate chiar pe birou sau oriunde altundeva.
- Aranjați pixurile și creioanele într-un pahar sau într-un suport special, astfel încât să fie în apropiere și să nu ocupe mult spațiu.
- Capsele și capsatoarele pot fi stocate în apropierea imprimantei sau într-o zonă pentru documente.
- Datorită comenzii de pe masă, veți economisi aproximativ o oră pe zi, care se petrece de obicei căutând lucrurile potrivite.
2 Așezați articolele folosite frecvent în sertarele de sus. Nu atât de important, în același timp, lucrurile utilizate în mod regulat pot fi pliate în cutii, astfel încât să fie convenabil să le scoateți la momentul potrivit. În sertarele de sus, așezați pe birou obiecte mari și frecvent utilizate, care nu sunt necesare.
- De exemplu, este posibil ca un laptop, tabletă sau alt dispozitiv electronic să fie folosit mai des decât pixul și hârtia. În acest caz, rechizitele de birou pot fi pliate în sertar și dispozitivele electronice pot fi lăsate pe masă.
- Dacă folosiți o mulțime de obiecte mici, atunci cumpărați o tavă specială pentru sertare. De obicei, acestea vin în mărimea sertarelor și au o varietate de compartimente care vă permit să organizați convenabil obiecte mici.
- Evaluați importanța fiecărui subiect. Dacă folosiți adesea un lucru sau verificați cu anumite documente, atunci păstrați-le pe masă. Dacă obiectul este folosit din când în când, așezați-l în sertarul superior. Dacă elementul este rar folosit și nu are deloc loc pe masă, depozitați-l în alt loc.
SFATURILE SPECIALISTULUI
Christel Ferguson

Organizatorul profesional Christelle Ferguson este proprietarul Space to Love, un serviciu de organizare și ordonare a spațiului. Are o certificare de nivel avansat în Feng Shui în arhitectură, design interior și peisaj. A fost alături de capitolul Los Angeles al Asociației Naționale pentru Profesioniști în Productivitate și Organizație de peste cinci ani.
Christel Ferguson
Organizator profesional
Goliți cutiile și măsurați-le. Apoi, gândiți-vă la ce separatoare de organizatoare funcționează cel mai bine pentru ei. Aveți grijă de compartimentele speciale pentru capsator și liant, foarfece și pixuri. Acest lucru va păstra totul îngrijit și ordonat în sertarele de birou.
3 Eliminați elementele neutilizate. Toate lucrurile pe care decideți să le lăsați, dar nu doriți să le țineți la îndemână, pot fi pliate în dulap, astfel încât să nu existe aglomerație pe masă. Aceste articole includ obiecte personale, alimente și băuturi și dispozitive care sunt rareori utilizate. Documentele scrise trebuie să fie pliate în dosare și plasate într-un dulap, iar restul materialelor pot fi depozitate în sertarul inferior sau în dulap dacă nu sunt necesare pentru lucru. Lăsați doar cele mai esențiale obiecte pe masă și puneți restul lucrurilor la maxim în sertare sau dulapuri.
- Obișnuiți-vă să puneți lucrurile la loc după utilizare, altfel masa se va aglomera constant, iar sertarele vor începe rapid să se umple cu obiecte inutile.
4 Stivați hârtii și documente în tava specială. Această afiliere simplifică procesul de sortare a documentelor. Tăvile sunt superficiale și treptate pentru plasarea ușoară a documentelor de intrare și de ieșire și a mesajelor de e-mail cu răspuns și fără răspuns. Stivați materialele de scris în tăvi, foldere și dulapuri pentru a evita aglomerarea suprafeței biroului cu hârtie.
- Utilizați una sau mai multe tăvi pentru diferite tipuri de documente pentru a vă elibera biroul de hârtie inutilă.
- Puteți aloca o tavă pentru documentele care lucrează în prezent și a doua pentru scrisorile primite și expediate.
5 Păstrați ordinea spațiului de lucru comun. Ocazional, angajații împart biroul sau spațiul de lucru în birou sau biroul se află lângă o altă zonă de lucru și spațiul este limitat. Încercați să mențineți ordinea și în această situație.
- În primul rând, asigurați-vă că există limite clare care separă apartenența lucrurilor și a obiectelor. Apoi ordonați-vă zona de lucru pentru a fi mai productivi.
- Etichetați obiectele personale cu etichete și depozitați-le lângă locul dvs. Separați-vă hârtiile de lucru și pliați-le în dosare și apoi în sertare sau tăvi.
- Puneți deoparte spațiu pentru ustensile comune, astfel încât astfel de articole să nu se acumuleze în zona dvs. de lucru.
- Folosiți un rucsac sau o servietă pentru a vă urmări lucrurile. Dacă locul dvs. de muncă este partajat, este puțin probabil să puteți sorta și stoca accesoriile pe birou și în sertare exact așa cum doriți.
- Stivați lucrurile în mod regulat și curățați zona comună de lucru pentru a evita aglomerația. Cu cât lucrează mai mulți oameni într-un singur birou, cu atât sunt colectate mai multe gunoi, lucruri inutile și hârtii murdare.

sfaturi

Așezați un coș de gunoi lângă birou pentru a arunca deodată orice nu aveți nevoie. În caz contrar, gunoiul se va acumula pe masă.
Dacă nu există loc pentru o lampă de masă, cumpărați o lampă cu suport.
Etichetați casetele în funcție de conținut, astfel încât să nu trebuie să parcurgeți fiecare casetă pentru a găsi documentul dorit.
Cumpărați cutii simple în care să stocați obiectele suplimentare. Unele articole ar trebui să fie la îndemână, dar nu pe masă. Așezați-le sub o masă, lângă ea sau în altă parte a camerei.
Dacă vă place să lucrați, atunci încercați să vă creați propriile cutii de depozitare unice și tăvi din materiale speciale.
Încercați să eliminați toate lucrurile care vă distrag atenția. Acest lucru este important pentru organizarea mentală și eficiența muncii.
Scaunul dvs. ar trebui să fie echipat cu un spătar. Un scaun incomod și o postură slabă vă afectează sănătatea și starea de spirit.
Dacă vă curățați locul de muncă, lăsați pe masă cantitatea minimă de obiecte personale și bijuterii. Cu cât mai multe articole, cu atât sunt mai mari șansele de haos și dezordine.
Luați în considerare un sistem de înregistrare, astfel încât să știți întotdeauna unde se află documentele finite, care lucrări trebuie revizuite sau aruncate. Când organizați lucrări, puteți trece de la gradul de importanță și completare.
Păstrați un blocnotes sau câteva foi de hârtie pe birou, astfel încât să puteți scrie întotdeauna ceva atunci când este necesar.

Avertizări

Un loc de muncă aglomerat reduce productivitatea. Comanda crește eficiența.
Nu uitați unde vă puneți lucrurile. Dacă aveți o mulțime de instrumente, aparate și foldere de hârtie, scrieți locația tuturor articolelor.